Dropbox-grupper
I denne artikkelen beskrives en funksjon som er tilgjengelig for kunder med Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus og Enterprise.
Vil du bruke Dropbox sammen med teamet ditt? Finn ut mer om teamabonnementer fra Dropbox.
Med Dropbox-team kan du organisere medlemmer av teamet ditt i grupper og deretter dele en mappe eller fil med en gruppe for automatisk å gi alle gruppemedlemmer tilgang. Det finnes to typer grupper:
- Bedriftsadministrerte grupper
- Brukeradministrerte grupper
Se tabellen nedenfor for forskjellene mellom disse gruppene.
|
Bedriftsadministrerte grupper |
Brukeradministrerte grupper |
Opprettelse av gruppe |
Bare administratorer kan opprette grupper |
Administratorer og teammedlemmer kan opprette (hvis det tillates av administratorene) |
Be om å bli medlem |
Teammedlemmer kan ikke be om å bli med |
Teammedlemmer kan be om å bli med |
Forlate en gruppe |
Teammedlemmer kan ikke forlate en gruppe selv |
Teammedlemmer kan forlate en gruppe selv |
Legge til/fjerne medlemmer |
Kun administratorer kan legge til eller fjerne teammedlemmer fra en gruppe |
Både administratorer og gruppeledere kan legge til eller fjerne teammedlemmer fra en gruppe |
Overføre eierskap for gruppe |
Administratorer kan gjøre en bedriftsadministrert gruppe om til en brukeradministrert gruppe, og velge en ny administrator |
Administratorer kan gjøre en brukeradministrert gruppe om til en bedriftsadministrert gruppe, for å ta kontroll over den |
Se denne videoen for en rask innføring i Dropbox-grupper.
Slik oppretter du en gruppe
Teammedlemmer kan opprette brukeradministrerte grupper hvis administratoren tillater det. Slik gjør du det:
- Logg på med jobbkontoen din på dropbox.com.
- Klikk på avataren din (profilbildet eller initialene).
- Klikk på Vis team og grupper.
- Klikk Opprett gruppe.
- Skriv inn et navn for gruppen.
- Obs! Dette er navnet alle teammedlemmer vil se og bruke når de inviterer gruppen til nye delte mapper. Som gruppeleder for denne gruppen, kan du endre gruppens navn når som helst.
- Klikk på Opprett.
Det er bare Dropbox-administratorer som kan opprette en bedriftsadministrert gruppe. Slik gjør du det:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk Administratorverktøy.
- Klikk Grupper.
- Klikk Opprett gruppe.
- Skriv inn et gruppenavn.
- Velg om gruppen skal være bedriftsadministrert eller brukeradministrert.
- Klikk på Opprett.
Obs! For å finne ut hvordan du endrer tilgangen, går du til delen Administratorinnstillinger for grupper.
Merknader:
- «Alle i [Ditt teamnavn]»-gruppen kan ikke endres siden det er en gruppe opprettet av Dropbox.
- Hvis teamet ditt overskrider 1000 medlemmer, vil ikke denne funksjonen være tilgjengelig grunnet grensen på 1000 medlemmer for teammapper.
Slik legger du til medlemmer i en gruppe
Når du legger til et medlem i en gruppe, vil medlemmet inviteres til alle delte mapper som er delt med gruppen.
Gruppeledere kan legge til eller fjerne medlemmer i en brukeradministrert gruppe når som helst. Slik gjør du det:
- Logg på med jobbkontoen din på dropbox.com.
- Klikk på avataren din (profilbildet eller initialene).
- Klikk på Vis team og grupper.
- Velg navnet til gruppen du vil legge til medlemmer i.
- Klikk på Legg til medlemmer.
- Skriv inn navnet til personen du vil invitere og klikk på Legg til medlemmer.
Merknader:
- Teammedlemmer kan se alle grupper som er opprettet i teamet de er en del av, og de kan be om å få bli med i en brukeradministrert gruppe, med mindre denne funksjonen ble deaktivert av en administrator.
- Teammedlemmer kan bare se andre teammedlemmer i grupper som de allerede er en del av.
Det er bare administratorer som kan legge til medlemmer i en bedriftsadministrert gruppe. Slik gjør du det:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk Administratorverktøy.
- Klikk Grupper.
- Velg navnet til gruppen du vil legge til medlemmer i.
- Klikk på Legg til medlemmer.
- Skriv inn navnet til personen du vil invitere og klikk på Legg til medlemmer.
Merk: Teammedlemmer kan ikke be om å bli med i en bedriftsadministrert gruppe.
Slik fjerner du medlemmer fra en gruppe
Gruppeledere kan fjerne eller legge til medlemmer når som helst. Slik gjør du det:
- Logg på med jobbkontoen din på dropbox.com.
- Klikk på avataren din (profilbildet eller initialene).
- Klikk på Vis team og grupper.
- Velg navnet til gruppen du ønsker å fjerne medlemmer fra.
- Klikk på tannhjulikonet ved siden av medlemmets navn og velg Fjern bruker.
