Grupos de Dropbox

Con los equipos de Dropbox, puedes organizar a los miembros de tu equipo en grupos. Comparte una carpeta o un archivo con un grupo para concederles acceso de forma automática a todos los miembros del grupo. Hay dos tipos de grupos:

• Grupos administrados por la empresa
• Grupos administrados por los usuarios

¿Todavía no usas Dropbox? Obtén información sobre la forma en que Dropbox simplifica la administración de los permisos de archivos.

Cómo crear un grupo

Crear un grupo administrado por los usuarios

Si el administrador lo permite, los miembros del equipo pueden crear grupos administrados por los usuarios. 

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta del trabajo.
2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Haz clic en Crear grupo.
5. Asígnale un nombre al grupo.
   • Nota: Es el nombre que se mostrará a todos los miembros del equipo y el que usarán para invitar al grupo las nuevas carpetas compartidas. Como gerente del grupo, podrás modificar el nombre del grupo en cualquier momento.
6. Haz clic en Crear grupo.

Crear un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores de equipos de Dropbox pueden crear grupos administrados por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos.
4. Haz clic en Crear grupo.
5. Ingresa un nombre para el grupo.
6. Elige si el grupo será administrado por la empresa o administrado por los usuarios.
7. Haz clic en Crear.

¿Se puede crear un grupo que incluya a todos los miembros del equipo?

Sí. Al crear un equipo de Dropbox, se crea un grupo llamado “Todos los miembros de [nombre de tu equipo]” de forma automática. Este incluye a todos los miembros actuales del equipo, y los miembros nuevos se agregarán automáticamente conforme se unan.

Notas:

• El grupo “Todos los miembros de [nombre de tu equipo]” no se puede modificar, ya que es un grupo creado por Dropbox.
• Si tu equipo supera los 1000 miembros, la característica no estará disponible debido al límite de 1000 miembros que se aplica a las carpetas del equipo.

Cómo agregar miembros al grupo

Si agregas un miembro a un grupo, se lo invitará a todas las carpetas compartidas que se compartieron con dicho grupo.

Agregar miembros a un grupo administrado por los usuarios

Los gerentes del grupo pueden agregar o quitar miembros en un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. 

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta del trabajo.
2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo al que quieres agregarle miembros.
5. Haz clic en Agregar miembros.
6. Ingresa el nombre de la persona que quieres invitar y haz clic en Agregar miembros.

Notas:

• Los miembros del equipo pueden ver todos los grupos creados en su equipo y pueden solicitar unirse a un grupo administrado por el equipo, a menos que esta capacidad haya sido inhabilitada por un administrador.
• Los miembros del equipo solo pueden ver a los otros miembros de los grupos a los que ya pertenecen.

Agregar miembros a un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden agregar miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo al que quieres agregarle miembros.
5. Haz clic en Agregar miembros.
6. Ingresa el nombre de la persona que quieres invitar y haz clic en Agregar miembros.

Cómo quitar miembros del grupo

Quitar miembros de un grupo administrado por los usuarios

Los gerentes del grupo pueden quitar o agregar miembros en cualquier momento.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta del trabajo.
2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo del que quieres quitar miembros.
5. Haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del miembro y selecciona Quitar usuario.

Al quitar a un miembro del grupo, también se quita de todas las carpetas compartidas y carpetas del equipo a las que tiene acceso el grupo.

Quitar miembros de un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden quitar miembros de un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos. 
4. Selecciona el nombre del grupo del que quieres quitar miembros.
5. Haz clic en la X junto al nombre del miembro que deseas quitar.
6. Haz clic en Quitar.

Cómo cambiar el nombre del grupo

Cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios

Los gerentes del grupo pueden modificar el nombre de un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta del trabajo.
2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Haz clic en el grupo que quieres editar.
5. Haz clic en Editar grupo.
6. Ingresa el nuevo nombre del grupo y haz clic en Guardar cambios.

Cambiar el nombre de un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden cambiar el nombre de un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos. 
4. Selecciona el nombre del grupo que deseas cambiar.
5. Haz clic en Editar grupo.
6. Ingresa el nuevo nombre del grupo y haz clic en Guardar cambios.

Cómo agregar o modificar el gerente del grupo

Solo los grupos administrados por los usuarios pueden agregar o modificar gerentes del grupo. Los gerentes del grupo pueden editar o eliminar un grupo administrado por los usuarios. También pueden agregar y quitar miembros del grupo. Un grupo puede tener más de un gerente.

Agregar o modificar un gerente del grupo en un grupo administrado por los usuarios

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta del trabajo.
2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el grupo al que quieres agregar un administrador.
5. Haz clic en el icono de engranaje a la derecha del usuario que quieres agregar como gerente.
6. Haz clic en Designar como administrador.

