Prochaine mise à jour du système de fichiers dans votre compte d’équipe Dropbox
Cet article décrit une mise à jour proposée aux équipes Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus et Enterprise.
Cette mise à jour du système de fichiers est gratuite et améliore l’organisation des dossiers pour les équipes disposant d’un forfait Dropbox Standard, Advanced ou Enterprise.
Liste des tâches à réaliser avant la mise à jour
Les dossiers d’équipe n’apparaîtront plus dans les dossiers personnels, mais feront partie d’une structure mieux organisée qui permettra de les retrouver plus facilement. Compte tenu du changement des chemins d’accès aux fichiers, vous constaterez peut-être une interruption de vos intégrations d’API. Les administrateurs et les membres de l’équipe doivent effectuer les tâches décrites ci-après pour préparer cette mise à jour.
Liste de tâches à réaliser avant la mise à jour du système de fichiers
La veille de la mise à jour, tous les membres de votre équipe doivent suivre cette liste de tâches. Attention, car leur accès sera limité. Cela vaut également pour tous les administrateurs et les développeurs d’applications.
☑ Vérifiez que l’application de bureau Dropbox exécute la version 192 ou ultérieure.
☑ Vérifiez que l’application mobile Dropbox exécute la version 364 ou ultérieure.
☑ Installez la version la plus récente de vos applications tierces et de vos intégrations d’API personnalisées. De cette façon, vous éviterez l’échec des appels d’API au cas où une action serait tentée dans le dossier personnel qui contenait auparavant les dossiers d’équipe. Pour réutiliser ces raccourcis, supprimez les anciens liens et créez-en d’autres.
- Découvrez comment créer des liens d’accès rapide Windows et des alias Mac.
☑ Si vous en avez la possibilité, remplacez les chemins d’accès absolus des intégrations par des chemins d’accès relatifs.
- Ainsi, vous n’aurez pas besoin de configurer à nouveau les chemins d’accès après la mise à jour.
- Si vous ne pouvez pas utiliser de chemins d’accès relatifs, vous devrez peut-être modifier les chemins d’accès manuellement après la mise à jour.
☑ Assurez-vous que la liste des personnes autorisées à partager chaque dossier de premier niveau vous convient. Si le paramètre Gérer l’accès est défini sur « Membres de l’équipe disposant d’un accès en écriture », les membres de l’équipe autorisés à modifier un dossier de premier niveau pourront gérer l’accès à ce dossier d’équipe. Si vous ne souhaitez pas que les membres de l’équipe gèrent l’accès à un dossier d’équipe, modifiez ce paramètre sur « Seulement les administrateurs ».
- Remarque : auparavant, ce paramètre affectait uniquement les dossiers d’équipe situés dans un dossier de premier niveau.
☑ Vérifiez que les noms de vos dossiers vous conviennent, car les membres de l’équipe ayant accès à un sous-dossier pourront visualiser le chemin d’accès au dossier de premier niveau. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez la section Dossiers d’équipe ci-après.
☑ Fermez toutes les applications ouvertes et redémarrez vos appareils.
☑ Fermez toutes les applications qui s’ouvrent automatiquement au redémarrage.
☑ Suspendez tous les raccourcis et intégrations d’applications tierces.
- Remarque : si vous utilisez des chemins d’accès absolus, ils risquent de ne pas fonctionner correctement. Ils pourront être réactivés dès la mise à jour terminée.
☑ Laissez l’application de bureau Dropbox s’exécuter pendant la nuit.
Remarque : nous vous recommandons, à vous et à votre équipe, de ne pas accéder à vos comptes Dropbox et de ne modifier aucun fichier pendant la mise à jour. Une fois qu’elle sera terminée, vous recevrez une notification et vous pourrez accéder à votre compte.
Développeurs d’applications
Si vous développez des applications dans un compte d’équipe, vous devrez également réaliser les tâches suivantes :
- Répertoriez les contenus de l’espace d’équipe en définissant la racine à l’aide de /files/list_folder avec l’en-tête « Dropbox-API-Path-Root », puis définissez le chemin sur “” (guillemets vides).
Remarques :
- Si une application repose sur des chemins d’accès absolus aux dossiers d’équipe dans les dossiers personnels et que l’en-tête “Dropbox-API-Path_Root” n’est pas défini, il sera impossible de trouver ces dossiers d’équipe à ces emplacements après la mise à jour, et les appels d’API échoueront.
- De même, dans la mesure où la racine correspondante est nécessaire, il sera impossible d’utiliser l’identifiant des dossiers pour accéder aux contenus de l’espace d’équipe.
- Découvrez comment mettre à jour vos intégrations pour les adapter à cette nouvelle version de Dropbox.
Liste des tâches à réaliser après la mise à jour
Après la mise à jour, les administrateurs et les membres de l’équipe doivent procéder comme suit :
☑ Modifiez les chemins d’accès des automatisations tierces qui utilisent l’ancien nom de dossier Dropbox, afin qu’ils continuent à fonctionner correctement.
