Подгруппы Dropbox
В этой статье описывается функция, доступная пользователям аккаунтов Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus и Enterprise.
Хотите использовать Dropbox со своей рабочей группой? Читайте подробнее о тарифных планах Dropbox для рабочих групп.
В рабочих группах Dropbox участников можно объединять в подгруппы, а потом делиться папками или файлами с подгруппой, чтобы одновременно предоставить доступ всем ее участникам. Существует два типа подгрупп:
- подгруппы, управляемые компанией;
- подгруппы, управляемые пользователями.
В таблице ниже показаны различия между этими подгруппами.
|
подгруппы, управляемые компанией; |
управляемые пользователями Подгруппы |
Создание подгрупп |
Только администраторы могут создавать подгруппы |
Администраторы и участники рабочей группы могут создавать подгруппы (требуется разрешение администратора) |
Запрос на присоединение |
Участники рабочей группы не могут посылать запросы на присоединение к подгруппе |
Участники рабочей группы могут посылать запросы на присоединение к подгруппе |
Удаление из подгруппы |
Участники рабочей группы не могут самостоятельно покинуть подгруппу |
Участники рабочей группы могут самостоятельно покинуть подгруппу |
Удаление/добавление пользователей |
Только администраторы могут добавлять или удалять пользователей подгруппы |
И администраторы, и управляющие подгруппой могут добавлять или удалять пользователей подгруппы |
Передача прав владения подгруппой |
Администраторы могут преобразовать управляемую компанией подгруппу в управляемую пользователями и назначить нового владельца |
Администраторы могут преобразовать управляемую пользователями подгруппу в управляемую компанией, чтобы усилить над ней контроль |
Посмотрите это видео с кратким обзором подгрупп в Dropbox.
Как создать подгруппу
Участники рабочей группы могут создавать управляемые пользователями подгруппы, если это разрешил их администратор. Для этого:
- Войдите в свой рабочий аккаунт на сайте dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы).
- Нажмите Просмотреть рабочую группу и подгруппы.
- Нажмите Создать подгруппу.
- Введите название подгруппы.
- Обратите внимание: это название будет отображаться в аккаунтах всех участников рабочей группы, именно его они будут использовать, чтобы предоставить этой подгруппе доступ к каким-либо общим папкам. Управляющий подгруппы может в любой момент изменить ее название.
- Нажмите Создать.
Создавать подгруппы, управляемые компанией, могут только администраторы Dropbox. Для этого:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Подгруппы.
- Нажмите Создать подгруппу.
- Введите название подгруппы.
- Выберите, будет ли подгруппа управляться пользователями или компанией.
- Нажмите Создать.
Обратите внимание: узнать, как изменить доступ, можно в разделе Администраторские настройки для подгрупп.
Обратите внимание:
- Подгруппу «Все участники [название вашей рабочей группы]» нельзя изменить, поскольку она создается Dropbox.
- Если в вашей рабочей группе больше 1000 участников, эта функция будет недоступна, поскольку количество участников в папке рабочей группы не может превышать 1000.
Как добавить пользователей в подгруппу
Участник, которого вы добавите в подгруппу, будет приглашен во все общие папки, к которым имеет доступ подгруппа.
Пользователи, управляющие подгруппой, могут в любой момент добавить или удалить участников в этой подгруппе. Для этого:
- Войдите в свой рабочий аккаунт на сайте dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы).
- Нажмите Просмотреть рабочую группу и подгруппы.
- Нажмите на название подгруппы, в которую вы хотите добавить участников.
- Нажмите Добавить участников.
- Введите имя соответствующего пользователя и нажмите кнопку Добавить участников.
Обратите внимание:
- Участники рабочей группы могут просмотреть список всех подгрупп, созданных в их рабочей группе, а также послать запрос на вступление в управляемую пользователями подгруппу (если их администратор не отключил эту возможность).
- Участники рабочей группы видят списки участников только тех подгрупп, в которые они уже вступили.
Добавлять участников в подгруппы, управляемые компанией, могут только администраторы. Для этого:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Подгруппы.
- Нажмите на название подгруппы, в которую вы хотите добавить участников.
- Нажмите Добавить участников.
- Введите имя соответствующего пользователя и нажмите кнопку Добавить участников.
Обратите внимание: пользователи рабочих групп не могут отправлять запросы на присоединение к подгруппам, управляемым компанией.
Как удалить участников из подгруппы
Пользователи, управляющие подгруппой, могут в любой момент удалить или добавить участников. Для этого:
- Войдите в свой рабочий аккаунт на сайте dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы).
- Нажмите Просмотреть рабочую группу и подгруппы.
- Нажмите на название подгруппы, из которой нужно удалить участников.
- Нажмите на значок шестеренки рядом с именем соответствующего участника и выберите Удалить пользователя.
- (для подтверждения удаления кнопку Удалить надо будет нажать еще раз).
