Dropbox Groups
Artikel ini menjelaskan sebuah fitur yang tersedia bagi pelanggan di Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus, dan Enterprise.
Ingin menggunakan Dropbox bersama tim Anda? Ketahui selanjutnya tentang paket tim Dropbox.
Dengan tim Dropbox, Anda dapat mengatur anggota tim menjadi beberapa grup, lalu membagikan folder atau file kepada grup untuk memberikan akses otomatis ke semua anggota grup. Ada dua jenis grup:
- Group dikelola perusahaan
- Grup dikelola-pengguna
Lihat tabel di bawah untuk mengetahui perbedaan antara jenis grup ini.
|
Group dikelola perusahaan |
Dikelola pengguna grup |
Pembuatan grup |
Hanya admin yang dapat membuat grup |
Dapat dibuat admin dan anggota tim (jika diizinkan admin) |
Minta bergabung |
Anggota tim tidak dapat meminta bergabung |
Anggota tim bisa minta bergabung |
Meninggalkan grup |
Anggota tim tidak dapat keluar dari grup atas kemauan sendiri |
Anggota tim bisa memilih untuk meninggalkan grup |
Tambah/Hapus anggota |
Hanya admin yang dapat menambahkan atau menghapus anggota tim ke atau dari grup |
Baik admin maupun manajer grup dapat menambahkan atau menghapus anggota ke atau dari grup |
Transfer kepemilikan grup |
Admin bisa mengubah grup dikelola-perusahaan menjadi grup dikelola-pengguna, dan menugaskan manajer baru |
Admin bisa mengubah grup dikelola-pengguna menjadi grup dikelola-perusahaan untuk mengambil alih kontrol |
Tonton video ini untuk mendapatkan gambaran singkat tentang grup Dropbox.
Cara membuat grup
Anggota tim dapat membuat grup yang dikelola pengguna jika admin mereka mengizinkannya. Untuk melakukannya:
- Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
- Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
- Klik Lihat tim dan grup.
- Klik Buat grup.
- Masukkan nama grup Anda.
- Catatan: Ini adalah nama yang akan dilihat dan digunakan oleh semua anggota tim untuk mengundang grup ke folder bersama yang baru. Sebagai manajer grup, Anda bisa mengubah nama grup kapan saja.
- Klik Buat.
Hanya admin tim Dropbox yang dapat membuat grup yang dikelola oleh perusahaan. Untuk melakukannya:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Grup.
- Klik Buat grup.
- Masukkan nama grup.
- Tentukan apakah grup ini akan menjadi grup yang dikelola pengguna atau yang dikelola perusahaan.
- Klik Buat.
Catatan: Untuk mengetahui cara Mengubah akses, kunjungi bagian Pengaturan admin untuk grup .
Catatan:
- Grup “Semua orang di [Nama Tim Anda]” tidak dapat diubah karena grup ini dibuat oleh Dropbox.
- Jika tim Anda berisi lebih dari 1.000 anggota, fitur ini tidak akan tersedia karena batas maksimum 1.000 anggota untuk folder tim.
Cara menambahkan anggota ke grup
Menambahkan anggota ke grup akan mengundang orang tersebut ke semua folder bersama yang dibagikan ke grup tersebut.
Manajer grup dapat menambahkan atau menghapus anggota ke grup yang dikelola pengguna kapan saja. Untuk melakukannya:
- Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
- Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
- Klik Lihat tim dan grup.
- Klik nama grup tempat Anda ingin menambahkan anggota.
- Klik Tambahkan anggota.
- Masukkan nama orang yang ingin Anda undang, dan klik Tambahkan anggota.
Catatan:
- Anggota tim bisa melihat semua grup yang dibuat di tim mereka, dan mereka bisa meminta untuk bergabung ke grup yang dikelola pengguna, kecuali kemampuan ini dinonaktifkan oleh admin.
- Anggota tim hanya dapat melihat anggota lain yang berada di grup yang sama.
Hanya admin yang dapat menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan. Untuk melakukannya:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Grup.
- Klik nama grup tempat Anda ingin menambahkan anggota.
- Klik Tambahkan anggota.
- Masukkan nama orang yang ingin Anda undang, dan klik Tambahkan anggota.
Catatan: Anggota tim tidak dapat meminta bergabung ke grup yang dikelola oleh perusahaan.
Cara menghapus anggota dari grup
Manajer grup dapat menghapus atau menambahkan anggota kapan saja. Untuk melakukannya:
- Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
- Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
- Klik Lihat tim dan grup.
- Klik nama grup tempat Anda ingin menghapus anggota.
- Klik ikon roda gigi di samping nama anggota, lalu pilih Hapus pengguna.
- Klik Hapus sekali lagi untuk mengonfirmasi.
