Dropbox Groups

Dengan Dropbox Business, Anda bisa mengelola anggota tim Anda menjadi grup. Bagikan folder atau file ke grup untuk memberikan akses otomatis ke semua anggota grup. Ada dua jenis grup:

• Group dikelola perusahaan
• Grup dikelola-pengguna

Belum menggunakan Dropbox? Lihat cara Dropbox memudahkan pengelolaan izin file.

Cara membuat grup

Membuat grup yang dikelola pengguna

Anggota tim dapat membuat grup yang dikelola pengguna jika admin mereka mengizinkan. 

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Klik Buat grup.
5. Masukkan nama grup Anda.
   • Catatan: Ini adalah nama yang akan dilihat dan digunakan oleh semua anggota tim untuk mengundang grup ke folder bersama yang baru. Sebagai manajer grup, Anda bisa mengubah nama grup kapan saja.
6. Klik Buat grup.

Membuat grup yang dikelola perusahaan

Hanya admin Dropbox Business yang bisa membuat grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup.
4. Klik Buat grup.
5. Masukkan nama grup.
6. Tentukan apakah grup ini akan menjadi grup yang dikelola pengguna atau yang dikelola perusahaan.
7. Klik Buat.

Apakah memungkinkan membuat grup yang memasukkan semua orang di tim?

Ya, ketika Anda membuat tim Dropbox Business sebuah grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” otomatis dibuat. Ini mencakup semua orang yang saat ini berada di tim dan anggota baru akan otomatis ditambahkan sewaktu mereka bergabung.

Catatan: Jika tim Anda melebihi 1.000 anggota, fitur ini tidak akan tersedia karena adanya batasan 1.000 anggota di folder tim.

Kembali ke menu

Cara menambahkan anggota ke grup

Menambahkan anggota ke grup akan mengundang orang tersebut ke semua folder bersama yang dibagikan ke grup tersebut.

Menambahkan anggota ke grup yang dikelola pengguna

Manajer grup dapat menambahkan atau menghapus anggota ke grup yang dikelola pengguna kapan saja. 

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih nama grup yang ingin ditambahkan anggotanya.
5. Klik Tambahkan anggota.
6. Masukkan nama orang yang ingin Anda undang, dan klik Tambahkan anggota.

Catatan:

• Anggota tim bisa melihat semua grup yang dibuat di tim mereka, dan mereka bisa meminta untuk bergabung ke grup yang dikelola pengguna, kecuali kemampuan ini dinonaktifkan oleh admin.
• Anggota tim hanya bisa melihat anggota grup lain yang sudah mereka masuki.

Menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan

Hanya admin yang dapat menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan. Anggota tim tidak bisa minta untuk bergabung ke grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup.
4. Pilih nama grup yang ingin ditambahkan anggotanya.
5. Klik Tambahkan anggota.
6. Masukkan nama orang yang ingin Anda undang, dan klik Tambahkan anggota.

Kembali ke menu

Cara menghapus anggota dari grup?

Menghapus anggota dari grup yang dikelola pengguna

Manajer grup dapat menghapus atau menambahkan anggota kapan saja.

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih nama grup yang ingin ditambahkan anggotanya.
5. Klik "…" (elipsis) di samping nama anggota, dan pilih Hapus pengguna.

Menghapus anggota dari grup akan menghapus orang itu dari semua folder bersama dan folder tim yang dimikiki aksesnya oleh grup.

Menghapus anggota dari grup yang dikelola pengguna

Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup. 
4. Memilih nama grup yang ingin Anda hapus anggotanya.
5. Klik X di sebelah nama anggota yang ingin dihapus.
6. Klik Hapus.

Kembali ke menu

Cara mengubah nama grup?

Mengubah nama grup yang dikelola pengguna

Manajer grup dapat mengubah nama grup yang dikelola pengguna kapan saja.

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Klik grup yang ingin Anda edit.
5. Klik Ganti Nama Grup
6. Masukkan nama grup yang baru, lalu klik Simpan perubahan.

Mengubah nama grup yang dikelola perusahaan

Hanya admin bisa mengubah nama grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup. 
4. Pilih nama grup yang ingin diubah.
5. Klik Edit grup.
6. Masukkan nama grup yang baru, lalu klik Simpan perubahan.

Kembali ke menu

Cara menambahkan atau mengganti manajer grup

Hanya grup yang dikelola pengguna memiliki kemampuan untuk menambahkan atau mengganti manajer grup. Manajer grup dapat mengedit atau menghapus grup yang dikelola pengguna Manajer grup juga dapat menambahkan atau menghapus anggota dari grup itu. Sebuah grup dapat memiliki sejumlah manajer.

Menambahkan atau mengganti manajer grup untuk grup yang dikelola pengguna

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih grup yang ingin ditambahkan manajernya.
5. Klik "…" (elipsis) di samping kanan pengguna yang Anda ingin tambahkan sebagai manajer
6. Klik Jadikan pengelola.

Jika Anda mengalihkan pengelolaan, pertama-tama tambahkan pengelola menggunakan langkah-langkah di atas lalu hapus izin pengelola, atau tinggalkan diri seluruhnya dari grup.

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih grup.
   
