Aan de slag met je teamruimte

Bijgewerkt Sep 16, 2024

In de update van Dropbox voor teams delen alle leden van het Dropbox-teamaccount een teamruimte. Als je beheerder bent, vind je hier meer informatie over het beheren van de teamruimte van je team.

Wat is een teamruimte?

Alle leden van je Dropbox-teamaccount hebben toegang tot de teamruimte. De teamruimte bevat persoonlijke mappen en teammappen voor leden van teamaccounts. De teamruimte heeft dezelfde structuur voor alle teamleden.

Wat wordt bedoeld met het 'hoogste niveau'?

Het hoogste niveau is het niveau waarop je de eerste set mappen vindt die alle submappen bevatten. Je kunt mappen op het hoogste niveau zien in het gedeelte Alle bestanden van je account op dropbox.com. Voor teamleden zijn dit zowel de teammappen op het hoogste niveau als de persoonlijke map. Beheerders bepalen welke leden teammappen op het hoogste niveau mogen bewerken. Teamleden met toegang tot het hoogste niveau van een teamruimte kunnen een gedeelde map in hun persoonlijke ruimte converteren naar een teammap. Meer informatie over het maken van een teammap op het hoogste niveau.

Wat is het verschil tussen teammappen en persoonlijke mappen?

Je hebt twee verschillende soorten mappen.

Teammappen

Iedereen kan standaard teammappen maken, maar de beheerders kunnen die machtiging beheren.
Teammappen kunnen worden gedeeld met het hele team, bepaalde groepen of individuen.
Binnen een teammap kan elk bestand of elke submap worden gedeeld met een andere groep personen.
Beheerders kunnen anderen toestaan om de bestanden in een teammap weer te geven of te bewerken, of de toegang helemaal blokkeren.
Teamleden kunnen submappen maken binnen teammappen, mits ze bewerkingsrechten hebben.

Persoonlijke mappen

Je persoonlijke map is jouw eigen privéruimte. Je kunt je bestanden in je persoonlijke map delen met andere leden van je team, als je dat wilt.

Opmerking: Beheerders van Dropbox-teamaccounts kunnen bestanden in je persoonlijke map bekijken als ze zich aanmelden als lid.

Voorbeeld van persoonlijke en teammappen

Jij bent Janneke Smit en je werkt op de ontwerpafdeling van een organisatie genaamd Hanford Inc. Je bent net lid geworden van je Dropbox-teamaccount.

In je Dropbox-account zie je verschillende mappen:

'Janneke Smit' — dit is je persoonlijke map. Alleen jij hebt toegang tot de inhoud in je persoonlijke map, tenzij je ervoor kiest om deze te delen.
'Ontwerp' — in deze map staan de bestanden en mappen voor ontwerpprojecten. Je kunt alle bestanden in deze map openen en weergeven. Dit is een teammap waartoe je toegang hebt. Als je geen toegang hebt tot een teammap, wordt deze niet weergegeven.
'Marketing': Dit is een submap in de map 'Ontwerp'. Het is een blauwe map met een diagonale lijn in een cirkel erop. Als je 'Marketing' probeert te openen, zie je het bericht: Geen toegang tot de map 'Marketing'. Je hebt geen toegang tot deze submap.

Wie heeft toegang tot teammappen?

Niet alle teamleden hebben standaard toegang tot al het teammateriaal. Beheerders kunnen voor teamleden verschillende machtigingen toekennen aan teammappen:

Kan bewerken: je kunt de inhoud van de map weergeven, bewerken en de toegang ervan beheren.
Kan weergeven: je kunt de inhoud van deze map weergeven.
Geen toegang: je hebt geen toegang tot de inhoud van deze map.

Iemand met bewerkingsmachtigingen voor een map heeft ook standaard bewerkingsmachtigingen voor alle submappen in die map. Als je bijvoorbeeld de map 'Ontwerp' kunt bewerken, kun je ook alle submappen in 'Ontwerp' bewerken, tenzij de toegang tot een submap is beperkt.

Je kunt een map ook delen door bewerkings- of weergavemachtigingen te selecteren, op Link kopiëren te klikken en deze vervolgens op de gewenst plaats te plakken en te delen.

Leden van je team die een bewerkingslink ontvangen, kunnen de map toevoegen aan hun Dropbox-account om samen te werken aan materiaal. Als een bewerkingslink wordt verzonden naar iemand die geen lid is van je team, moet die persoon eerst toestemming krijgen om samen te werken aan het materiaal. Daarna kan de map kan worden toegevoegd aan het Dropbox-account van die persoon.

Opmerkingen:

Wanneer je wijzigingen aanbrengt in een map waartoe andere mensen toegang hebben, zijn die wijzigingen ook zichtbaar voor hen.
Als je een externe partner toegang geeft tot een bestand of map in een teammap of teamledenmap, kan die persoon zijn eigen link maken om met anderen te delen. Zorg er dus voor dat je alleen materiaal deelt met mensen die je vertrouwt. Lees meer over hoe beheerders instellingen voor het delen van links voor hun team kunnen beheren.

