Groupes Dropbox
Cet article décrit une fonctionnalité disponible pour les clients Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus et Enterprise.
Vous souhaitez utiliser Dropbox avec votre équipe ? Découvrez les forfaits d’équipe Dropbox.
Avec les équipes Dropbox, vous pouvez organiser les membres de votre équipe en groupes. Il vous suffit ensuite de partager un fichier ou un dossier avec un groupe pour accorder automatiquement l’accès à tous les membres de ce groupe. Il existe deux types de groupes :
- Groupes gérés par l’entreprise
- Groupes gérés par les utilisateurs
Consultez le tableau ci-dessous pour connaître les différences entre ces types de groupes.
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Groupes gérés par l’entreprise |
Groupes gérés par Groupes |
Créer un groupe |
Seuls les administrateurs peuvent créer des groupes. |
Ce type de groupe peut être créé par les administrateurs et les membres de l’équipe autorisés (par les administrateurs). |
Rejoindre |
Les membres de l’équipe ne peuvent pas demander à rejoindre le groupe. |
Les membres de l’équipe peuvent demander à rejoindre le groupe. |
Quitter un groupe |
Les membres de l’équipe ne peuvent pas quitter un groupe d’eux-mêmes. |
Les membres de l’équipe peuvent décider de quitter un groupe. |
Ajouter/supprimer des membres |
Seuls les administrateurs peuvent ajouter des membres de l’équipe au groupe ou les supprimer du groupe. |
Aussi bien les administrateurs que les gestionnaires de groupe peuvent ajouter des membres au groupe ou les supprimer du groupe. |
Transférer la propriété du groupe |
Les administrateurs peuvent convertir un groupe géré par l’entreprise en groupe géré par les utilisateurs et affecter un nouveau responsable. |
Les administrateurs peuvent convertir un groupe géré par les utilisateurs en groupe géré par l’entreprise pour en prendre le contrôle. |
Regardez cette vidéo de présentation des groupes Dropbox.
Création d’un groupe
Les membres d’une équipe peuvent créer des groupes gérés par les utilisateurs si leur administrateur les y autorise. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Attribuez un nom au groupe.
- Remarque : ce nom sera visible par tous les membres du groupe, qui l’utiliseront pour inviter le groupe à rejoindre de nouveaux dossiers partagés. Si vous êtes gestionnaire du groupe, vous pouvez modifier ce nom à tout moment.
- Cliquez sur Créer.
Seuls les administrateurs Dropbox peuvent créer un groupe géré par l’entreprise. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Groupes.
- Cliquez sur Créer un groupe.
- Attribuez un nom au groupe.
- Choisissez si le groupe sera géré par l’entreprise ou par les utilisateurs.
- Cliquez sur Créer.
Remarque : pour en savoir plus sur la modification des accès, consultez la section Paramètres d’administration des groupes.
Remarques :
- Le groupe “Tous les membres de [Nom de votre équipe]” ne peut pas être modifié, car il s’agit d’un groupe créé par Dropbox.
- Si votre équipe contient plus de 1 000 membres, cette fonctionnalité n’est pas disponible. En effet, les dossiers d’équipe ne peuvent pas contenir plus de 1 000 membres.
Ajout de membres à un groupe
Les membres que vous ajoutez à un groupe sont automatiquement invités à rejoindre tous les dossiers qui sont partagés avec le groupe.
Si vous intervenez en tant que gestionnaire d’un groupe géré par les utilisateurs, vous pouvez ajouter des membres ou en supprimer à tout moment. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.
- Cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres.
- Cliquez sur Ajouter des membres.
- Saisissez le nom de la personne à inviter, puis cliquez sur Ajouter des membres.
Remarques :
- Les membres de l’équipe peuvent voir tous les groupes créés pour leur équipe et ils peuvent demander à rejoindre ceux gérés par les utilisateurs, sauf si cette fonctionnalité a été désactivée par un administrateur.
- Les membres de l’équipe peuvent uniquement voir les membres des groupes auxquels ils appartiennent déjà.
Seuls les administrateurs peuvent ajouter des membres à un groupe géré par l’entreprise. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Groupes.
- Cliquez sur le nom du groupe auquel vous souhaitez ajouter des membres.
- Cliquez sur Ajouter des membres.
- Saisissez le nom de la personne à inviter, puis cliquez sur Ajouter des membres.
Remarque : les membres de l’équipe ne peuvent pas demander à rejoindre un groupe géré par l’entreprise.
Suppression de membres d’un groupe
Si vous intervenez en tant que gestionnaire d’un groupe, vous pouvez ajouter des membres ou en supprimer à tout moment. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.
- Cliquez sur le nom du groupe dont vous souhaitez supprimer des membres.
- Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée à côté du nom du membre, puis choisissez Supprimer l’utilisateur.
- Cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.
Remarque : si vous supprimez un membre d’un groupe, celui-ci est également exclu de tous les dossiers partagés et dossiers d’équipe auxquels le groupe a accès.
