Dropbox-groepen
Dit artikel beschrijft een functie die beschikbaar is voor gebruikers van de Dropbox-abonnementen Standard, Advanced, Business, Business Plus en Enterprise.
Wil je Dropbox gebruiken met je team? Meer informatie over Dropbox-teamabonnementen.
Met Dropbox voor een team kun je leden van je team onderbrengen in groepen en vervolgens een map of bestand delen met een groep om automatisch toegang te verlenen aan alle groepsleden. Er zijn twee soorten groepen:
- Door het bedrijf beheerde groepen
- Door gebruikers beheerde groepen
Zie de onderstaande tabel voor de verschillen tussen deze twee typen groepen.
|
Door het bedrijf beheerde groepen |
Door gebruikers beheerde groepen |
Een groep maken |
Alleen beheerders kunnen groepen maken |
Beheerders en teamleden kunnen een groep maken (als de beheerders het toestaan) |
Vragen lid te worden |
Teamleden kunnen niet vragen of ze lid mogen worden |
Teamleden kunnen vragen of ze lid mogen worden |
Een groep verlaten |
Teamleden kunnen niet zelf een groep verlaten |
Teamleden kunnen zelf een groep verlaten |
Leden toevoegen of verwijderen |
Alleen beheerders kunnen teamleden toevoegen aan of verwijderen uit een groep |
Zowel beheerders als groepsbeheerders kunnen leden toevoegen aan of verwijderen uit een groep |
Het eigendom van een groep overdragen |
Beheerders kunnen een door het bedrijf beheerde groep wijzigen in een door gebruikers beheerde groep en een nieuwe beheerder aanwijzen |
Beheerders kunnen een door gebruikers beheerde groep wijzigen in een door het bedrijf beheerde groep om de controle over de groep over te nemen |
Bekijk deze video voor een overzicht van Dropbox-groepen.
Een groep maken
Teamleden kunnen door gebruikers beheerde groepen maken als hun beheerder dit toestaat. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan met je werkaccount bij dropbox.com.
- Klik op je avatar (profielfoto of initialen).
- Klik op Teams en groepen weergeven.
- Klik op Groep maken.
- Voer een naam in voor je groep.
- Opmerking: Dit is de naam die alle teamleden zien en gebruiken om de groep uit te nodigen voor nieuwe gedeelde mappen. Als groepsbeheerder kun je de naam van de groep op elk moment wijzigen.
- Klik op Maken.
Alleen Dropbox-beheerders kunnen een door het bedrijf beheerde groep maken. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Groepen.
- Klik op Groep maken.
- Voer een groepsnaam in.
- Kies of de groep door het bedrijf of door een gebruiker wordt beheerd.
- Klik op Maken.
Opmerking: Voor meer informatie over Toegang wijzigen ga je naar de sectie Beheerinstellingen voor groepen .
Opmerkingen:
- De "Iedereen bij [naam van je team]"-groep kan niet bewerkt worden omdat deze groep door Dropbox is gemaakt.
- Als je team meer dan 1000 leden heeft, is deze functie niet beschikbaar vanwege de limiet van 1000 leden voor teammappen.
Leden toevoegen aan een groep
Elk lid dat je toevoegt aan een groep, wordt uitgenodigd voor alle gedeelde mappen die zijn gedeeld met de groep.
Groepsbeheerders kunnen op elk moment leden toevoegen aan een door gebruikers beheerde groep of leden eruit verwijderen. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan met je werkaccount bij dropbox.com.
- Klik op je avatar (profielfoto of initialen).
- Klik op Teams en groepen weergeven.
- Klik op de naam van de groep waaraan je leden wilt toevoegen.
- Klik op Leden toevoegen.
- Voer de naam in van degene die je wilt uitnodigen en klik op Leden toevoegen.
Opmerkingen:
- Teamleden kunnen alle groepen weergeven die voor hun team zijn gemaakt, en vragen om lid te worden van een door een gebruiker beheerde groep, tenzij deze mogelijkheid is uitgeschakeld door een beheerder.
- Teamleden kunnen alleen andere groepsleden weergeven voor de groepen waarvan ze al lid zijn.
Alleen beheerders kunnen leden toevoegen aan een door het bedrijf beheerde groep. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Groepen.
- Klik op de naam van de groep waaraan je leden wilt toevoegen.
- Klik op Leden toevoegen.
- Voer de naam in van degene die je wilt uitnodigen en klik op Leden toevoegen.
Opmerking: teamleden kunnen niet vragen lid te worden van een door het bedrijf beheerde groep.
Leden verwijderen uit een groep
Groepsbeheerders kunnen op elk moment leden toevoegen of verwijderen. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan met je werkaccount bij dropbox.com.
- Klik op je avatar (profielfoto of initialen).
- Klik op Teams en groepen weergeven.
- Klik op de naam van de groep waaruit je leden wilt verwijderen.
- Klik op het tandwielpictogram naast de naam van het lid en kies Gebruiker verwijderen.
- Klik nogmaals op Verwijderen om te bevestigen.
