Pembaruan sistem file mendatang pada akun tim Dropbox Anda
Artikel ini menjelaskan pembaruan untuk tim di Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus, dan Enterprise.
Ikhtisar
Dropbox memperbarui struktur folder tim agar lebih tertata dan lebih mudah digunakan. Artikel ini memberikan daftar periksa sebelum migrasi beserta petunjuknya, dan membahas potensi masalah yang mungkin Anda alami akibat pembaruan. Harap ketahui bahwa pembaruan ini akan mengubah jalur file yang mungkin mengganggu integrasi API.
Apa yang harus dilakukan sebelum pembaruan sistem file Anda
Pastikan semua orang di tim mengikuti instruksi daftar periksa sebelum migrasi sehari sebelum pembaruan untuk meminimalkan masalah sebelum dan setelah migrasi. Ini termasuk admin tim, anggota, dan pengembang aplikasi. Akses terbatas diperkirakan terjadi saat pembaruan berlangsung.
Daftar periksa sebelum migrasi
☑Pembaruan ke versi terbaru Dropbox di desktop dan mobile.
- Periksa apakah aplikasi desktop Dropbox menjalankan versi 197 atau lebih baru. Ketahui cara memperbarui ke versi terbaru.
- Periksa apakah aplikasi mobile Dropbox menjalankan versi 380 atau lebih baru. Ketahui cara memperbarui aplikasi di Android dan iOS.
- Perbarui aplikasi pihak ketiga atau integrasi API khusus ke versi terbaru untuk mencegah kegagalan panggilan API.
- Untuk kembali menggunakan pintasan, hapus tautan lama dan buat tautan baru.
- Ketahui cara membuat tautan akses Windows Quick dan alias Mac.
- Jika menggunakan aplikasi Dropbox for Salesforce, periksa untuk memastikan aplikasi tersebut menjalankan versi 1.700 atau lebih baru.
☑Kelola pengaturan file dan izin untuk menangani perubahan jalur file.
- Periksa izin berbagi untuk folder tingkat atas di pengaturan Kelola akses.
- Jika Anda tidak ingin anggota tim mengelola akses ke folder tim, ubah pengaturan Kelola akses menjadi Hanya admin.
- Pastikan folder tingkat atas diberi nama dengan tepat.
- Nama folder tingkat atas akan terlihat di jalur file ke anggota tim dengan akses ke subfoldernya.
Catatan: Komputer Windows memiliki batas 260 karakter untuk jalur file. Melebihi batas tersebut akan mencegah pembukaan file. Pembaruan mengekspos jalur folder lengkap untuk menyertakan folder tingkat atas yang mungkin melebihi batas karakter. Pengguna harus meminta laporan jalur folder kepada admin tim untuk menentukan panjang jalur folder dan kemudian:
- Mengurangi ukuran nama folder.
- Memindahkan subfolder lebih dekat ke root untuk meratakan struktur file.
- Mengatur regkey Windows untuk mengaktifkan jalur file panjang melalui Kebijakan Grup “Aktifkan jalur panjang Win32”. Harap ketahui bahwa tindakan ini tidak berfungsi untuk file Microsoft 365.
- Alihkan jalur file integrasi dari absolut menjadi relatif, jika tersedia.
- URL browser dan tautkan absolut akan rusak setelah jalur file berubah. Beralih ke relatif berarti Anda tidak perlu mengonfigurasi ulang jalur setelah pembaruan, namun Anda selalu dapat mengonfigurasi jalur file secara manual setelah pembaruan.
- Jika Anda adalah seorang pengembang aplikasi di akun tim, Anda harus mencantumkan konten ruang tim dengan mengatur root menggunakan “/file/list_folder” dengan tajuk “Dropbox-API-Path-Root”, lalu mengatur jalur menjadi tanda kutip kosong (“”).
- Jika aplikasi bergantung pada jalur absolut ke folder tim di folder anggota dan “Dropbox-API-Path-Root” tidak diatur, folder tim ini tidak akan ditemukan melalui jalur file tersebut setelah pembaruan tim.
- Menggunakan ID folder untuk mengakses konten folder tim juga tidak akan membuahkan hasil, karena tindakan ini memerlukan root yang relevan. Ketahui selanjutnya tentang cara memperbarui integrasi Anda ke versi terbaru Dropbox ini.
☑ Kelola sinkronisasi selektif untuk folder tim.
- Admin tim harus mengaktifkan sinkronisasi selektif tim dan mengaktifkan sinkronisasi untuk folder tim. Sinkronisasi selektif untuk subfolder akan sesuai dengan folder tingkat atas, namun sinkronisasi selektif tim dinonaktifkan secara default untuk menghindari sinkronisasi folder pengguna yang seharusnya tidak disinkronkan.
