Dropbox Groups

Dengan tim Dropbox, Anda dapat mengelola anggota tim menjadi beberapa grup. Bagikan folder atau file dengan salah satu grup untuk memberikan akses otomatis kepada semua anggota grup tersebut. Ada dua jenis grup:

• Group dikelola perusahaan
• Grup dikelola-pengguna

Belum menggunakan Dropbox? Lihat cara Dropbox memudahkan pengelolaan izin file.

Cara membuat grup

Membuat grup yang dikelola pengguna

Anggota tim dapat membuat grup yang dikelola pengguna jika admin mereka mengizinkan. 

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Klik Buat grup.
5. Masukkan nama grup Anda.
   • Catatan: Ini adalah nama yang akan dilihat dan digunakan oleh semua anggota tim untuk mengundang grup ke folder bersama yang baru. Sebagai manajer grup, Anda bisa mengubah nama grup kapan saja.
6. Klik Buat grup.

Membuat grup yang dikelola perusahaan

Hanya admin tim Dropbox yang dapat membuat grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup.
4. Klik Buat grup.
5. Masukkan nama grup.
6. Tentukan apakah grup ini akan menjadi grup yang dikelola pengguna atau yang dikelola perusahaan.
7. Klik Buat.

Apakah memungkinkan membuat grup yang memasukkan semua orang di tim?

Ya, ketika Anda membuat tim Dropbox, grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” dibuat secara otomatis. Grup ini mencakup semua orang yang saat ini berada di tim, dan anggota baru akan otomatis ditambahkan sewaktu mereka bergabung.

Catatan:

• Grup “Semua orang di [Nama Tim Anda]” tidak dapat diubah karena grup ini dibuat oleh Dropbox.
• Jika tim Anda berisi lebih dari 1.000 anggota, fitur ini tidak akan tersedia karena batas maksimum 1.000 anggota untuk folder tim.

Cara menambahkan anggota ke grup

Menambahkan anggota ke grup akan mengundang orang tersebut ke semua folder bersama yang dibagikan ke grup tersebut.

Menambahkan anggota ke grup yang dikelola pengguna

Manajer grup dapat menambahkan atau menghapus anggota ke grup yang dikelola pengguna kapan saja. 

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih nama grup yang ingin ditambahkan anggotanya.
5. Klik Tambahkan anggota.
6. Masukkan nama orang yang ingin Anda undang, dan klik Tambahkan anggota.

Catatan:

• Anggota tim bisa melihat semua grup yang dibuat di tim mereka, dan mereka bisa meminta untuk bergabung ke grup yang dikelola pengguna, kecuali kemampuan ini dinonaktifkan oleh admin.
• Anggota tim hanya dapat melihat anggota lain yang berada di grup yang sama.

Menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan

Hanya admin yang dapat menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan. Anggota tim tidak dapat meminta bergabung ke grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup.
4. Pilih nama grup yang ingin ditambahkan anggotanya.
5. Klik Tambahkan anggota.
6. Masukkan nama orang yang ingin Anda undang, dan klik Tambahkan anggota.

Cara menghapus anggota dari grup?

Menghapus anggota dari grup yang dikelola pengguna

Manajer grup dapat menghapus atau menambahkan anggota kapan saja.

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Memilih nama grup yang ingin Anda hapus anggotanya.
5. Klik ikon roda gigi di samping nama anggota, lalu pilih Hapus pengguna.

Menghapus anggota dari grup akan menghapus orang itu dari semua folder bersama dan folder tim yang dimikiki aksesnya oleh grup.

Menghapus anggota dari grup yang dikelola pengguna

Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup. 
4. Memilih nama grup yang ingin Anda hapus anggotanya.
5. Klik X di sebelah nama anggota yang ingin dihapus.
6. Klik Hapus.

Cara mengubah nama grup?

Mengubah nama grup yang dikelola pengguna

Manajer grup dapat mengubah nama grup yang dikelola pengguna kapan saja.

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Klik grup yang ingin Anda edit.
5. Klik Edit grup.
6. Masukkan nama grup yang baru, lalu klik Simpan perubahan.

Mengubah nama grup yang dikelola perusahaan

Hanya admin bisa mengubah nama grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup. 
4. Pilih nama grup yang ingin diubah.
5. Klik Edit grup.
6. Masukkan nama grup yang baru, lalu klik Simpan perubahan.

Cara menambahkan atau mengganti manajer grup

Hanya grup yang dikelola pengguna memiliki kemampuan untuk menambahkan atau mengganti manajer grup. Manajer grup dapat mengedit atau menghapus grup yang dikelola pengguna Manajer grup juga dapat menambahkan atau menghapus anggota dari grup itu. Sebuah grup dapat memiliki sejumlah manajer.

Menambahkan atau mengganti manajer grup untuk grup yang dikelola pengguna

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih grup yang ingin ditambahkan manajernya.
5. Klik ikon roda gigi di sebelah kanan pengguna yang ingin Anda tambahkan sebagai manajer
6. Klik Jadikan pengelola.

Jika Anda mengalihkan pengelolaan, pertama-tama tambahkan pengelola menggunakan langkah-langkah di atas lalu hapus izin pengelola, atau tinggalkan diri seluruhnya dari grup.