Catatan: Menghapus anggota dari grup akan menghapus orang tersebut dari semua folder bersama dan folder tim yang dapat diakses oleh grup.
Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan. Untuk melakukannya:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Grup.
- Klik nama grup tempat Anda ingin menghapus anggota.
- Klik X di sebelah nama anggota yang ingin dihapus.
- Klik Hapus.
Cara mengubah nama grup
Manajer grup dapat mengubah nama grup yang dikelola pengguna kapan saja. Untuk melakukannya:
- Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
- Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
- Klik Lihat tim dan grup.
- Klik grup yang ingin Anda edit.
- Klik Edit grup.
- Masukkan nama grup yang baru, lalu klik Simpan perubahan.
Hanya admin bisa mengubah nama grup yang dikelola perusahaan. Untuk melakukannya:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Grup.
- Klik nama grup yang ingin diubah.
- Klik Edit grup.
- Masukkan nama grup yang baru, lalu klik Simpan perubahan.
Cara menambahkan atau mengganti pengelola grup
Hanya grup yang dikelola pengguna memiliki kemampuan untuk menambahkan atau mengganti manajer grup. Manajer grup dapat mengedit atau menghapus grup yang dikelola pengguna Manajer grup juga dapat menambahkan atau menghapus anggota dari grup itu. Sebuah grup dapat memiliki sejumlah manajer.
Menambahkan atau mengganti manajer grup untuk grup yang dikelola pengguna
- Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
- Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
- Klik Lihat tim dan grup.
- Klik grup tempat Anda ingin menambahkan pengelola.
- Klik ikon roda gigi di sebelah kanan pengguna yang ingin Anda tambahkan sebagai manajer.
- Klik opsi Jadikan pengelola sekali lagi untuk mengonfirmasi.
Jika Anda mengalihkan pengelolaan, tambahkan manajer terlebih dahulu menggunakan langkah-langkah di atas lalu hapus izin pengelolaan, atau tinggalkan grup sepenuhnya. Untuk melakukannya:
- Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
- Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
- Klik Lihat tim dan grup.
- Klik grup.
- Klik ikon roda gigi di kanan nama Anda.
- Untuk menghapus izin pengelola dan tetap berada di grup sebagai anggota tim, pilih Hapus izin pengelola lalu klik Hapus izin pengelola sekali lagi untuk mengonfirmasi.
- Untuk keluar dari grup, pilih Hapus pengguna lalu klik Keluar untuk mengonfirmasi.
Cara menghapus grup
Manajer grup dapat menghapus grup yang dikelola pengguna kapan saja. Untuk melakukannya:
- Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
- Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
- Klik Lihat tim dan grup.
- Klik grup yang ingin dihapus.
- Klik Hapus grup.
- Klik Hapus.
Hanya admin yang bisa menghapus grup yang dikelola perusahaan. Untuk melakukannya:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Grup.
- Klik nama grup yang ingin dihapus.
- Klik Hapus grup.
- Klik Hapus.
Cara meninggalkan grup
Anggota grup yang dikelola oleh pengguna bisa meninggalkan grup kapan saja. Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola oleh perusahaan. Untuk keluar dari grup yang dikelola oleh pengguna:
- Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
- Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
- Klik Lihat tim dan grup.
- Klik grup yang ingin ditinggalkan.
- Klik Tinggalkan grup.
- Klik Tinggalkan.
Cara berbagi folder dengan grup
Anggota tim mana pun bisa berbagi folder dengan grup mana pun, bahkan ke grup yang Anda bukan anggotanya. Untuk melakukannya:
- Masuk ke dropbox.com.
- Letakkan kursor pada nama folder itu dan klik Bagikan.
- Ketik nama grup yang Anda ingin bagikan foldernya.
- Tetapkan izin lihat atau edi.
- Klik Bagikan Folder.
Semua anggota grup akan diundang ke folder ini.
Pengaturan admin untuk grup
Admin dapat mengelola pengaturan berikut untuk grup:
- Mengontrol siapa yang dapat membuat grup
- Mengedit grup tim Anda
- Melihat dan mengelola grup anggota tim tertentu
Perhatikan: Hanya admin yang bisa membuat grup yang dikelola perusahaan. Pengguna tidak dapat meminta gabung dengan grup yang dikelola perusahaan.
Untuk menonaktifkan opsi izin membuat grup yang dikelola pengguna bagi anggota tim:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Pengaturan.
- Di bawah Anggota, klik Grup.
- Ubah opsi Grup yang dikelola pengguna menjadi Nonaktif.
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Grup.
- Pilih nama grup yang ingin diedit.
Admin Dropbox dapat mengubah izin dalam setiap grup.
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol Admin.
- Klik Grup.
- Klik Kelola Akses di samping grup yang ingin Anda kelola aksesnya.