5. Klik "…" (elipsis) di samping kanan pengguna yang Anda ingin tambahkan sebagai manajer.
   • Pilih Hapus izin pengelola untuk mencabut status pengelola Anda dan tetap berada di grup, atau
   • Pilih Hapus pengguna untuk menghapus diri Anda dari grup

Kembali ke menu

Cara menghapus grup

Menghapus sebuah akan berdampak permanen. Jika Anda menghapus grup secara tidak sengaja, Anda harus membuat kembali grup itu seperti Anda membuatnya pertama kali. Menghapus grup tidak berarti juga menghapus setiap file atau folder yang dapat grup itu akses.

Menghapus grup yang dikelola pengguna

Manajer grup dapat menghapus grup yang dikelola pengguna kapan saja.

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih grup yang ingin dihapus.
5. Klik Hapus grup.
6. Klik Hapus.

Menghapus grup dikelola-perusahaan?

Hanya admin yang bisa menghapus grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup.
4. Pilih nama grup yang ingin dihapus.
5. Klik Hapus grup.
6. Klik Hapus.

Kembali ke menu

Cara meninggalkan grup?

Anggota grup yang dikelola pengguna bisa meninggalkan grup kapan saja. Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan.

Tinggalkan grup yang dikelola pengguna

1. Masuk dengan akun kerja Anda di dropbox.com.
2. Klik avatar Anda (gambar profil atau inisial).
3. Klik Lihat tim dan grup.
4. Pilih grup yang ingin ditinggalkan.
5. Klik Tinggalkan grup.

Kembali ke menu

Cara berbagi folder dengan grup

Anggota tim mana pun bisa berbagi folder dengan grup mana pun, bahkan ke grup yang Anda bukan anggotanya.

Berbagi folder dengan grup

1. Masuk ke dropbox.com.
2. Arahkan kursor ke nama folder dan klik ikon berbagi (persegi panjang dengan panah ke atas).
3. Ketik nama grup yang Anda ingin bagikan foldernya.
4. Tetapkan izin lihat atau edi.
5. Klik Bagikan Folder. 

Semua anggota grup akan diundang ke folder ini.

Apa yang akan terjadi jika saya menambahkan grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” ke sebuah folder?

Menambahkan grup ini ke sebuah folder akan membagikannya kepada semua orang yang sudah berada di tim Dropbox Business Anda. Undangan tidak akan dikirimkan kepada orang di organisasi Anda yang belum memiliki akun Dropbox.

Bisakah orang-orang di grup memiliki izin berbeda ke sebuah folder bersama?

Ya. Pengelola grup dan folder bisa menetapkan izin hanya-lihat pada grup atau folder secara default dan memberikan izin edit kepada individu. Pengguna dengan izin edit dapat mengedit konten sebuah folder, sementara pengguna lain tidak bisa.

Apakah izin grup mengesampingkan izin individu?

Pengguna selalu diberi izin lebih banyak daripada lebih sedikit. Jika izin grup atau individu berbeda terus, pengguna akan selalu memiliki izin yang memberikan mereka tingkat tertinggi untuk akses file dan folder.

Apakah yang terjadi pada izin jika pengguna tercantum lebih dari sekali dalam grup?

Jika pengguna dimasukkan dalam folder bersama lebih dari sekali karena keanggotaan grup mereka, pengguna-pengguna itu akan menggunakan izin sebelumnya yang memberikan mereka fungsi tambahan. Misalnya, jika grup itu diberikan izin edit namun seorang pengguna yang diundang secara individu ke grup itu memiliki izin hanya-lihat, maka anggota grup itu akan sungguh-sungguh memiliki izin edit tambahan yang diberikan ke grup.

Untuk membatasi akses anggota grup, pertama-tama hapus anggota itu dari grup lalu undang lagi sebagai individu anggota folder bersama dengan akses "bisa lihat". Atau, undang setiap anggota secara individu untuk menetapkan izin lihat atau edit yang berbeda untuk setiap anggota.

Kembali ke menu

Pengaturan admin untuk grup

Mengontrol siapa yang dapat membuat grup

Admin Dropbox Business bisa memilih apakah anggota tim bisa membuat grup yang dikelola pengguna. Secara default, anggota tim diizinkan membuat grup yang dikelola pengguna.

Perhatikan: Hanya admin yang bisa membuat grup yang dikelola perusahaan. Pengguna tidak dapat meminta gabung dengan grup yang dikelola perusahaan.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Pengaturan.
4. Klik Grup.
5. Pilih Tidak di sebelah Grup yang dikelola pengguna.

Mengedit grup tim Anda

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Grup.
4. Pilih nama grup yang ingin diedit.

Melihat dan mengelola grup anggota tim tertentu?

Sebagai admin tim Dropbox Business, Anda dapat pula melihat dan mengelola grup dari setiap anggota tim. Ini membantu saat melakukan orientasi untuk karyawan baru, karena Anda dapat menambahkan mereka dengan mudah ke semua grup yang benar, serta ketika karyawan berganti tugas dan Anda harus menyesuaikan grup mereka.

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Buka Konsol Admin.
3. Klik Anggota.
4. Klik nama akun anggota tim yang ingin Anda lihat.

Pada Keanggotaan grup, Anda akan melihat daftar semua grup yang diikuti anggota tim.

Kembali ke menu