☑ Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez rendre accessibles hors ligne. Autrement, le paramètre défini pour les nouveaux fichiers sera appliqué par défaut à l’ensemble des dossiers d’équipe existants.
- Remarque : nous recommandons de définir les fichiers sur en ligne afin d’accélérer la synchronisation.
☑ Si l’accès à un dossier vous a été accordé, mais qu’il n’apparaît pas dans l’application de bureau Dropbox, activez la synchronisation sélective pour ce dossier.
☑ Indiquez si vous souhaitez ou non que les membres de l’équipe puissent créer des dossiers d’équipe.
- En savoir plus sur les dossiers d’équipe
Remarque : sous Windows, après la mise à jour, il est possible qu’une boîte de dialogue intitulée Impossible de synchroniser le compte Dropbox apparaisse, ou que l’état de la synchronisation mentionne Mise à jour du compte Dropbox ou Mise à niveau de la base de données. Cela s’explique par le fait que des applications ouvertes pendant la mise à jour tentaient d’utiliser Dropbox.
Il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour essayer de résoudre ce problème. Après avoir essayé une option, veuillez patienter quelques minutes pour permettre à Dropbox de démarrer la synchronisation. Si Dropbox ne démarre toujours pas la synchronisation, passez à l’option suivante :
- Redémarrez votre appareil. Fermez toutes les applications, y compris celles qui s’ouvrent au moment du redémarrage. Ouvrez ensuite Dropbox.
- Déconnectez-vous de Dropbox et connectez-vous à nouveau.
- Déconnectez-vous de Dropbox et renommez ou supprimez le dossier Dropbox. Ensuite, connectez-vous à nouveau.
Lorsque le problème est résolu, l’état de la synchronisation change pour indiquer que la synchronisation est en cours.
Si vous avez beaucoup de fichiers à synchroniser, vous pouvez réduire le temps de synchronisation en vous déconnectant de votre compte Dropbox. Lorsque vous vous connectez à nouveau, configurez vos paramètres de synchronisation sélective lorsque vous y êtes invité afin de synchroniser uniquement les dossiers dont vous avez besoin.
Une meilleure organisation des dossiers après la mise à jour
Cette mise à jour du système de fichiers simplifie l’organisation des dossiers et fichiers de votre équipe. De cette façon, tous les membres peuvent retrouver les fichiers dont ils ont besoin et collaborer plus rapidement. Voici les améliorations que vous observerez au niveau des dossiers personnels et des dossiers d’équipe :
Chaque membre de l’équipe disposera d’un dossier personnel.
- Ce dossier permettra de stocker les fichiers personnels d’un membre de l’équipe ainsi que les fichiers partagés avec lui.
- Les membres de l’équipe trouveront ce dossier à l’emplacement suivant : /[Nom de l’équipe] Dropbox/[Nom du membre de l’équipe].
- Un changement de nom interviendra au niveau du dossier Dropbox. Il passera de « Dropbox [nom de l’équipe] » à « [Nom de l’équipe] Dropbox ».
- Les dossiers d’équipe seront déplacés. Ils quitteront les dossiers personnels des membres pour rejoindre le dossier Dropbox.
- Lorsque vous partagerez un dossier avec un membre de votre équipe, celui-ci pourra visualiser le chemin d’accès au dossier que vous aurez partagé.
- Par exemple, un dossier d’équipe appelé « Design » contient un dossier appelé « Marketing » qui contient quant à lui un autre dossier appelé « Été ». Si vous partagez le dossier « Été » avec un membre de l’équipe, celui-ci pourra visualiser le chemin d’accès « Design/Marketing/Été », même sans pouvoir accéder au dossier « Design » ou « Marketing ». Le dossier « Été » apparaîtra au membre de l’équipe comme étant un dossier doté de droits transversaux. Toutes les autorisations d’accès aux fichiers et dossiers restent inchangées.
- Lorsqu’un dossier d’équipe est renommé, le nom change pour tout le monde.
- Les administrateurs pourront partager des dossiers d’équipe avec des personnes ou des groupes.
- Pour partager des dossiers d’équipe avec des personnes extérieures à votre équipe, le paramètre Partage à l’extérieur de l’équipe doit être activé. Vous pouvez modifier ce paramètre depuis l’interface d’administration.
- La personne qui crée un dossier d’équipe choisit quand et avec qui elle souhaite le partager.
- Les membres peuvent ajouter des contenus aux dossiers d’équipe en créant ou en téléchargeant des fichiers et dossiers à partir de la page Tous les fichiers.
Reprogrammation de la mise à jour pour votre équipe
Les administrateurs peuvent reporter la date de la mise à jour depuis l’interface d’administration.
Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Paramètres.
- Cliquez sur Profil de l’équipe.
- La date de mise à jour prévue apparaît sous Mise à jour du système de fichiers.
- Cliquez sur le premier menu déroulant pour choisir une date disponible dans le calendrier.
- Cliquez sur le deuxième menu déroulant pour choisir une heure.
Réponses de la communauté
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Publié par: Bruno K Il ya 760 jours
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Publié par: SevBox Il ya 1192 jours
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Publié par: AlJKwak Il ya 1408 jours
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