Обратите внимание: если вы удалите пользователя из подгруппы, у него больше не будет доступа к тем общим папкам и папкам рабочей группы, к которым имеет доступ эта подгруппа.
Только администраторы могут удалять участников из подгрупп, управляемых компанией. Для этого:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Подгруппы.
- Нажмите на название подгруппы, из которой нужно удалить участников.
- Нажмите на значок X рядом с тем участником, которого хотите удалить.
- Нажмите Удалить.
Как изменить название подгруппы
Пользователи, управляющие подгруппой, могут в любой момент изменить название этой подгруппы. Для этого:
- Войдите в свой рабочий аккаунт на сайте dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы).
- Нажмите Просмотреть рабочую группу и подгруппы.
- Нажмите на название подгруппы, которую нужно изменить.
- Нажмите Изменить подгруппу.
- Введите новое название и нажмите Сохранить изменения.
Только администраторы могут изменять названия подгрупп, управляемых компанией. Для этого:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Подгруппы.
- Нажмите на подгруппу, название которой вы хотите изменить.
- Нажмите Изменить подгруппу.
- Введите новое название и нажмите Сохранить изменения.
Как добавить или изменить управляющего подгруппой
Добавлять или изменять управляющих подгруппой можно только в подгруппах, управляемых пользователями. Управляющие подгруппой могут изменить или удалить подгруппу, управляемую пользователями. Они также могут добавлять и удалять участников из подгруппы. В подгруппе может быть несколько управляющих.
Добавление или изменение управляющих подгруппой в управляемых пользователями подгруппах
- Войдите в свой рабочий аккаунт на сайте dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы).
- Нажмите Просмотреть рабочую группу и подгруппы.
- Нажмите на название подгруппы, в которой вы хотите назначить управляющего.
- Нажмите на значок шестеренки справа от имени соответствующего пользователя.
- Еще раз нажмите Назначить управляющим для подтверждения.
Если вы хотите передать управление другому пользователю, можно сначала назначить этого пользователя управляющим (см. инструкции выше), а потом отменить собственный статус или просто покинуть подгруппу. Для этого:
- Войдите в свой рабочий аккаунт на сайте dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы).
- Нажмите Просмотреть рабочую группу и подгруппы.
- Нажмите на подгруппу.
- На странице подгруппы нажмите на значок шестеренки справа от своего имени.
- Чтобы отменить собственный статус управляющего подгруппой, но при этом остаться ее участником, выберите Удалить разрешения для управляющих, затем еще раз нажмите Удалить разрешения для управляющих для подтверждения.
- Чтобы выйти из подгруппы, нажмите Удалить пользователя, а затем нажмитеПокинуть для подтверждения.
Как удалить подгруппу
Пользователи, управляющие подгруппой, могут в любой момент удалить эту подгруппу. Для этого:
- Войдите в свой рабочий аккаунт на сайте dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы).
- Нажмите Просмотреть рабочую группу и подгруппы.
- Нажмите на подгруппу, которую нужно удалить.
- Нажмите Удалить подгруппу.
- Нажмите Удалить.
Только администраторы могут удалять подгруппы, управляемые компанией. Для этого:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Подгруппы.
- Нажмите на название подгруппы, которую нужно удалить.
- Нажмите Удалить подгруппу.
- Нажмите Удалить.
Как покинуть подгруппу
Участники подгруппы, управляемой пользователями, могут в любой момент покинуть такую подгруппу. Удалять участников из подгрупп, управляемых компанией, могут только администраторы. Чтобы покинуть подгруппу, управляемую пользователями:
- Войдите в свой рабочий аккаунт на сайте dropbox.com.
- Нажмите на свой аватар (фото профиля или инициалы).
- Нажмите Просмотреть рабочую группу и подгруппы.
- Нажмите на подгруппу, которую вы хотите покинуть.
- Нажмите Покинуть группу.
- Нажмите Покинуть.
Как поделиться с подгруппой папкой
Любой участник рабочей группы может поделиться папкой с любой подгруппой — даже такой, в которой этот участник не состоит. Для этого:
- Войдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
- Наведите курсор на название папки и нажмите Поделиться.
- Введите название подгруппы, которой вы хотите предоставить доступ.
- Установите разрешения на просмотр и редактирование.
- Нажмите Поделиться папкой.
Все участники подгруппы будут приглашены в папку.
Администраторские настройки для подгрупп
Администраторы могут управлять следующими настройками подгрупп:
- Контролируйте, кто именно может создавать подгруппы
- редактирование подгрупп в вашей рабочей группе;
- просмотр подгрупп определенных участников рабочей группы и управление этими подгруппами.
Обратите внимание: только администраторы могут создавать подгруппы, управляемые компанией. Пользователи не могут отправлять запросы на вступление в подгруппу, управляемую компанией.
Чтобы запретить участникам рабочей группы создавать подгруппы, управляемые пользователем:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Настройки.
