Con los equipos de Dropbox, puedes organizar a los miembros de tu equipo en grupos. Comparte una carpeta o un archivo con un grupo para otorgar acceso automáticamente a todos los miembros del grupo. Existen dos tipos de grupos:
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Grupos administrados por la empresa |
Grupos administrados |
Creación de grupos |
Solo los administradores pueden crear grupos |
Los administradores y miembros del equipo pueden crearlos (si los administradores lo permiten) |
Solicitar unirse |
Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse |
Los miembros del equipo pueden solicitar unirse |
Abandonar un grupo |
Los miembros del equipo no pueden abandonar un grupo por su cuenta |
Los miembros del equipo pueden decidir abandonar un grupo |
Añadir/eliminar miembros |
Solo los administradores pueden añadir miembros del equipo a un grupo o eliminarlos |
Tanto los administradores como los responsables de grupos pueden añadir miembros a un grupo o eliminarlos |
Transferir propiedad de grupo |
Los administradores pueden convertir un grupo administrado por la empresa en un grupo administrado por usuarios, y asignar un nuevo administrador |
Los administradores pueden convertir un grupo administrado por usuarios en un grupo administrado por la empresa para tomar control |
¿Aún no utilizas Dropbox? Descubre cómo facilita Dropbox la gestión de los permisos de archivos.
Secciones en este artículo:
Crear un grupo administrado por usuarios
Los miembros de un equipo pueden crear grupos gestionados por usuarios si su administrador lo permite.
Crear un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores de equipos de Dropbox pueden crear un grupo administrado por la empresa.
¿Es posible crear un grupo que incluya a todos los miembros del equipo?
Sí. Al crear un equipo de Dropbox, se crea automáticamente un grupo denominado "Todos los miembros de [Nombre de tu equipo]". Incluye a todas las personas que hay actualmente en el equipo, y los miembros nuevos se añadirán automáticamente a medida que se unan.
Notas:
Cuando se añade un miembro a un grupo, se le invita a todas las carpetas compartidas con el grupo.
Añadir miembros a un grupo administrado por los usuarios
Los administradores de grupos pueden añadir o eliminar miembros en un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.
Notas:
Añadir miembros a un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Eliminar miembros de un grupo administrado por los usuarios
Los administradores de grupos pueden eliminar o añadir miembros en cualquier momento.
Al eliminar a un miembro de un grupo, se le elimina de todas las carpetas compartidas y carpetas de equipo a las que el grupo tenga acceso.
Eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa.
Cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios
Los administradores de grupos pueden cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.
Cambiar el nombre de un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores pueden modificar el nombre de un grupo administrado por la empresa.
Solo los grupos administrados por los usuarios pueden añadir un administrador de grupo o cambiarlo. Los administradores de grupos pueden editar o eliminar los grupos administrados por los usuarios. También pueden añadir o eliminar miembros en el grupo. Un grupo puede tener varios administradores.
Añadir o cambiar un administrador de grupo para un grupo administrado por usuarios
Si deseas transferir la gestión, añade primero un responsable y luego elimina tus permisos de gestión o abandona el grupo completamente.
Eliminar un grupo es una acción permanente. Si has eliminado un grupo de forma accidental, tendrás que volver a crear el grupo tal como lo hiciste al principio. Cuando se elimina un grupo, no se eliminan los archivos ni las carpetas a los que el grupo tenía acceso.
Eliminar un grupo administrado por usuarios
Los administradores de grupos pueden eliminar un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento.
Eliminar un grupo administrado por la empresa
Solo los administradores pueden eliminar un grupo administrado por la empresa.
Los miembros de los grupos administrados por loso usuarios pueden abandonar el grupo cuando lo deseen. Solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa.
Abandonar un grupo administrado por usuarios
Cualquier miembro del equipo puede compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso con un grupo del que no seas miembro.
Compartir una carpeta con un grupo
Se invitará a la carpeta a todos los miembros del grupo.
¿Qué ocurre si añado el grupo denominado "Todos los miembros de [Nombre de tu equipo]" a una carpeta?
Si añades este grupo a una carpeta, esta se compartirá con todas las personas que ya estén en tu equipo de Dropbox. No se enviarán invitaciones a las personas de tu organización que aún no tengan una cuenta de Dropbox.
¿Pueden los miembros de un grupo tener distintos permisos para una carpeta compartida?
Sí, los propietarios de carpetas y responsables de grupo pueden determinar que los permisos de un grupo o carpeta sean de solo lectura de forma predeterminada y otorgar permisos de edición individuales. Los usuarios con permisos de edición podrán editar el contenido de una carpeta, mientras que los demás no podrán hacerlo.
¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?
A los usuarios se les ofrecen permisos adicionales en vez de retirárselos. En caso de que los permisos de grupos y de usuarios individuales fueran diferentes, el usuario siempre podrá utilizar el derecho que le conceda el nivel de acceso superior a archivos o carpetas.
¿Qué ocurre con los permisos de un usuario si aparece más de una vez en un grupo?
Si hay usuarios incluidos en una carpeta compartida más de una vez debido a la pertenencia a grupos, estos tendrán de manera predeterminada los permisos que les concedan funciones adicionales. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos de edición pero un usuario invitado de manera individual al grupo tiene permisos de solo lectura, entonces el miembro del grupo tendrá los permisos de edición adicionales otorgados al grupo.
Para limitar el acceso de algún miembro del grupo, primero debes eliminarlo del grupo y luego volver a invitarlo a la carpeta compartida de forma individual con acceso de lectura. También puedes invitar a cada miembro de manera individual para establecer permisos diferentes de lectura o edición para cada miembro.
Controlar quién puede crear un grupo
Los administradores de los equipos de Dropbox pueden decidir si los miembros de equipo podrán crear grupos administrados por usuarios. De forma predeterminada, los miembros del equipo pueden crear grupos administrados por los usuarios.
Nota: solo los administradores pueden crear grupos administrados por la empresa. Los usuarios no pueden utilizar solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Para desactivar la opción que permite que los miembros de un equipo creen grupos administrados por usuarios:
Modificar los grupos de un equipo
Ver y administrar los grupos de un miembro de un equipo concreto
Como administrador de tu equipo de Dropbox, también puedes ver y administrar los grupos de todos los miembros individuales del equipo. Esto puede ser útil para la incorporación de nuevos empleados, ya que podrás añadirlos fácilmente a todos los grupos necesarios, así como cuando un empleado cambie de rol y tengas que ajustar su pertenencia a algún grupo.
Debajo de Pertenencia a grupos, verás una lista de todos los grupos a los que ese miembro pertenece.