Запланированное обновление файловой системы в вашем аккаунте Dropbox для рабочих групп
В этой статье описывается обновление, доступное в аккаунтах Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus и Enterprise.
Обзор
Dropbox обновляет структуру папок рабочей группы, чтобы их было проще упорядочивать и использовать. В этой статье рассказывается, что нужно сделать перед переходом на новую структуру, а также описываются проблемы, с которыми вы можете столкнуться при обновлении. Обратите внимание: после этого обновления изменятся пути к файлам, в результате может нарушиться работа интеграций API.
Что следует сделать перед обновлением файловой системы
Убедитесь, что все участники рабочей группы выполнили инструкции из раздела «Что следует сделать перед переходом» за день до обновления, чтобы свести к минимуму проблемы, которые могут возникнуть перед переходом и после него. Это касается администраторов рабочей группы, участников и разработчиков. Во время обновления у вас будет ограниченный доступ.
Что следует сделать перед переходом
☑Обновите программу Dropbox для компьютера и мобильные приложения Dropbox до последней версии.
- Убедитесь в том, что на компьютере установлена версия программы Dropbox 197 или более поздняя. Подробнее о том, как обновить Dropbox до последней версии…
- Убедитесь в том, что на мобильном устройстве установлена версия приложения Dropbox 380 или более поздняя. Читайте подробнее о том, как обновить приложение для Android или iOS.
- Обновите сторонние приложения или специально настроенные интеграции API до последней версии, чтобы предотвратить сбой API вызовов.
- Чтобы снова пользоваться ярлыками, нужно будет удалить старые ссылки и создать новые.
- Подробнее о том, как создавать ссылки быстрого доступа в Windows и псевдонимы в Mac…
- Если вы пользуетесь приложением Dropbox для Salesforce, убедитесь, что у вас версия 1.700 или более поздняя.
☑Установите настройки файлов и права доступа таким образом, чтобы учесть изменившиеся пути к файлам.
- Проверьте права общего доступа для папок верхнего уровня в настройках раздела Управление доступом.
- Если вы не хотите, чтобы участники рабочей группы могли управлять доступом к какой-либо папке рабочей группы, укажите в разделе Управление доступом значение Только администраторы.
- Убедитесь, что у папок верхнего уровня подходящие названия.
- Участники рабочей группы с доступом к подпапкам внутри папки рабочей группы верхнего уровня смогут увидеть пути к ним с названием этой папки.
Обратите внимание: на компьютерах с ОС Windows действует ограничение в 260 символов для путей к файлам. Если это ограничение превысить, соответствующий путь нельзя будет открыть. После обновления будет виден полный путь к папке, включающий папку верхнего уровня, из-за этого может оказаться превышено ограничение на количество символов. Пользователям следует запросить у администратора рабочей группы отчет о путях к папкам, чтобы определить длину этих путей, а затем:
- уменьшить размер названий папок;
- переместить подпапки ближе к корневой папке, чтобы выровнять файловую структуру;
- установить ключ реестра Windows, чтобы включить длинные пути к файлам с помощью группового правила Enable Win32 long paths. Обратите внимание, что этот вариант не сработает для файлов Microsoft 365.
- Если это возможно, замените абсолютные пути к файлам интеграции на относительные.
- После изменения путей к файлам URL-адреса браузера и абсолютные ссылки перестанут работать. Если переключиться на относительные пути, вам не придется заново настраивать пути после обновления (при этом вы в любой момент после обновления сможете вручную настроить пути к файлам).
- Если вы являетесь разработчиком приложений в аккаунте рабочей группы, вам нужно будет перечислить содержимое пространства рабочей группы, для этого надо настроить корневой каталог, используя “/file/list_folder” с заголовком “Dropbox-API-Path-Root”, а затем настроить путь с пустыми кавычками (“”).
- Если приложение использует абсолютные пути к папкам рабочей группы в папках ее участников и параметр “Dropbox-API-Path-Root” не установлен, то после обновления такие папки рабочей группы нельзя будет найти по этим путям.
- Получить доступ к содержимому папки рабочей группы по идентификатору папки также не получится, так как для этого требуется соответствующая корневая папка. Подробнее о том, как обновить ваши интеграции для работы с обновленной версией Dropbox…
Важно: если вы хотите, чтобы папка Dropbox хранилась не в местоположении, выбранном по умолчанию, вам понадобится разрешение читать и записывать файлы в таком местоположении. Если вы попытаетесь установить в качестве места для хранения папки Dropbox не выбранное по умолчанию местоположение и при этом у вас не будет нужных разрешений в отношении этого местоположения, вы увидите сообщение об ошибке, в котором говорится, что у Dropbox возникли проблемы и нужно повторно синхронизировать ваши файлы. Нажмите ОК, чтобы:
- создать на диске C: новую папку;
- перенести свои старые файлы Dropbox в папку под названием «C:\Dropbox (название рабочей группы) (старая)».
