Dengan Dropbox Business, Anda bisa mengelola anggota tim Anda menjadi grup. Bagikan folder atau file ke grup untuk memberikan akses otomatis ke semua anggota grup. Ada dua jenis grup:
|
Group dikelola perusahaan |
Grup yang dikelola |
Pembuatan grup |
Hanya dibuat admin |
Dapat dibuat admin dan anggota tim (jika diizinkan admin) |
Minta bergabung |
Anggota tim tidak bisa minta bergabung |
Anggota tim bisa minta bergabung |
Meninggalkan grup |
Anggota tim tidak bisa meninggalkan grup semaunya |
Anggota tim bisa memilih untuk meninggalkan grup |
Tambah/Hapus anggota |
Hanya admin yang bisa tambah/hapus anggota tim ke grup |
Baik admin dan manajer grup bisa menambah/menghapus anggota ke/dari grup |
Transfer kepemilikan grup |
Admin bisa mengubah grup dikelola-perusahaan menjadi grup dikelola-pengguna, dan menugaskan manajer baru |
Admin bisa mengubah grup dikelola-pengguna menjadi grup dikelola-perusahaan untuk mengambil alih kontrol |
Belum menggunakan Dropbox? Lihat cara Dropbox memudahkan pengelolaan izin file.
Bagian dalam artikel ini:
Membuat grup yang dikelola pengguna
Anggota tim dapat membuat grup yang dikelola pengguna jika admin mereka mengizinkan.
Membuat grup yang dikelola perusahaan
Hanya admin Dropbox Business yang bisa membuat grup yang dikelola perusahaan.
Apakah memungkinkan membuat grup yang memasukkan semua orang di tim?
Ya, ketika Anda membuat tim Dropbox Business sebuah grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” otomatis dibuat. Ini mencakup semua orang yang saat ini berada di tim dan anggota baru akan otomatis ditambahkan sewaktu mereka bergabung.
Catatan: Jika tim Anda melebihi 1.000 anggota, fitur ini tidak akan tersedia karena adanya batasan 1.000 anggota di folder tim.
Menambahkan anggota ke grup akan mengundang orang tersebut ke semua folder bersama yang dibagikan ke grup tersebut.
Menambahkan anggota ke grup yang dikelola pengguna
Manajer grup dapat menambahkan atau menghapus anggota ke grup yang dikelola pengguna kapan saja.
Catatan:
Menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan
Hanya admin yang dapat menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan. Anggota tim tidak bisa minta untuk bergabung ke grup yang dikelola perusahaan.
Menghapus anggota dari grup yang dikelola pengguna
Manajer grup dapat menghapus atau menambahkan anggota kapan saja.
Menghapus anggota dari grup akan menghapus orang itu dari semua folder bersama dan folder tim yang dimikiki aksesnya oleh grup.
Menghapus anggota dari grup yang dikelola pengguna
Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan.
Mengubah nama grup yang dikelola pengguna
Manajer grup dapat mengubah nama grup yang dikelola pengguna kapan saja.
Mengubah nama grup yang dikelola perusahaan
Hanya admin bisa mengubah nama grup yang dikelola perusahaan.
Hanya grup yang dikelola pengguna memiliki kemampuan untuk menambahkan atau mengganti manajer grup. Manajer grup dapat mengedit atau menghapus grup yang dikelola pengguna Manajer grup juga dapat menambahkan atau menghapus anggota dari grup itu. Sebuah grup dapat memiliki sejumlah manajer.
Menambahkan atau mengganti manajer grup untuk grup yang dikelola pengguna
Jika Anda mengalihkan pengelolaan, pertama-tama tambahkan pengelola menggunakan langkah-langkah di atas lalu hapus izin pengelola, atau tinggalkan diri seluruhnya dari grup.
Menghapus sebuah akan berdampak permanen. Jika Anda menghapus grup secara tidak sengaja, Anda harus membuat kembali grup itu seperti Anda membuatnya pertama kali. Menghapus grup tidak berarti juga menghapus setiap file atau folder yang dapat grup itu akses.
Menghapus grup yang dikelola pengguna
Manajer grup dapat menghapus grup yang dikelola pengguna kapan saja.
Menghapus grup dikelola-perusahaan?
Hanya admin yang bisa menghapus grup yang dikelola perusahaan.
Anggota grup yang dikelola pengguna bisa meninggalkan grup kapan saja. Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan.
Tinggalkan grup yang dikelola pengguna
Anggota tim mana pun bisa berbagi folder dengan grup mana pun, bahkan ke grup yang Anda bukan anggotanya.
Berbagi folder dengan grup
Semua anggota grup akan diundang ke folder ini.
Apa yang akan terjadi jika saya menambahkan grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” ke sebuah folder?
Menambahkan grup ini ke sebuah folder akan membagikannya kepada semua orang yang sudah berada di tim Dropbox Business Anda. Undangan tidak akan dikirimkan kepada orang di organisasi Anda yang belum memiliki akun Dropbox.
Bisakah orang-orang di grup memiliki izin berbeda ke sebuah folder bersama?
Ya. Pengelola grup dan folder bisa menetapkan izin hanya-lihat pada grup atau folder secara default dan memberikan izin edit kepada individu. Pengguna dengan izin edit dapat mengedit konten sebuah folder, sementara pengguna lain tidak bisa.
Apakah izin grup mengesampingkan izin individu?
Pengguna selalu diberi izin lebih banyak daripada lebih sedikit. Jika izin grup atau individu berbeda terus, pengguna akan selalu memiliki izin yang memberikan mereka tingkat tertinggi untuk akses file dan folder.
Apakah yang terjadi pada izin jika pengguna tercantum lebih dari sekali dalam grup?
Jika pengguna dimasukkan dalam folder bersama lebih dari sekali karena keanggotaan grup mereka, pengguna-pengguna itu akan menggunakan izin sebelumnya yang memberikan mereka fungsi tambahan. Misalnya, jika grup itu diberikan izin edit namun seorang pengguna yang diundang secara individu ke grup itu memiliki izin hanya-lihat, maka anggota grup itu akan sungguh-sungguh memiliki izin edit tambahan yang diberikan ke grup.
Untuk membatasi akses anggota grup, pertama-tama hapus anggota itu dari grup lalu undang lagi sebagai individu anggota folder bersama dengan akses "bisa lihat". Atau, undang setiap anggota secara individu untuk menetapkan izin lihat atau edit yang berbeda untuk setiap anggota.
Mengontrol siapa yang dapat membuat grup
Admin Dropbox Business bisa memilih apakah anggota tim bisa membuat grup yang dikelola pengguna. Secara default, anggota tim diizinkan membuat grup yang dikelola pengguna.
Perhatikan: Hanya admin yang bisa membuat grup yang dikelola perusahaan. Pengguna tidak dapat meminta gabung dengan grup yang dikelola perusahaan.
Mengedit grup tim Anda
Melihat dan mengelola grup anggota tim tertentu?
Sebagai admin tim Dropbox Business, Anda dapat pula melihat dan mengelola grup dari setiap anggota tim. Ini membantu saat melakukan orientasi untuk karyawan baru, karena Anda dapat menambahkan mereka dengan mudah ke semua grup yang benar, serta ketika karyawan berganti tugas dan Anda harus menyesuaikan grup mereka.
Pada Keanggotaan grup, Anda akan melihat daftar semua grup yang diikuti anggota tim.