Grupos de Dropbox
En este artículo se describe una función disponible para los clientes de Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus y Enterprise.
¿Quieres utilizar Dropbox con tu equipo? Obtén más información sobre los planes de equipo de Dropbox.
Con los equipos de Dropbox, puedes organizar a los miembros de tu equipo en grupos y, después, compartir una carpeta o un archivo con un grupo para otorgar acceso automáticamente a todos los miembros del grupo. Existen dos tipos de grupos:
- Grupos administrados por la empresa
- Grupos administrados por usuarios
Consulta la siguiente tabla para conocer las diferencias entre estos tipos de grupo.
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Grupos administrados por la empresa |
Grupos administrados por usuarios grupos |
Creación de grupos |
Solo los administradores pueden crear grupos |
Los administradores y miembros del equipo pueden crearlos (si los administradores lo permiten) |
Solicitar unirse |
Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse |
Los miembros del equipo pueden solicitar unirse |
Abandonar un grupo |
Los miembros del equipo no pueden abandonar un grupo por su cuenta |
Los miembros del equipo pueden decidir abandonar un grupo |
Añadir/eliminar miembros |
Solo los administradores pueden añadir miembros del equipo a un grupo o eliminarlos |
Tanto los administradores como los responsables de grupos pueden añadir miembros a un grupo o eliminarlos |
Transferir propiedad de grupo |
Los administradores pueden convertir un grupo administrado por la empresa en un grupo administrado por usuarios, y asignar un nuevo administrador |
Los administradores pueden convertir un grupo administrado por usuarios en un grupo administrado por la empresa para tomar control |
Mira este vídeo para ver un resumen rápido de los grupos de Dropbox.
Cómo crear un grupo
Los miembros de un equipo pueden crear grupos administrados por usuarios si su administrador lo permite. Para ello:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en Crear grupo.
- Introduce el nombre de tu grupo.
- Nota: este es el nombre que verán y utilizarán todos los miembros del equipo para invitar al grupo a nuevas carpetas compartidas. Como gestor de este grupo, puedes modificar el nombre del grupo cuando quieras.
- Haz clic en Crear.
Solo los administradores de Dropbox pueden crear un grupo administrado por la empresa. Para ello:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en Crear grupo.
- Introduce un nombre de grupo.
- Elige si el grupo será administrado por la empresa o por los usuarios.
- Haz clic en Crear.
Nota: para averiguar cómo modificar el acceso, consulta la sección Configuración de administración para grupos.
Notas:
- El grupo "Todos los miembros de [Nombre de tu equipo]" no se puede modificar porque es un grupo creado por Dropbox.
- Si tu equipo supera los 1000 miembros, esta función no estará disponible porque las carpetas del equipo tienen un límite de 1000 miembros.
Cómo añadir miembros a un grupo
Cuando se añade un miembro a un grupo, se le invita a todas las carpetas compartidas con el grupo.
Los administradores de grupos pueden añadir o eliminar miembros en un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. Para ello:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo al que quieras añadir miembros.
- Haz clic en Añadir miembros.
- Introduce el nombre de la persona a la que quieres invitar y haz clic en Añadir miembros.
Notas:
- Los miembros del equipo pueden ver todos los grupos creados en su equipo y pueden solicitar unirse a un grupo administrado por los usuarios a menos que un administrador haya inhabilitado esta opción.
- Los miembros del equipo solo pueden ver a los miembros de los grupos a los que pertenecen.
Solo los administradores pueden añadir miembros a un grupo administrado por la empresa. Para ello:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo al que quieras añadir miembros.
- Haz clic en Añadir miembros.
- Introduce el nombre de la persona a la que quieres invitar y haz clic en Añadir miembros.
Nota: los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Cómo eliminar miembros de un grupo
Los administradores de grupos pueden eliminar o añadir miembros en cualquier momento. Para ello:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo del que quieras eliminar miembros.
- Haz clic en el icono de engranaje junto al nombre del miembro y elige Eliminar usuario.
- Haz clic de nuevo en Eliminar para confirmar.
Nota: al eliminar a un miembro de un grupo, se le elimina de todas las carpetas compartidas y carpetas de equipo a las que el grupo tiene acceso.
Solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa. Para ello:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo del que quieras eliminar miembros.
