Gruppi Dropbox
In questo articolo viene illustrata una funzionalità disponibile per i clienti con piani Dropbox Standard, Advanced, Business, Business Plus ed Enterprise.
Vuoi utilizzare Dropbox con il tuo team? Scopri di più sui piani Dropbox per team.
Con i team Dropbox, puoi organizzare i membri del tuo team in gruppi e condividere una cartella o un file con un gruppo per concedere l’accesso automaticamente a tutti i membri. Ci sono due tipi di gruppi:
- Gruppi gestiti dall'azienda
- Gruppi gestiti dagli utenti
Consulta la tabella che segue per scoprire in che cosa si differenziano.
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Gruppi gestiti dall'azienda |
Gruppi gestiti dagli utenti gruppi |
Creare il gruppo |
Solo gli amministratori possono creare gruppi |
Amministratori e membri del team possono crearlo (se consentito dagli amministratori) |
Chiedere di partecipare |
I membri del team non possono richiedere di partecipare |
I membri del team possono richiedere di partecipare |
Abbandonare il gruppo |
I membri del team non possono abbandonare un gruppo da soli |
I membri del team possono scegliere di abbandonare un gruppo |
Aggiungere/rimuovere membri |
Solo gli amministratori sono autorizzati ad aggiungere o rimuovere membri del team in un gruppo |
Sia gli amministratori che i gestori del gruppo possono aggiungere o rimuovere membri in un gruppo |
Trasferire la proprietà del gruppo |
Gli amministratori possono cambiare un gruppo gestito dall'azienda in un gruppo gestito dagli utenti e assegnare un nuovo gestore |
Gli amministratori possono cambiare un gruppo gestito dagli utenti in un gruppo gestito dall'azienda per assumerne il controllo |
In questo video puoi vedere una breve panoramica dei gruppi Dropbox.
Come creare un gruppo
Se l’amministratore lo consente, i membri dei team possono creare gruppi gestiti dagli utenti: Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con il tuo account di lavoro.
- Fai clic sul tuo avatar (foto del profilo o iniziali).
- Fai clic su Visualizza team e gruppi.
- Fai clic su Crea gruppo.
- Inserisci un nome per il tuo gruppo.
- Nota. Si tratta del nome che tutti i membri del team visualizzeranno e utilizzeranno per invitare il gruppo a nuove cartelle condivise. In qualità di gestore del gruppo, puoi cambiare il nome del gruppo in qualsiasi momento.
- Fai clic su Crea.
Solo gli amministratori Dropbox possono creare un gruppo gestito dall’azienda. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Gruppi.
- Fai clic su Crea gruppo.
- Inserisci un nome per il gruppo.
- Scegli se il gruppo verrà gestito dall'azienda o dagli utenti.
- Fai clic su Crea.
Nota. Per scoprire come Modificare l’accesso, vai alla sezione Impostazioni di amministrazione per i gruppi.
Note.
- Il gruppo “Tutti i membri di [Nome del team]” non può essere modificato, poiché si tratta di un gruppo creato da Dropbox.
- Se il team supera i 1000 membri, questa funzionalità non sarà disponibile: le cartelle di team sono limitate a 1000 membri.
Come aggiungere i membri a un gruppo
I membri che aggiungi a un gruppo verranno invitati a tutte le cartelle condivise con il gruppo.
I gestori di gruppi possono aggiungere o rimuovere membri da un gruppo gestito dagli utenti in qualsiasi momento. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con il tuo account di lavoro.
- Fai clic sul tuo avatar (foto del profilo o iniziali).
- Fai clic su Visualizza team e gruppi.
- Fai clic sul nome del gruppo a cui desideri aggiungere membri.
- Fai clic su Aggiungi membri.
- Inserisci il nome della persona che desideri invitare e fai clic su Aggiungi membri.
Note.
- I membri del team possono visualizzare tutti i gruppi creati nel loro team e possono chiedere di entrare a far parte di un gruppo gestito dagli utenti, a meno che questa possibilità non sia stata disattivata da un amministratore.
- I membri del team possono visualizzare gli altri membri dei gruppi solo per i gruppi di cui fanno già parte.
Solo gli amministratori possono aggiungere membri a un gruppo gestito dall’azienda. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Gruppi.
- Fai clic sul nome del gruppo a cui desideri aggiungere membri.
- Fai clic su Aggiungi membri.
- Inserisci il nome della persona che desideri invitare e fai clic su Aggiungi membri.
Nota. I membri del team non possono richiedere di partecipare a un gruppo gestito dall’azienda.
Come rimuovere membri da un gruppo
I gestori di gruppi possono rimuovere o aggiungere membri in qualsiasi momento. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con il tuo account di lavoro.
- Fai clic sul tuo avatar (foto del profilo o iniziali).
- Fai clic su Visualizza team e gruppi.
- Fai clic sul nome del gruppo da cui desideri rimuovere membri.
- Fai clic sull’icona dell’ingranaggio accanto al nome del membro e scegli Rimuovi utente.
- Fai di nuovo clic su Rimuovi per confermare.
