Dropbox 團隊帳戶的檔案系統即將更新
本文介紹 Dropbox Standard、Business、Advanced、Business Plus 和 Enterprise 為工作團隊提供的一項更新。
概要
Dropbox 即將更新團隊資料夾的結構，讓它更加整齊好使用。此文提供遷徙前的檢查清單與相關說明，並逐一說明更新時您可能會遇到的相關問題。請注意，由於此更新將會變更檔案路徑，可能會影響 API 整合功能。
檔案系統更新前需要執行的步驟
請確認團隊全體在遷徙的前一天都依照檢查清單的說明操作，避免在遷徙前後發生問題。團隊全體包含了團隊管理員、成員和應用程式開發人員。更新期間存取可能受限。
遷徙前的檢查清單
☑將 Dropbox 桌面及行動應用程式更新到最新版本。
- 確認 Dropbox 桌面應用程式為 197 以上版本。瞭解如何更新至最新版本。
- 確認 Dropbox 行動應用程式為 380 以上版本。瞭解如何在 Android 及 iOS 上更新應用程式。
- 將第三方應用程式或自訂 API 整合功能更新至最新版本，以免 API 呼叫失敗。
- 如要再次使用捷徑，請移除舊連結再重新建立。
- 瞭解如何建立 Windows 快速存取連結和 Mac 替身。
- 若有使用 Dropbox for Salesforce 應用程式，請確認是否為 1.700 或以上版本。
☑管理檔案設定與存取權限，以處理檔案路徑變更。
- 在 [管理存取權限] 設定中查看頂層資料夾的分享權限。
- 如果您不希望團隊成員管理團隊資料夾的存取權限，請將 [管理存取權限] 設定變更為「僅限管理員」。
- 確認頂層資料夾命名方式正確。
- 頂層資料夾的名稱會顯示在檔案路徑中，擁有子資料夾存取權限的工作團隊成員將可以看得到。
備註：Windows 電腦的檔案路徑上限為 260 個字元，超過此上限的話，可能導致檔案無法開啟。更新版會顯示包含頂層資料夾在內的路徑全名，可能造成字元數超出上限。使用者應向團隊管理員索取資料夾路徑報告，決定資料夾路徑的長度，並且執行以下操作：
- 縮短資料夾名稱的長度。
- 將子資料夾盡量往根資料夾層移動，減少檔案結構的層數。
- 透過群組原則「Enable Win32 long paths」將 Windows 的 regkey 設為啟用長檔案路徑。請注意，此設定不適用於 Microsoft 365 檔案。
- 可以的話，請將整合檔案路徑從「絕對」切換為「相對」。
- 檔案路徑變更後，瀏覽器 URL 與絕對連結將會失效。切換到相對連結即代表您無須在更新後重新設定路徑，但可以隨時手動設定檔案路徑。
- 如果您是團隊帳戶中的應用程式開發人員，您必須使用 /files/list_folder 將「Dropbox-API-Path_Root」標題設定為團隊協作空間的根，並將路徑設定為 “”（中間無內容的引號），列出團隊協作空間的內容。
- 如果應用程式是使用絕對路徑存取位於成員資料夾中的團隊資料夾，而未設定「Dropbox-API-Path_Root」標題，當工作團隊升級後，就無法透過這些路徑存取團隊資料夾。
- 若使用資料夾 ID 來存取團隊資料夾的內容，由於同樣需要設定相關的根，存取操作也會失效。進一步瞭解如何為更新版 Dropbox 更新整合功能。
重要事項：如要將 Dropbox 資料夾儲存在預設硬碟以外的位置，您必須具備在該位置讀取及寫入檔案的權限。若無相關使用權限，當您嘗試設定非預設位置時，系統會顯示錯誤訊息，說明 Dropbox 遇到問題，需要重新同步您的檔案。按一下 [確定]，即可執行下列操作：
- 在 C 槽硬碟中建立新資料夾，然後
- 將舊的 Dropbox 檔案移到名稱為「C:\Dropbox（工作團隊名稱）（舊）」的資料夾
☑管理團隊資料夾的選擇性同步。
- 團隊管理員應啟用團隊選擇性同步，並為團隊資料夾開啟同步功能。子資料夾的選擇性同步設定會與頂層資料夾一致，不過團隊選擇性同步預設上會設為關閉，以避免同步原本不應同步的使用者資料夾。
開啟選擇性同步能確保更新結束後資料夾能同步至團隊成員的電腦，讓對方在電腦中存取自己的檔案。團隊管理員可以查看資料夾路徑報告，確認所有想變更為「自動同步到成員電腦」的團隊資料夾。
備註：如要生成資料夾路徑報告，請透過團隊管理員與 Dropbox 支援服務聯絡。
☑將裝置準備好以便更新 。
- 關閉所有開啟的應用程式並重新啟動裝置。
- 重新啟動裝置之後，關閉所有會自動開啟的應用程式。
- 暫停所有捷徑和第三方應用程式整合功能。
- 讓 Dropbox 桌面應用程式保持開啟狀態直到隔天。
更新期間請避免使用 Dropbox 或變更檔案，避免出現問題。更新一旦完成，系統會傳送通知給您，屆時即可繼續正常使用 Dropbox。
重要事項：若是有打開的應用程式（甚至是 Windows 檔案總管）使用了同步至 Dropbox 的檔案，移轉過程可能會中斷。確認 Dropbox 桌面應用程式已更新到 197 板以上，然後按一下對話框中的 [再試一次] 以完成移轉。
