如何开始使用团队协作空间

已更新 Apr 18, 2024
更新 Dropbox 团队版后,Dropbox 团队帐户中的所有人都共享一个团队协作空间。如果您是管理员,请了解如何为团队管理团队协作空间。

什么是团队协作空间?

您的 Dropbox 团队帐户中的每个人均可访问团队空间。团队空间包含团队帐户成员的个人文件夹和团队文件夹。所有团队成员的结构都相同。

什么是顶级?

您可以在顶级找到包含所有子文件夹的第一组文件夹。您可以在 dropbox.com 帐户的所有文件版块中查看顶级文件夹。对于团队成员,这包括顶级团队文件夹和个人文件夹。管理员可控制谁可以在顶级编辑团队文件夹。了解如何在顶级创建团队文件夹

团队文件夹和个人文件夹有什么区别?

您有两种不同的文件夹。

团队文件夹

  • 默认情况下,每个人都可以创建团队文件夹,但管理员可以管理该权限
  • 团队文件夹可以与整个团队、特定团体或个人共享。
  • 在团队文件夹中,每个文件或子文件夹都可以共享给不同的人。
  • 管理员可以选择允许其他人查看或编辑团队文件夹中的文件,也可以完全阻止访问。
  • 如果团队成员具有编辑权限,则可以在团队文件夹中创建子文件夹。

个人文件夹

  • 您的个人文件夹就是您的空间,是您的私密场所。不过,如果需要,可以选择与团队的其他成员共享个人文件夹中的文件。
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注意:Dropbox 团队帐户的管理员可以使用以成员身份登录功能来查看您个人文件夹中的文件。

个人和团队文件夹示例

您叫石晓妮,在 Hanford Inc. 公司的设计部门工作。您刚刚加入团队的 Dropbox 帐户。

在您的 Dropbox 帐户中,您会看到几个文件夹:

  • “石晓妮”— 这是您的个人文件夹。除非您选择共享,否则只有您可以访问个人文件夹中的内容。
  • “设计”:此文件夹中包含各设计项目的文件和文件夹。您可以访问和查看此文件夹中的所有文件。这是您拥有访问权限的团队文件夹。如果您无权访问团队文件夹,则看不到该文件夹。
  • “营销”— 这是“设计”文件夹中的一个子文件夹,并且该子文件夹是一个圆圈内有对角线的蓝色文件夹。如果您尝试打开“营销”文件夹,将会看到如下错误信息:无法访问“营销”文件夹。您没有访问此子文件夹的权限。

谁可以访问团队文件夹?

默认情况下,并非所有团队成员都可以访问所有内容。管理员可以向团队成员提供团队文件夹的不同权限:

  • 可以编辑:您可以查看、编辑此文件夹的内容,也能管理这些内容的访问权限。
  • 可以查看:您可以查看此文件夹的内容。
  • 无访问权限:您无法查看此文件夹的内容。

默认情况下,对文件夹拥有编辑权限的任何人也都有权编辑该文件夹中的所有子文件夹。例如,如果您可以编辑“设计”文件夹,则也可以编辑文件夹中的任何子文件夹,除非子文件夹的访问权限受到限制。

如果要共享文件夹,您也可以选择编辑或查看权限,单击“复制链接”,然后在需要的地方粘贴和共享即可。

收到编辑链接的团队成员可以将文件夹添加至其 Dropbox 帐户,并进行内容协作。如果编辑链接发送至非团队成员的人员,则该人员将需要申请并获取权限,然后才能将文件夹添加至其 Dropbox 帐户并进行内容协作。

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注意:

  • 当您对其他人有权访问的文件夹进行更改时,这些更改也会反映到其他具有访问权限的人员。
  • 如果您向外部合作伙伴提供团队文件夹或团队成员文件夹中的文件或文件夹的访问权限,则该人员可以创建自己的链接以与其他人共享。因此,请只与您信任的人员共享。详细了解管理员如何管理团队的链接共享设置

