Aankomende update van het bestandssysteem van je Dropbox-teamaccount
Dit artikel beschrijft een update voor teams met Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus en Enterprise.
Deze update van het bestandssysteem is gratis en biedt een betere organisatie van mappen voor teams met Dropbox Standard, Dropbox Advanced en Dropbox Enterprise.
Voorafgaand aan de update: checklist
Teammappen worden vanuit ledenmappen verplaatst naar een beter georganiseerde structuur, zodat het team ze makkelijker kan vinden. Dit kan je API-integraties onderbreken, omdat bestandspaden erdoor veranderen. Beheerders en teamleden moeten daarom de onderstaande checklist volgen om zich voor te bereiden op de update.
Checklist voor de update van het bestandssysteem
De avond vóór de update moet iedereen in je team deze checklist invullen en rekening houden met beperkte toegang. Dit geldt ook voor beheerders en app-ontwikkelaars.
☑ Controleer of de Dropbox desktop-app wordt uitgevoerd op versie 192 of hoger.
☑ Controleer of de mobiele Dropbox-app wordt uitgevoerd op versie 364 of hoger.
☑ Update je app(s) van derden en aangepaste API-integraties naar de nieuwste versies. Dit voorkomt dat API-aanroepen mislukken als ze proberen acties uit te voeren in de ledenmap die voorheen teammappen bevatte. Om snelkoppelingen opnieuw te gebruiken, verwijder je de oude koppelingen en maak je nieuwe.
- Meer informatie over het maken van snelkoppelingen voor Windows en Mac-aliassen.
☑ Zet indien mogelijk de bestandspaden van de integratie om van absoluut naar relatief.
- Door de bestandspaden om te zetten naar relatief, hoef je de paden na de update niet opnieuw te configureren.
- Als je de bestandspaden niet kunt omzetten naar relatief, kan het zijn dat je ze na de update handmatig moet aanpassen.
☑ Controleer of je tevreden bent over wie toestemming heeft om elke map op het hoogste niveau te delen. Als de instelling Toegang beheren is ingesteld op 'Teamleden die kunnen bewerken', kunnen teamleden die een map op het hoogste niveau kunnen bewerken de toegang tot die teammap beheren. Als je niet wilt dat teamleden de toegang tot een teammap beheren, wijzig je deze instelling in 'Alleen beheerders'.
- Opmerking: Voorheen had deze instelling alleen invloed op teammappen binnen een map op het hoogste niveau.
☑ Controleer ook of je tevreden bent met je mapnamen, aangezien teamleden met toegang tot een submap het mappad naar de teammap op het hoogste niveau te zien krijgen. Lees hier meer over in het gedeelte Teammappen hieronder.
☑ Sluit alle geopende apps en start je apparaten opnieuw.
☑ Sluit alle apps die automatisch zijn geopend bij opnieuw opstarten.
☑ Onderbreek alle snelkoppelingen en app-integraties van derden.
- Opmerking: Als je absolute bestandspaden gebruikt, werken die mogelijk niet goed. Ze kunnen weer worden ingeschakeld zodra de update is voltooid.
☑ Laat de Dropbox desktop-app 's nachts actief.
Opmerking: We raden jou en je team aan om je Dropbox-accounts tijdens de update niet te openen en geen bestanden te wijzigen. Je krijgt een melding nadat de update is voltooid en je weer toegang hebt tot je account.
App-ontwikkelaars
Als je een app-ontwikkelaar bent met een teamaccount, moet je ook het volgende doen:
- Genereer een lijst van al het materiaal in de teamruimte door de hoofdmap in te stellen met /files/list_folder met de kop 'Dropbox-API-Path-Root', en het pad in te stellen op ""(lege aanhalingstekens).
Opmerkingen:
- Als een app gebruikmaakt van absolute paden naar teammappen in de ledenmappen, en de header 'Dropbox-API-Path_Root' niet wordt ingesteld, worden de teammappen nadat het team is bijgewerkt niet meer gevonden op die paden, waardoor de API-oproepen mislukken.
- De map-ID kan ook niet worden gebruikt om toegang te krijgen tot het materiaal in de teamruimte, aangezien de betreffende hoofdmap vereist is.
- Meer informatie over hoe je je integraties kunt updaten naar deze bijgewerkte versie van Dropbox.
Na de update: checklist
Na de update moeten beheerders en teamleden:
☑ Wijzig geautomatiseerde bestandspaden van derden die de oude Dropbox-mapnaam gebruiken, zodat ze correct blijven werken.
