Prochaine mise à jour du système de fichiers dans votre compte d’équipe Dropbox
Cet article décrit une mise à jour proposée aux équipes Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus et Enterprise.
Présentation
Dropbox met à jour la structure des dossiers d’équipe afin qu’ils soient mieux organisés et plus faciles à utiliser. En plus d’instructions, cet article fournit une liste de tâches à effectuer avant la migration ainsi qu’il passe en revue les problèmes potentiels que vous pouvez rencontrer lors de la mise à jour. Veuillez noter que cette mise à jour modifiera les chemins d’accès aux fichiers, ce qui pourra interrompre les intégrations API.
Tâches à effectuer avant la mise à jour du système de fichiers
La veille de la mise à jour et afin de minimiser les problèmes avant et après la migration, assurez-vous que tous les membres de l’équipe suivent les instructions de la liste de tâches avant la migration. Cela vaut pour les administrateurs d’équipe, les membres et les développeurs d’applications. L’accès sera limité pendant la mise à jour.
Liste de tâches avant la migration
☑Installez les versions les plus récentes de Dropbox sur votre ordinateur de bureau et vos appareils mobiles.
- Vérifiez que l’application de bureau Dropbox exécute bien la version 197 ou ultérieure. Découvrez comment installer la version la plus récente.
- Vérifiez que l’application mobile Dropbox exécute bien la version 380 ou ultérieure. Découvrez comment mettre à jour les applications sur Android et iOS.
- Installez les versions les plus récentes des applications tierces ou des intégrations API personnalisées pour éviter l’échec de l’appel d’API.
- Pour réutiliser ces raccourcis, supprimez les anciens liens et créez-en d’autres.
- Découvrez comment créer des liens d’accès rapide Windows et des alias Mac.
- Si vous utilisez l’application Dropbox pour Salesforce, vérifiez qu’elle exécute bien la version 1.700 ou ultérieure.
☑Gérez les paramètres de fichier et les autorisations pour gérer les changements de chemin d’accès aux fichiers.
- Accédez au paramètre Gérer l’accès et vérifiez les autorisations de partage des dossiers de premier niveau.
- Si vous ne souhaitez pas que les membres de l’équipe gèrent l’accès à un dossier d’équipe, modifiez le paramètre Gérer l’accès pour autoriser les administrateurs uniquement.
- Assurez-vous que les dossiers de premier niveau sont nommés de manière appropriée.
- Les membres de l’équipe ayant accès aux sous-dossiers pourront voir les noms des dossiers de premier niveau dans le chemin d’accès aux fichiers.
Remarque : les chemins d’accès aux fichiers sous Windows sont limités à 260 caractères et le fait de dépasser cette limite empêche de les ouvrir. La mise à jour expose le chemin complet d’accès aux dossiers pour inclure le dossier de premier niveau, ce qui peut entraîner un dépassement de la limite de caractères. Les utilisateurs doivent demander à l’administrateur d’équipe un rapport sur les chemins d’accès aux dossiers afin de déterminer la longueur de ces chemins, puis :
- Ils doivent réduire la taille des noms de dossier.
- Ils doivent déplacer les sous-dossiers plus près de la racine pour aplatir la structure du fichier.
- Ils doivent définir la clé de Registre Windows pour activer les chemins de fichiers longs via la stratégie de groupe « Enable Win32 long paths ». Veuillez noter que cela ne fonctionne pas pour les fichiers Microsoft 365.
- Si vous en avez la possibilité, remplacez les chemins d’accès absolus des intégrations par des chemins d’accès relatifs.
- Les URL du navigateur et les liens absolus cesseront de fonctionner une fois les chemins d’accès aux fichiers modifiés. En adoptant des chemins d’accès relatifs, vous n’aurez pas besoin de les reconfigurer après la mise à jour, mais vous pourrez toujours les configurer manuellement après la mise à jour.
