Dropbox-grupper
Den här artikeln beskriver en funktion som är tillgänglig för kunder med Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus och Enterprise.
Vill du använda Dropbox med ditt team? Läs mer om Dropbox-teamplanerna.
Med Dropbox-teamet kan du organisera medlemmar av ditt team i grupper och sedan dela en mapp eller fil med en grupp för att ge åtkomst automatiskt till alla gruppmedlemmar. Det finns två typer av grupper:
- Företagshanterade grupper
- Användarhanterade grupper
Se tabellen nedan för skillnaderna mellan dessa typer av grupper.
|
Företagshanterade grupper |
Användarhanterade Grupper |
Skapa grupp |
Endast administratörer kan skapa grupper |
Administratörer och teammedlemmar får skapa (om administratörerna har tillåtit det) |
Ansök om att gå med |
Teammedlemmar kan inte begära att gå med |
Teammedlemmar kan begära att få gå med |
Lämna en grupp |
Teammedlemmar kan inte själva lämna en grupp |
Teammedlemmar kan välja att lämna en grupp |
Lägga till/ta bort medlemmar |
Endast administratörer kan lägga till eller ta bort teammedlemmar i eller från en grupp |
Både administratörer och gruppadministratörer får lägga till eller ta bort medlemmar i eller från en grupp |
Överföra gruppägarskap |
Administratörer får göra en företagshanterad grupp till en användarhanterad grupp och utse en ny ansvarig person |
Administratörer får göra en användarhanterad grupp till en företagshanterad grupp för att kunna ta kontroll över den |
Titta på den här videon för att se en snabb översikt över Dropbox-grupper.
Skapa en grupp
Teammedlemmar kan skapa användarhanterade grupper om administratören tillåter det. Gör så här:
- Logga in på ditt arbetskonto på dropbox.com.
- Klicka på din avatar (profilbild eller initialer).
- Klicka på Visa team och grupper.
- Klicka på Skapa grupp.
- Namnge din grupp.
- Obs!Det här är namnet alla teammedlemmar ser och använder till att bjuda in gruppen till nya delade mappar. Som gruppadministratör får du när som helst ändra gruppens namn.
- Klicka på Skapa.
Endast Dropbox-administratörer får skapa en företagshanterad grupp. Gör så här:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Grupper.
- Klicka på Skapa grupp.
- Ge gruppen ett namn.
- Välj om gruppen ska vara företags- eller användarhanterad.
- Klicka på Skapa.
Obs: Om du vill läsa om hur du ändrar åtkomst kan du besöka avsnittet om administratörsinställningar för grupper.
Anmärkningar:
- Gruppen ”Alla i [teamets namn]” kan inte ändras eftersom det är en mapp som skapats av Dropbox.
- Om teamet överskrider 1 000 medlemmar är den här funktionen inte tillgänglig på grund av gränsen på 1 000 medlemmar för teammappar.
Lägga till medlemmar i en grupp
Läggs en medlem till i en grupp bjuds den in till alla delade mappar som delas med gruppen.
Gruppadministratörer får när som helst lägga till eller ta bort medlemmar i en användarhanterad grupp. Gör så här:
- Logga in på ditt arbetskonto på dropbox.com.
- Klicka på din avatar (profilbild eller initialer).
- Klicka på Visa team och grupper.
- Klicka på namnet på den grupp där du vill lägga till medlemmar.
- Klicka på Lägg till medlemmar.
- Ange namnet på den person du vill bjuda in och klicka på Lägg till medlemmar.
Anmärkningar:
- Teammedlemmar ser alla grupper som skapade i teamet och de kan ansöka om att gå med i en användarhanterad grupp, om inte en administratör har inaktiverat den möjligheten.
- Teammedlemmar kan bara se andra gruppmedlemmar i grupper de redan är med i.
Endast administratörer får lägga till medlemmar i en företagshanterad grupp. Gör så här:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Grupper.
- Klicka på namnet på den grupp där du vill lägga till medlemmar.
- Klicka på Lägg till medlemmar.
- Ange namnet på den person du vill bjuda in och klicka på Lägg till medlemmar.
Obs: Teammedlemmar kan inte be om att gå med i en företagshanterad grupp.
Ta bort medlemmar från en grupp
Gruppadministratörer får när som helt ta bort eller lägga till medlemmar. Gör så här:
- Logga in på ditt arbetskonto på dropbox.com.
- Klicka på din avatar (profilbild eller initialer).
- Klicka på Visa team och grupper.
- Klicka på namnet på den grupp där du vill ta bort medlemmar.
- Klicka på kugghjulsikonen bredvid medlemsnamnet och välj Ta bort användare.
