Начало работы с общим пространством рабочей группы

Что такое общее пространство рабочей группы?

Это пространство является общим для всех пользователей аккаунта Dropbox рабочей группы. Пространство рабочей группы одинаково для всех, и все участники видят здесь одни и те же папки.

В общем пространстве существует два типа папок:

• Папки рабочей группы: любым файлом или папкой из папки рабочей группы можно делиться с разными пользователями. Участникам папки рабочей группы можно разрешить просматривать файлы в этой папке или редактировать их. Кроме того, доступ к папке можно заблокировать.
• Папки участников рабочей группы: ваша папка участника рабочей группы является вашим собственным пространством, и по умолчанию у остальных участников группы нет к ней доступа. Однако при желании вы можете поделиться файлами в своей папке участника рабочей группы с другими участниками.

Пример общего пространства рабочей группы

Допустим, вас зовут Олена Ткач и вы работаете в отделе дизайна в организации под названием Hanford Inc. Вы только что присоединились к аккаунту Dropbox вашей рабочей группы.

В своем аккаунте Dropbox вы видите общее пространство рабочей группы, которое называется Hanford Inc. Открыв его, вы увидите несколько папок. 

• Алена Ткаченко: это ваша папка участника рабочей группы. 
• Дизайн: в этой папке хранятся файлы и папки для проектов по дизайну. В этой папке вы можете просматривать и использовать все файлы. Это папка рабочей группы, к которой у вас есть доступ.
• Маркетинг: папка Маркетинг окрашена в в голубой цвет и помечена перечеркнутым кругом. Если вы попытаетесь открыть папку Маркетинг, то увидите сообщение об ошибке: Нет доступа к папке «Маркетинг». Это папка рабочей группы, к которой у вас нет доступа.

Предоставление общего доступа к пространству рабочей группы

Несмотря на то, что пространством рабочей группы могут пользоваться все участники, это не означает, что у всех есть доступ ко всему содержимому. У пользователей пространства рабочей группы могут быть разные разрешения на доступ к папкам.

• Может изменять: пользователь может просматривать, изменять и управлять доступом к содержимому этой папки
• Может просматривать: пользователь может просматривать содержимое этой папки
• Нет доступа: пользователь не может просматривать содержимое этой папки

Если у пользователя есть разрешение изменять содержимое папки, этот пользователь по умолчанию имеет также разрешение изменять содержимое всех папок внутри этой папки. Например, если вы можете изменять папку «Дизайн», то вы также можете изменять все подпапки, находящиеся внутри папки «Дизайн», кроме тех, для которых установлены ограничения доступа.

Можно также поделиться папкой:  выберите разрешение на просмотр или редактирование и нажмите Копировать ссылку. Скопированную ссылку можно вставить туда, куда вам нужно, и поделиться ею.

Участники вашей рабочей группы, получившие ссылку для редактирования, смогут добавить папку в свой аккаунт Dropbox и вместе работать над ее содержимым. Если ссылку для редактирования отправить пользователю не из вашей рабочей группы, то получатель должен будет запросить и получить разрешение, прежде чем добавлять папку в свой аккаунт Dropbox и работать над ее содержимым вместе с другими пользователями.

Обратите внимание: когда вы вносите какие-либо изменения в общую папку в пространстве рабочей группы, эти изменения будут отображены у всех участников рабочей группы.

Совместное использование в папке рабочей группы

Если у вас есть разрешение на внесение изменений в папку рабочей группы, вы можете добавлять пользователей в эту папку и ее подпапки, а также удалять их из нее. Чтобы это сделать, выполните такие действия.

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Перейдите к папке, в которую следует добавить пользователей или из которой их следует удалить.
3. Наведите курсор на название папки и нажмите на значок предоставления доступа (прямоугольник со стрелкой вверх).
   • Чтобы добавить пользователей, введите их имена или адреса электронной почты в текстовое поле. Когда добавите пользователей и выберете уровень доступа, нажмите Поделиться папкой.
   • Чтобы удалить пользователей, нажмите У кого есть доступ, а затем нажмите на раскрывающееся меню рядом с именем и выберите Удалить.

В окне предоставления доступа можно просматривать, у каких пользователей есть доступ к папке и какие у них разрешения. Рядом с именем участника рабочей группы отображаются параметры Владелец, Может изменять или Может просматривать.