Seuls les administrateurs peuvent supprimer des membres d’un groupe géré par l’entreprise. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Groupes.
- Cliquez sur le nom du groupe dont vous souhaitez supprimer des membres.
- Cliquez sur la croix (X) à côté du nom du membre à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
Modification du nom d’un groupe
Si vous intervenez en tant que gestionnaire d’un groupe géré par les utilisateurs, vous pouvez le renommer à tout moment. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.
- Cliquez sur le groupe à modifier.
- Cliquez sur Modifier le groupe.
- Saisissez le nouveau nom du groupe et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Seuls les administrateurs peuvent renommer un groupe géré par l’entreprise. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Groupes.
- Cliquez sur le nom du groupe à modifier.
- Cliquez sur Modifier le groupe.
- Saisissez le nouveau nom du groupe et cliquez sur Enregistrer les modifications.
Transfert de la gestion d’un groupe ou ajout d’un gestionnaire
Seuls les groupes gérés par les utilisateurs ont la possibilité d’ajouter des gestionnaires ou de les modifier. Si vous êtes gestionnaire d’un groupe géré par les utilisateurs, vous pouvez modifier ou supprimer le groupe. Vous pouvez également y ajouter des membres ou en supprimer. Un groupe peut avoir plusieurs gestionnaires.
Transfert de la gestion d’un groupe géré par les utilisateurs ou ajout d’un gestionnaire
- Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.
- Cliquez sur le groupe auquel vous souhaitez ajouter un gestionnaire.
- Cliquez sur l’icône représentant une roue dentée à droite du nom de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter en tant que gestionnaire.
- Cliquez à nouveau sur Accorder des droits de gestionnaire pour confirmer.
Si vous transférez la gestion d’un groupe, ajoutez dans un premier temps un gestionnaire en suivant la procédure ci-dessus, puis supprimez vos autorisations de gestionnaire ou quittez le groupe. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.
- Cliquez sur un groupe.
- Cliquez sur l'icône représentant une roue dentée à droite de votre nom.
- Pour supprimer vos autorisations du gestionnaire et rester dans le groupe en tant que membre de l’équipe, sélectionnez Supprimer les autorisations du gestionnaire, puis cliquez à nouveau sur Supprimer les autorisations du gestionnaire pour confirmer.
- Pour quitter le groupe, sélectionnez Supprimer l’utilisateur, puis cliquez sur Quitter pour confirmer.
Suppression d’un groupe
Si vous intervenez en tant que gestionnaire d’un groupe géré par les utilisateurs, vous pouvez le supprimer à tout moment. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.
- Cliquez sur le groupe à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer le groupe.
- Cliquez sur Supprimer.
Seuls les administrateurs peuvent supprimer un groupe géré par l’entreprise. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Groupes.
- Cliquez sur le nom du groupe à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer le groupe.
- Cliquez sur Supprimer.
Comment quitter un groupe
Les membres d’un groupe géré par les utilisateurs peuvent le quitter à tout moment. Seuls les administrateurs peuvent supprimer des membres d’un groupe géré par l’entreprise. Voici comment quitter un groupe géré par les utilisateurs :
- Connectez-vous à votre compte professionnel sur dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Afficher l’équipe et les groupes.
- Cliquez sur le groupe que vous souhaitez quitter.
- Cliquez sur Quitter le groupe.
- Cliquez sur Quitter.
Partage d’un dossier avec un groupe
Si vous êtes membre d’une équipe, vous pouvez partager un dossier avec le groupe de votre choix (même avec ceux dont vous n’êtes pas membre). Pour cela :
- Connectez-vous au site dropbox.com.
- Passez la souris sur le nom du dossier, puis cliquez sur Partager.
- Saisissez le nom du groupe avec lequel vous souhaitez partager le dossier.
- Définissez des autorisations de consultation ou de modification.
- Cliquez sur Partager le dossier.
Tous les membres du groupe sont invités à rejoindre le dossier.
Paramètres d’administration pour les groupes
Les administrateurs peuvent gérer les paramètres suivants pour les groupes :
- Contrôle des autorisations à créer des groupes
- Modification des groupes de votre équipe
- Affichage et gestion des groupes d’un membre de l’équipe en particulier
Remarque : seuls les administrateurs peuvent créer des groupes gérés par l’entreprise. Les utilisateurs ne peuvent pas demander à rejoindre ce type de groupe.
Pour désactiver l’autorisation donnée aux membres de l’équipe de créer des groupes gérés par les utilisateurs :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Paramètres.
- Sous Membres, cliquez sur Groupes.
- Désactivez l’option Groupes gérés par les utilisateurs.
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Groupes.
- Sélectionnez le nom du groupe que vous souhaitez modifier.
Les administrateurs Dropbox peuvent modifier les autorisations au sein de chaque groupe.
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Groupes.
- Cliquez sur Gérer l’accès à côté du groupe pour lequel vous souhaitez gérer l’accès.
