Prochaine mise à jour du système de fichiers dans votre compte d’équipe Dropbox

Présentation

Dropbox met à jour la structure des dossiers d’équipe afin qu’ils soient mieux organisés et plus faciles à utiliser. En plus d’instructions, cet article fournit une liste de tâches à effectuer avant la migration ainsi qu’il passe en revue les problèmes potentiels que vous pouvez rencontrer lors de la mise à jour. Veuillez noter que cette mise à jour modifiera les chemins d’accès aux fichiers, ce qui pourra interrompre les intégrations API.

Tâches à effectuer avant la mise à jour du système de fichiers

La veille de la mise à jour et afin de minimiser les problèmes avant et après la migration, assurez-vous que tous les membres de l’équipe suivent les instructions de la liste de tâches avant la migration. Cela vaut pour les administrateurs d’équipe, les membres et les développeurs d’applications. L’accès sera limité pendant la mise à jour.

Liste de tâches avant la migration

☑Installez les versions les plus récentes de Dropbox sur votre ordinateur de bureau et vos appareils mobiles.

• Vérifiez que l’application de bureau Dropbox exécute bien la version 197 ou ultérieure. Découvrez comment installer la version la plus récente.
• Vérifiez que l’application mobile Dropbox exécute bien la version 380 ou ultérieure. Découvrez comment mettre à jour les applications sur Android et iOS.
• Installez les versions les plus récentes des applications tierces ou des intégrations API personnalisées pour éviter l’échec de l’appel d’API.
  • Pour réutiliser ces raccourcis, supprimez les anciens liens et créez-en d’autres. 
  • Découvrez comment créer des liens d’accès rapide Windows et des alias Mac.
• Si vous utilisez l’application Dropbox pour Salesforce, vérifiez qu’elle exécute bien la version 1.700 ou ultérieure.
   

☑Gérez les paramètres de fichier et les autorisations pour gérer les changements de chemin d’accès aux fichiers.

• Accédez au paramètre Gérer l’accès et vérifiez les autorisations de partage des dossiers de premier niveau.
  • Si vous ne souhaitez pas que les membres de l’équipe gèrent l’accès à un dossier d’équipe, modifiez le paramètre Gérer l’accès pour autoriser les administrateurs uniquement.
• Assurez-vous que les dossiers de premier niveau sont nommés de manière appropriée. 
  • Les membres de l’équipe ayant accès aux sous-dossiers pourront voir les noms des dossiers de premier niveau dans le chemin d’accès aux fichiers. 

• Si vous en avez la possibilité, remplacez les chemins d’accès absolus des intégrations par des chemins d’accès relatifs.
  • Les URL du navigateur et les liens absolus cesseront de fonctionner une fois les chemins d’accès aux fichiers modifiés. En adoptant des chemins d’accès relatifs, vous n’aurez pas besoin de les reconfigurer après la mise à jour, mais vous pourrez toujours les configurer manuellement après la mise à jour. 
• Si vous développez des applications dans un compte d’équipe, vous devez répertorier les contenus de l’espace d’équipe en définissant la racine au moyen de /files/list_folder avec l’en-tête « Dropbox-API-Path-Root », puis définir le chemin sur des guillemets vides (“”).
  • Si une application respose sur des chemins absolus pour accéder aux dossiers d’équipe dans les dossiers personnels et que l’en-tête « Dropbox-API-Path-Root
    » n’est pas défini, ces dossiers d’équipe seront introuvables via les chemins d’accès aux fichiers une fois la mise à jour de l’équipe effectuée. 
  • De même, dans la mesure où une racine correspondante est nécessaire, il sera impossible d’utiliser l’identifiant des dossiers pour accéder aux contenus du dossier d’équipe. Découvrez comment mettre à jour vos intégrations pour les adapter à cette nouvelle version de Dropbox.

☑Gérez la synchronisation sélective pour les dossiers d’équipe.

• Les administrateurs d’équipe doivent activer la synchronisation sélective pour les équipes et la synchronisation pour les dossiers d’équipe. La synchronisation sélective pour les sous-dossiers correspondra au dossier de premier niveau. Toutefois, la synchronisation sélective pour les équipes sera désactivée par défaut pour éviter de synchroniser des dossiers utilisateur qui ne sont pas censés l’être.

