Dropbox-Gruppen

Aktualisiert Apr 16, 2024
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In diesem Artikel geht es um ein Feature, das nur in Verbindung mit Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus und Enterprise zur Verfügung steht.

Sie möchten Dropbox mit Ihrem Team verwenden? Erfahren Sie mehr über die Abos für Dropbox-Teams.

 

Mit Dropbox-Teams können Sie die Mitglieder Ihres Teams in Gruppen zusammenfassen. Dann geben Sie einfach einen Ordner oder eine Datei für eine Gruppe frei, um automatisch allen Gruppenmitgliedern Zugriff darauf zu geben. Es gibt zwei Arten von Gruppen:

  • Nutzerverwaltete Gruppen
  • Unternehmensverwaltete Gruppen

 

Die Unterschiede zwischen diesen Gruppentypen finden Sie in der folgenden Tabelle.

 

Unternehmensverwaltete Gruppen

Nutzerverwaltete

Gruppen

Gruppenerstellung

Nur Administratoren können Gruppen erstellen

Administratoren und Teammitglieder (falls von Administratoren erlaubt)

Anfrage für Beitritt stellen

Teammitglieder können keine Beitrittsanfragen stellen

Teammitglieder können eine Anfrage auf Beitritt zur Gruppe stellen

Eine Gruppe verlassen

Teammitglieder können eine Gruppe nicht selbst verlassen

Teammitglieder können eine Gruppe selbst verlassen

Mitglieder hinzufügen/entfernen

Nur Administratoren können Teammitglieder einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen

Sowohl Administratoren als auch Gruppenmanager können Mitglieder zu einer Gruppe hinzufügen oder daraus entfernen

Eigentumsrecht der Gruppe übertragen

Administratoren können eine unternehmensverwaltete Gruppe in eine nutzerverwaltete Gruppe umwandeln

Administratoren können eine nutzerverwaltete Gruppe in eine unternehmensverwaltete Gruppe umwandeln, um sie besser verwalten zu können

Dieses Video enthält einen kurzen Überblick zu Dropbox-Gruppen.

Eine Gruppe erstellen

Teammitglieder können nutzerverwaltete Gruppen erstellen, sofern ihr Admin dies zulässt. Das geht so:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
  3. Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
  5. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
  6. Klicken Sie auf Erstellen.

Nur Dropbox-Admins können eine unternehmensverwaltete Gruppe erstellen. Das geht so:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Gruppen.
  4. Klicken Sie auf Gruppe erstellen.
  5. Geben Sie einen Namen für die Gruppe ein.
  6. Wählen Sie aus, ob die Gruppe unternehmens- oder nutzerverwaltet sein soll.
  7. Klicken Sie auf Erstellen.
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Hinweise:

  • Die Gruppe „Alle bei [Name Ihres Teams]“ kann nicht geändert werden, da es sich um eine von Dropbox erstellte Gruppe handelt.
  • Wenn Ihr Team mehr als 1.000 Mitglieder hat, ist diese Feature nicht verfügbar, da Team-Ordner auf 1.000 Mitglieder begrenzt sind.

Mitglieder einer Gruppe hinzufügen

Nutzer, die Sie einer Gruppe hinzufügen, werden zu allen freigegebenen Ordnern eingeladen, die für die Gruppe freigegeben wurden.

Gruppenmanager können einer nutzerverwalteten Gruppe jederzeit Mitglieder hinzufügen oder Mitglieder daraus entfernen. Das geht so:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
  3. Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
  4. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten.
  5. Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
  6. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
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Hinweise:

  • Die Teammitglieder sehen alle Gruppen, die es in ihrem Team gibt, und können den Beitritt zu einer nutzerverwalteten Gruppe beantragen, sofern diese Option nicht von einem Admin deaktiviert wurde.
  • Teammitglieder können nur die Mitglieder jener Gruppen sehen, denen sie bereits selbst angehören.

Nur Administratoren können einer unternehmensverwalteten Gruppe Mitglieder hinzufügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Gruppen.
  4. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, der Sie Mitglieder hinzufügen möchten.
  5. Klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
  6. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf Nutzer hinzufügen.
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Hinweis: Bei unternehmensverwalteten Gruppen können die Teammitglieder keine Beitrittsanfragen stellen.

Mitglieder aus einer Gruppe entfernen

Gruppenmanager können jederzeit Mitglieder hinzufügen oder entfernen. Das geht so:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
  3. Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
  4. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, aus der Sie Mitglieder entfernen möchten.
  5. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol neben dem Namen des Mitglieds und wählen Sie Nutzer entfernen aus. 
  6. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Entfernen.