- Cochez ou décochez les dossiers d’équipe auxquels vous souhaitez que le groupe ait accès.
- Cliquez sur le menu déroulant à droite pour sélectionner le niveau d’autorisation de chaque dossier d’équipe.
- Définissez les paramètres de partage du groupe.
- Ces paramètres dépendent de la capacité des membres à partager des fichiers par e‑mail en dehors de l’équipe :
- Si l’option Partager des fichiers par e‑mail est définie sur Activé (Tout le monde), vous pouvez choisir de remplacer ce paramètre pour le partage par e‑mail à l’extérieur de l’équipe.
- Si l’option Partager des fichiers par e‑mail est définie sur Activé (équipe + personnes approuvées) ou sur Désactivé, vous pouvez limiter les personnes avec lesquelles partager des fichiers et dossiers par e‑mail.
- Ces paramètres dépendent de la capacité des membres à partager des fichiers par e‑mail en dehors de l’équipe :
- Définissez Limitez les personnes que ce groupe peut inviter à rejoindre des fichiers et dossiers sur Activé ou Désactivé.
- Si vous choisissez Activé, un menu déroulant vous permet de sélectionner le niveau d’autorisation d’accès souhaité. Le niveau d’accès choisi pourra soit autoriser les utilisateurs du groupe à partager des contenus en dehors de l’équipe indépendamment des paramètres de l’équipe, soit les en empêcher.
- Si vous sélectionnez Désactivé, les paramètres de l’équipe s’appliqueront toujours aux membres du groupe.
Remarque : si vous appartenez à plusieurs groupes dont l’option Limitez les personnes que ce groupe peut inviter à rejoindre des fichiers et dossiers est définie sur Activé, les paramètres les plus restrictifs s’appliquent. Par exemple, si le niveau d’autorisation de l’un des groupes auxquels vous appartenez est configuré sur Équipe uniquement, vous pouvez partager des contenus uniquement avec les membres de l’équipe au sein de l’un des groupes.
En tant qu’administrateur de votre équipe Dropbox, vous pouvez aussi afficher et gérer les groupes d’un membre donné de l’équipe. Cela peut s’avérer utile lorsque vous recrutez de nouveaux employés (que vous ajoutez facilement à tous les groupes souhaités) ou lorsqu’un employé change de poste (auquel cas, vous modifiez ses groupes en conséquence).
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Ouvrez l’interface d’administration.
- Cliquez sur Membres.
- Cliquez sur le nom du membre de l’équipe à afficher.
La section Gestion des groupes contient une liste de tous les groupes auxquels appartient le membre.
FAQ sur les groupes
Est-il possible de créer un groupe qui intègre tous les membres de l’équipe ?
Oui. Quand vous créez une équipe Dropbox, un groupe appelé “Tous les membres de [Nom de votre équipe]” est créé automatiquement. Il intègre toutes les personnes de l’équipe et les nouveaux membres y sont automatiquement ajoutés à mesure qu’ils rejoignent l’équipe.
Que se passe-t-il si j’ajoute le groupe appelé “Tous les membres de [Nom de votre équipe]” à un dossier ?
L’ajout de ce groupe à un dossier permettra son partage avec tous les membres faisant déjà partie de votre équipe Dropbox. Aucune invitation ne sera envoyée à des personnes de votre organisation qui ne possèdent pas encore de compte Dropbox.
Les membres d’un même groupe peuvent-ils avoir des autorisations d’accès à un dossier partagé différentes ?
Oui. Par défaut, les gestionnaires d’un groupe et les propriétaires d’un dossier peuvent définir des autorisations de lecture seule sur un groupe ou un dossier, puis également accorder des autorisations de modification à certaines personnes. Les utilisateurs disposant d’autorisations de modification peuvent modifier le contenu d’un dossier, contrairement aux autres.
Les autorisations de groupe prévalent-elles sur les autorisations individuelles ?
Les utilisateurs se verront rarement retirer des autorisations. Si les autorisations d’un groupe ou d’une personne diffèrent, l’utilisateur se verra toujours accorder l’ensemble d’autorisations de plus haut niveau pour l’accès au fichier et au dossier.
Que se passe-t-il au niveau des autorisations si un utilisateur apparaît plusieurs fois dans un groupe ?
Si des utilisateurs figurent plusieurs fois dans un dossier partagé en raison de leur appartenance à plusieurs groupes, ils bénéficient toujours des autorisations qui leur offrent le plus de fonctionnalités. Par exemple, si le groupe dispose d’autorisations de modification, mais que l’utilisateur invité individuellement ne dispose que d’une autorisation de lecture seule, l’utilisateur bénéficie également des autorisations supplémentaires de modification accordées au groupe.
Pour limiter le niveau d’accès d’un membre du groupe, commencez par le supprimer du groupe, puis invitez-le à titre individuel en tant que membre d’un dossier partagé avec accès en « consultation ». Vous pouvez aussi inviter séparément chaque membre et définir des autorisations de consultation ou de modification distinctes pour chacun d’entre eux.