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih grup.
   
5. Klik ikon roda gigi di sebelah kanan akun Anda.
   • Untuk menghapus izin manajer dan tetap berada di grup sebagai anggota tim, pilih Hapus izin manajer.
   • Untuk keluar dari grup, pilih Hapus pengguna.

Cara menghapus grup

Penghapusan grup bersifat permanen. Jika grup tidak sengaja terhapus, Anda harus membuatnya kembali sebagaimana pertama kali dibuat. Penghapusan suatu grup tidak akan otomatis menghapus semua file atau folder yang dapat diakses oleh grup tersebut.

Menghapus grup yang dikelola pengguna

Manajer grup dapat menghapus grup yang dikelola pengguna kapan saja.

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih grup yang ingin dihapus.
5. Klik Hapus grup.
6. Klik Hapus.

Menghapus grup dikelola-perusahaan?

Hanya admin yang bisa menghapus grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup.
4. Pilih nama grup yang ingin dihapus.
5. Klik Hapus grup.
6. Klik Hapus.

Cara meninggalkan grup?

Anggota grup yang dikelola pengguna bisa meninggalkan grup kapan saja. Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan.

Tinggalkan grup yang dikelola pengguna

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih grup yang ingin ditinggalkan.
5. Klik Tinggalkan grup.
6. Klik Tinggalkan.

Cara berbagi folder dengan grup

Anggota tim mana pun bisa berbagi folder dengan grup mana pun, bahkan ke grup yang Anda bukan anggotanya.

Berbagi folder dengan grup

1. Masuk ke dropbox.com.
2. Arahkan kursor ke nama folder dan klik ikon berbagi (persegi panjang dengan panah ke atas).
3. Ketik nama grup yang Anda ingin bagikan foldernya.
4. Tetapkan izin lihat atau edi.
5. Klik Bagikan Folder. 

Semua anggota grup akan diundang ke folder ini.

Apa yang akan terjadi jika saya menambahkan grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” ke sebuah folder?

Menambahkan grup ini ke salah satu folder akan membagikannya kepada semua orang yang sudah berada di tim Dropbox Anda. Undangan tidak akan dikirimkan kepada orang di organisasi Anda yang belum memiliki akun Dropbox.

Bisakah orang-orang di grup memiliki izin berbeda ke sebuah folder bersama?

Ya. Pengelola grup dan folder bisa menetapkan izin hanya-lihat pada grup atau folder secara default dan memberikan izin edit kepada individu. Pengguna dengan izin edit dapat mengedit konten sebuah folder, sementara pengguna lain tidak bisa.

Apakah izin grup mengesampingkan izin individu?

Pengguna selalu diberi izin lebih banyak daripada lebih sedikit. Jika izin grup atau individu berbeda terus, pengguna akan selalu memiliki izin yang memberikan mereka tingkat tertinggi untuk akses file dan folder.

Apakah yang terjadi pada izin jika pengguna tercantum lebih dari sekali dalam grup?

Jika pengguna dimasukkan dalam folder bersama lebih dari sekali karena keanggotaan grup mereka, pengguna-pengguna itu akan menggunakan izin sebelumnya yang memberikan mereka fungsi tambahan. Misalnya, jika grup itu diberikan izin edit namun seorang pengguna yang diundang secara individu ke grup itu memiliki izin hanya-lihat, maka anggota grup itu akan sungguh-sungguh memiliki izin edit tambahan yang diberikan ke grup.

Untuk membatasi akses anggota grup, hapus anggota tersebut dari grup terlebih dahulu, lalu undang kembali satu per satu sebagai anggota folder bersama dengan akses "melihat". Atau, undang anggota satu per satu untuk memberikan izin melihat atau mengedit secara terpisah bagi setiap anggota.

Pengaturan admin untuk grup

Mengontrol siapa yang dapat membuat grup

Admin tim Dropbox dapat memilih apakah anggota tim dapat membuat grup yang dikelola pengguna. Secara default, anggota tim diizinkan membuat grup yang dikelola pengguna.

Perhatikan: Hanya admin yang bisa membuat grup yang dikelola perusahaan. Pengguna tidak dapat meminta gabung dengan grup yang dikelola perusahaan.

Untuk menonaktifkan opsi izin membuat grup yang dikelola pengguna bagi anggota tim:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Pengaturan.
4. Klik Grup.
5. Ubah opsi Grup yang dikelola pengguna menjadi Nonaktif.

Mengedit grup tim Anda

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup.
4. Pilih nama grup yang ingin diedit.

Melihat dan mengelola grup anggota tim tertentu?

Sebagai admin tim Dropbox, Anda dapat pula melihat dan mengelola grup yang diikuti setiap anggota tim. Ini berguna dalam proses orientasi karyawan baru, karena Anda dapat dengan mudah menambahkan mereka ke semua grup yang sesuai, serta ketika karyawan berganti peran dan memerlukan penyesuaian grup.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Buka Konsol Admin.
3. Klik Anggota.
4. Klik nama akun anggota tim yang ingin Anda lihat.

Pada Keanggotaan grup, Anda akan melihat daftar semua grup yang diikuti anggota tim.