Aankomende update van het bestandssysteem van je Dropbox-teamaccount
Dit artikel beschrijft een update voor teams met Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus en Enterprise.
Overzicht
Dropbox werkt de structuur van teammappen bij, zodat ze beter georganiseerd en gemakkelijker te gebruiken zijn. Dit artikel biedt een checklist met instructies voorafgaand aan migratie, en gaat in op mogelijke problemen die je kunt tegenkomen bij de update. Houd er rekening mee dat bij deze update bestandspaden worden gewijzigd, waardoor API-integraties kunnen worden onderbroken.
Wat te doen voordat je bestandssysteem wordt geüpdatet
Zorg ervoor dat iedereen in het team de instructies in de checklist voorafgaand aan migratie de dag vóór de update doorneemt en opvolgt, om problemen voor en na de migratie te minimaliseren. Hieronder vallen teambeheerders, leden en app-ontwikkelaars. Reken op beperkte toegang terwijl de update plaatsvindt.
Checklist voorafgaand aan de migratie
☑Voer een update uit naar de nieuwste versie van Dropbox op desktops en mobiele apparaten.
- Controleer of versie 197 of hoger van de Dropbox desktop-app wordt gebruikt. Meer informatie over de update naar de nieuwste versie.
- Controleer of versie 380 of hoger van de mobiele Dropbox-app wordt gebruikt. Lees hoe je apps op Android en iOS bijwerkt.
- Werk apps van derden of aangepaste API-integraties bij naar hun nieuwste versies om te voorkomen dat API-aanroepen mislukken.
- Om snelkoppelingen opnieuw te gebruiken, verwijder je de oude koppelingen en maak je nieuwe.
- Meer informatie over het maken van Windows-snelkoppelingen en Mac-aliassen.
- Als je de Dropbox voor Salesforce- app gebruikt, controleer dan of versie 1.700 of hoger wordt gebruikt.
☑Beheer bestandsinstellingen en machtigingen om wijzigingen in bestandspaden af te handelen.
- Controleer het delen van machtigingen voor mappen op het hoogste niveau met de instelling Toegang beheren.
- Als je niet wilt dat teamleden de toegang tot een teammap beheren, wijzig dan de instelling bij Toegang beheren in Alleen beheerders.
- Zorg ervoor dat mappen op het hoogste niveau de juiste namen hebben.
- Namen van mappen op het hoogste niveau worden zichtbaar in het bestandpad naar teamleden met toegang tot de submappen.
Opmerking: Windows-computers hebben een limiet van 260 tekens voor bestandspaden. Bij overschrijding van de limiet kunnen ze niet worden geopend. De update maakt het volledige mappad zichtbaar, inclusief de map op het hoogste niveau, die mogelijk de tekenlimiet overschrijdt. Gebruikers moeten de teambeheerder vragen om een mappadrapport om de lengte van het mappad te bepalen en op basis daarvan:
- de grootte van hun mapnamen te beperken;
- mappen dichter bij de hoofdmap te plaatsen om de bestandsstructuur te vereenvoudigen;
- de regkey van Windows instellen op het mogelijk maken van lange bestandspaden via Groepsbeleid 'Win32 lange paden inschakelen'. Let op: dit werkt niet voor Microsoft 365-bestanden.
- Zet indien mogelijk de bestandspaden van de integratie om van absoluut naar relatief.
- Browser-URL's en absolute links worden verbroken wanneer bestandspaden veranderen. Als je kiest voor relatief, hoef je de paden na de update niet opnieuw te configureren, maar kun je de bestandspaden na de update altijd handmatig configureren.
- Als je een app-ontwikkelaar met een teamaccount bent, moet je het materiaal van de teamruimte vermelden door de hoofdmap in te stellen met '/files/list_folder' met de header "Dropbox-API-Path-Root", en vervolgens het pad instellen op lege aanhalingstekens (“”).
- Als een app afhankelijk is van absolute paden naar teammappen in de ledenmap, en 'Dropbox-API-Path-Root' niet is ingesteld, worden die teammappen niet meer gevonden via die bestandpaden nadat de update is uitgevoerd voor het team.
- Ook kan de map-ID niet worden gebruikt om toegang te krijgen tot het materiaal van de teammap, aangezien een relevante hoofdmap vereist is. Meer informatie over het bijwerken van je integraties naar deze Dropbox-update.
Belangrijk: Om je Dropbox-map op een andere locatie dan het standaardstation op te slaan, heb je machtigingen nodig om bestanden van die locatie te lezen en ernaar te schrijven. Als je probeert een niet-standaardlocatie in te stellen zonder de juiste machtigingen, verschijnt de foutmelding dat Dropbox problemen heeft ondervonden en je bestanden opnieuw moet synchroniseren. Klik op OK om:
- een nieuwe map te maken op je C:-station, en
- je oude Dropbox-bestanden te verplaatsen naar een map met de naam 'C:\Dropbox (teamnaam) (OUD)'.