- Под пунктом Участники нажмите Подгруппы.
- Поставьте переключатель рядом с опцией Подгруппы, управляемые пользователем в положение Выкл..
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Подгруппы.
- Выберите название подгруппы, которую хотите изменить.
Администраторы Dropbox могут изменять разрешения во всех подгруппах.
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте вкладку Подгруппы.
- Нажмите Управление доступом рядом с той подгруппой, для которой вы хотите изменить настройки доступа.
- Установите галочки рядом с определенными Папками рабочей группы, к которым вы хотите предоставить доступ подгруппе, или удалите галочки.
- Нажмите на раскрывающееся меню справа и выберите уровень доступа для каждой папки рабочей группы.
- Установите настройки общего доступа для подгруппы.
- Эта настройка зависит от того, может ли ваша группа Делиться файлами по электронной почте с пользователями не из вашей рабочей группы или нет:
- Если переключатель для опции Делиться файлами по электронной почте установлен в положение Вкл. (все), вы можете установить приоритет перед этой настройкой стороннего доступа.
- Если переключатель для опции Делиться файлами по электронной почте установлен в положение Вкл. (рабочая группа + одобренные) или Выкл., вы можете ограничить аудиторию, с которой можно делиться файлами и папками по электронной почте.
- Эта настройка зависит от того, может ли ваша группа Делиться файлами по электронной почте с пользователями не из вашей рабочей группы или нет:
- Установите переключатель Установите ограничение: кого участники подгруппы могут приглашать в файлы и папки в положение Вкл. или Выкл.
- Если установить переключатель в положение Вкл., в раскрывающемся меню можно будет выбрать нужный уровень доступа. В соответствии с выбранным уровнем доступа пользователи в подгруппе либо смогут, либо не смогут делиться данными со сторонними пользователями независимо от настроек рабочей группы.
- Если установить переключатель в положение Выкл., к участникам подгруппы по-прежнему будут применяться настройки рабочей группы.
Обратите внимание: если вы входите в несколько подгрупп, где переключатель Установите ограничение: кого участники подгруппы могут приглашать в файлы и папки поставлен в положение Вкл., то будут применяться наиболее строгие ограничения. Например, если в какой-то из подгрупп, в которые вы входите, уровень доступа выставлен как Только рабочая группа, вы сможете делиться данными только с участниками рабочей группы в этих подгруппах.
Администратор вашей рабочей группы Dropbox может просматривать подгруппы любого отдельного участника этого аккаунта и управлять ими. Это может понадобиться, например, когда вы посвящаете в курс дела новых сотрудников (так вы сразу сможете добавить их во все нужные подгруппы) или когда меняется положение сотрудника в компании и вам нужно поменять его подгруппы.
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Откройте раздел Участники.
- Нажмите на имя соответствующего участника.
В разделе Участие в подгруппах вы увидите список подгрупп, в которых состоит этот участник.
Часто задаваемые вопросы о подгруппах
Можно ли создать подгруппу, в которую войдут все участники рабочей группы?
Да, при создании рабочей группы Dropbox автоматически создается подгруппа «Все участники [название вашей рабочей группы]». В нее входят все участники рабочей группы, а новые участники будут добавляться автоматически по мере вступления в группу.
Что произойдет, если я добавлю подгруппу «Все участники [название вашей рабочей группы]» к папке?
Если добавить эту подгруппу к какой-либо папке, доступ к такой папке получат все, кто состоит в вашей рабочей группе Dropbox. Приглашения не будут отправлены сотрудникам вашей организации, у которых еще нет аккаунта Dropbox.
Могут ли у пользователей в одной подгруппе быть разные права доступа к общей папке?
Да. Управляющие подгрупп и владельцы папок могут устанавливать для них по умолчанию доступ только для чтения, а затем присваивать отдельным пользователям права редакторов, и тогда эти пользователи, в отличие от остальных участников подгруппы, смогут изменять содержимое папки.
Будут ли разрешения для подгруппы переопределять индивидуальные настройки доступа?
У пользователей всегда будут максимальные права из предоставленных. Это означает, что если общее разрешение для подгруппы предоставляет пользователю один уровень доступа, а индивидуальные настройки — другой, то действовать будут те разрешения, которые дают больше полномочий.
Как работают права доступа, если пользователь состоит более чем в одной подгруппе?
Если у пользователей есть доступ к одной и той же папке через разные подгруппы, то они по умолчанию смогут пользоваться теми правами доступа, которые дают ему больше полномочий. Например, если для подгруппы настроены права редактора, а у участника папки были права читателя, то, будучи участником подгруппы, он сможет дополнительно пользоваться полномочиями редактора.
Чтобы ограничить доступ участника подгруппы, сначала удалите его из подгруппы, а затем пригласите уже как участника общей папки с правом доступа только для чтения. Можно также приглашать пользователей по отдельности, устанавливая для каждого определенные права доступа.