 

Durch das Entfernen eines Nutzers aus einer Gruppe wird dieser Nutzer aus allen freigegebenen Ordnern und Team-Ordnern entfernt, auf die die Gruppe zugreifen kann.

Nur Administratoren können Nutzer aus einer unternehmensverwalteten Gruppe entfernen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Gruppen
  4. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, aus der Sie Mitglieder entfernen möchten.
  5. Klicken Sie auf das X neben dem Namen des Nutzers, den Sie entfernen möchten.
  6. Klicken Sie auf Entfernen.

Den Namen einer Gruppe ändern

Gruppenmanager können den Namen einer nutzerverwalteten Gruppe jederzeit ändern. Das geht so:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
  3. Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
  4. Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie bearbeiten möchten.
  5. Klicken Sie auf Gruppe bearbeiten.
  6. Geben Sie den neuen Gruppennamen ein und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.

Nur Administratoren können den Namen einer unternehmensverwalteten Gruppe ändern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Gruppen
  4. Klicken Sie auf den Gruppennamen, den Sie ändern möchten.
  5. Klicken Sie auf Gruppe bearbeiten.
  6. Geben Sie den neuen Gruppennamen ein und klicken Sie dann auf Änderungen speichern.

Einen Gruppenmanager hinzufügen oder ändern

Nur nutzerverwaltete Gruppen können Gruppenmanager hinzufügen oder ändern. Gruppenmanager können eine nutzerverwaltete Gruppe bearbeiten oder löschen. Außerdem können sie der Gruppe Nutzer hinzufügen und sie daraus entfernen. Eine Gruppe kann mehrere Manager haben.

 

Einer nutzerverwalteten Gruppe einen Gruppenmanager hinzufügen oder ihn ändern

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
  3. Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
  4. Klicken Sie auf die Gruppe, der Sie einen Manager hinzufügen möchten.
  5. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts neben dem Nutzer, den Sie als Manager hinzufügen möchten.
  6. Klicken Sie zur Bestätigung noch einmal auf Managerrechte zuweisen.

 

Wenn Sie Ihre Managerrechte an jemand anders übertragen möchten, fügen Sie zuerst anhand der obigen Schritte einen Manager hinzu. Anschließend können Sie entweder Ihre eigenen Managerrechte entfernen oder die Gruppe vollständig verlassen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
  3. Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
  4. Klicken Sie auf eine Gruppe.
  5. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol rechts neben Ihrem Namen.
    • Wenn Sie Ihre Managerberechtigungen abgeben und als Teammitglied in der Gruppe bleiben möchten, wählen Sie Managerrechte entziehen aus und klicken Sie dann zur Bestätigung noch einmal auf Managerrechte entziehen.
    • Wenn Sie die Gruppe verlassen möchten, wählen Sie Nutzer entfernen aus und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Verlassen.

Eine Gruppe löschen

Gruppenmanager können eine nutzerverwaltete Gruppe jederzeit löschen. Das geht so:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
  3. Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
  4. Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie löschen möchten.
  5. Klicken Sie auf Gruppe löschen.
  6. Klicken Sie auf Löschen.

Nur Administratoren können unternehmensverwaltete Gruppen löschen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Gruppen.
  4. Klicken Sie auf den Namen der Gruppe, die Sie löschen möchten.
  5. Klicken Sie auf Gruppe löschen.
  6. Klicken Sie auf Löschen.

Eine Gruppe verlassen

Mitglieder von nutzerverwalteten Gruppen können eine Gruppe jederzeit verlassen. Nur Admins können Mitglieder aus unternehmensverwalteten Gruppen entfernen. So verlassen Sie eine nutzerverwaltete Gruppe:

  1. Melden Sie sich mit Ihrem Geschäftskonto auf dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
  3. Klicken Sie auf Teams und Gruppen ansehen.
  4. Klicken Sie auf die Gruppe, die Sie verlassen möchten.
  5. Klicken Sie auf Gruppe verlassen.
  6. Klicken Sie auf Verlassen.

 

Einen Ordner für eine Gruppe freigeben

Als Teammitglied können Sie Ordner für jede beliebige Gruppe freigeben, auch wenn Sie nicht Mitglied dieser Gruppe sind. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Melden Sie sich bei dropbox.com an.
  2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Ordners und klicken Sie auf das Freigabesymbol (Rechteck mit Pfeil nach oben).
  3. Geben Sie den Namen der Gruppe ein, mit der Sie den Ordner teilen möchten.
  4. Bestimmen Sie die Lese- bzw. Bearbeitungsberechtigungen.
  5. Klicken Sie auf Ordner freigeben

 

Alle Gruppenmitglieder werden zu dem Ordner eingeladen.