Nota: rimuovendo un membro da un gruppo, questa persona verrà rimossa da tutte le cartelle condivise e dalle cartelle del team a cui il gruppo ha accesso.
Solo gli amministratori possono rimuovere i membri di un gruppo gestito dall'azienda. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Gruppi.
- Fai clic sul nome del gruppo da cui desideri rimuovere membri.
- Fai clic sulla X accanto al nome del membro che desideri rimuovere.
- Fai clic su Rimuovi.
Come cambiare il nome di un gruppo
I gestori di gruppi possono cambiare il nome di un gruppo gestito dagli utenti in qualsiasi momento. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con il tuo account di lavoro.
- Fai clic sul tuo avatar (foto del profilo o iniziali).
- Fai clic su Visualizza team e gruppi.
- Fai clic sul gruppo che desideri modificare.
- Fai clic su Modifica gruppo.
- Inserisci il nuovo nome del gruppo e fai clic su Salva modifiche.
Solo gli amministratori possono cambiare il nome di un gruppo gestito dall'azienda. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Gruppi.
- Fai clic sul nome del gruppo che desideri cambiare.
- Fai clic su Modifica gruppo.
- Inserisci il nuovo nome del gruppo e fai clic su Salva modifiche.
Come aggiungere o cambiare il gestore di un gruppo
La possibilità di aggiungere o cambiare i gestori di gruppi è prevista solo per i gruppi gestiti dagli utenti. I gestori dei gruppi possono modificare o eliminare un gruppo gestito dagli utenti. Inoltre, possono aggiungere e rimuovere i membri del gruppo. Un gruppo può avere più gestori.
Aggiungere o cambiare il gestore di un gruppo per un gruppo gestito dagli utenti
- Accedi a dropbox.com con il tuo account di lavoro.
- Fai clic sul tuo avatar (foto del profilo o iniziali).
- Fai clic su Visualizza team e gruppi.
- Fai clic sul gruppo a cui desideri aggiungere un gestore.
- Fai clic sull’icona dell’ingranaggio a destra dell’utente che vorresti aggiungere come gestore.
- Fai di nuovo clic su Rendi gestore per confermare.
Se vuoi trasferire la gestione ad altri, per prima cosa aggiungi un gestore seguendo i passaggi precedenti, quindi rimuovi le tue autorizzazioni di gestione o esci completamente dal gruppo. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con il tuo account di lavoro.
- Fai clic sul tuo avatar (foto del profilo o iniziali).
- Fai clic su Visualizza team e gruppi.
- Fai clic su un gruppo.
- Fai clic sull'icona dell'ingranaggio a destra del tuo nome.
- Per rimuovere le autorizzazioni da gestore e rimanere nel gruppo come membro del team, seleziona Rimuovi le autorizzazioni da gestore e poi fai di nuovo clic su Rimuovi le autorizzazioni da gestore per confermare.
- Per uscire dal gruppo, seleziona Rimuovi utente e poi fai clic su Abbandona per confermare.
Come eliminare un gruppo
I gestori dei gruppi possono eliminare un gruppo gestito dagli utenti in qualsiasi momento. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con il tuo account di lavoro.
- Fai clic sul tuo avatar (foto del profilo o iniziali).
- Fai clic su Visualizza team e gruppi.
- Fai clic sul gruppo che desideri eliminare.
- Fai clic su Elimina gruppo.
- Fai clic su Elimina.
Solo gli amministratori possono eliminare un gruppo gestito dall'azienda. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Gruppi.
- Fai clic sul nome del gruppo che desideri eliminare.
- Fai clic su Elimina gruppo.
- Fai clic su Elimina.
Come abbandonare un gruppo
I membri di gruppi gestiti dagli utenti possono abbandonare un gruppo in qualsiasi momento. I membri di gruppi gestiti dall’azienda devono essere rimossi da un amministratore. Per abbandonare un gruppo gestito dagli utenti:
- Accedi a dropbox.com con il tuo account di lavoro.
- Fai clic sul tuo avatar (foto del profilo o iniziali).
- Fai clic su Visualizza team e gruppi.
- Fai clic sul gruppo che desideri abbandonare.
- Fai clic su Abbandona gruppo.
- Fai clic su Abbandona.
Come condividere una cartella con un gruppo
Ogni membro del team può condividere una cartella con qualsiasi gruppo, anche se non ne è membro. Per farlo:
- Accedi a dropbox.com.
- Passa con il mouse sul nome della cartella e fai clic su Condividi.
- Digita il nome del gruppo con cui desideri condividere.
- Imposta le autorizzazioni di visualizzazione o modifica.
- Fai clic su Condividi cartella.
Tutti i membri del gruppo verranno invitati alla cartella.
Impostazioni di amministrazione per i gruppi
Gli amministratori possono gestire le seguenti impostazioni per i gruppi:
- Controllare chi può creare gruppi
- Modificare i gruppi del tuo team
- Visualizzare e gestire i gruppi di un membro specifico del team
Nota: solo gli amministratori possono creare gruppi gestiti dall'azienda. Gli utenti non possono partecipare a un gruppo gestito dall'azienda.
Per disattivare l’opzione che consente ai membri del team di creare gruppi gestiti dagli utenti:
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Impostazioni.