Belangrijk: Dropbox gaat over op een nieuwe gedeelde linkarchitectuur, waarin links zijn gebaseerd op inhoud in plaats van op gebruikers. Dit heeft invloed op de manier waarop links worden gemaakt en gedeeld. De nieuwe links zijn te herkennen aan de parameter ‘rlkey’ in de URL. Voor deze links geldt iets anders dan hierboven is beschreven:

Als je bewerkingsrechten hebt voor een bestand of map, kun je alle gedeelde links verwijderen die voor dat bestand of die map zijn gemaakt.
Gebruikers met alleen-lezen-toegang kunnen alleen alleen-lezen-links maken, maar gebruikers met bewerkingsrechten kunnen zowel bewerken- als alleen-lezen-links maken als er nog geen links zijn gemaakt.
Links voor alleen-lezen en bewerken zijn niet hetzelfde. Je kunt een alleen-lezen-link niet wijzigen in een bewerkingslink of vice versa.
Als je een bestand of map deelt met een externe partner door middel van een link, dan kunnen zij met dezelfde link dat bestand of die map delen met andere externe partijen. Ze kunnen geen eigen gedeelde link maken, aangezien elk bestand of elke map slechts één bewerkingslink en één weergavelink kan hebben die door alle gebruikers worden gebruikt.

Bestanden en mappen delen met je team

Als het bestand of de map in een persoonlijke map staat

Als je eigenaar bent van een bestand of map, kun je dit item vanuit je persoonlijke map delen met groepen of individuele personen in je team. Als je een bestand of map in je persoonlijke map deelt, wordt alleen het item gedeeld dat je selecteert. Niet-geselecteerd materiaal in je persoonlijke map blijft ontoegankelijk.

Je kunt daar het volgende doen:

Het bestand of de map delen via e-mail.
- Opmerking: Iedereen met wie je de map hebt gedeeld, ontvangt een mapuitnodiging. Deze uitnodiging laat zien waar de map wordt toegevoegd: in de persoonlijke map of in de teammap.
Stuur een link om het bestand of de map te bekijken of te bewerken.
Verplaats het bestand of de map van je persoonlijke map naar een teammap. Dit betekent dat het bestand of de map toegankelijk wordt voor iedereen die toegang heeft tot deze map.

Opmerkingen:

Je moet eigenaar zijn van het item (bestand of map) dat je verplaatst, en bewerkingsrechten hebben voor de doelmap.
Als je een bestand of map naar een teammap op het hoogste niveau wilt verplaatsen, heb je toestemming nodig om de map op het hoogste niveau te bewerken. Als je een beheerder bent, vind je hier meer informatie over het verlenen van bewerkingsrechten aan teamleden.
Als je lid wordt van een Dropbox-teamaccount met een bestaand individueel Dropbox-account met hetzelfde e-mailadres, bevat je persoonlijke map al je bestaande bestanden die je had opgeslagen in je individuele account. Je kunt al het materiaal dat met je team moet worden gedeeld naar teammappen verplaatsen, met behulp van de bovenstaande instructies.

Als het bestand of de map in een teammap staat

Je kunt:

Het bestand of de map delen via e-mail.
Stuur een link om het bestand of de map te bekijken of te bewerken.
Deel de teammap via e-mail of via een koppeling.

Een teammap kopiëren of verplaatsen

Je kunt als volgt een bestand of map in een teammap kopiëren en in je persoonlijke map plakken:

Meld je aan op dropbox.com.
Ga naar het item (bestand of map) dat je wilt kopiëren.
Wijs een map aan en klik op '…' (drie puntjes).
Klik op Kopiëren of Verplaatsen.
Klik met de rechtermuisknop op de plaats waar je de map wilt plakken.
- Dit kan in je persoonlijke map zijn, of in een andere teammap.
Klik op Plakken.

Opmerkingen:

Bij het kopiëren van een teammap wordt alleen het materiaal van die map gekopieerd en gaan de machtigingen voor die map verloren.
- Als je een teammap plakt in een andere teammap die je kunt bewerken, houdt de map dezelfde machtigingen op de nieuwe locatie.
  - Bijvoorbeeld: een klein team heeft toegang tot de map Nieuwe logo-ontwerpen. Je kunt de map Nieuwe logo-ontwerpen kopiëren en plakken in de map Marketing, waartoe je hele team toegang heeft. Iedereen in je team heeft nu toegang tot de kopie van de map Nieuwe logo-ontwerpen in de map Marketing.
Alleen beheerders kunnen teammappen van het hoogste niveau kopiëren naar andere locaties of naar het hoogste niveau van de teamruimte.
Wanneer je bestanden en submappen uit de teammap verplaatst, zie je een pop-up waarin je wordt gewaarschuwd dat bestaande gebruikers geen toegang meer hebben tot de bestanden en submappen die uit de teammap worden verplaatst.