☑Настройте параметры выборочной синхронизации для папок рабочей группы.
- Администраторы рабочих групп должны включить функцию выборочной синхронизации для своих групп и включить синхронизацию папок рабочей группы. Выборочная синхронизация для подпапок будет совпадать с настройками соответствующей папки верхнего уровня, но функция выборочной синхронизации для рабочей группы отключена по умолчанию, чтобы не синхронизировались те папки пользователей, которые синхронизироваться не должны.
Если вы включите выборочную синхронизацию, то гарантируете, что папки будут по-прежнему синхронизироваться с компьютерами участников рабочей группы после обновления, таким образом у участников останется доступ к их файлам на их компьютерах. Администратор рабочей группы может проверить отчет о путях к папкам для всех папок рабочей группы, для которых он хочет изменить настройку на Автоматически синхронизировать с компьютерами участников.
Обратите внимание: чтобы сгенерировать отчет о путях к папкам, администраторы рабочей группы могут обратиться в службу поддержки Dropbox.
☑Подготовьте свое устройство к обновлению.
- Закройте все открытые приложения и перезагрузите устройство.
- Закройте все приложения, которые после перезагрузки устройства открылись автоматически.
- Приостановите работу всех ярлыков и интеграций со сторонними приложениями.
- Оставьте программу Dropbox для компьютера работать всю ночь.
В процессе обновления не пользуйтесь Dropbox и не вносите изменения в файлы, чтобы избежать непредвиденных проблем. После завершения обновления вы получите уведомление и уже тогда сможете опять пользоваться Dropbox в обычном режиме.
Важно! Переход может застопориться, если во время него обнаружится синхронизированный с Dropbox файл, используемый открытым приложением (или даже Проводником Windows). Убедитесь, что программа Dropbox обновлена до версии 197 или более поздней, и нажмите в диалоговом окне Повторить попытку, чтобы завершить переход.
Что следует сделать после обновления файловой системы
После завершения обновления администраторы рабочих групп и участники должны выполнить инструкции из списка «Что следует сделать после перехода», чтобы убедиться, что у них все правильно настроено.
Что следует сделать после перехода
☑Измените пути к файлам, используемые для автоматизации сторонними разработчиками, так, чтобы в них использовалось новое название папки Dropbox.
После обновления название папки Dropbox изменится с «Dropbox [название рабочей группы]» на «[название рабочей группы] Dropbox».
☑Выберите, какие папки нужно сделать доступными в автономном режиме.
Для уже существующих папок рабочей группы будут по умолчанию действовать настройки доступности для новых файлов. После перехода проверьте свои папки и убедитесь, что все нужные папки доступны в автономном режиме.
Совет: для ускорения синхронизации рекомендуем сделать файлы в настройках доступными только в онлайн-режиме.
☑Настройте параметры выборочной синхронизации для папок рабочей группы.
Возможно, участникам рабочей группы придется индивидуально включить выборочную синхронизацию. Если вы получили доступ к папке, но она не отображается в программе Dropbox для компьютера, включите для этой папки выборочную синхронизацию. При необходимости попросите у администратора своей рабочей группы отчет о пути к папке, чтобы определить папку верхнего уровня для ваших подпапок.
Обратите внимание: чтобы сгенерировать отчет о путях к папкам, администраторы рабочей группы могут обратиться в службу поддержки Dropbox.
☑Выберите, разрешить ли участникам рабочей группы создавать папки рабочей группы.
Подробнее о папках рабочей группы…
☑Еще раз проверьте права общего доступа для папок.
Чтобы участники рабочей группы могли делиться подпапками, но не папкой рабочей группы верхнего уровня, администратор рабочей группы должен установить в разделе Управление доступом для папок верхнего уровня значение Только администраторы, а для подпапок — Участники рабочей группы, которые могут изменять. Эта настройка распространяется по веткам папки рабочей группы на подпапки и не зависит от настроек управления содержимым верхнего уровня. Подробнее об управлении настройками доступа…
Настройка Управления доступом для папок рабочей группы по умолчанию зависит от того, где создаются такие папки.