L’activation de la synchronisation sélective garantit que les dossiers restent synchronisés avec les ordinateurs des membres de l’équipe une fois la mise à jour terminée pour permettre à ces mêmes membres d’accéder à leurs fichiers sur leur ordinateur. Les administrateurs d’équipe peuvent vérifier le rapport sur les chemins d’accès aux dossiers pour tous les dossiers d’équipe qu’ils souhaitent modifier avec l’option Synchroniser automatiquement sur les ordinateurs des membres.

☑Préparez votre appareil pour la mise à jour.

1. Fermez toutes les applications ouvertes, puis redémarrez votre appareil. 
2. Fermez toutes les applications qui se sont ouvertes automatiquement après le redémarrage de votre appareil.
3. Suspendre tous les raccourcis et intégrations d’applications tierces 
4. Laissez l’application de bureau Dropbox s’exécuter pendant la nuit. 

Évitez d’utiliser Dropbox et d’apporter des modifications aux fichiers pendant la mise à jour pour éviter des problèmes inattendus. Vous recevrez une notification une fois la mise à jour terminée, et vous pourrez alors continuer à utiliser Dropbox comme vous le faites habituellement. 

Tâches à effectuer après la mise à jour du système de fichiers

Une fois la mise à jour terminée, les administrateurs d’équipe et les membres doivent réaliser la liste de tâches après la migration pour s’assurer que leurs paramètres sont correctement configurés. 

Liste de tâches après la migration

☑Modifiez les chemins d’accès des automatisations tierces vers le nouveau nom de dossier Dropbox.

Après la mise à jour, le nom du dossier Dropbox ne sera plus « Dropbox [nom de l’équipe] » mais « [Nom de l’équipe] Dropbox ».

☑Sélectionnez les dossiers que vous souhaitez rendre disponibles hors ligne.

Le paramètre de disponibilité des nouveaux fichiers sera appliqué par défaut aux dossiers d’équipe existants. Vérifiez vos dossiers après la migration pour vous assurer que tous ceux qui doivent être disponibles hors ligne le sont bien. 

☑Gérez la synchronisation sélective pour les dossiers d’équipe.

Les membres de l’équipe peuvent être amenés à activer la synchronisation sélective individuellement. Si l’accès à un dossier vous a été accordé, mais qu’il n’apparaît pas dans l’application de bureau Dropbox, activez la synchronisation sélective pour ce dossier. Si nécessaire, demandez à votre administrateur d’équipe un rapport sur les chemins d’accès aux dossiers pour identifier le dossier de premier niveau des sous-dossiers.

☑ Indiquez si vous souhaitez ou non que les membres de l’équipe puissent créer des dossiers d’équipe.

En savoir plus sur les dossiers d’équipe

☑Revérifiez les autorisations de partage pour les dossiers.

Pour autoriser les membres de l’équipe à partager des sous-dossiers, sans toutefois partager le dossier d’équipe de premier niveau, l’administrateur d’équipe doit définir le paramètre Gérer l’accès sur Administrateurs uniquement pour les dossiers de premier niveau, et sur Membres de l’équipe disposant d’un accès en écriture pour les sous-dossiers. Ce paramètre se répercute sur l’arborescence des dossiers d’équipe jusqu’aux sous-dossiers, et il est indépendant des paramètres de gestion des contenus de premier niveau. En savoir plus sur la gestion des paramètres d’accès
 

L’option par défaut pour la gestion des paramètres d’accès des dossiers d’équipe dépend de l’endroit où le dossier d’équipe est créé.
 

Par exemple, les nouveaux dossiers créés dans : 

• Ceux créés dans « /browse » seront définis par défaut sur Membres de l’équipe disposant d’un accès en écriture.
• Ceux créés dans le gestionnaire de contenus par un administrateur seront définis par défaut sur Administrateurs uniquement.
   

Reprogrammation de la mise à jour du système de fichier de l’équipe

Les administrateurs peuvent reporter la date de la mise à jour à partir de l’interface d’administration. Pour cela :

1. Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Cliquez sur Interface d’administration.
3. Cliquez sur Paramètres.
4. Cliquez sur Profil de l’équipe.
   • La date de mise à jour prévue apparaît sous Mise à jour du système de fichiers.
5. Cliquez sur le premier menu déroulant pour choisir une date disponible dans le calendrier.
6. Cliquez sur le deuxième menu déroulant pour choisir une heure.