Al transferir la administración, primero agrega un administrador a través de los pasos antes mencionados. A continuación, elimina tus permisos de administrador o quítate del grupo completamente.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta del trabajo.
2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona un grupo.
   
5. Haz clic en el icono de engranaje a la derecha de tu cuenta.
   • Para revocar los permisos de administrador y permanecer en el grupo como miembro del equipo, selecciona Quitar permisos de administrador.
   • Para salir del grupo, selecciona Quitar usuario.

Cómo eliminar un grupo

La eliminación de un grupo es definitiva. Si eliminaste un grupo involuntariamente, vuelve a crear el grupo como lo hiciste inicialmente. Al eliminar un grupo, no se elimina ninguno de los archivos o de las carpetas a los que tenía acceso el grupo.

Eliminar un grupo administrado por los usuarios

Los gerentes del grupo pueden eliminar un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta del trabajo.
2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el grupo que quieres eliminar.
5. Haz clic en Eliminar grupo.
6. Haz clic en Quitar.

Eliminar un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden eliminar un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo que deseas eliminar.
5. Haz clic en Eliminar grupo.
6. Haz clic en Quitar.

Cómo abandonar un grupo

Los miembros de los grupos administrados por los usuarios pueden abandonar un grupo en cualquier momento. Solo los administradores pueden quitar miembros de los grupos administrados por la empresa.

Abandonar un grupo administrado por usuarios

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta del trabajo.
2. Haz clic en tu avatar (foto de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el grupo que quieres abandonar.
5. Haz clic en Abandonar grupo.
6. Haz clic en Abandonar.

Cómo compartir una carpeta con un grupo

Cualquier miembro del equipo puede compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso si no es miembro del grupo.

Compartir una carpeta con un grupo

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Desplaza el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono Compartir (un rectángulo con una flecha hacia arriba).
3. Escribe el nombre del grupo con el que quieres compartir contenido.
4. Establece los permisos de lectura o edición.
5. Haz clic en Compartir carpeta. 

Se invitará a todos los miembros del grupo a la carpeta.

¿Qué sucede si agrego el grupo “Todos los miembros de [nombre de tu equipo]” a una carpeta?

Si agregas el grupo a una carpeta, se compartirá la carpeta con todos los usuarios que ya formen parte de tu equipo de Dropbox. No se enviarán invitaciones a las personas de tu organización que todavía no tengan una cuenta de Dropbox.

¿Las distintas personas pertenecientes a un grupo pueden tener permisos diferentes sobre una carpeta compartida?

Sí. Los administradores de grupos y los propietarios de carpetas pueden definir los permisos de un grupo o de una carpeta para permitir acceso de solo lectura de forma predeterminada y conceder permisos de edición a los miembros. Los usuarios con permisos de edición pueden editar el contenido de una carpeta; el resto no podrá hacerlo.

¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?

A los usuarios siempre se les conceden permisos adicionales en lugar de menos permisos. Si los permisos de un grupo o de un individuo son diferentes, el usuario tendrá los permisos que le concedan el mayor nivel de acceso al archivo y la carpeta.

¿Qué sucede con los permisos si un usuario aparece más de una vez en un grupo?

Si los usuarios están en la carpeta compartida más de una vez debido a los grupos, se les concede el conjunto de permisos con más funcionalidades. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos para editar, pero el usuario invitado individualmente tiene permiso de solo lectura, el miembro del grupo tendrá los permisos adicionales de edición que se le otorgaron al grupo.

Para limitar el acceso de un miembro, primero debes quitarlo del grupo y luego volver a invitarlo como miembro individual de la carpeta compartida con permisos de solo lectura. También puedes invitar a cada uno de los miembros de forma separada para establecer permisos diferentes de edición o de solo lectura para cada uno.

Configuración de administración para los grupos

Controlar quiénes pueden crear grupos

Los administradores de equipos de Dropbox pueden elegir si los miembros del equipo podrán crear grupos administrados por los usuarios. De forma predeterminada, los miembros del equipo pueden crear este tipo de grupos.

Nota: Solo los administradores pueden crear grupos administrados por la empresa. Los usuarios no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.

Para desactivar la opción que permite que los miembros del equipo creen grupos administrados por usuarios, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Grupos.
5. Desactiva la opción Grupos administrados por usuarios.

Editar los grupos de tu equipo

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo que deseas editar.

Ver y administrar los grupos de miembros específicos del equipo

Como administrador de tu equipo de Dropbox, puedes ver y administrar los grupos de cualquier miembro específico del equipo. Esto puede ser útil al incorporar nuevos empleados, debido a que puedes agregarlos fácilmente a todos los grupos adecuados, y también cuando un empleado cambia de rol y debes ajustar sus grupos.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Haz clic en Miembros.
4. Haz clic en el nombre de la cuenta del miembro del equipo que quieres ver.

En la opción de pertenencia a los grupos, se muestra una lista de todos los grupos de los que forma parte el miembro del equipo.