- Centang atau hapus centang pada Folder Tim tertentu untuk mengatur akses grup ke folder tim tersebut.
- Klik menu tarik turun di sebelah kanan untuk memilih tingkat izin bagi setiap folder tim.
- Tetapkan pengaturan berbagi grup.
- Pengaturan ini bergantung pada apakah tim Anda dapat Membagikan file melalui email di luar tim Anda atau tidak:
- Jika opsi Bagikan file melalui email diatur menjadi Aktif (Siapa saja), Anda dapat memilih untuk menimpa pengaturan ini untuk berbagi eksternal melalui email.
- Jika opsi Bagikan file via email diatur menjadi Aktif (Tim + disetujui) atau Nonaktif, Anda dapat membatasi kepada siapa file dan folder dapat dibagikan melalui email.
- Pengaturan ini bergantung pada apakah tim Anda dapat Membagikan file melalui email di luar tim Anda atau tidak:
- Alihkan opsi Batasi siapa yang dapat diundang grup ini ke file dan folder menjadi Aktif/Nonaktif.
- Mengalihkannya menjadi Aktif akan memunculkan sebuah menu tarik-turun, sehingga Anda dapat memilih tingkat akses izin yang diinginkan. Tingkat akses yang dipilih akan mengizinkan atau mencegah pengguna dalam grup untuk berbagi secara eksternal terlepas dari pengaturan tim.
- Memilih opsi Nonaktif akan tetap menerapkan pengaturan tim pada anggota grup.
Catatan: Jika Anda tergabung dalam beberapa grup dengan opsi Batasi siapa yang dapat diundang grup ini ke file dan folder dialihkan menjadi Aktif, pengaturan yang paling ketat akan berlaku. Misalnya, jika salah satu grup yang Anda ikuti memiliki tingkat izin yang dikonfigurasikan ke Hanya Tim, Anda hanya dapat membagikan ke anggota tim dalam salah satu grup tersebut.
Sebagai admin tim Dropbox, Anda dapat pula melihat dan mengelola grup yang diikuti setiap anggota tim. Ini berguna dalam proses orientasi karyawan baru, karena Anda dapat dengan mudah menambahkan mereka ke semua grup yang sesuai, serta ketika karyawan berganti peran dan memerlukan penyesuaian grup.
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Buka Konsol Admin.
- Klik Anggota.
- Klik nama akun anggota tim yang ingin Anda lihat.
Pada Keanggotaan grup, Anda akan melihat daftar semua grup yang diikuti anggota tim.
Tanya Jawab tentang grup
Apakah memungkinkan membuat grup yang memasukkan semua orang di tim?
Ya, ketika Anda membuat tim Dropbox, grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” dibuat secara otomatis. Grup ini mencakup semua orang yang saat ini berada di tim, dan anggota baru akan otomatis ditambahkan sewaktu mereka bergabung.
Apa yang akan terjadi jika saya menambahkan grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” ke sebuah folder?
Menambahkan grup ini ke salah satu folder akan membagikannya kepada semua orang yang sudah berada di tim Dropbox Anda. Undangan tidak akan dikirimkan kepada orang di organisasi Anda yang belum memiliki akun Dropbox.
Bisakah orang-orang di grup memiliki izin berbeda ke sebuah folder bersama?
Ya. Pengelola grup dan pemilik folder bisa menetapkan izin hanya lihat pada grup atau folder secara default dan memberikan izin edit kepada perorangan. Pengguna dengan izin edit dapat mengedit konten sebuah folder, tidak seperti pengguna lainnya.
Apakah izin grup mengesampingkan izin individu?
Pengguna selalu diberi izin lebih banyak daripada lebih sedikit. Jika izin grup atau individu berbeda terus, pengguna akan selalu memiliki izin yang memberikan mereka tingkat tertinggi untuk akses file dan folder.
Apakah yang terjadi pada izin jika pengguna tercantum lebih dari sekali dalam grup?
Jika pengguna dimasukkan dalam folder bersama lebih dari sekali karena keanggotaan grup mereka, pengguna-pengguna itu akan menggunakan izin sebelumnya yang memberikan mereka fungsi tambahan. Misalnya, jika grup itu diberikan izin edit namun seorang pengguna yang diundang secara individu ke grup itu memiliki izin hanya-lihat, maka anggota grup itu akan sungguh-sungguh memiliki izin edit tambahan yang diberikan ke grup.
Untuk membatasi akses anggota grup, hapus anggota tersebut dari grup terlebih dahulu, lalu undang kembali secara terpisah sebagai anggota folder bersama dengan akses "melihat". Atau, undang anggota satu per satu untuk memberikan izin melihat atau mengedit secara terpisah bagi setiap anggota.
