Gegevens van een organisatie centraal opslaan met teammappen
Sommige teams hebben toegang tot de nieuwe teammapstructuur. Als je een mappictogram met één persoon erop ziet op dropbox.com, heb je toegang tot de nieuwe teamruimte. Meer informatie over de teamruimte.
Als je deze map niet hebt, gebruikt je team standaard teammappen. Verderop vind je hier meer informatie over.
Teammappen zijn erg handig om projecten een duidelijke structuur te geven en iedereen op één lijn te houden. Een teammap wordt gemaakt door een beheerder en is een plek (die eigendom is van de organisatie) waar bestanden kunnen worden gedeeld met teamleden en externe medewerkers die aan dezelfde projecten werken.
Let op: Teambeheerders kunnen machtigingen beheren om nieuwe teammappen op het hoogste niveau aan te maken. Standaard kan iedereen een teammap maken op Business en Business Plus Teams.
Teammappen worden eerst gedeeld met Dropbox-groepen. Deze groepen bevatten leden die soortgelijke functies uitoefenen (bijvoorbeeld een financiële groep). Vervolgens stelt de beheerder die de teammap heeft gemaakt, het juiste toegangsniveau (weergeven of bewerken) in voor elke groep.
Submappen van een teammap kunnen ook worden gedeeld met afzonderlijke teamleden en mensen buiten het team. Net als bij groepen kan de beheerder weergave- of bewerkingsmachtigingen instellen voor individuele leden in submappen.
Voer deze stappen uit om aan de slag te gaan met groepen:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Inhoud.
- Klik op Nieuwe map.
- Geef een naam op voor de teammap.
- Voeg een of meer groepen toe die toegang nodig hebben tot de teammap en bepaal of ze weergaverechten of bewerkingsrechten nodig hebben.
- Je kunt naar de pagina Groepen gaan om groepen te maken.
- Houd er rekening mee dat teammappen moeten worden gedeeld met Dropbox-groepen, niet met mensen.
Nu laten we zien hoe je submappen van teammappen deelt met mensen binnen of buiten de organisatie.
Je maakt als volgt een submap aan (een map in een teammap):
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op de teammap.
- Klik op Nieuwe map.
- Geef een naam op voor de submap.
- Klik op Maken.
- Nadat de submap is gemaakt, klik je op Delen met Dropbox.
- Je kunt submappen delen met afzonderlijke personen of andere groepen, en je kunt hun machtigingen wijzigen in Kan bewerken of Kan weergeven.
- Controleer of de machtigingen correct zijn.
Het is handig als de gegevens van een organisatie toegankelijk zijn op één centrale plek. Moedig daarom je teamleden aan om gedeelde mappen waarvan zij de eigenaar zijn te verplaatsen naar een teammap. Een eigenaar van een gedeelde map kan de gedeelde map altijd verplaatsen naar de teammap. Met deze stap dragen eigenaren van gedeelde mappen het eigendom van de bestanden over aan de organisatie.