- Klikk på Fjern igjen for å bekrefte.
Obs! Når du fjerner et medlem fra en gruppe, blir personen fjernet fra alle delte mapper og teammapper gruppen har tilgang til.
Det er bare administratorer som kan fjerne medlemmer fra en bedriftsadministrert gruppe. Slik gjør du det:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk Administratorverktøy.
- Klikk på Grupper.
- Velg navnet til gruppen du ønsker å fjerne medlemmer fra.
- Klikk på X ved siden av navnet til medlemmet du vil fjerne.
- Klikk på Fjern.
Slik endrer du navn på en gruppe
Gruppeledere kan endre navnet på en brukeradministrert gruppe når som helst. Slik gjør du det:
- Logg på med jobbkontoen din på dropbox.com.
- Klikk på avataren din (profilbildet eller initialene).
- Klikk på Vis team og grupper.
- Klikk på gruppen du ønsker å redigere.
- Klikk på Rediger gruppe.
- Skriv inn det nye gruppenavnet og klikk Lagre endringer.
Det er bare administratorer som kan endre navnet på en bedriftsadministrert gruppe. Slik gjør du det:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk Administratorverktøy.
- Klikk på Grupper.
- Velg navnet på gruppen du vil endre.
- Klikk på Rediger gruppe.
- Skriv inn det nye gruppenavnet og klikk Lagre endringer.
Slik legger du til eller endrer gruppeleder
Det er kun brukeradministrerte grupper som kan legge til eller endre gruppeledere. Gruppeledere kan redigere eller slette en brukeradministrert gruppe. De kan også legge til og fjerne medlemmer fra gruppen. En gruppe kan ha flere ledere.
Legg til eller endre en gruppeleder for en brukeradministrert gruppe
- Logg på med jobbkontoen din på dropbox.com.
- Klikk på avataren din (profilbildet eller initialene).
- Klikk på Vis team og grupper.
- Velg gruppen som skal få en ny gruppeleder.
- Klikk på tannhjulikonet til høyre for brukeren du vil legge til som gruppeleder.
- Klikk Gjør til gruppeleder igjen for å bekrefte.
Hvis du overfører administreringen, legger du først til en gruppeleder ved hjelp av trinnene ovenfor og så fjerner du din egen administratortillatelse eller fjerner deg selv helt fra gruppen. Slik gjør du det:
- Logg på med jobbkontoen din på dropbox.com.
- Klikk på avataren din (profilbildet eller initialene).
- Klikk på Vis team og grupper.
- Klikk på en gruppe.
- Klikk på tannhjulikonet til høyre for navnet ditt.
- For å fjerne ledertillatelser og forbli i gruppen som teammedlem velger du Fjern ledertillatelser, og deretter klikker du Fjern ledertillatelser igjen for å bekrefte.
- For å avslutte gruppen velger du Fjern bruker, og deretter klikker du påForlat for å bekrefte.
Slik sletter du en gruppe
Gruppeledere kan slette en brukeradministrert gruppe når som helst. Slik gjør du det:
- Logg på med jobbkontoen din på dropbox.com.
- Klikk på avataren din (profilbildet eller initialene).
- Klikk på Vis team og grupper.
- Velg gruppen du ønsker å slette.
- Klikk på Slett gruppe.
- Klikk på Slett.
Det er bare administratorer som kan slette en bedriftsadministrert gruppe. Slik gjør du det:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk Administratorverktøy.
- Klikk Grupper.
- Velg navnet til gruppen du ønsker å slette.
- Klikk på Slett gruppe.
- Klikk på Slett.
Slik forlater du en gruppe
Medlemmer av brukeradministrerte grupper kan forlate en gruppe når som helst. Det er bare administratorer som kan fjerne medlemmer fra bedriftsstyrte grupper. Gjør følgende for å forlate en brukeradministrert gruppe:
- Logg på med jobbkontoen din på dropbox.com.
- Klikk på avataren din (profilbildet eller initialene).
- Klikk på Vis team og grupper.
- Velg gruppen du ønsker å forlate.
- Klikk på Forlat gruppe.
- Klikk på Forlat.
Slik deler du en mappe med en gruppe
Alle teammedlemmer kan dele en mappe med en hvilken som helst gruppe, selv en gruppe du ikke er medlem av. Slik gjør du det:
- Logg inn på dropbox.com.
- Hold musepekeren over navnet til mappen og klikk på Del.
- Skriv inn navnet på gruppen du ønsker å dele med.
- Angi tillatelser til å vise og redigere.
- Klikk på Del mappe.
Alle medlemmer av gruppen inviteres til mappen.
Administratorinnstillinger for grupper
Administratorer kan administrere følgende innstillinger for grupper:
- Styre hvem som kan opprette grupper
- Redigere teamets grupper
- Se og administrere gruppene til et bestemt teammedlem
Obs! Det er bare administratorer som kan opprette bedriftsadministrerte grupper. Brukere kan ikke be om å bli medlem i en bedriftsadministrert gruppe.
