Aan de slag met je teamruimte

Wat is een teamruimte?

De teamruimte wordt gedeeld met iedereen in je Dropbox-teamaccount. De teamruimte ziet er hetzelfde uit en heeft dezelfde structuur voor alle teamleden.

De teamruimte bevat twee verschillende typen mappen:

• Teammappen: In een teammap kan elk bestand en elke map worden gedeeld met verschillende groepen mensen. Je kunt anderen toestaan om de bestanden in een teammap weer te geven of te bewerken, of de toegang helemaal blokkeren.
• Teamledenmappen: Je teamledenmap is jouw ruimte en wordt standaard niet gedeeld met de rest van je team. Je kunt er echter voor kiezen om bestanden in je teamledenmap te delen met andere teamleden, als je dat wilt.

Voorbeeld van de teamruimte

Jij bent Janneke Smit en je werkt op de ontwerpafdeling van een organisatie genaamd Hanford Inc. Je bent net lid geworden van het Dropbox Business-account van je team.

In je Dropbox-account zie je een teamruimte met de naam Hanford Inc. Wanneer je hierop klikt, zie je verschillende mappen: 

• Jenny Smit: Dit is je ledenmap. 
• Ontwerp: in deze map staan de bestanden en mappen voor ontwerpprojecten. Je kunt alle bestanden in deze map openen en weergeven. Dit is een teammap waar je toegang tot hebt.
• Marketing: De map Marketing is een blauwe map met daarop een diagonale streep in een cirkel. Als je Marketing probeert te openen, zie je een foutmelding: Geen toegang tot de map Marketing. Dit is een teammap waar je geen toegang toe hebt.

Delen in de teamruimte

De teamruimte is toegankelijk voor het hele team, maar dit betekent niet dat alle teamleden toegang hebben tot al het materiaal in deze ruimte. Je kunt verschillende machtigingen hebben voor mappen in de teamruimte:

• Kan bewerken: je kunt de inhoud van de map weergeven, bewerken en de toegang ervan beheren.
• Kan weergeven: je kunt de inhoud van deze map weergeven.
• Geen toegang: je hebt geen toegang tot de inhoud van deze map.

Iemand met bewerkingsmachtigingen voor een map heeft ook standaard bewerkingsmachtigingen voor alle mappen in die map. Als je bijvoorbeeld de map Ontwerpen kunt bewerken, kun je ook alle mappen in Ontwerpen bewerken, tenzij de toegang tot een submap is beperkt.

Je kunt een map ook delen door bewerkings- of weergavemachtigingen te selecteren, op Link kopiëren te klikken en deze vervolgens op de gewenst plaats te plakken en te delen.

Leden van je team die een bewerkingslink ontvangen, kunnen de map toevoegen aan hun Dropbox-account om samen te werken aan materiaal. Als een bewerkingslink wordt verzonden naar iemand die geen lid is van je team, moet die persoon eerst toestemming vragen en krijgen voordat de map kan worden toegevoegd aan het Dropbox-account van die persoon om samen te werken aan materiaal.

Opmerking : wanneer je wijzigingen aanbrengt in een gedeelde map in de teamruimte, worden die wijzigingen doorgevoerd voor alle teamleden.

Delen in een teammap

Als je kunt bewerken in een teammap, kun je personen toevoegen aan of verwijderen uit die map en alle submappen. Je doet dit als volgt:

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Navigeer naar de map waar je iemand aan wilt toevoegen of uit wilt verwijderen.
3. Wijs de naam van de map aan en klik op het pictogram voor delen (rechthoek met pijl omhoog).
   • Om personen toe te voegen, voer je hun namen of e-mailadressen in het tekstvak in. Nadat je leden hebt toegevoegd en hun toegangsniveau hebt gekozen, klik je op Map delen.
   • Om personen te verwijderen, klik je op Wie heeft toegang? en vervolgens op het vervolgkeuzemenu naast de naam van de persoon en selecteer je Verwijderen.

In het venster Delen kun je zien wie toegang heeft tot die map en welke machtigingen ze hebben. Naast een teamlid of groepsnaam staat Eigenaar, Kan bewerken of Kan weergeven.