☑Beheer selectieve synchronisatie voor teammappen.
- Teambeheerders moeten selectieve synchronisatie voor teams inschakelen en synchronisatie voor teammappen inschakelen. Selectieve synchronisatie voor submappen is passend voor de map op het hoogste niveau, maar selectieve synchronisatie voor teams is standaard uitgeschakeld om synchronisatie te voorkomen van mappen die niet bedoeld zijn om te worden gesynchroniseerd.
Als je selectieve synchronisatie inschakelt, zorg er dan voor dat mappen gesynchroniseerd blijven met de computers van teamleden nadat de update is voltooid, zodat ze toegang hebben tot de bestanden op hun computer. Teambeheerders kunnen het mappadrapport controleren voor alle teammappen die ze willen wijzigen in Automatisch synchroniseren met de computers van leden.
Opmerking: teambeheerders kunnen contact opnemen met de Dropbox-support om mappadrapporten te genereren.
☑Bereid je apparaat voor op de update.
- Sluit alle geopende apps en start je apparaat opnieuw.
- Sluit elke app die automatisch wordt geopend nadat je je apparaat opnieuw hebt gestart.
- Onderbreek alle snelkoppelingen en app-integraties van derden.
- Laat de Dropbox-desktop-app 's nachts actief.
Vermijd het gebruik van Dropbox en breng geen wijzigingen aan in bestanden tijdens de update, om onverwachte problemen te voorkomen. Je krijgt een melding als de update is voltooid, waarna je Dropbox op de normale manier kunt blijven gebruiken.
Belangrijk: De migratie kan vastlopen als er een gesynchroniseerd Dropbox-bestand wordt aangetroffen dat wordt gebruikt door een open app, of zelfs door Windows Verkenner. Zorg ervoor dat de Dropbox desktop-app is bijgewerkt naar versie 197 of hoger en klik op Opnieuw proberen in het dialoogvenster om de migratie te voltooien.
Wat te doen nadat je bestandssysteem is geüpdatet
Zodra de update is voltooid, moeten teambeheerders en teamleden de checklist voor na de migratie doornemen en opvolgen om ervoor te zorgen dat hun instellingen correct zijn geconfigureerd.
Checklist voor na de migratie
☑Werk bestandspaden van automatiseringen van derden bij naar de nieuwe naam van de Dropbox-map.
Na deze update is de naam van de Dropbox-map gewijzigd van 'Dropbox [teamnaam]' in '[teamnaam] Dropbox'.
☑Selecteer de mappen die je offline beschikbaar wilt maken.
Bestaande teammappen krijgen standaard de beschikbaarheidsinstelling voor nieuwe bestanden. Controleer je mappen na de migratie om er zeker van te zijn dat alle mappen die offline beschikbaar moeten zijn, dat ook zijn.
Tip: We adviseren om bestanden in te stellen op alleen-online voor snellere synchronisatie.
☑Beheer selectieve synchronisatie voor teammappen.
Teamleden moeten selectieve synchronisatie mogelijk individueel inschakelen. Als je toegang hebt gekregen tot een map, maar deze niet wordt weergegeven in de Dropbox desktop-app, schakel je selectieve synchronisatie in voor die map. Vraag je teambeheerder om een mappadrapport om indien nodig de map op het hoogste niveau voor je submappen te identificeren.
Opmerking: teambeheerders kunnen contact opnemen met Dropbox-support om een mappadrapport te genereren.
☑ Geef aan of teamleden teammappen mogen maken.
Meer informatie over teammappen.
☑Controleer de machtigingen voor delen voor mappen opnieuw.
Om teamleden toe te staan om submappen te delen, maar niet de teammap op het hoogste niveau, moet de teambeheerder Toegang beheren instellen op Alleen beheerder voor mappen op het hoogste niveau, en op Teamleden met bewerkingsrechten voor submappen. Deze instelling loopt door de teammappenstructuur verder naar submappen en is onafhankelijk van de materiaalbeheerinstellingen op het hoogste niveau. Meer informatie over het beheer van toegangsinstellingen.
De standaardinstelling van Toegang beheren voor teammappen hangt af van de locatie waar de teammap is gemaakt.
Voorbeelden: nieuwe mappen die zijn gemaakt in:
- '/browse' wordt standaard ingesteld op Teamleden met bewerkingsrechten.
- De Content Manager van een beheerder wordt standaard ingesteld op Alleen beheerder.