檔案系統更新後需要執行的步驟
更新完成之後，團隊管理員與成員應該依照移轉後的檢查清單操作，確認系統確實設定。
遷徙後的檢查清單
☑將第三方自動化檔案路徑更新為新的 Dropbox 資料夾名稱。
本次更新之後，Dropbox 資料夾的名稱會從「Dropbox [工作團隊名稱]」變更為「[工作團隊名稱] Dropbox」。
☑選擇您想要離線使用的資料夾 。
現有的團隊資料夾都會套用預設的新檔案存取設定。請查看移轉之後的資料夾，確認是否有需要設為離線存取的資料夾。
小提示：建議您將檔案設定為僅供線上存取，以加快同步速度。
☑管理團隊資料夾的選擇性同步。
隊成員可能需要各自啟用選擇性同步功能。如果您擁有存取權限的資料夾沒有顯示在 Dropbox 桌面應用程式中，請為該資料夾開啟選擇性同步功能。需要的話，請向團隊管理員索取資料夾路徑報告，找出您的子資料夾所在的頂層資料夾。
備註：如要生成資料夾路徑報告，請透過團隊管理員與 Dropbox 支援服務聯絡。
☑選擇您是否想要讓團隊成員建立團隊資料夾。
☑重新檢查資料夾的共享權限。
如要讓團隊成員在不分享頂層資料夾的情況下共享子資料夾，團隊管理員必須將頂層資料夾的 [管理存取權限] 設為 [僅限管理員]，並將子資料夾設為 [可以編輯的團隊成員]。此設定會向下套用至團隊資料夾的子資料夾，但不會影響到頂層內容管理設定。進一步瞭解如何管理存取設定。
團隊資料夾的預設管理存取權限設定，會根據團隊資料夾的建立位置而定。
比方說，在以下位置建立的新資料夾：
- 「/browse」將會預設為 [可以編輯的團隊成員]。
- 由管理員管理的內容會預設為 [僅限管理員]。
如何為工作團隊重新安排檔案系統更新的時間
團隊管理員可以在管理員主控台更改更新日。方法如下：
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 按一下 [團隊資料]。
- 預定更新日期會顯示在「檔案系統更新」下方。
- 按一下第一個下拉式選單，在日曆中選擇適用的日期。
- 按一下第二個下拉式選單，選擇時間。
常見問題
移轉作業需要多久的時間？
一般來說，移轉作業的時間長度會根據特定最大的團隊資料夾樹中的特定團隊成員總數成正比。對於團隊資料夾樹特別龐大的團隊來說，移轉作業可能會需要幾天的時間。
如何修復「Dropbox 無法同步」錯誤？
如果您使用的是 Windows，可能會在移轉之後遇到同步擱置的問題。如果收到此錯誤訊息，請檢查您的同步狀態，此時系統會顯示 [正在更新 Dropbox] 或 [更在升級資料庫]。如果在更新過程中有開啟的應用程式嘗試使用 Dropbox，就會發生這個問題。
您可以透過幾個方式來解決此問題。在嘗試每種方式時，中間請務必間隔幾分鐘，讓 Dropbox 有時間開始同步。如果幾分鐘之後 Dropbox 沒有開始同步，再繼續嘗試下一個方法：
- 重新啟動您的裝置。裝置重新啟動之後，先關閉所有應用程式再開啟 Dropbox。
- 登出 Dropbox，然後再次登入。
- 登出 Dropbox，重新命名或刪除 Dropbox 資料夾。接著再重新登入。
問題一旦解除，同步狀態會顯示為 [同步中]。如果需要同步的檔案很多，您可以登出 Dropbox 帳戶以便加快同步時間。重新登入之後，在選擇性同步設定中設定您需要同步的資料夾就好。
什麼是個人資料夾？
檔案系統更新之後，每個團隊成員會擁有自己的個人資料夾。此資料夾會儲存團隊成員自己的、還有與該成員分享的檔案。您可以在「/[工作團隊名稱] Dropbox/[團隊成員名稱]」找到這個資料夾。進一步瞭解檔案系統更新後如何與團隊成員共享內容。
團隊資料夾還會有什麼變更？
- 團隊資料夾會從成員資料夾移至 Dropbox 工作團隊協作空間。
- 若重新命名團隊資料夾，所有人看到的名稱都會改變。
- 建立團隊資料夾時，您可以選擇分享的對象與時間。
- 團隊成員可以在 [所有檔案] 頁面中按一下 [新增] 或 [上傳檔案或資料夾]，將內容新增至團隊資料夾。
- Dropbox 工作團隊的所有檔案都會整理在資料夾中，要不是放進成員資料夾中，就是放進團隊資料夾裡。工作團隊使用者無法將檔案新增至 Dropbox 工作團隊的根目錄，而必須將資料新增至某個資料夾才行。
- 團隊管理員可以與外部的個人及群組共享團隊資料夾。
- 如要與團隊外部人員共享團隊資料夾，必須將「與外部人員共享」設定設為「開啟」。您可以在管理員主控台中變更這項設定。
- 當您與團隊成員共享資料夾，對方會看到該檔案所在資料夾的路徑。
檔案系統更新之後，行動應用程式的使用者可以進行什麼操作？
行動應用程式的使用者可以建立或共享團隊資料夾，不過如要移動、刪除、重新命名或複製資料夾，則需要透過電腦的網頁瀏覽器操作。
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