Het ontwerpteam kan bijvoorbeeld een map genaamd Ontwerpen in de teamruimte hebben waar alleen personen in de ontwerpgroep toegang tot hebben. Het ontwerpteam kan dan andere personen toevoegen aan mappen binnen hun map Ontwerpen.

Opmerking: Blauwe mappen met daarop een diagonale streep in een cirkel zijn beperkt toegankelijk. Je kunt deze mappen niet openen. Als je een van deze mappen probeert te openen, zie je het bericht: Geen toegang tot de map 'Mapnaam'.

Delen in een ledenmap

Je kunt bestanden en mappen in je ledenmap delen via gedeelde mappen en gedeelde links. Jij bepaalt wie toegang heeft tot dit materiaal.

Als iemand je uitnodigt voor een map die zich niet in de teamruimte bevindt, kun je deze map toevoegen aan je ledenmap. Wanneer je een uitnodiging voor een map ontvangt, geeft de uitnodiging aan waar je de map toevoegt: in je ledenmap of een teammap. Als je de map toevoegt, is het materiaal in de map toegankelijk in je Dropbox-account.

Opmerking: als je een bestand of map in je ledenmap deelt, wordt alleen het geselecteerde bestand of de geselecteerde map gedeeld. Niets anders in je ledenmap wordt gedeeld, tenzij jij ervoor kiest het te delen.

Als je met een bestaand individueel Dropbox-account lid wordt van een Dropbox-teamaccount, zal je ledenmap al je bestaande bestanden van je individuele account bevatten. Je kunt materiaal dat je wilt delen met je team verplaatsen naar teammappen.

Bestanden en mappen naar de teamruimte verplaatsen

Je kunt een gedeelde map naar de teamruimte verplaatsen wanneer is voldaan aan de volgende vereisten:

1) Je hebt bewerkingsrechten voor de map die je probeert te verplaatsen. Dit controleer je als volgt:

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Ga naar de map die je wilt verplaatsen.
3. Wijs de naam van de map aan en klik op het pictogram voor delen (rechthoek met pijl omhoog).
4. Klik op Wie heeft toegang?
5. Kijk of er rechts van je naam of groep Kan bewerken staat.

2) De instelling Toegang beheren is ingesteld op Leden van map. Dit controleer je als volgt:

1. Meld je aan op dropbox.com.
2. Ga naar de map die je wilt verplaatsen.
3. Wijs de naam van de map aan en klik op het pictogram voor delen (rechthoek met pijl omhoog).
4. Klik op het tandwielpictogram.
5. Kijk of Leden van map in de vervolgkeuzelijst staat naast Toegang beheren.

3) De map is van iemand in hetzelfde team als jij.

Opmerking: je kunt een map niet verplaatsen als je geen bewerkingsrechten hebt voor de bovenliggende map waarnaar je de map probeert te plaatsen.

Bestanden en mappen uit de teamruimte verplaatsen

Je kunt een gedeelde map uit de teamruimte verplaatsen wanneer is voldaan aan de volgende vereisten:

• De map bevat geen geneste gedeelde mappen.
• De map en mappen in de map zijn niet ingesteld als Alleen op uitnodiging.
• Je hebt bewerkingsrechten voor de bovenliggende map.
• Je hebt bewerkingsrechten voor de map.
• De instelling Toegang beheren staat voor de map nu ingesteld op Teamleden met bewerkingsrechten.
• De instelling Extern delen is ingesteld op Ingeschakeld (Iedereen).

Opmerking: je kunt een map niet verplaatsen als je geen bewerkingsrechten hebt voor de bovenliggende map waarnaar je de map probeert te plaatsen.

Mappen in de teamruimte kopiëren

Bij het kopiëren van een map in de teamruimte wordt het materiaal van die map gekopieerd, maar worden niet de machtigingen voor die map gekopieerd. Als je een map plakt naar een gedeelte van de teamruimte dat je kunt bewerken, krijgt de map dezelfde machtigingen als de nieuwe locatie.

Bijvoorbeeld: een klein merkteam heeft toegang tot de map Nieuwe logo-ontwerpen. Je kunt de map Nieuwe logo-ontwerpen kopiëren en plakken in de map Marketing, waartoe je hele team toegang heeft. Iedereen in je team heeft nu toegang tot de kopie van de map Nieuwe logo-ontwerpen in de map Marketing.