De update van het bestandssysteem van een team opnieuw plannen
Teambeheerders kunnen de datum van de update opnieuw plannen via de beheerconsole. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Instellingen.
- Klik op Teamprofiel.
- De geplande datum voor de update wordt weergegeven onder Update bestandssysteem.
- Klik op het eerste vervolgkeuzemenu om een beschikbare datum te kiezen in de kalender.
- Klik in het tweede vervolgkeuzemenu om een tijd te kiezen.
Veelgestelde vragen
Hoeveel tijd neemt deze migratie in beslag?
Over het algemeen neemt de migratieduur evenredig toe met het totale aantal unieke teamleden in de grootste teammappenstructuur . Bij sommige teams kan het meerdere dagen duren om de migratie te voltooien, maar dit geldt alleen voor teams met een uitzonderlijk grote teammappenstructuur.
Hoe los ik de foutmelding 'Kan Dropbox-account niet synchroniseren' op?
Als je Windows gebruikt, kan zich na de migratie een probleem voordoen dat het synchronisatieproces blokkeert. Als je deze foutmelding krijgt en je synchronisatiestatus controleert, staat er Dropbox-account updaten… of Database upgraden…. Dit gebeurt als je tijdens de update apps geopend hebt die Dropbox proberen te gebruiken.
Er zijn een aantal manieren waarop je dit probleem kunt proberen op te lossen. Wacht een paar minuten nadat je elke optie hebt geprobeerd om Dropbox de tijd te geven om de synchronisatie te starten. Als Dropbox de synchronisatie na een paar minuten niet start, ga dan verder met de volgende optie:
- Start je apparaat opnieuw. Zodra je apparaat opnieuw wordt gestart, sluit je alle apps voordat je Dropbox opent.
- Meld je af bij Dropbox en meld je weer aan.
- Meld je af bij Dropbox en hernoem of verwijder de Dropbox-map. Meld je vervolgens weer aan.
Als het probleem is opgelost, wordt de synchronisatiestatus bijgewerkt om aan te geven dat de synchronisatie bezig is. Als er veel bestanden zijn om te synchroniseren, kun je de synchronisatietijd verkorten door je af te melden bij je Dropbox-account. Wanneer je je weer aanmeldt, configureer je je instellingen voor selectieve synchronisatie om alleen de mappen te synchroniseren die je nodig hebt.
Wat is een persoonlijke map?
Na de update van het bestandssysteem heeft elk teamlid een persoonlijke map. In deze map worden de bestanden van teamleden opgeslagen, en eventuele bestanden die met hen zijn gedeeld. Je vindt deze map onder '/[teamnaam] Dropbox/[naam van teamlid]'. Meer informatie over het delen van inhoud met je team na de update van het bestandssysteem..
War voor wijzigingen zijn er nog meer in teammappen?
- Teammappen verhuizen van ledenmappen naar de Dropbox-teamruimte.
- Als de naam van een teammap wordt gewijzigd, verandert de naam voor alle teamleden.
- Wanneer je een teammap maakt, kun je kiezen met wie je die wilt delen, en wanneer.
- Teamleden kunnen materiaal toevoegen aan teammappen door te klikken op Maken of Bestanden en mappen uploaden op de pagina Alle bestanden.
- Alle bestanden in de Dropbox van het team worden georganiseerd in mappen, hetzij in je ledenmap hetzij in teammappen. Teamleden kunnen geen bestanden toevoegen aan de hoofdmap van de Dropbox van het team, en moeten ze in plaats daarvan toevoegen aan een map.
- Teambeheerder kunnen teammappen extern delen met zowel individuen als groepen.
- Om teammappen te delen met mensen buiten je team, moet de instelling Extern delen zijn ingesteld op Aan. Je kunt deze instelling wijzigen via de beheerconsole.
- Als je een map deelt met iemand in je team , wordt de naam van het bestandspad naar de map die je hebt gedeeld zichtbaar.
- Als je bijvoorbeeld besluit een submap met de naam 'Zomercampagne 2024' te delen met een teamlid, kan dat teamlid het bestandspad voor de bovenliggende map zien (bijvoorbeeld 'Design/Marketing/Zomercampagne 2024'), zelfs als het teamlid geen toegang tot die mappen heeft. De map 'Zomercampagne 2024' wordt weergegeven als een map met doorgangsrechten. Alle map- en bestandsrechten blijven hetzelfde.
Meer informatie over het delen van materiaal met je team na de update van het bestandssysteem..
Welke acties kunnen gebruikers van de mobiele app ondernemen na de update van het bestandssysteem?
Gebruikers van de mobiele app kunnen teammappen maken en delen, maar moeten de browser van hun computer gebruiken om mappen te verplaatsen, verwijderen, hernoemen of dupliceren.