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Dropbox 正在更新共享链接架构,更新后,链接将基于内容,而非用户。这将影响链接的创建和共享方式。新链接的 URL 中将包含“rlkey”参数。对于这些链接,上述行为的执行方式将有所不同:
 

  • 如果您拥有文件或文件夹的编辑权限,则可删除为该文件或文件夹创建的共享链接。
  • 拥有仅限查看权限的用户只能创建仅限查看链接,而拥有编辑权限的用户则可在链接尚未创建的情况下创建编辑或仅限查看链接。
  • 仅限查看链接和编辑链接有所不同。您无法将仅限查看链接更改为编辑链接,反之亦然。
  • 如果您通过链接与外部合作伙伴共享文件或文件夹,他们也可以使用同一链接与其他外部合作伙伴共享该文件或文件夹。他们无法创建自己的共享链接,因为每个文件或文件夹只能有一个编辑链接和一个查看链接,供所有用户使用。

与您的团队共享文件和文件夹

如果文件或文件夹位于个人文件夹中

如果您是文件或文件夹的所有者,则可以将个人文件夹中的文件与团队中的群组或个人共享。如果您共享位于个人文件夹中的文件或文件夹,则只有您选择的文件或文件夹会被共享。除非您选择共享,否则您的个人文件夹中的其他内容全都不会共享给其他人。

您可以:

  1. 通过电子邮件共享文件或文件夹
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注意:无论您与谁共享文件夹,您都会收到文件夹邀请。此邀请将显示文件夹的目标添加位置:添加到其个人文件夹或团队文件夹。

  1. 发送链接以查看或编辑文件或文件夹。
  2. 将文件或文件夹从您的个人文件夹移至团队文件夹。如果有人可以访问您要将文件或文件夹移动到的文件夹,就可以访问该文件或文件夹。
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注意事项:

  • 您必须拥有正在移动的文件或文件夹,并且拥有目标文件夹的编辑权限。
  • 如果要将文件或文件夹移至顶级团队文件夹,您需要编辑顶级文件夹的权限。如果您是管理员,请了解如何向团队成员提供编辑权限
  • 如果您通过同一个电子邮件地址,使用现有的 Dropbox 个人帐户加入 Dropbox 团队帐户,则您的个人文件夹将包含您的个人帐户中现有的所有文件。您可以按照上述说明,将任何应与团队共享的内容移至团队文件夹。

如果文件或文件夹位于团队文件夹

您可以:

  1. 通过电子邮件共享文件或文件夹
  2. 发送链接以查看或编辑文件或文件夹。
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注意:无法将团队文件夹移入个人文件夹。但是,您可以复制团队文件夹并将其粘贴到您的个人文件夹中。或者,管理员可以提供或撤消团队文件夹的访问权限

如何复制团队文件夹

要复制位于团队文件夹中的文件或文件夹,并将其粘贴到您的个人文件夹中,请执行以下操作:

  1. 登录 dropbox.com。
  2. 导航到要复制的文件或文件夹。
  3. 将光标悬停在文件夹上,然后单击“”(省略号)。
  4. 单击复制
  5. 右键单击要粘贴文件夹的位置。
    • 该位置可以在您的个人文件夹中,也可以在其他团队文件夹中。
  6. 单击粘贴
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注意事项:

  • 复制团队文件夹将复制该文件夹的内容,但不会复制该文件夹的权限。
    • 如果您将文件夹粘贴到您可以编辑的其他团队文件夹中,该文件夹的权限设置将与新位置一致。
      • 比如,某小型品牌团队可以访问“新徽标设计”文件夹。您将“新徽标设计”文件夹复制并粘贴到整个团队都可以访问的“营销”文件夹中。如此一来,您团队中的所有人都将可以访问“营销”文件夹里的“新徽标设计”副本。
  • 只有管理员可以将顶级团队文件夹复制到其他位置或团队协作空间的顶级

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