Opmerking: Wanneer je een lid verwijdert uit een groep, wordt deze persoon verwijderd uit alle gedeelde mappen en teammappen die toegankelijk zijn voor de groep.
Alleen beheerders kunnen leden verwijderen uit een door het bedrijf beheerde groep. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Groepen.
- Klik op de naam van de groep waaruit je leden wilt verwijderen.
- Klik op de X naast de naam van het lid dat je wilt verwijderen.
- Klik op Verwijderen.
De naam van een groep wijzigen
Groepsbeheerders kunnen op elk moment de naam van een door gebruikers beheerde groep wijzigen. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan met je werkaccount bij dropbox.com.
- Klik op je avatar (profielfoto of initialen).
- Klik op Teams en groepen weergeven.
- Klik op de groep die je wilt bewerken.
- Klik op Groep bewerken.
- Voer de naam van de groep in en klik op Wijzigingen opslaan.
Alleen beheerders kunnen de naam van een door het bedrijf beheerde groep wijzigen. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Groepen.
- Klik op de groep waarvan je de naam wilt wijzigen.
- Klik op Groep bewerken.
- Voer de naam van de groep in en klik op Wijzigingen opslaan.
Een groepsbeheerder toevoegen of wijzigen
Alleen door gebruikers beheerde groepen hebben de mogelijkheid om groepsbeheerders toe te voegen of te wijzigen. Groepsbeheerders kunnen een door een gebruiker beheerde groep bewerken of verwijderen. Ze kunnen ook leden toevoegen aan de groep en eruit verwijderen. Een groep kan meerdere beheerders hebben.
Een groepsbeheerder wijzigen of toevoegen aan een door een gebruiker beheerde groep
- Meld je aan met je werkaccount bij dropbox.com.
- Klik op je avatar (profielfoto of initialen).
- Klik op Teams en groepen weergeven.
- Klik op de groep waaraan je een beheerder wilt toevoegen.
- Klik op het tandwielpictogram rechts van de gebruiker die je als beheerder wilt toevoegen.
- Klik nogmaals op Beheerder maken om te bevestigen.
Als je het beheer overdraagt, voeg je eerst een beheerder toe door bovenstaande stappen te volgen en verwijder je vervolgens je eigen beheerdersmachtigingen of jezelf uit de groep. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan met je werkaccount bij dropbox.com.
- Klik op je avatar (profielfoto of initialen).
- Klik op Teams en groepen weergeven.
- Klik op een groep.
- Klik op het tandwielpictogram rechts van je naam.
- Als je je beheerdersmachtigingen wilt verwijderen maar nog wel lid wilt blijven van de groep, selecteer dan Beheerdersmachtigingen verwijderen en klik nogmaals op Beheerdersmachtigingen verwijderen om te bevestigen.
- Om de groep te verlaten, selecteer je Gebruiker verwijderen en klik je vervolgens op Verlaten om te bevestigen.
Een groep verwijderen
Groepsbeheerders kunnen op elk moment een door gebruikers beheerde groep verwijderen. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan met je werkaccount bij dropbox.com.
- Klik op je avatar (profielfoto of initialen).
- Klik op Teams en groepen weergeven.
- Klik op de groep die je wilt verwijderen.
- Klik op Groep verwijderen.
- Klik op Verwijderen.
Alleen beheerders kunnen een door het bedrijf beheerde groep verwijderen. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Groepen.
- Klik op de naam van de groep die je wilt verwijderen.
- Klik op Groep verwijderen.
- Klik op Verwijderen.
Een groep verlaten
Leden van een door een gebruiker beheerde groep kunnen die groep op elk gewenst moment verlaten. Alleen beheerders kunnen leden verwijderen uit door het bedrijf beheerde groepen. Een door gebruikers beheerde groep verlaten:
- Meld je aan met je werkaccount bij dropbox.com.
- Klik op je avatar (profielfoto of initialen).
- Klik op Teams en groepen weergeven.
- Klik op de groep die je wilt verlaten.
- Klik op Groep verlaten.
- Klik op verlaten.
Een map delen met een groep
Elk teamlid kan een map delen met elke groep, ook met groepen waarvan je geen lid bent. Dit doe je als volgt:
- Meld je aan op dropbox.com.
- Wijs de naam van de map aan en klik op Delen.
- Typ de naam van de groep waarmee je wilt delen.
- Stel weergave- of bewerkingsmachtigingen in.
- Klik op Map delen.
Alle leden van de groep worden uitgenodigd voor de map.
Beheerinstellingen voor groepen
Beheerders kunnen de volgende instellingen voor groepen beheren:
- Bepalen wie groepen kan maken
- De groepen van je team bewerken
- De groepen van een specifiek teamlid weergeven en beheren
Opmerking: Alleen beheerders kunnen door het bedrijf beheerde groepen maken. Gebruikers kunnen niet vragen lid te worden van een door het bedrijf beheerde groep.
De optie waarmee teamleden door gebruikers beheerde groepen kunnen maken uitzetten:
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Instellingen.
- Klik onder Leden op Groepen.
- Zet door gebruikers beheerde groepen op uit.