- Haz clic en la X junto al nombre del miembro que quieras eliminar.
- Haz clic en Eliminar.
Cómo modificar el nombre de un grupo
Los administradores de grupos pueden cambiar el nombre de un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. Para ello:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el grupo que desees editar.
- Haz clic en Editar grupo.
- Introduce el nombre nuevo del grupo y haz clic en Guardar cambios.
Solo los administradores pueden modificar el nombre de un grupo administrado por la empresa. Para ello:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo que quieras modificar.
- Haz clic en Editar grupo.
- Introduce el nombre nuevo del grupo y haz clic en Guardar cambios.
Cómo añadir o cambiar un responsable de grupo
Solo los grupos administrados por los usuarios pueden añadir un administrador de grupo o cambiarlo. Los administradores de grupos pueden editar o eliminar los grupos administrados por los usuarios. También pueden añadir o eliminar miembros en el grupo. Un grupo puede tener varios administradores.
Añadir o cambiar un administrador de grupo para un grupo administrado por usuarios
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el grupo al que quieras añadir un responsable.
- Haz clic en el icono de engranaje que aparece a la derecha del usuario a quien quieras añadir como administrador.
- Haz clic en Hacer responsable de nuevo para confirmar la acción.
Si quieres transferir la gestión, añade primero un responsable siguiendo los pasos anteriores y, después, elimina tus permisos de gestión o abandona el grupo completamente. Para ello:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en un grupo.
- Haz clic en el icono con forma de engranaje que aparece a la derecha de tu nombre.
- Para eliminar tus permisos de responsable y permanecer en el grupo como miembro del equipo, selecciona Eliminar permisos de responsable y luego haz clic en Eliminar permisos de responsable de nuevo para confirmar la acción.
- Para salir del grupo, selecciona Eliminar usuario y luego haz clic en Abandonar para confirmar la acción.
Cómo eliminar un grupo
Los administradores de grupos pueden eliminar un grupo administrado por los usuarios en cualquier momento. Para ello:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el grupo que quieras eliminar.
- Haz clic en Eliminar grupo.
- Haz clic en Eliminar.
Solo los administradores pueden eliminar un grupo administrado por la empresa. Para ello:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en el nombre del grupo que quieras eliminar.
- Haz clic en Eliminar grupo.
- Haz clic en Eliminar.
Cómo abandonar un grupo
Los miembros de los grupos administrados por usuarios pueden abandonar el grupo cuando lo deseen. Solo los administradores pueden eliminar miembros de un grupo administrado por la empresa. Para abandonar un grupo administrado por usuarios:
- Inicia sesión con tu cuenta de trabajo en dropbox.com.
- Haz clic en tu avatar (imagen de perfil o iniciales).
- Haz clic en Ver equipo y grupos.
- Haz clic en el grupo que quieras abandonar.
- Haz clic en Abandonar grupo.
- Haz clic en Abandonar.
Cómo compartir una carpeta con un grupo
Cualquier miembro del equipo puede compartir una carpeta con cualquier grupo, incluso con un grupo del que no seas miembro. Para ello:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Sitúa el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en Compartir.
- Selecciona el nombre del grupo con el que quieres compartir.
- Configura los permisos de lectura o edición.
- Haz clic en Compartir carpeta.
Se invitará a la carpeta a todos los miembros del grupo.
Configuración de administración para grupos
Los administradores pueden gestionar la siguiente configuración de los grupos:
- Controlar quién puede crear un grupo
- Modificar los grupos de un equipo
- Ver y gestionar los grupos de un miembro del equipo en concreto
Nota: solo los administradores pueden crear grupos administrados por la empresa. Los usuarios no pueden utilizar solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.
Para desactivar la opción que permite que los miembros de un equipo creen grupos administrados por usuarios:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Configuración.
- En Miembros, haz clic en Grupos.
- Desactiva Grupos administrados por usuarios.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Selecciona el nombre del grupo que quieras modificar.
Los administradores de Dropbox pueden modificar los permisos de cada grupo.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Grupos.
- Haz clic en Administrar acceso junto al grupo para el que quieras gestionar el acceso.
- Marca o desmarca las carpetas específicas del equipo a las que quieres que el grupo tenga acceso.