Mengaktifkan sinkronisasi selektif memastikan bahwa folder tetap disinkronkan ke komputer anggota tim setelah pembaruan selesai, sehingga mereka dapat mengakses file di komputer. Admin tim dapat memeriksa laporan jalur folder untuk semua folder tim yang ingin diubah ke Sinkronisasi otomatis ke komputer anggota.
Catatan: Admin tim dapat menghubungi dukungan Dropbox untuk membuat laporan jalur folder.
☑Siapkan perangkat Anda untuk pembaruan.
- Tutup semua aplikasi yang terbuka dan mulai ulang perangkat.
- Tutup semua aplikasi yang terbuka secara otomatis setelah perangkat Anda dimulai ulang.
- Jeda semua pintasan dan integrasi aplikasi pihak ketiga.
- Biarkan aplikasi desktop Dropbox berjalan semalaman.
Hindari menggunakan Dropbox dan membuat perubahan pada file selama pembaruan untuk menghindari masalah yang tidak terduga. Anda akan menerima notifikasi setelah pembaruan selesai, yang memungkinkan Anda untuk terus menggunakan Dropbox seperti biasa.
Penting: Migrasi mungkin terhenti jika menemukan file yang disinkronkan Dropbox digunakan oleh aplikasi terbuka atau bahkan Windows File Explorer. Pastikan aplikasi desktop Dropbox diperbarui ke versi 197 atau lebih tinggi, dan klik Coba lagi pada jendela dialog untuk menyelesaikan migrasi.
Apa yang harus dilakukan setelah pembaruan sistem file Anda
Setelah pembaruan selesai, admin tim dan anggota harus mengikuti daftar periksa setelah migrasi untuk memastikan pengaturan mereka dikonfigurasi dengan benar.
Daftar periksa setelah migrasi
☑Perbarui jalur file pengotomatisan pihak ketiga ke nama folder Dropbox baru.
Setelah pembaruan ini, nama Folder Dropbox akan berubah dari “Dropbox [nama tim]” menjadi “[Nama tim] Dropbox”.
☑Pilih folder mana yang ingin Anda sediakan offline.
Folder tim yang ada akan otomatis mengikuti pengaturan ketersediaan untuk file baru. Periksa folder setelah migrasi untuk memastikan bahwa folder yang diperlukan tersedia offline.
Kiat: Kami menyarankan pengaturan file menjadi hanya online untuk waktu sinkronisasi yang lebih cepat.
☑Kelola sinkronisasi selektif untuk folder tim.
Anggota tim mungkin perlu mengaktifkan sinkronisasi selektif secara terpisah. Jika Anda telah diberi akses ke folder namun folder tidak muncul di aplikasi desktop Dropbox, aktifkan sinkronisasi selektif untuk folder tersebut. Minta laporan jalur folder kepada admin tim Anda guna mengidentifikasi folder tingkat atas untuk subfolder Anda jika diperlukan.
Catatan: Admin tim dapat menghubungi dukungan Dropbox untuk membuat laporan jalur folder.
☑ Pilih apakah Anda akan mengizinkan anggota tim membuat folder tim.
Ketahui selanjutnya tentang folder tim.
☑Periksa kembali izin berbagi untuk folder.
Untuk mengizinkan anggota tim membagikan subfolder tetapi bukan folder tim tingkat atas, admin tim harus mengatur pengaturan Kelola akses menjadi Hanya admin untuk folder tingkat atas dan Anggota tim yang dapat mengedit untuk subfolder. Pengaturan ini mengalir ke bawah pohon folder tim ke subfolder dan tidak bergantung pada pengaturan manajemen konten tingkat atas. Ketahui selanjutnya tentang mengelola pengaturan akses.
Default untuk pengaturan Kelola akses pada folder tim bergantung pada lokasi tempat folder tim dibuat.
Misalnya, folder baru dibuat di:
- “/browse” akan diatur menjadi Anggota tim yang dapat mengedit secara default.
- Manajer konten oleh admin akan diatur menjadi Hanya admin secara default.
Cara menjadwalkan ulang pembaruan sistem file tim
Admin tim dapat menjadwalkan ulang tanggal pembaruan dari konsol admin. Untuk melakukannya:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik Pengaturan.
- Klik Profil tim.
- Tanggal terjadwal untuk pembaruan ditampilkan di bawah Pembaruan sistem file.