- Si vous développez des applications dans un compte d’équipe, vous devez répertorier les contenus de l’espace d’équipe en définissant la racine au moyen de /files/list_folder avec l’en-tête « Dropbox-API-Path-Root », puis définir le chemin sur des guillemets vides (“”).
- Si une application respose sur des chemins absolus pour accéder aux dossiers d’équipe dans les dossiers personnels et que l’en-tête « Dropbox-API-Path-Root
» n’est pas défini, ces dossiers d’équipe seront introuvables via les chemins d’accès aux fichiers une fois la mise à jour de l’équipe effectuée. - De même, dans la mesure où une racine correspondante est nécessaire, il sera impossible d’utiliser l’identifiant des dossiers pour accéder aux contenus du dossier d’équipe. Découvrez comment mettre à jour vos intégrations pour les adapter à cette nouvelle version de Dropbox.
- Si une application respose sur des chemins absolus pour accéder aux dossiers d’équipe dans les dossiers personnels et que l’en-tête « Dropbox-API-Path-Root
Important : pour stocker votre dossier Dropbox à un autre emplacement que le lecteur par défaut, vous devez disposer d’autorisations de lecture et d’enregistrement de fichiers à cet emplacement. Si vous tentez de définir un emplacement qui n’est pas celui par défaut sans les autorisations appropriées, vous recevrez un message d’erreur indiquant que Dropbox a rencontré des problèmes et doit resynchroniser vos fichiers. Cliquez sur OK pour :
- créer un dossier sur votre lecteur C: ; et
- déplacer vos anciens fichiers Dropbox vers un dossier nommé « C:\Dropbox (Nom de l’équipe) (ANCIEN) ».
☑Gérez la synchronisation sélective pour les dossiers d’équipe.
- Les administrateurs d’équipe doivent activer la synchronisation sélective pour les équipes et la synchronisation pour les dossiers d’équipe. La synchronisation sélective pour les sous-dossiers correspondra au dossier de premier niveau. Toutefois, la synchronisation sélective pour les équipes sera désactivée par défaut pour éviter de synchroniser des dossiers utilisateur qui ne sont pas censés l’être.
L’activation de la synchronisation sélective garantit que les dossiers restent synchronisés avec les ordinateurs des membres de l’équipe une fois la mise à jour terminée pour permettre à ces mêmes membres d’accéder à leurs fichiers sur leur ordinateur. Les administrateurs d’équipe peuvent vérifier le rapport sur les chemins d’accès aux dossiers pour tous les dossiers d’équipe qu’ils souhaitent modifier avec l’option Synchroniser automatiquement sur les ordinateurs des membres.
Remarque : les administrateurs d’équipe peuvent contacter l’assistance Dropbox pour générer des rapports sur les chemins d’accès aux dossiers.
☑Préparez votre appareil pour la mise à jour.
- Fermez toutes les applications ouvertes, puis redémarrez votre appareil.
- Fermez toutes les applications qui se sont ouvertes automatiquement après le redémarrage de votre appareil.
- Suspendre tous les raccourcis et intégrations d’applications tierces
- Laissez l’application de bureau Dropbox s’exécuter pendant la nuit.
Évitez d’utiliser Dropbox et d’apporter des modifications aux fichiers pendant la mise à jour pour éviter des problèmes inattendus. Vous recevrez une notification une fois la mise à jour terminée, et vous pourrez alors continuer à utiliser Dropbox comme vous le faites habituellement.
Important : la migration peut rester bloquée si elle rencontre un fichier synchronisé dans Dropbox qui est en cours d’utilisation par une application ouverte, ou même par l’Explorateur de fichiers Windows. Assurez-vous que l’application de bureau Dropbox est mise à jour vers la version 197 ou ultérieure, puis cliquez sur Réessayer dans la fenêtre de dialogue pour terminer la migration.
Tâches à effectuer après la mise à jour du système de fichiers
Une fois la mise à jour terminée, les administrateurs d’équipe et les membres doivent réaliser la liste de tâches après la migration pour s’assurer que leurs paramètres sont correctement configurés.