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Groepen.
- Selecteer de naam van de groep die je wilt bewerken.
Dropbox-beheerders kunnen binnen elke groep machtigingen wijzigen.
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Klik op Beheerconsole.
- Klik op Groepen.
- Klik op Toegang beheren naast de groep waarvoor je de toegang wilt beheren.
- Selecteer of deselecteer specifieke teammappen waartoe de groep al dan niet toegang moet hebben.
- Klik op het vervolgkeuzemenu rechts om het machtigingsniveau voor elke teammap te selecteren.
- Stel de instellingen voor delen van de groep in.
- Deze instellingen zijn afhankelijk van of je team bestanden via e-mail kan delen buiten je team of niet:
- Als Bestanden delen via e-mail is ingesteld op Ingeschakeld (iedereen), kun je ervoor kiezen om deze instelling voor extern delen via e-mail te overschrijven.
- Als Bestanden delen via e-mail is ingesteld op Ingeschakeld (team + goedgekeurd) of op Uitgeschakeld, kun je beperken met wie bestanden en mappen via e-mail kunnen worden gedeeld.
- Deze instellingen zijn afhankelijk van of je team bestanden via e-mail kan delen buiten je team of niet:
- Zet de optie Bepalen wie deze groep mag uitnodigen voor bestanden en mappen op Aan/Uit.
- Als je Aan selecteert, kun je via een vervolgkeuzemenu het gewenste toegangsniveau selecteren. Het gekozen toegangsniveau bepaalt of gebruikers in de groep extern mogen delen, ongeacht de teaminstellingen.
- Als je Uit selecteert, gelden de teaminstellingen nog steeds voor leden van de groep.
Opmerking: Als je tot meerdere groepen behoort waarvoor Bepalen wie deze groep mag uitnodigen voor bestanden en mappen op Aan is gezet, gelden de meest beperkende instellingen. Als bijvoorbeeld een van de groepen waartoe je behoort het machtigingsniveau heeft ingesteld op Alleen team, kun je alleen delen met teamleden in een van die groepen.
Als beheerder van een Dropbox team kun je ook de groepen van één lid van je team weergeven en wijzigen. Dit kan nuttig zijn wanneer er nieuwe medewerkers in dienst komen, doordat je hen gemakkelijk kunt toevoegen aan alle betreffende groepen. En wanneer een medewerker een andere functie krijgt, hoef je alleen maar zijn of haar groepen aan te passen.
- Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
- Open de Beheerconsole.
- Klik op Leden.
- Klik op de naam van het account van het teamlid dat je wilt weergeven.
Onder Groepslidmaatschap zie je een lijst met alle groepen waarvan dat teamlid deel uitmaakt.
Veelgestelde vragen over groepen
Is het mogelijk om een groep te maken met iedereen die lid is van het team?
Ja, wanneer je een Dropbox team maakt, wordt automatisch een groep gemaakt met de naam 'Iedereen bij [naam van je team]'. De groep bevat iedereen die momenteel in het team zit en nieuwe leden worden automatisch toegevoegd wanneer ze lid worden.
Wat gebeurt er als ik de groep met de naam 'Iedereen bij [naam van je team]' toevoeg aan een map?
Als je deze groep toevoegt aan een map, wordt deze gedeeld met iedereen die al in je Dropbox team zit. Er worden geen uitnodigingen gestuurd naar mensen in je organisatie die nog geen Dropbox-account hebben.
Kunnen mensen in een groep verschillende machtigingen hebben voor een gedeelde map?
Ja. Beheerders van groepen en mappen kunnen machtigingen voor een groep of map standaard instellen op alleen-lezen, en bewerkingsmachtigingen verlenen aan individuele gebruikers. Gebruikers met bewerkingsmachtigingen kunnen de inhoud van een map bewerken, terwijl de andere gebruikers dat niet kunnen.
Hebben groepsmachtigingen voorrang op individuele machtigingen?
Gebruikers kunnen wel meer machtigingen maar niet minder machtigingen krijgen. Als de machtigingen van een groep en een persoon verschillen, krijgt de gebruiker altijd de machtigingen die het hoogste niveau van toegang tot bestanden en mappen verlenen.
Wat gebeurt er met machtigingen als een gebruiker meerdere keren voorkomt in een groep?
Als gebruikers meerdere keren worden vermeld in een gedeelde map doordat ze lid zijn van meerdere groepen, krijgen die gebruikers de machtigingen met de meeste functionaliteit. Als de groep bijvoorbeeld machtigingen om te bewerken heeft, maar een individueel voor die map uitgenodigde gebruiker alleen-lezen machtigingen heeft, beschikt dat groepslid ook over de extra machtigingen om te bewerken die zijn toegekend aan de groep.
Als je de toegang van een groepslid wilt beperken, verwijder je dit lid eerst uit de groep en nodig je het lid opnieuw uit als individueel lid van de gedeelde map met de machtiging 'weergeven'. Je kunt ook alle leden afzonderlijk uitnodigen en voor elk lid specifieke machtigingen voor weergeven of bewerken instellen.
