如何开始使用团队协作空间

Dropbox 团队版升级后,您的团队可以共享一个团队协作空间。团队中的每个人都可以访问团队协作空间,而且都会看到相同的文件夹结构。如果您是管理员,请了解如何为团队管理团队协作空间。

本文内容:

什么是团队协作空间?

团队协作空间可与 Dropbox 团队帐户上的所有人共享。所有团队成员看到的团队协作空间和结构都相同。

在团队协作空间里,有两种不同的文件夹:

  • 团队文件夹:在团队文件夹中,每个文件或文件夹都可以共享给不同的人。您可以选择允许其他人查看或编辑团队文件夹中的文件,也可以完全阻止访问。
  • 团队成员文件夹:您的团队成员文件夹就是您的存储空间,默认情况下不会与团队的其他成员共享。不过,如果需要,可以选择与团队的其他成员共享团队成员文件夹中的文件。

团队空间示例

您叫石晓妮,在 Hanford Inc. 公司的设计部门工作。您刚刚加入团队的 Dropbox Business 帐户。

在您的 Dropbox 帐户中,您会看到一个名为 Hanford Inc. 的团队协作空间。单击此团队协作空间,您会看到多个文件夹:

  • 石佳妮:这是您的团队成员文件夹。
  • 设计:此文件夹中包含各设计项目的文件和文件夹。您可以访问和查看此文件夹中的所有文件。这是您拥有访问权限的团队文件夹。
  • 营销:营销文件夹是一个圆圈内有对角线的蓝色文件夹。如果您尝试打开营销文件夹,将会看到如下错误信息:无法访问“营销”文件夹。这是您没有访问权限的团队文件夹。

如何在团队协作空间中共享

整个团队都可以访问团队协作空间,但这并不意味着所有团队成员都能访问其中的所有内容。您可以对团队协作空间中的文件夹拥有不同的权限:

  • 可以编辑:您可以查看、编辑此文件夹的内容,也能管理这些内容的访问权限
  • 可以查看:您可以查看此文件夹的内容
  • 无访问权限:您无法查看此文件夹的内容

默认情况下,对文件夹拥有编辑权限的任何人也都有权编辑该文件夹中的所有文件夹。例如,如果您可以编辑“设计”文件夹,则也可以编辑文件夹中的任何文件夹,除非子文件夹的访问权限受到限制。

如果要共享文件夹,您也可以选择编辑或查看权限,单击复制链接,然后在需要的地方粘贴和共享。

收到编辑链接的团队成员可以将文件夹添加至其 Dropbox 帐户,并进行内容协作。如果编辑链接发送至非团队成员的人员,则该人员将需要申请并获取权限,然后才能将文件夹添加至其 Dropbox 帐户并进行内容协作。

注意:当您对团队协作空间中的共享文件夹进行更改时,所有团队成员都会看到这些变更。

重要提示:如果您向外部合作伙伴提供团队文件夹或团队成员文件夹内的文件或文件夹的访问权限,则该人员可以自行创建与其他人的共享链接,因此请确保只与您信任的人员共享。

在团队文件夹中共享

如果您在团队文件夹中拥有编辑权限,可以在该文件夹及其子文件夹中添加或移除人员。为此,请执行以下操作:

  1. 登录 dropbox.com。
  2. 导航到您想从中添加或移除人员的文件夹。
  3. 将光标悬停在文件夹的名称上,然后单击共享图标(带向上箭头的矩形图标)。
    • 要添加人员,请在文本框中输入名称或电子邮件地址。添加成员并选择访问权限级别后,单击共享文件夹
    • 要移除人员,请单击谁可以访问,然后单击其名称旁边的下拉菜单,选择移除

在共享窗口中,您可以看到谁可以访问该文件夹及其拥有哪些权限。在团队成员或群组名称旁边,您会看到所有者可以编辑可以查看

例如,设计团队可以在团队协作空间里创建只允许设计群组中的人员访问的“设计”文件夹。然后,设计团队可以在其“设计”文件夹内添加其他人员。

注意:圆圈内有对角线的蓝色文件夹为受限文件夹,您无法进行访问。如果您尝试打开这些文件夹,将会看到如下错误消息:无法访问“文件夹名称”文件夹

在团队成员文件夹中共享

您可以使用共享文件夹共享链接共享团队成员文件夹中的文件和文件夹。您可以决定允许哪些人访问这些内容。

如果您受邀加入一个不在团队协作空间内的文件夹,您可以将此文件夹添加至自己的团队成员文件夹。当您收到文件夹邀请时,邀请会显示您可以将文件夹添加到何处:您的团队成员文件夹中或团队文件夹中。添加文件夹后,您就可以在自己的 Dropbox 帐户内访问文件夹的内容。

注意:如果您共享团队成员文件夹中的文件或文件夹,系统只会共享您选择的文件或文件夹。除非您选择共享,否则团队成员文件夹中的其他内容全都不会共享给其他人。

如果您使用现有的 Dropbox 个人帐户加入 Dropbox 团队帐户,您的团队成员文件夹将包含您的个人帐户中现有的所有文件。您可以将要与团队共享的任何内容移入团队文件夹。

如何将文件和文件夹移入团队协作空间

只要满足以下条件,您便可将共享文件夹移入团队协作空间:

1) 您对尝试要移动的文件夹拥有编辑权限。要检查是否拥有此权限,请执行以下步骤:

  1. 登录 dropbox.com。
  2. 导航到您要移动的文件夹。
  3. 将光标悬停在文件夹的名称上,然后单击共享图标(带向上箭头的矩形图标)。
  4. 单击谁可以访问
  5. 看到名称或群组右侧有可以编辑

 

2) 管理访问权限设置设为文件夹成员。要检查是否为此设置,请执行以下步骤:

  1. 登录 dropbox.com。
  2. 导航到您要移动的文件夹。
  3. 将光标悬停在文件夹的名称上,然后单击共享图标(带向上箭头的矩形图标)。
  4. 单击齿轮图标。
  5. 管理访问权限旁边的下拉列表中看到文件夹成员

 

3) 该文件夹归与您同一团队的人员所有。

注意:如果您对文件夹要移入的上级目标文件夹没有编辑权限,则无法移动文件夹。

如何将文件和文件夹移出团队协作空间

只要满足以下条件,您便可将共享文件夹移出团队协作空间:

  • 该文件夹中不包含嵌套的共享文件夹。
  • 该文件夹和其中的子文件夹未设置为仅限受邀人员
  • 您拥有上级文件夹的编辑权限。
  • 您有该文件夹的编辑权限。
  • 文件夹上的管理访问权限设置已设为可以编辑的团队成员
  • 外部共享设置已设为开(任何人)

注意:如果您对文件夹要移入的上级目标文件夹没有编辑权限,则无法移动文件夹。

如何在团队协作空间中复制文件夹

如果复制团队空间里的文件夹,就会复制文件夹里的内容,但不会复制该文件夹的权限设置。如果您将文件夹粘贴到团队空间里您可以编辑的地方,文件夹的权限设置将与新位置一致。

示例:某小型品牌团队可以访问“新徽标设计”文件夹。您将“新徽标设计”文件夹复制并粘贴到整个团队都可以访问的“营销”文件夹中。如此一来,您团队中的所有人都将可以访问“营销”文件夹里的“新徽标设计”副本。

这篇文章对您有帮助吗?

很抱歉听到这个消息。
请告诉我们有什么可以改进的地方:

谢谢您的意见!
请告诉我们这篇文章对您的帮助有多大:

谢谢您的意见!