Grupos de Dropbox

Con los equipos de Dropbox, puedes organizar a los miembros de tu equipo en grupos. Comparte una carpeta o un archivo con un grupo para otorgar acceso automáticamente a todos los miembros del grupo. Existen dos tipos de grupos:

• Grupos administrados por la empresa
• Grupos administrados por usuarios

¿Aún no utilizas Dropbox? Descubre cómo facilita Dropbox la gestión de los permisos de archivos.

Cómo crear un grupo

Crear un grupo administrado por usuarios

Los miembros de un equipo pueden crear grupos gestionados por usuarios si su administrador lo permite. 

1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Haz clic en Crear grupo.
5. Introduce el nombre de tu grupo.
   • Nota: este es el nombre que verán y utilizarán todos los miembros del equipo para invitar al grupo a nuevas carpetas compartidas. Como gestor de este grupo, puedes modificar el nombre del grupo cuando quieras.
6. Haz clic en Crear grupo.

Crear un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores de equipos de Dropbox pueden crear un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos.
4. Haz clic en Crear grupo.
5. Introduce un nombre de grupo.
6. Elige si el grupo será administrado por la empresa o por los usuarios.
7. Haz clic en Crear.

¿Es posible crear un grupo que incluya a todos los miembros del equipo?

Sí. Al crear un equipo de Dropbox, se crea automáticamente un grupo denominado "Todos los miembros de [Nombre de tu equipo]". Incluye a todas las personas que hay actualmente en el equipo, y los miembros nuevos se añadirán automáticamente a medida que se unan.

Notas:

• El grupo "Todos los miembros de [Nombre de tu equipo]" no se puede modificar porque es un grupo creado por Dropbox.
• Si tu equipo supera los 1000 miembros, esta función no estará disponible porque las carpetas del equipo tienen un límite de 1000 miembros.

Cómo añadir miembros a un grupo

Cuando se añade un miembro a un grupo, se le invita a todas las carpetas compartidas con el grupo.

Añadir miembros a un grupo administrado por los usuarios

Los administradores de grupos pueden añadir o eliminar miembros en un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. 

1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo al que quieres añadir miembros.
5. Haz clic en Añadir miembros.
6. Introduce el nombre de la persona a la que quieres invitar y haz clic en Añadir miembros.

Notas:

• Los miembros del equipo pueden ver todos los grupos creados en su equipo y pueden solicitar unirse a un grupo administrado por los usuarios a menos que un administrador haya inhabilitado esta opción.
• Los miembros del equipo solo pueden ver a los miembros de los grupos a los que pertenecen.

Añadir miembros a un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo al que quieres añadir miembros.
5. Haz clic en Añadir miembros.
6. Introduce el nombre de la persona a la que quieres invitar y haz clic en Añadir miembros.

Cómo eliminar miembros de un grupo

Eliminar miembros de un grupo administrado por los usuarios

Los administradores de grupos pueden eliminar o añadir miembros en cualquier momento.

1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo del que desees eliminar miembros.
5. Haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del miembro y selecciona Eliminar usuario.

Al eliminar a un miembro de un grupo, se le elimina de todas las carpetas compartidas y carpetas de equipo a las que el grupo tenga acceso.

Eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos. 
4. Selecciona el nombre del grupo del que desees eliminar miembros.
5. Haz clic en la X junto al nombre del miembro que quieras eliminar.
6. Haz clic en Eliminar.

Cómo modificar el nombre de un grupo

Cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios

Los administradores de grupos pueden cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.

1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Haz clic en el grupo que desees editar.
5. Haz clic en Editar grupo.
6. Introduce el nombre nuevo del grupo y haz clic en Guardar cambios.

Cambiar el nombre de un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden modificar el nombre de un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos. 
4. Selecciona el nombre del grupo que quieras modificar.
5. Haz clic en Editar grupo.
6. Introduce el nombre nuevo del grupo y haz clic en Guardar cambios.

Cómo añadir o cambiar un administrador de grupo

Solo los grupos administrados por los usuarios pueden añadir un administrador de grupo o cambiarlo. Los administradores de grupos pueden editar o eliminar los grupos administrados por los usuarios. También pueden añadir o eliminar miembros en el grupo. Un grupo puede tener varios administradores.

Añadir o cambiar un administrador de grupo para un grupo administrado por usuarios

1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el grupo al que desees añadir un gestor.
5. Haz clic en el icono de engranaje que aparece a la derecha del usuario a quien quieras añadir como responsable.
6. Haz clic en Hacer gestor.

Si deseas transferir la gestión, añade primero un responsable y luego elimina tus permisos de gestión o abandona el grupo completamente.

1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona un grupo.
   