Liste de tâches après la migration
☑Modifiez les chemins d’accès des automatisations tierces vers le nouveau nom de dossier Dropbox.
Après la mise à jour, le nom du dossier Dropbox ne sera plus « Dropbox [nom de l’équipe] » mais « [Nom de l’équipe] Dropbox ».
☑Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez rendre disponibles hors ligne.
Le paramètre de disponibilité des nouveaux fichiers sera appliqué par défaut aux dossiers d’équipe existants. Vérifiez vos dossiers après la migration pour vous assurer que tous ceux qui doivent être disponibles hors ligne le sont bien.
Conseil
: nous recommandons de configurer les fichiers sur en ligne pour des temps de synchronisation plus courts.
☑Gérez la synchronisation sélective pour les dossiers d’équipe.
Les membres de l’équipe peuvent être amenés à activer la synchronisation sélective individuellement. Si l’accès à un dossier vous a été accordé, mais qu’il n’apparaît pas dans l’application de bureau Dropbox, activez la synchronisation sélective pour ce dossier. Si nécessaire, demandez à votre administrateur d’équipe un rapport sur les chemins d’accès aux dossiers pour identifier le dossier de premier niveau des sous-dossiers.
Remarque : les administrateurs d’équipe peuvent contacter l’assistance Dropbox pour générer un rapport sur les chemins d’accès aux dossiers.
☑ Indiquez si vous souhaitez ou non que les membres de l’équipe puissent créer des dossiers d’équipe.
En savoir plus sur les dossiers d’équipe
☑Revérifiez les autorisations de partage pour les dossiers.
Pour autoriser les membres de l’équipe à partager des sous-dossiers, sans toutefois partager le dossier d’équipe de premier niveau, l’administrateur d’équipe doit définir le paramètre Gérer l’accès sur Administrateurs uniquement pour les dossiers de premier niveau, et sur Membres de l’équipe disposant d’un accès en écriture pour les sous-dossiers. Ce paramètre se répercute sur l’arborescence des dossiers d’équipe jusqu’aux sous-dossiers, et il est indépendant des paramètres de gestion des contenus de premier niveau. En savoir plus sur la gestion des paramètres d’accès
L’option par défaut pour la gestion des paramètres d’accès des dossiers d’équipe dépend de l’endroit où le dossier d’équipe est créé.
Par exemple, les nouveaux dossiers créés dans :
- Ceux créés dans « /browse » seront définis par défaut sur Membres de l’équipe disposant d’un accès en écriture.
- Ceux créés dans le gestionnaire de contenus par un administrateur seront définis par défaut sur Administrateurs uniquement.
Reprogrammation de la mise à jour du système de fichier de l’équipe
Les administrateurs peuvent reporter la date de la mise à jour à partir de l’interface d’administration. Pour cela :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Paramètres.
- Cliquez sur Profil de l’équipe.
- La date de mise à jour prévue apparaît sous Mise à jour du système de fichiers.
- Cliquez sur le premier menu déroulant pour choisir une date disponible dans le calendrier.
- Cliquez sur le deuxième menu déroulant pour choisir une heure.
FAQ
Combien de temps prendra cette migration ?
De manière générale, la durée de la migration augmente de manière linéaire avec le nombre total de membres de l’équipe dans la plus grande arborescence de dossiers d’équipe. Plusieurs jours sont parfois nécessaires à certaines équipes pour terminer la migration, mais cela ne concerne que les équipes disposant d’arborescences de dossiers d’équipe exceptionnellement volumineuses.
Comment puis-je corriger l’erreur mentionnant qu’il est impossible de synchroniser le compte Dropbox ?
Sous Windows, vous pouvez rencontrer un problème après la migration qui bloque le processus de synchronisation. Si vous obtenez cette erreur et que vous vérifiez votre état de synchronisation, il indiquera Mise à jour du compte Dropbox ou Mise à niveau de la base de données. Cela se produit si des applications sont ouvertes pendant la mise à jour et qu’elles tentent d’utiliser Dropbox.