- Haz clic en el menú desplegable a la derecha para seleccionar el nivel de permisos para cada carpeta del equipo.
- Configura los ajustes para compartir del grupo.
- Este ajuste depende de si tu equipo puede compartir archivos por correo electrónico fuera de tu equipo o no:
- Si Compartir archivos por correo electrónico está configurado en Activado (todo el mundo), podrás anular este ajuste para compartir con correo electrónico externo.
- Si Compartir archivos por correo electrónico está configurado en Activado (equipo + aprobados) o Desactivado, podrás limitar con quién se pueden compartir archivos y carpetas por correo electrónico.
- Este ajuste depende de si tu equipo puede compartir archivos por correo electrónico fuera de tu equipo o no:
- Activa o desactiva Limita de a quién puede invitar este grupo a archivos y carpetas.
- Al activarlo, aparecerá un menú desplegable en el que podrás seleccionar el nivel deseado de permiso de acceso. El nivel de acceso elegido permitirá o impedirá que los usuarios del grupo compartan externamente independientemente de la configuración del equipo.
- Si se desactiva, la configuración del equipo seguirá aplicándose a los miembros del grupo.
Nota: si perteneces a varios grupos que tienenLimita a quién puede invitar este grupo a archivos y carpetas activado, se aplicará la configuración más restrictiva. Por ejemplo, si alguno de los grupos en los que estás tiene el nivel de permisos configurado en Solo el equipo, solo podrás compartir con miembros de equipo de cualquiera de los grupos.
Como administrador de tu equipo de Dropbox, también puedes ver y administrar los grupos de todos los miembros individuales del equipo. Esto puede ser útil para la incorporación de nuevos empleados, ya que podrás añadirlos fácilmente a todos los grupos necesarios, así como cuando un empleado cambie de rol y tengas que ajustar su pertenencia a algún grupo.
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Abre la Consola de administración.
- Haz clic en Miembros.
- Haz clic en el nombre del miembro del equipo cuya cuenta desees ver.
Debajo de Pertenencia a grupos, verás una lista de todos los grupos a los que ese miembro pertenece.
Preguntas frecuentes sobre los grupos
¿Es posible crear un grupo que incluya a todos los miembros del equipo?
Sí. Al crear un equipo de Dropbox, se crea automáticamente un grupo denominado "Todos los miembros de [Nombre de tu equipo]". Incluye a todas las personas que hay actualmente en el equipo, y los miembros nuevos se añadirán automáticamente a medida que se unan.
¿Qué ocurre si añado el grupo denominado "Todos los miembros de [Nombre de tu equipo]" a una carpeta?
Si añades este grupo a una carpeta, esta se compartirá con todas las personas que ya estén en tu equipo de Dropbox. No se enviarán invitaciones a las personas de tu organización que aún no tengan una cuenta de Dropbox.
¿Pueden los miembros de un grupo tener distintos permisos para una carpeta compartida?
Sí, los propietarios de carpetas y responsables de grupo pueden determinar que los permisos de un grupo o carpeta sean de solo lectura de forma predeterminada y otorgar permisos de edición individuales. Los usuarios con permisos de edición podrán editar el contenido de una carpeta, mientras que los demás no podrán hacerlo.
¿Los permisos de grupo anulan los permisos individuales?
A los usuarios se les ofrecen permisos adicionales en vez de retirárselos. En caso de que los permisos de grupos y de usuarios individuales fueran diferentes, el usuario siempre podrá utilizar el derecho que le conceda el nivel de acceso superior a archivos o carpetas.
¿Qué ocurre con los permisos de un usuario si aparece más de una vez en un grupo?
Si hay usuarios incluidos en una carpeta compartida más de una vez debido a la pertenencia a grupos, estos tendrán de manera predeterminada los permisos que les concedan funciones adicionales. Por ejemplo, si el grupo tiene permisos de edición pero un usuario invitado de manera individual al grupo tiene permisos de solo lectura, entonces el miembro del grupo tendrá los permisos de edición adicionales otorgados al grupo.
Para limitar el acceso de algún miembro del grupo, primero debes eliminarlo del grupo y luego volver a invitarlo a la carpeta compartida de forma individual con acceso de lectura. También puedes invitar a cada miembro de manera individual para establecer permisos diferentes de lectura o edición para cada miembro.