Slik slår du av muligheten for teammedlemmer til å opprette brukeradministrerte grupper:
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk Administratorverktøy.
- Klikk på Innstillinger.
- Under Medlemmer klikker du på Grupper.
- Juster brukeradministrerte grupper til Av.
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk Administratorverktøy.
- Klikk Grupper.
- Velg navnet til gruppen du ønsker å redigere.
Dropbox-administratorer kan endre tillatelser for hver gruppe.
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Klikk Administratorverktøy.
- Klikk Grupper.
- Klikk på Administrer tilgang ved siden av gruppen du vil administrere tilgang for.
- Merk av eller fjern avmerkningen for spesifikke teammapper du vil at gruppen skal ha tilgang til.
- Klikk på rullegardinmenyen til høyre for å velge tilgangsnivå for hver teammappe.
- Angi gruppens delingsinnstillinger.
- Disse innstillingene avhenger av om teamet kan dele filer via e-post utenfor teamet eller ikke:
- Hvis På (hvem som helst) er valgt for Del av filer via e-post, kan du velge å overstyre disse innstillingene for ekstern e-postdeling.
- Hvis På (team + godkjent) eller Av er valgt for Del filer via e-post, kan du begrense hvem filer og mapper kan deles med via e-post.
- Disse innstillingene avhenger av om teamet kan dele filer via e-post utenfor teamet eller ikke:
- Slå Begrens hvem denne gruppen kan invitere til filer og mapper på/av.
- Velger du på, vises en rullegardinmeny hvor du kan velge ønsket tilgangsnivå. Det valgte tilgangsnivået lar eller forhindrer brukere i gruppen å dele eksternt, uavhengig av teaminnstillingene.
- Velger du av, gjelder teaminnstillingene fortsatt for medlemmer i gruppen.
Obs! Hvis du tilhører flere grupper hvor Begrens hvem denne gruppen kan invitere til filer og mapper er slått på, gjelder den mest restriktive innstillingen. Eksempel: Hvis noen av gruppene du er med i, har valgt tilgangsnivået Kun team, kan du bare dele med teammedlemmer innenfor gruppene.
Som administrator for Dropbox-teamet ditt, kan du også se og administrere gruppene til hvert enkelt teammedlem. Dette kan være nyttig for å få i gang nye ansatte ettersom det er lett å legge dem til i de riktige gruppene. Det er også nyttig når en ansatt endrer rolle og du må justere vedkommendes grupper.
- Logg på dropbox.com med administratorpåloggingen din.
- Åpne administratorverktøyet.
- Klikk på Medlemmer.
- Klikk på navnet til teammedlemmet hvis konto du vil se.
Under Gruppemedlemskap kan du se en liste over alle gruppene dette teammedlemmet er med i.
Vanlige spørsmål om grupper
Er det mulig å opprette en gruppe som inkluderer alle på teamet?
Ja, når du oppretter et Dropbox-team, vil en gruppe med navnet «Alle på [ditt teamnavn]» automatisk opprettes. Den omfatter alle på teamet ditt, og nye medlemmer vil legges til automatisk etter hvert som de blir med.
Hva skjer hvis jeg legger til gruppen med navnet «Alle på [ditt teamnavn]» i en mappe?
Hvis du legger til denne gruppen i en mappe, vil den bli delt med alle som allerede er med i Dropbox-teamet ditt. Det vil ikke føre til at det sendes invitasjoner til personer i organisasjonen som ikke allerede har en Dropbox-konto.
Kan medlemmene av en gruppe ha forskjellige tillatelser til en delt mappe?
Ja. Gruppeledere og mappeeiere kan angi tillatelser på en gruppe eller mappe til skrivebeskyttet som standard, og kan gi redigeringstillatelse til enkeltpersoner. Brukere med redigeringstillatelse kan redigere innholdet i en mappe, mens de andre brukerne ikke kan gjøre det.
Vil gruppetillatelser overstyre individuelle tillatelser?
Brukere gis alltid flere tillatelser, ikke færre tillatelser. Hvis en gruppes og persons tillatelser er forskjellige, vil brukeren alltid ha de tillatelsene som gir dem høyest tilgangsnivå til filer og mapper.
Hva skjer med tillatelser hvis en bruker er listet mer enn én gang i en gruppe?
Hvis brukerne er oppført i en delt mappe mer enn én gang på grunn av gruppemedlemskap, vil disse brukerne få tillatelsene som gir dem ekstra funksjonalitet. Eksempel: Hvis gruppen har fått redigeringstillatelse, men en bruker som er invitert individuelt til den gruppen bare har skrivebeskyttet tillatelse, vil gruppemedlemmet faktisk ha de ekstra redigeringstillatelsene som er gitt til gruppen.
Hvis du vil begrense et gruppemedlems tilgang, må du først fjerne vedkommende fra gruppen og deretter sende en ny invitasjon med lesetilgang til den delte mappen. Eventuelt kan du invitere hvert medlem individuelt for å angi bestemte visning- og redigeringstillatelser for hver enkelt.