- Da Membri, fai clic su Gruppi.
- Disattiva Gruppi gestiti dagli utenti.
- Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Gruppi.
- Seleziona il nome del gruppo che desideri modificare.
Gli amministratori Dropbox possono modificare le autorizzazioni all’interno di ogni gruppo.
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Fai clic su Console amministratore.
- Fai clic su Gruppi.
- Fai clic su Gestisci accesso accanto al gruppo per il quale desideri gestire l’accesso.
- Seleziona o deseleziona le cartelle del team a cui vuoi che il gruppo abbia accesso.
- Fai clic sul menu a discesa a destra per selezionare il livello di autorizzazione per ogni cartella del team.
- Configura le impostazioni di condivisione del gruppo.
- Da qui puoi decidere se consentire ai membri del team di condividere file via email all’esterno del team:
- Se la Condivisione di file via email è impostata su Attiva (chiunque), puoi scegliere di annullarla per la condivisione esterna tramite email.
- Se la Condivisione di file via email è impostata su Attiva (team + approvazione) o Disattivata, puoi limitare le persone con cui è possibile condividere file e cartelle via email.
- Da qui puoi decidere se consentire ai membri del team di condividere file via email all’esterno del team:
- Attiva/Disattiva l’opzione Limita la possibilità di invitare altre persone a file e cartelle da parte del gruppo.
- Attivando l’opzione, il menu a discesa ti consentirà di selezionare il livello desiderato delle autorizzazioni di accesso. Il livello di accesso scelto consentirà o impedirà agli utenti del gruppo di condividere contenuti all’esterno, indipendentemente dalle impostazioni del team.
- Disattivando l’opzione, le impostazioni del team verranno comunque applicate ai membri del gruppo.
Nota: se appartieni a più gruppi con l’opzione Limita la possibilità di invitare altre persone a file e cartelle da parte del gruppo attivata, verranno applicate le impostazioni più restrittive. Ad esempio, se il livello di autorizzazioni di uno dei gruppi di cui fai parte è configurato su Solo team, potrai condividere file e cartelle solo con i membri del team all’interno dei gruppi.
Come amministratore di team Dropbox, puoi visualizzare e gestire i gruppi di ogni singolo membro del team. Questa funzionalità può essere utile al momento dell’inserimento di nuovi dipendenti, che potranno essere aggiunti facilmente a tutti i gruppi pertinenti, oppure quando un dipendente cambia ruolo e devi modificare i gruppi di cui fa parte.
- Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
- Apri la Console amministratore.
- Fai clic su Membri.
- Fai clic sul nome dell'account del membro del team che desideri visualizzare.
In Iscrizione ai gruppi, visualizzerai un elenco di tutti i gruppi di cui fa parte il membro del team.
Domande frequenti sui gruppi
È possibile creare un gruppo che includa tutti i membri del team?
Sì, quando crei un team Dropbox Business, viene automaticamente creato un gruppo denominato “Tutti i membri di [Nome del team]”, che include tutte le persone che fanno attualmente parte del team. I nuovi membri verranno aggiunti automaticamente nel momento in cui si uniscono.
Che cosa accade se aggiungo il gruppo "Tutti i membri di [Nome del team]" a una cartella?
Se aggiungi un gruppo a una cartella, questo verrà condiviso con tutti coloro che fanno già parte del tuo team Dropbox. Le persone della tua organizzazione che non hanno già un account Dropbox non riceveranno l’invito.
Le persone in un gruppo possono avere autorizzazioni diverse per una cartella condivisa?
Sì, i gestori di gruppi e cartelle possono impostare le autorizzazioni per un gruppo o una cartella su Sola visualizzazione per impostazione predefinita e possono concedere autorizzazioni di modifica a singoli utenti. Gli utenti con autorizzazioni di modifica possono modificare i contenuti di una cartella, mentre gli altri utenti no.
Le autorizzazioni di gruppo sostituiranno le autorizzazioni individuali?
Agli utenti sono concesse sempre autorizzazioni supplementari anziché meno autorizzazioni. Se le autorizzazioni di un gruppo e di un individuo sono diverse, l'utente potrà disporre sempre delle autorizzazioni che gli garantiscono il massimo livello di accesso a file e cartelle.
Che cosa accade alle autorizzazioni se un utente è presente più di una volta in un gruppo?
Se gli utenti sono elencati in una cartella condivisa più di una volta a causa della loro appartenenza a dei gruppi, per impostazioni predefinita tali utenti avranno le autorizzazioni che concedono loro funzionalità aggiuntive. Ad esempio, se al gruppo vengono concesse autorizzazioni di modifica ma un utente invitato singolarmente a tale gruppo dispone di autorizzazioni di sola visualizzazione, il membro del gruppo usufruirà delle autorizzazioni di modifica aggiuntive concesse al gruppo.
Per limitare l’accesso di un membro del gruppo, prima rimuovilo dal gruppo e poi invitalo come singolo membro della cartella condivisa con accesso in visualizzazione. In alternativa, invita ciascun membro singolarmente per impostare autorizzazioni distinte di visualizzazione o modifica per ognuno.