Il existe plusieurs façons d’essayer de résoudre ce problème. Assurez-vous d’attendre quelques minutes après avoir essayé chaque option avant d’autoriser Dropbox à démarrer la synchronisation. Si Dropbox ne démarre pas la synchronisation après quelques minutes, passez à l’option suivante :
- Redémarrez votre appareil. Une fois votre appareil redémarré, fermez toutes les applications avant d’ouvrir Dropbox.
- Déconnectez-vous de Dropbox, puis connectez-vous à nouveau.
- Déconnectez-vous de Dropbox et renommez ou supprimez le dossier Dropbox. Ensuite, reconnectez-vous.
Une fois le problème résolu, l’état de synchronisation se mettra à jour pour indiquer que la synchronisation est en cours. S’il y a de nombreux fichiers à synchroniser, vous pouvez réduire le temps de synchronisation en vous déconnectant de votre compte Dropbox. Lorsque vous vous reconnectez, configurez vos paramètres de synchronisation sélective pour synchroniser uniquement les dossiers dont vous avez besoin.
Qu’est-ce qu’un dossier personnel ?
Après la mise à jour du système de fichiers, chaque membre de l’équipe disposera d’un dossier personnel. Ce dossier stocke les fichiers du membre de l’équipe ainsi que tous les fichiers partagés avec lui. Vous pouvez retrouver ce dossier à l’adresse « /[nom de l’équipe] Dropbox/[nom du membre de l’équipe] ». Découvrez comment partager des contenus avec votre équipe après la mise à jour du système de fichiers.
Quels autres changements sont apportés aux dossiers d’équipe ?
- Les dossiers d’équipe seront déplacés. Ils quitteront les dossiers personnels des membres pour rejoindre l’espace d’équipe Dropbox.
- Le fait de renommer un dossier d’équipe change son nom pour tout le monde.
- Lorsque vous créez un dossier d’équipe, vous pouvez choisir avec qui le partager et quand.
- Les membres de l’équipe peuvent ajouter des contenus aux dossiers d’équipe en cliquant sur Créer ou sur Importer des fichiers et des dossiers à partir de la page Tous les fichiers.
- Tous les fichiers de l’équipe Dropbox seront organisés dans des dossiers, que ce soit dans votre dossier personnel ou dans des dossiers d’équipe. Les utilisateurs de l’équipe ne pourront pas ajouter de fichiers à la racine de l’équipe Dropbox. Ils devront plutôt les ajouter à un dossier.
- Les administrateurs d’équipe peuvent partager des dossiers d’équipe avec des personnes ou des groupes extérieurs à l’équipe.
- Pour partager des dossiers d’équipe avec des personnes extérieures à votre équipe, le paramètre Partage à l’extérieur de l’équipe doit être activé. Vous pouvez modifier ce paramètre à partir de l’interface d’administration.
- Le fait de partager un dossier avec un membre de votre équipe révèle le nom du chemin d’accès aux fichiers dans ce dossier.
- Par exemple, si vous décidez de partager un sous-dossier appelé « Campagne d’été 2024 » avec un membre de l’équipe, celui-ci pourra voir le chemin d’accès aux fichiers des dossiers parents (p. ex. « Design/Marketing/Campagne d’été 2024 »), même s’il n’a pas accès à ces dossiers. Le dossier « Campagne d’été 2024 » apparaît comme un dossier doté de droits transversaux. Toutes les autorisations d’accès aux fichiers et dossiers restent inchangées.
Quelles actions les utilisateurs de l’application mobile peuvent-ils entreprendre après la mise à jour du système de fichiers ?
Les utilisateurs de l’application mobile peuvent créer et partager des dossiers d’équipe, mais ils doivent utiliser le navigateur Web sur un ordinateur de bureau pour déplacer, supprimer, renommer ou dupliquer des dossiers.