Administratoreinstellungen für Gruppen

Der Admin kann die folgenden Einstellungen für Gruppen verwalten:

  • Festlegen, wer Gruppen erstellen darf
  • Die Gruppen des Teams bearbeiten
  • Die Gruppen eines bestimmten Teammitglieds ansehen und verwalten
Dropbox-Admins können festlegen, ob Teammitglieder nutzerverwaltete Gruppen erstellen dürfen. Standardmäßig können Teammitglieder nutzerverwaltete Gruppen erstellen.
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Hinweis: Nur Admins können unternehmensverwaltete Gruppen erstellen. Nutzer können den Betritt zu unternehmensverwalteten Gruppen nicht beantragen.

So deaktivieren Sie die Option, mit der Teammitglieder nutzerverwaltete Gruppen erstellen können:

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Einstellungen.
  4. Klicken Sie unter Mitglieder auf Gruppen.
  5. Setzen Sie Nutzerverwaltete Gruppen auf Aus.
  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Klicken Sie auf Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Gruppen.
  4. Wählen Sie den Namen der Gruppe aus, die Sie bearbeiten möchten.

Als Admin Ihres Dropbox-Teams können Sie auch die Gruppen jedes einzelnen Teammitglieds ansehen und verwalten. Dies kann beim Onboarding neuer Mitarbeiter hilfreich sein, da Sie sie problemlos den richtigen Gruppen hinzufügen können, oder wenn ein Mitarbeiter beispielsweise versetzt oder befördert wird und Sie dessen Gruppen anpassen müssen.

 

  1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
  2. Öffnen Sie die Verwaltungskonsole.
  3. Klicken Sie auf Nutzer.
  4. Klicken Sie auf den Namen des gewünschten Nutzerkontos.

 

Unter Gruppenmitgliedschaft wird Ihnen eine Liste aller Gruppen angezeigt, denen das Teammitglied beigetreten ist.

Häufig gestellte Fragen zu Gruppen

Ist es möglich, eine Gruppe zu erstellen, die das gesamte Team umfasst?

Ja. Wenn Sie ein Dropbox-Team erstellen, wird automatisch eine Gruppe mit dem Namen „Alle bei [Name Ihres Teams]“ erstellt. Diese Gruppe enthält alle Mitglieder, die gerade zum Team gehören. Neu zum Team kommende Mitglieder werden automatisch zur Gruppe hinzugefügt.

Was passiert, wenn ich die Gruppe „Alle bei [Name Ihres Teams]“ zu einem Ordner hinzufüge?

Wenn Sie diese Gruppe zu einem Ordner hinzufügen, wird er für alle Mitglieder Ihres Dropbox-Teams freigegeben. Personen in Ihrem Unternehmen, die noch kein Dropbox-Konto haben, erhalten keine Einladung.

Können Nutzer derselben Gruppe unterschiedliche Berechtigungen für einen freigegebenen Ordner haben?

Ja, Gruppenmanager und Ordnereigentümer können für eine Gruppe bzw. einen Ordner standardmäßig nur Lesezugriff festlegen und bestimmten Personen Bearbeitungszugriff gewähren. Letztere haben damit im Gegensatz zu den reinen Betrachtern die Berechtigung, Inhalte eines Ordners zu bearbeiten.

Haben Gruppenberechtigungen Vorrang vor Einzelberechtigungen?

Wenn ein Nutzer aufgrund seiner Gruppenzugehörigkeit unterschiedliche Berechtigungen als Gruppenmitglied und als einzelner Nutzer hat, gilt immer die höhere Berechtigungsstufe, also der umfassendere Datei- bzw. Ordnerzugriff.

Inwiefern wirkt sich die mehrfache Zugehörigkeit zu einer Gruppe auf die Berechtigungen des Nutzers aus?

Wenn ein Nutzer aufgrund seiner Gruppenzugehörigkeit mehrmals in dem freigegebenen Ordner aufgeführt wird, verfügt er immer über die höchste seiner Berechtigungsstufen. Wenn die Mitglieder einer Gruppe beispielsweise die Bearbeitungsberechtigung erhalten, der Nutzer aber separat eingeladen nur eine Leseberechtigung besitzt, erhält er automatisch die zusätzliche Berechtigung, Inhalte zu bearbeiten.

 

Wenn Sie den Zugriff eines Gruppenmitglieds einschränken möchten, entfernen Sie es zunächst aus der Gruppe und laden Sie es dann als Einzelnutzer mit „Lesezugriff“ zu dem freigegebenen Ordner ein. Sie können Mitglieder auch generell einzeln einladen und ihnen unterschiedliche Zugriffsrechte zuweisen.

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