- Klik tarik turun pertama untuk memilih tanggal yang tersedia di kalender.
- Klik tarik turun kedua untuk memilih waktu.
Pertanyaan Umum
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk migrasi ini?
Secara umum, durasi migrasi meningkat secara linier dengan jumlah total anggota tim yang unik di pohon folder tim terbesar. Beberapa tim mungkin memerlukan waktu beberapa hari untuk menyelesaikan migrasi, namun ini hanya berlaku bagi tim dengan pohon folder tim yang sangat besar.
Bagaimana cara memperbaiki kesalahan “Tidak dapat menyinkronkan akun Dropbox”?
Jika Anda menggunakan Windows, Anda mungkin mengalami masalah setelah migrasi yang menghentikan proses sinkronisasi. Jika Anda mendapatkan kesalahan ini dan memeriksa status sinkronisasi, akan muncul pesan Memperbarui akun Dropbox atau Meningkatkan basis data. Hal ini terjadi jika Anda memiliki aplikasi terbuka selama pembaruan yang mencoba menggunakan Dropbox.
Ada beberapa cara yang dapat Anda coba untuk menyelesaikan masalah ini. Pastikan untuk menunggu beberapa menit setelah mencoba setiap opsi untuk mengizinkan Dropbox memulai sinkronisasi. Jika Dropbox tidak memulai sinkronisasi setelah beberapa menit, lanjutkan dengan opsi berikutnya:
- Mulai ulang perangkat Anda. Setelah perangkat Anda dimulai ulang, tutup semua aplikasi sebelum membuka Dropbox.
- Keluar dari Dropbox dan masuk kembali.
- Keluar dari Dropbox dan ganti nama atau hapus folder Dropbox. Lalu masuk kembali.
Setelah masalah diselesaikan, status sinkronisasi akan diperbarui untuk menunjukkan bahwa sinkronisasi sedang berlangsung. Jika ada banyak file yang harus disinkronkan, Anda dapat mengurangi waktu sinkronisasi dengan keluar dari akun Dropbox Anda. Saat masuk kembali, konfigurasikan pengaturan sinkronisasi selektif Anda agar hanya menyinkronkan folder yang diperlukan.
Apa itu folder pribadi?
Setelah pembaruan sistem file, setiap anggota tim akan memiliki folder pribadi. Folder ini menyimpan file anggota tim dan file apa pun yang dibagikan kepada mereka. Anda dapat menemukan folder ini di “/Dropbox [nama tim]/[nama anggota tim]”. Ketahui selanjutnya tentang cara berbagi konten dengan tim Anda setelah pembaruan sistem file.
Perubahan apa lagi yang akan terjadi pada folder tim?
- Folder tim akan dipindahkan dari folder anggota ke ruang tim Dropbox.
- Mengganti folder tim akan mengubah nama untuk semua orang.
- Saat membuat folder tim, Anda dapat memilih dengan siapa Anda akan membagikannya dan kapan.
- Anggota tim dapat menambahkan konten ke folder tim dengan mengklik Buat atau Unggah file dan folder dari halaman Semua file.
- Semua file di Dropbox tim akan diatur dalam folder, baik di folder anggota maupun folder tim. Pengguna tim tidak akan bisa menambahkan file ke root Dropbox tim dan harus menambahkannya ke folder.
- Admin tim dapat membagikan folder tim secara eksternal dengan perorangan maupun grup.
- Untuk berbagi folder tim dengan orang di luar tim Anda, pengaturan Berbagi secara eksternal harus diatur menjadi Aktif. Anda dapat mengubah pengaturan ini dari konsol admin.
- Berbagi folder dengan seseorang di tim Anda akan mengungkapkan nama jalur file ke folder yang Anda bagikan.
- Misalnya, jika Anda memutuskan untuk membagikan subfolder bernama “Kampanye Musim Panas 2024” dengan anggota tim, mereka akan dapat melihat jalur file untuk folder induk (misalnya, “Desain/Pemasaran/Kampanye Musim Panas 2024”) meskipun mereka tidak memiliki akses ke folder tersebut. Folder “Kampanye Musim Panas 2024” muncul sebagai folder dengan hak traversal. Semua folder dan izin file tetap sama.
Ketahui selanjutnya tentang cara berbagi konten dengan tim Anda setelah pembaruan sistem file.
Tindakan apa yang dapat dilakukan pengguna aplikasi mobile setelah pembaruan sistem file?
Pengguna aplikasi mobile dapat membuat dan membagikan folder tim, namun harus menggunakan browser web desktop untuk memindahkan, menghapus, mengganti nama, atau menggandakan folder.