- Klicka på Ta bort igen för att bekräfta.
Obs: När du tar bort en medlem från en grupp tas personen bort från alla delade mappar och teammappar som gruppen har åtkomst till.
Endast administratörer får ta bort medlemmar från en företagshanterad grupp. Gör så här:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Grupper.
- Klicka på namnet på den grupp där du vill ta bort medlemmar.
- Klicka på X intill namnet på medlemmen du vill ta bort.
- Klicka på Ta bort.
Ändra namn på en grupp
Gruppadministratörer får när som helst ändra namnet på en användarhanterad grupp. Gör så här:
- Logga in på ditt arbetskonto på dropbox.com.
- Klicka på din avatar (profilbild eller initialer).
- Klicka på Visa team och grupper.
- Klicka på den grupp du vill redigera.
- Klicka på Redigera grupp.
- Ange det nya gruppnamnet och klicka på Spara ändringar.
Endast administratörer får ändra namnet på en företagshanterad grupp. Gör så här:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Grupper.
- Klicka på namnet på gruppen du vill ändra.
- Klicka på Redigera grupp.
- Ange det nya gruppnamnet och klicka på Spara ändringar.
Lägga till eller byta gruppadministratör
Det går att byta gruppadministratör endast i användarhanterade grupper. Gruppadministratörer får redigera eller ta bort en användarhanterad grupp. De får även lägga till och ta bort medlemmar i gruppen. En grupp kan ha flera gruppadministratörer.
Lägg till eller byt gruppadministratör för en användarhanterad grupp
- Logga in på ditt arbetskonto på dropbox.com.
- Klicka på din avatar (profilbild eller initialer).
- Klicka på Visa team och grupper.
- Klicka på den grupp där du vill lägga till en ansvarig.
- Klicka på kugghjulsikonen till höger om användaren du vill lägga till som ansvarig.
- Klicka på Gör till ansvarig igen för att bekräfta.
Överför du hantering ska du först lägga till en ansvarig enligt stegen ovan och sedan ta bort dina hanteringsbehörigheter eller ta bort dig själv från gruppen helt och hållet. Gör så här:
- Logga in på ditt arbetskonto på dropbox.com.
- Klicka på din avatar (profilbild eller initialer).
- Klicka på Visa team och grupper.
- Klicka på en grupp.
- Klicka på kugghjulsikonen till höger om ditt namn.
- För att ta bort dina administratörsbehörigheter och stanna i gruppen som teammedlem, välj Ta bort administratörsbehörigheter och klicka sedan på Ta bort administratörsbehörigheter igen för att bekräfta.
- För att lämna gruppen, välj Ta bort användare och klicka sedan på Lämna för att bekräfta.
Ta bort en grupp
Gruppadministratörer får när som helst ta bort en användarhanterad grupp. Gör så här:
- Logga in på ditt arbetskonto på dropbox.com.
- Klicka på din avatar (profilbild eller initialer).
- Klicka på Visa team och grupper.
- Klicka på gruppen som du vill radera.
- Klicka på Radera grupp.
- Klicka på Radera.
Endast administratörer får ta bort en företagshanterad grupp. Gör så här:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Grupper.
- Klicka på namnet på gruppen som du vill ta bort.
- Klicka på Radera grupp.
- Klicka på Radera.
Lämna en grupp
Medlemmar i användarhanterade grupper får när som helst lämna en grupp. Endast administratörer kan ta bort medlemmar från företagshanterade grupper. Gör så här för att lämna en användarhanterad grupp:
- Logga in på ditt arbetskonto på dropbox.com.
- Klicka på din avatar (profilbild eller initialer).
- Klicka på Visa team och grupper.
- Klicka på gruppen som du vill lämna.
- Klicka på Lämna grupp.
- Klicka på Lämna.
Dela en mapp med en grupp
Alla teammedlemmar kan dela en mapp med valfri grupp, även med en grupp där man inte är medlem. Gör så här:
- Logga in på dropbox.com.
- Håll musen över namnet på mappen och klicka på Dela.
- Skriv namnet på gruppen du vill dela med.
- Ställ inläs- eller redigeringsbehörighet.
- Klicka på Dela mapp.
Alla medlemmar i gruppen bjuds in till mappen.
Administratörsinställningar för grupper
Administratörer kan hantera följande inställningar för grupper:
- Styra vem som får skapa grupper
- Redigera teamets grupper
- Visa och hantera en viss gruppmedlems grupper
Obs! Endast administratörer får skapa företagshanterade grupper. Användare kan inte ansöka om att få gå med i en företagshanterad grupp.
Så här stänger du av alternativet som tillåter teammedlemmar att skapa användarhanterade grupper:
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Inställningar.
