Dropbox 工作團隊可以讓您把團隊成員分成不同群組。與群組共享資料夾或檔案,群組所有成員就會自動獲得該內容的存取權限。群組有兩種:
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公司管理的群組 |
使用者管理的群組 |
群組建立 |
只有管理員可以建立群組 |
管理員和團隊成員皆可建立 (須獲管理員同意) |
申請加入 |
團隊成員不能要求加入 |
團隊成員可以要求加入 |
退出群組 |
團隊成員不可以自行離開群組 |
團隊成員可以自行離開群組 |
新增及移除成員 |
只有管理員可以新增或移除群組中的成員 |
管理員和群組管理者都可以新增或移除群組中的成員 |
移轉群組擁有權 |
管理員可以將公司管控的群組改由使用者管控並指定新管理人 |
管理員可以將使用者管控的群組改由公司管控並取得管理權 |
這篇文章的區段:
建立使用者管理的群組
團隊成員可以建立使用者管理的群組,不過前提是要團隊管理員允許。
建立由公司管控的群組
只有 Dropbox 工作團隊管理員可以建立公司管理的群組。
可以建立包含團隊所有成員的群組嗎?
可以。您建立 Dropbox 工作團隊時,系統就會自動建立名為「[您的團隊名稱] 裡的所有成員」的群組。這個群組會包括所有團隊現有成員,新成員加入時也會自動新增至該群組。
備註 :
您新增至群組的成員,會被邀請加入所有與群組共享的資料夾。
新增成員至使用者管理的群組
群組管理者可以隨時新增或移除使用者管理的群組成員。
備註 :
新增成員至公司管理的群組
只有管理員可以新增成員至公司管理的群組。團隊成員無法要求加入公司管理的群組。
從使用者管理的群組中移除成員
將成員從群組中移除,該成員也會從群組可存取的共享資料夾和團隊資料夾中移除。
從公司管理的群組中移除成員
只有管理員可以由公司管理的群組中移除成員。
變更使用者管理群組的名稱
群組管理者可以隨時變更使用者管理群組的名稱。
變更公司管理群組的名稱
只有管理員可以變更公司管理群組的名稱。
只有使用者管理的群組,可以新增或變更群組管理者。群組管理者有權編輯或刪除使用者管理的群組,並能新增及移除群組內的成員。一個群組可以同時有多位管理者。
新增或變更使用者管理群組的群組管理者
若您要移轉管理權,請先依上述步驟新增一名管理者,然後再移除自己的管理權限,或是直接退出群組。
刪除群組為不可逆的操作。如果您不小心刪除了一個群組,就必須按照當初建立該群組的方式重新建立。刪除群組時,不會同時刪除任何該群組原本可存取的檔案或資料夾。
刪除使用者管理的群組
群組管理者可以隨時刪除使用者管理的群組。
刪除公司管理的群組
只有管理員可以移除公司管理的群組。
在使用者管理的群組中,成員可以隨時退出群組。只有管理員可以由公司管理的群組中移除成員。
退出使用者管理的群組
所有團隊成員都可以與任何群組分享資料夾,就算不屬於該群組也無妨。
與群組共享資料夾
群組的所有成員都會受邀加入這個資料夾。
如果我把「[您的團隊名稱] 裡的所有成員」這個群組新增到資料夾中,會發生什麼事?
將這個群組新增至資料夾,資料夾內容就會與 Dropbox 工作團隊中的所有現有成員分享。您組織內部還沒有 Dropbox 帳戶的人將不會收到邀請。
共享資料夾中同一群組的成員可以有不同的權限設定嗎?
可以。群組管理者和資料夾擁有者可以將所有人預設為只有瀏覽權,並賦予特定對象編輯權限。具有編輯權限的使用者可編輯資料夾內容,其他人則不行。
群組的權限優於個人權限嗎?
使用者的權限只會比群組多,不會比群組少。萬一群組跟個人的權限有所出入,系統會套用賦予其最多存取權的設定。
如果使用者多次出現在群組列表上,他的權限會是什麼狀況?
如有使用者因為群組成員身分的關係,而被重覆加入共享資料夾,預設上這些使用者會獲得具有較多功能的那個使用權限。舉例來說,如果群組有編輯權限,但個別受邀加入群組的使用者只有唯讀權限,則該群組成員依然享有群組的額外編輯權限。
若要限制群組成員的存取權,請先把他們從群組中移除,然後再邀請他們以個別的共享資料夾成員身分加入,並賦予他們「瀏覽」權限。或者您也可以個別邀請成員,為每個人設定不同的瀏覽或編輯權限。
Dropbox 工作團隊管理員可以決定是否允許團隊成員建立使用者管理的群組。預設上,團隊成員可以建立使用者管理的群組。
注意:只有管理員可以建立由公司管理的群組。使用者無法要求加入公司管理的群組 。
如要禁止團隊成員建立使用者管理的群組,請按照以下步驟操作:
編輯團隊中的群組
查看並管理特定團隊成員的群組
Dropbox 工作團隊的管理員可以瀏覽及管理任一團隊成員所屬的群組。這在僱用新員工時最能派上用場,您可以輕輕鬆鬆將他們新增至所有適當的群組;當員工角色轉變時,也能輕易調整他們所屬的群組。
在 [群組成員資格] 區塊中,您可以找到一份列出該成員所屬群組的清單。