Например, для новых папок рабочей группы:
- созданных в “/browse”, будет по умолчанию действовать значение Участники рабочей группы, которые могут изменять;
- созданных администратором при помощи управления контентом, будет по умолчанию установлено значение Только администраторы.
Как изменить дату обновления файловой системы в рабочей группе
Администраторы могут перенести дату обновления с помощью консоли администрирования. Для этого:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Настройки.
- Нажмите Профиль рабочей группы.
- Планируемая дата обновления указана в разделе Обновление файловой системы.
- Щелкните первый раскрывающийся список, чтобы выбрать доступную в календаре дату.
- Щелкните второй раскрывающийся список, чтобы выбрать время.
Частые вопросы
Сколько времени займет переход?
В целом продолжительность перехода напрямую зависит от общего количества уникальных участников рабочей группы в самой большой структуре папки рабочей группы. У некоторых рабочих групп переход может занять несколько дней, но так происходит только в таких рабочих группах, где есть исключительно большие структуры папок рабочей группы.
Как исправить ошибку «Не удается синхронизировать аккаунт Dropbox»?
Если у вас ОС Windows, то после перехода вы можете столкнуться с проблемой, которая воспрепятствует процессу синхронизации. Если у вас происходит такой сбой, при проверке статуса синхронизации будет появляться сообщение Аккаунт Dropbox обновляется или Обновление базы данных. Это происходит, если во время обновления у вас открыты приложения, которые пытаются использовать Dropbox.
Устранить этот сбой можно несколькими способами. Воспользовавшись одним из способов, обязательно подождите несколько минут, чтобы дать Dropbox время начать синхронизацию. Если спустя несколько минут Dropbox не начнет синхронизацию, воспользуйтесь другим способом из предложенного списка:
- Перезагрузите устройство. После перезагрузки закройте все приложения, прежде чем открывать Dropbox.
- Выйдите из аккаунта Dropbox и войдите в него снова.
- Выйдите из Dropbox и переименуйте или удалите папку Dropbox, а затем снова зайдите в Dropbox.
Когда проблема будет устранена, статус изменится и вы увидите, что синхронизация запустилась. Если файлов для синхронизации много, то, чтобы ускорить ее, можно выти из своего аккаунта Dropbox. Когда вы снова войдете в Dropbox, настройте параметры выборочной синхронизации так, чтобы синхронизировались только нужные папки.
Что такое личная папка?
После обновления файловой системы у каждого участника рабочей группы появится личная папка. В такой папке хранятся файлы соответствующего участника, а также все файлы, которыми с ними поделились. Найти эту папку можно по адресу: «/[название рабочей группы] Dropbox/[имя участника рабочей группы]». Подробнее о том, как предоставить рабочей группе общий доступ к содержимому после обновления файловой системы…
Что еще изменится для папок рабочей группы?
- Папки рабочей группы будут перенесены из папок участников в общее пространство рабочей группы.
- Если переименовать папку рабочей группы, ее название изменится для всех остальных участников.
- Создавая папку рабочей группы, вы сможете выбрать, кому и когда предоставить к ней общий доступ.
- Участники смогут добавлять контент в папки рабочей группы, для этого им нужно будет нажать кнопку Создать или Загрузить файлы и папки на странице Все файлы.
- Все файлы в рабочей группе Dropbox будут упорядочены по папкам (они окажутся либо в папках участников, либо в папках рабочей группы). Пользователи из рабочей группы не смогут добавлять файлы в корневую директорию рабочей группы Dropbox — им придется добавлять их в какую-нибудь папку.
- Администраторы рабочих групп смогут предоставлять сторонний доступ к папкам рабочей группы как отдельным пользователям, так и подгруппам.
- Чтобы делиться папками рабочей группы со сторонними пользователями, нужно включить параметр Доступ для пользователей не из рабочей группы. Эту настройку можно изменить в консоли администрирования.
- Если вы поделитесь папкой с кем-то из своей рабочей группы, такой участник увидит путь к этой папке.
- Например, если вы поделитесь с участником подпапкой «Летняя кампания 2024», этот участник увидит весь путь, включающий родительские папки (например, «Дизайн/Маркетинг/Летняя кампания 2024»), даже если у него нет доступа к этим родительским папкам. Папка «Летняя кампания 2024» будет отображаться как папка с ограниченным доступом. При этом права доступа ко всем остальным файлам и папкам не поменяются.
Что можно будет делать в мобильных приложениях после обновления файловой системы?
В мобильных приложениях можно будет создавать папки рабочей группы и делиться ими, но перемещать, удалять, переименовывать и дублировать их можно будет только в веб-браузере на компьютере.
