Dengan tim Dropbox, Anda dapat mengelola anggota tim menjadi beberapa grup. Bagikan folder atau file dengan salah satu grup untuk memberikan akses otomatis kepada semua anggota grup tersebut. Ada dua jenis grup:
|
Group dikelola perusahaan |
Grup yang dikelola |
Pembuatan grup |
Hanya admin yang dapat membuat grup |
Dapat dibuat admin dan anggota tim (jika diizinkan admin) |
Minta bergabung |
Anggota tim tidak dapat meminta bergabung |
Anggota tim bisa minta bergabung |
Meninggalkan grup |
Anggota tim tidak dapat keluar dari grup atas kemauan sendiri |
Anggota tim bisa memilih untuk meninggalkan grup |
Tambah/Hapus anggota |
Hanya admin yang dapat menambahkan atau menghapus anggota tim ke atau dari grup |
Baik admin maupun manajer grup dapat menambahkan atau menghapus anggota ke atau dari grup |
Transfer kepemilikan grup |
Admin bisa mengubah grup dikelola-perusahaan menjadi grup dikelola-pengguna, dan menugaskan manajer baru |
Admin bisa mengubah grup dikelola-pengguna menjadi grup dikelola-perusahaan untuk mengambil alih kontrol |
Belum menggunakan Dropbox? Lihat cara Dropbox memudahkan pengelolaan izin file.
Bagian dalam artikel ini:
Membuat grup yang dikelola pengguna
Anggota tim dapat membuat grup yang dikelola pengguna jika admin mereka mengizinkan.
Membuat grup yang dikelola perusahaan
Hanya admin tim Dropbox yang dapat membuat grup yang dikelola perusahaan.
Apakah memungkinkan membuat grup yang memasukkan semua orang di tim?
Ya, ketika Anda membuat tim Dropbox, grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” dibuat secara otomatis. Grup ini mencakup semua orang yang saat ini berada di tim, dan anggota baru akan otomatis ditambahkan sewaktu mereka bergabung.
Catatan:
Menambahkan anggota ke grup akan mengundang orang tersebut ke semua folder bersama yang dibagikan ke grup tersebut.
Menambahkan anggota ke grup yang dikelola pengguna
Manajer grup dapat menambahkan atau menghapus anggota ke grup yang dikelola pengguna kapan saja.
Catatan:
Menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan
Hanya admin yang dapat menambahkan anggota ke grup yang dikelola perusahaan. Anggota tim tidak dapat meminta bergabung ke grup yang dikelola perusahaan.
Menghapus anggota dari grup yang dikelola pengguna
Manajer grup dapat menghapus atau menambahkan anggota kapan saja.
Menghapus anggota dari grup akan menghapus orang itu dari semua folder bersama dan folder tim yang dimikiki aksesnya oleh grup.
Menghapus anggota dari grup yang dikelola pengguna
Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan.
Mengubah nama grup yang dikelola pengguna
Manajer grup dapat mengubah nama grup yang dikelola pengguna kapan saja.
Mengubah nama grup yang dikelola perusahaan
Hanya admin bisa mengubah nama grup yang dikelola perusahaan.
Hanya grup yang dikelola pengguna memiliki kemampuan untuk menambahkan atau mengganti manajer grup. Manajer grup dapat mengedit atau menghapus grup yang dikelola pengguna Manajer grup juga dapat menambahkan atau menghapus anggota dari grup itu. Sebuah grup dapat memiliki sejumlah manajer.
Menambahkan atau mengganti manajer grup untuk grup yang dikelola pengguna
Jika Anda mengalihkan pengelolaan, pertama-tama tambahkan pengelola menggunakan langkah-langkah di atas lalu hapus izin pengelola, atau tinggalkan diri seluruhnya dari grup.
Penghapusan grup bersifat permanen. Jika grup tidak sengaja terhapus, Anda harus membuatnya kembali sebagaimana pertama kali dibuat. Penghapusan suatu grup tidak akan otomatis menghapus semua file atau folder yang dapat diakses oleh grup tersebut.
Menghapus grup yang dikelola pengguna
Manajer grup dapat menghapus grup yang dikelola pengguna kapan saja.
Menghapus grup dikelola-perusahaan?
Hanya admin yang bisa menghapus grup yang dikelola perusahaan.
Anggota grup yang dikelola pengguna bisa meninggalkan grup kapan saja. Hanya admin yang bisa menghapus anggota dari grup yang dikelola perusahaan.
Tinggalkan grup yang dikelola pengguna
Anggota tim mana pun bisa berbagi folder dengan grup mana pun, bahkan ke grup yang Anda bukan anggotanya.
Berbagi folder dengan grup
Semua anggota grup akan diundang ke folder ini.
Apa yang akan terjadi jika saya menambahkan grup dengan nama “Semua orang di [Nama Tim Anda]” ke sebuah folder?
Menambahkan grup ini ke salah satu folder akan membagikannya kepada semua orang yang sudah berada di tim Dropbox Anda. Undangan tidak akan dikirimkan kepada orang di organisasi Anda yang belum memiliki akun Dropbox.
Bisakah orang-orang di grup memiliki izin berbeda ke sebuah folder bersama?
Ya. Pengelola grup dan folder bisa menetapkan izin hanya-lihat pada grup atau folder secara default dan memberikan izin edit kepada individu. Pengguna dengan izin edit dapat mengedit konten sebuah folder, sementara pengguna lain tidak bisa.
Apakah izin grup mengesampingkan izin individu?
Pengguna selalu diberi izin lebih banyak daripada lebih sedikit. Jika izin grup atau individu berbeda terus, pengguna akan selalu memiliki izin yang memberikan mereka tingkat tertinggi untuk akses file dan folder.
Apakah yang terjadi pada izin jika pengguna tercantum lebih dari sekali dalam grup?
Jika pengguna dimasukkan dalam folder bersama lebih dari sekali karena keanggotaan grup mereka, pengguna-pengguna itu akan menggunakan izin sebelumnya yang memberikan mereka fungsi tambahan. Misalnya, jika grup itu diberikan izin edit namun seorang pengguna yang diundang secara individu ke grup itu memiliki izin hanya-lihat, maka anggota grup itu akan sungguh-sungguh memiliki izin edit tambahan yang diberikan ke grup.
Untuk membatasi akses anggota grup, hapus anggota tersebut dari grup terlebih dahulu, lalu undang kembali satu per satu sebagai anggota folder bersama dengan akses "melihat". Atau, undang anggota satu per satu untuk memberikan izin melihat atau mengedit secara terpisah bagi setiap anggota.
Mengontrol siapa yang dapat membuat grup
Admin tim Dropbox dapat memilih apakah anggota tim dapat membuat grup yang dikelola pengguna. Secara default, anggota tim diizinkan membuat grup yang dikelola pengguna.
Perhatikan: Hanya admin yang bisa membuat grup yang dikelola perusahaan. Pengguna tidak dapat meminta gabung dengan grup yang dikelola perusahaan.
Untuk menonaktifkan opsi izin membuat grup yang dikelola pengguna bagi anggota tim:
Mengedit grup tim Anda
Melihat dan mengelola grup anggota tim tertentu?
Sebagai admin tim Dropbox, Anda dapat pula melihat dan mengelola grup yang diikuti setiap anggota tim. Ini berguna dalam proses orientasi karyawan baru, karena Anda dapat dengan mudah menambahkan mereka ke semua grup yang sesuai, serta ketika karyawan berganti peran dan memerlukan penyesuaian grup.
Pada Keanggotaan grup, Anda akan melihat daftar semua grup yang diikuti anggota tim.