- Under Medlemmar klickar du på Grupper.
- Växla Användarhanterade grupper till Av.
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Grupper.
- Markera namnet på gruppen du vill redigera.
Dropbox-administratörer kan ändra behörigheter inom varje grupp.
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Klicka på Adminkonsolen.
- Klicka på Grupper.
- Klicka på Hantera åtkomst bredvid gruppen du vill hantera åtkomst för.
- Markera eller avmarkera specifika teammappar som du vill att gruppen ska ha åtkomst till.
- Klicka på rullgardinsmeny till höger för att välja behörighetsnivå för varje teammapp.
- Ställ in gruppens delningsinställningar.
- Dessa inställningar beror på om ditt team kan dela filer via e-post utanför teamet eller inte:
- Om Dela filer via e-post är inställt till På (vem som helst) kan du välja att åsidosätta denna inställningar för delning till externa e-postadresser.
- Om Dela filer via e-post är inställd till På (team + godkända) eller Av kan du begränsa vem filer och mappar kan delas med via e-post.
- Dessa inställningar beror på om ditt team kan dela filer via e-post utanför teamet eller inte:
- Växla Begränsa vem denna grupp kan bjuda in till filer och mappar till på/av.
- Om du aktiverar kommer du i en rullgardinsmeny kunna välja önskad behörighetsnivå. Den valda åtkomstnivån kommer antingen tillåta eller hindra användare i gruppen från att dela externt, oavsett vilka teaminställningarna är.
- Om du inaktiverar kommer teaminställningarna fortfarande att gälla för medlemmarna i gruppen.
Obs: Om du tillhör flera grupper med Begränsa vem denna grupp kan bjuda in till filer och mappar aktiverat så tillämpas den mest begränsande inställningen. Om till exempel en av grupperna du är med i har behörighetsnivån inställd på Endast team kan du bara dela med teammedlemmar inom någon av grupperna.
Som administratör för ett Dropbox-team kan du även visa och hantera enskilda teammedlemmars grupper. Detta kan vara praktiskt vid introduktion av nya medarbetare eftersom du kan lägga till dem i rätt grupper automatiskt. Det är också användbart när medarbetare byter roller och du behöver ändra deras gruppmedlemskap.
- Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
- Öppna adminkonsolen.
- Klicka på Medlemmar.
- Klicka på namnet för den teammedlem vars konto du vill visa.
Under Gruppmedlemskap visas en lista över alla grupper som den teammedlemmen är med i.
Vanliga frågor om grupper
Är det möjligt att skapa en grupp som inkluderar alla i teamet?
Ja, när du skapar ett Dropbox-team skapas en grupp med namnet ”Alla i [teamets namn]” automatiskt. Gruppen inkluderar alla som för närvarande är med i teamet och nya medlemmar läggs automatiskt till när de går med.
Vad händer om jag lägger till gruppen ”Alla i [teamets namn]” i en mapp?
Om du lägger till den här gruppen i en mapp delas den med alla som redan är med i ditt Dropbox-team. Det skickas inte några inbjudningar till personer i organisationen som inte redan har ett Dropbox-konto.
Kan personer i en grupp kan ha olika behörigheter till en delad mapp?
Ja, gruppadministratörer och mappägare kan ställa in behörigheten för en grupp eller mapp till läsbehörighet som standard och kan bevilja redigeringsbehörighet till enskilda personer. Användare med redigeringsbehörighet kan redigera innehållet i en mapp, medan övriga användare inte kan det.
Kommer gruppbehörigheter att åsidosätta individuella behörigheter?
Användare ges alltid fler behörigheter istället för färre behörigheter. Om behörigheterna för en grupp och en enskild person är olika kommer användaren alltid att ha den högsta behörighetsnivån som ger honom/henne största möjliga tillgång till filer och mappar.
Vad händer med behörigheter om en användare visas mer än en gång i en grupp?
Om användare visas i en delad mapp mer än en gång på grund av deras gruppmedlemskap har de som standard den behörighetsnivå som ger dem ytterligare funktionalitet. Om gruppen exempelvis har redigeringsbehörighet men en användare som inbjudits individuellt till gruppen bara har skrivskyddad behörighet, kommer denna gruppmedlem också få samma redigeringsbehörighet som hela gruppen.
Om du vill begränsa en gruppmedlems åtkomst tar du först bort medlemmen från gruppen och bjuder sedan in honom/henne igen som en individuell medlem i den delade mappen med behörighetsnivån ”kan visa”. Eller så kan du bjuda in medlemmarna individuellt för att ställa in olika visnings- eller redigeringsbehörigheter för varje enskild medlem.