Например, у отдела дизайна есть в общем пространстве папка «Дизайн», доступ к которой есть только у отдела дизайна. Отдел дизайна может добавлять участников в папки внутри папки «Дизайн».

Обратите внимание: папки голубого цвета с перечеркнутым кругом — это папки с ограниченным доступом. Если вы попытаетесь открыть такую папку, то увидите ошибку: Нет доступа к папке «Название папки».

Предоставление доступа в папке участника рабочей группы

Предоставлять доступ к файлам и папкам, расположенным в вашей папке участника рабочей группы, можно при помощи общих папок и общих ссылок. У кого будет доступ к в этому содержимому — решаете вы.

Если кто-то приглашает вас в папку, которая не находится в общем пространстве рабочей группы, вы можете добавить эту папку в папку участника рабочей группы. Когда вам приходит приглашение, в нем показано, куда будет добавлена папка: либо в папку участника рабочей группы, либо в папку рабочей группы. После добавления содержимое папки станет для вас доступным через ваш аккаунт Dropbox.

Обратите внимание: предоставляя доступ к файлу или папке участника рабочей группы, вы делитесь только этим файлом или этой папкой. Все остальное содержимое папки участника рабочей группы останется доступно только вам до тех пор, пока вы не предоставите доступ.

Если вы присоединяетесь к аккаунту Dropbox рабочей группы через уже существующий личный аккаунт Dropbox, ваша папка участника рабочей группы будет содержать все существующие файлы из вашего личного аккаунта. В папках рабочей группы можно поделиться с участниками любым содержимым.

Перемещение файлов и папок в общее пространство рабочей группы

Общую папку можно переместить в общее пространство рабочей группы, если соблюдены приведенные ниже требования.

1. У вас есть право изменять папку, которую вы хотите переместить. Чтобы проверить, есть ли это право, выполните приведенные ниже действия.

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Перейдите к папке, которую необходимо переместить.
3. Наведите курсор на название папки и нажмите на значок предоставления доступа (прямоугольник со стрелкой вверх).
4. Нажмите У кого есть доступ.
5. Справа от имени пользователя или группы должно быть написано Может изменять.

2) В пункте Управление доступом установлена настройка Участники папки. Чтобы проверить, есть ли это право, выполните следующие действия:

1. Войдите в свой аккаунт на сайте dropbox.com.
2. Перейдите к папке, которую необходимо переместить.
3. Наведите курсор на название папки и нажмите на значок предоставления доступа (прямоугольник со стрелкой вверх).
4. Нажмите на значок шестеренки.
5. Проверьте, отображается ли надпись Участники папки в раскрывающемся меню рядом с параметром Управление доступом.

3. Папка принадлежит пользователю в вашей рабочей группе.

Обратите внимание: вы не сможете переместить папку, если у вас нет права редактировать родительскую папку, в которую вы хотите ее переместить.

Перемещение файлов и папок из общего пространства рабочей группы

Общую папку можно переместить из общего пространства рабочей группы, если соблюдены приведенные ниже требования.

• В папке нет вложенных общих папок.
• Папка и находящиеся в ней папки не являются доступными Только по приглашениям.
• У вас есть право изменять родительскую папку.
• У вас есть право изменять папку.
• Настройка параметра Управление доступом для папки изменена на Участники рабочей группы, которые могут изменять.
• Настройка внешнего доступа изменена на Вкл. (все).

Обратите внимание: вы не сможете переместить папку, если у вас нет права редактировать родительскую папку, в которую вы хотите ее переместить.

Копирование папок в общее пространство рабочей группы

При копировании папки, расположенной в общем пространстве рабочей группы, создается только копия содержимого, но не копия прав доступа к этой папке. Если вы копируете папку в область общего пространства рабочей группы, которую вы можете редактировать, то права доступа скопируются вместе с папкой.

Например, у небольшой команды по разработке товарных знаков есть доступ к папке «Дизайн нового логотипа». Вы копируете папку «Дизайн нового логотипа» в папку «Маркетинг», к которой есть доступ у всей рабочей группы. У всей рабочей группы появится доступ к копии папки «Дизайн нового логотипа» в папке «Маркетинг».