5. Haz clic en el icono de engranaje a la derecha de tu cuenta.
   • Para eliminar tus permisos como responsable y permanecer en el grupo como miembro del equipo, selecciona Eliminar permisos de gestor.
   • Para salir del grupo, selecciona Eliminar usuario.

Cómo eliminar un grupo

Eliminar un grupo es una acción permanente. Si has eliminado un grupo de forma accidental, tendrás que volver a crear el grupo tal como lo hiciste al principio. Cuando se elimina un grupo, no se eliminan los archivos ni las carpetas a los que el grupo tenía acceso.

Eliminar un grupo administrado por usuarios

Los administradores de grupos pueden eliminar un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.

1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el grupo que desees eliminar.
5. Haz clic en Eliminar grupo.
6. Haz clic en Eliminar.

Eliminar un grupo administrado por la empresa

Solo los administradores pueden eliminar un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo que quieras eliminar.
5. Haz clic en Eliminar grupo.
6. Haz clic en Eliminar.

Cómo abandonar un grupo

Los miembros de los grupos administrados por loso usuarios pueden abandonar el grupo cuando lo deseen. Solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa.

Abandonar un grupo administrado por usuarios

1. Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
2. Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
3. Haz clic en Ver equipo y grupos.
4. Selecciona el grupo que desees abandonar.
5. Haz clic en Abandonar grupo.
6. Haz clic en Abandonar.

Cómo compartir una carpeta con un grupo

Cualquier miembro del equipo puede compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso con un grupo del que no seas miembro.

Compartir una carpeta con un grupo

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Sitúa el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono para compartir (rectángulo con una flecha hacia arriba).
   
3. Selecciona el nombre del grupo con el que quieres compartir.
4. Configura los permisos de lectura o edición.
5. Haz clic en Compartir carpeta. 

Se invitará a la carpeta a todos los miembros del grupo.

¿Qué ocurre si añado el grupo denominado "Todos los miembros de [Nombre de tu equipo]" a una carpeta?

Si añades este grupo a una carpeta, esta se compartirá con todas las personas que ya estén en tu equipo de Dropbox. No se enviarán invitaciones a las personas de tu organización que aún no tengan una cuenta de Dropbox.

¿Pueden los miembros de un grupo tener distintos permisos para una carpeta compartida?

Sí, los propietarios de carpetas y responsables de grupo pueden determinar que los permisos de un grupo o carpeta sean de solo lectura de forma predeterminada y otorgar permisos de edición individuales. Los usuarios con permisos de edición podrán editar el contenido de una carpeta, mientras que los demás no podrán hacerlo.

¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?

A los usuarios se les ofrecen permisos adicionales en vez de retirárselos. En caso de que los permisos de grupos y de usuarios individuales fueran diferentes, el usuario siempre podrá utilizar el derecho que le conceda el nivel de acceso superior a archivos o carpetas.

¿Qué ocurre con los permisos de un usuario si aparece más de una vez en un grupo?

Si hay usuarios incluidos en una carpeta compartida más de una vez debido a la pertenencia a grupos, estos tendrán de manera predeterminada los permisos que les concedan funciones adicionales. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos de edición pero un usuario invitado de manera individual al grupo tiene permisos de solo lectura, entonces el miembro del grupo tendrá los permisos de edición adicionales otorgados al grupo.

Para limitar el acceso de algún miembro del grupo, primero debes eliminarlo del grupo y luego volver a invitarlo a la carpeta compartida de forma individual con acceso de lectura. También puedes invitar a cada miembro de manera individual para establecer permisos diferentes de lectura o edición para cada miembro.

Configuración de administración para grupos

Controlar quién puede crear un grupo

Los administradores de los equipos de Dropbox pueden decidir si los miembros de equipo podrán crear grupos administrados por usuarios. De forma predeterminada, los miembros del equipo pueden crear grupos administrados por los usuarios.

Nota: solo los administradores pueden crear grupos administrados por la empresa. Los usuarios no pueden utilizar solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.

Para desactivar la opción que permite que los miembros de un equipo creen grupos administrados por usuarios:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Grupos.
5. Desactiva Grupos administrados por usuarios.

Modificar los grupos de un equipo

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Grupos.
4. Selecciona el nombre del grupo que quieras modificar.

Ver y administrar los grupos de un miembro de un equipo concreto

Como administrador de tu equipo de Dropbox, también puedes ver y administrar los grupos de todos los miembros individuales del equipo. Esto puede ser útil para la incorporación de nuevos empleados, ya que podrás añadirlos fácilmente a todos los grupos necesarios, así como cuando un empleado cambie de rol y tengas que ajustar su pertenencia a algún grupo.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Abre la Consola de administración.
3. Haz clic en Miembros.
4. Haz clic en el nombre del miembro del equipo cuya cuenta desees ver.

Debajo de Pertenencia a grupos, verás una lista de todos los grupos a los que ese miembro pertenece.