☑ Selecteer de specifieke mappen die je offline beschikbaar wilt maken. Als je dit niet doet, worden bestaande teammappen standaard ingesteld op de door jou gekozen instelling voor nieuwe bestanden.
- Opmerking: we raden aan om bestanden in te stellen op alleen online voor snellere synchronisatie.
☑ Als je toegang hebt gekregen tot een map, maar deze niet wordt weergegeven in de Dropbox desktop-app, schakel je selectieve synchronisatie in voor die map.
☑ Geef aan of teamleden teammappen mogen maken.
- Meer informatie over teammappen
Opmerking: Als je Windows gebruikt, zie je mogelijk na de update een dialoogvenster met de titel Kan Dropbox-account niet synchroniseren, of de synchronisatietatus kan Dropbox-account bijwerken of Database wordt geüpgraded zijn. Dit komt doordat tijdens de update apps geopend waren en Dropbox probeerden te gebruiken.
Er zijn meerdere dingen die je kunt doen om dit probleem op te lossen. Nadat je een optie hebt geprobeerd, wacht je een paar minuten totdat Dropbox begint te synchroniseren start. Als Dropbox nog steeds niet begint te synchroniseren, ga je verder met de volgende optie:
- Start je apparaat opnieuw. Sluit alle apps, inclusief apps die worden geopend bij opnieuw starten. Open vervolgens Dropbox.
- Meld je af bij Dropbox en meld je opnieuw aan.
- Meld je af bij Dropbox en hernoem of verwijder de Dropbox-map. Meld je dan opnieuw aan.
Wanneer het probleem is opgelost, verandert de synchronisatiestatus om aan te geven dat de synchronisatie bezig is.
Als je veel bestanden moet synchroniseren, kun je de synchronisatietijd verkorten door je af te melden bij je Dropbox-account. Wanneer je je opnieuw aanmeldt, configureer je de selectieve synchronisatie- instelling wanneer je wordt gevraagd om alleen de mappen te synchroniseren die je nodig hebt.
Betere maporganisatie na de update
Deze update van het bestandssysteem biedt een eenvoudigere organisatie van de mappen en bestanden van je team, zodat iedereen de juiste bestanden kan vinden en sneller kan samenwerken. Dit zijn de verbeteringen die je kunt verwachten ten aanzien van persoonlijke mappen en teammappen:
Elk teamlid heeft een persoonlijke map.
- In deze map worden zowel de eigen bestanden van teamleden als de bestanden die met hen worden gedeeld, opgeslagen.
- Teamleden kunnen deze map vinden op /[Teamnaam] Dropbox/[Naam teamlid].
- De naam van de Dropbox-map verandert van 'Dropbox [teamnaam]' in '[Teamnaam] Dropbox'.
- Teammappen worden verplaatst van ledenmappen naar de Dropbox-map.
- Wanneer je een map deelt met iemand in je team, krijgt deze het pad te zien naar de map die je hebt gedeeld.
- Stel dat een teammap met de naam 'Ontwerp' een map met de naam 'Marketing' bevat. De map 'Marketing' bevat een andere map met de naam 'Zomer'. Als je nu de map 'Zomer' deelt met teamleden, krijgen ze het bestandspad 'Ontwerp/Marketing/Zomer' te zien, zelfs als ze geen toegang hebben tot de map 'Ontwerp' of 'Marketing'. De map 'Zomer' verschijnt voor het teamlid als een map met doorgangsrecht. Alle map- en bestandsrechten blijven hetzelfde.
- Als een teammap een nieuwe naam krijgt, verandert deze naam voor iedereen.
- Beheerders kunnen teammappen delen met zowel individuen als groepen.
- Als je de teammap wilt delen met mensen buiten je team, moet de instelling Extern delen zijn ingesteld op Aan. Je kunt deze instelling wijzigen via de beheerconsole.
- De persoon die een teammap maakt, bepaalt wanneer hij of zij deze wil delen en met wie de teammap wordt gedeeld
- Leden kunnen materiaal toevoegen aan teammappen door te klikken op Bestanden en mappen maken of uploaden op de pagina Alle bestanden.
De update van je team opnieuw plannen
Beheerders kunnen de datum van de update opnieuw plannen via de beheerconsole.
Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Teamprofiel.
- De geplande datum voor de update wordt weergegeven onder Update bestandssysteem.
- Klik op het eerste vervolgkeuzemenu om een beschikbare datum te kiezen in de kalender.
- Klik in het tweede vervolgkeuzemenu om een tijd te kiezen.
