Utilisation de Dropbox pour économiser de l’espace disque
Si vous administrez un compte d’équipe Dropbox et que vous souhaitez gérer l’espace disque de votre équipe, apprenez à gérer les paramètres de stockage des fichiers en ligne par défaut de votre équipe.
Dropbox vous permet de synchroniser vos fichiers à trois endroits différents :
- Dans le dossier Dropbox de votre ordinateur.
- Dans un navigateur Web sur dropbox.com.
- Dans l’application mobile Dropbox sur un appareil Android, un iPhone ou une tablette.
Vous pouvez définir les fichiers comme étant au choix :
- En ligne : un fichier en ligne est stocké dans le cloud et n’occupe pas d’espace de stockage sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.
- Disponible hors ligne : si un fichier est disponible hors ligne, vous pouvez l’ouvrir à partir du dossier Dropbox sur votre ordinateur ou sur votre appareil mobile, sans connexion Internet. Ces fichiers occupent de l’espace de stockage sur votre appareil.
Remarques :
- Vous pouvez également économiser de l’espace de stockage sur votre appareil en utilisant la synchronisation sélective.
- La configuration système requise pour utiliser des fichiers en ligne est :
- Windows : 7 et version ultérieure
- Mac : OS 10.12 et version ultérieure
Comment rendre des fichiers et des dossiers accessibles en ligne ?
L’application de bureau Dropbox vous propose deux façons de stocker les fichiers en ligne.
- Vous pouvez gérer les fichiers directement dans le dossier Dropbox et les définir un à un comme étant accessibles en ligne.
- Vous pouvez utiliser l’outil de gestion de l’espace sur le disque dur, qui vous permet de trier les fichiers à définir comme étant accessibles en ligne.
Vous pouvez également stocker des fichiers en ligne avec l’application mobile Dropbox. Les fichiers en ligne n’occuperont pas d’espace de stockage sur votre disque dur local.
Remarque : lorsque vous ouvrez un fichier en ligne à partir du dossier Dropbox sur votre ordinateur, il est automatiquement téléchargé pour vous permettre d’y accéder hors ligne. Cela signifie que vous devez disposer de suffisamment d’espace sur votre disque dur pour pouvoir le télécharger et l’ouvrir. Vous pouvez revenir à l’option en ligne en suivant les instructions ci-dessous.
- Ouvrez l’Explorateur de fichiers.
- Ouvrez le dossier Dropbox.
- Accédez au fichier ou au dossier que vous souhaitez définir comme étant en ligne.
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier.
- Cliquez sur Stocker en ligne.
- Si vous préférez stocker le fichier ou le dossier sur le disque dur de votre ordinateur, cliquez sur Rendre accessible hors ligne.
- Ouvrez le Finder.
- Ouvrez le dossier Dropbox.
- Accédez au fichier ou au dossier que vous souhaitez définir comme étant en ligne.
- Cliquez avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier.
- Cliquez sur Stocker en ligne.
- Si vous préférez stocker le fichier ou le dossier sur le disque dur de votre ordinateur, cliquez sur Rendre accessible hors ligne.
- Si vous préférez stocker le fichier ou le dossier sur le disque dur de votre ordinateur, cliquez sur Rendre accessible hors ligne.
Pour stocker des fichiers en ligne avec l’outil de gestion de l’espace sur le disque dur :
- Cliquez sur l’icône Dropbox dans la barre des tâches (Windows) ou la barre des menus (Mac).
- Cliquez sur votre avatar (image de profil ou initiales).
- Cliquez sur Gérer l’espace sur le disque dur pour ouvrir l’outil.
- Vous pouvez afficher et trier les fichiers par taille et selon leur date de dernière modification.
- Vous pouvez afficher et trier les fichiers par taille et selon leur date de dernière modification.
- Cochez les cases à côté des fichiers que vous souhaitez stocker en ligne.
- Cliquez sur Rendre accessible en ligne.
Un message de confirmation s’affiche pour indiquer la quantité d’espace disque que vous avez libérée. De plus, les fichiers stockés en ligne sont supprimés de la liste des fichiers suggérés dans l’outil de gestion de l’espace sur le disque dur.
- Ouvrez l’application mobile Dropbox.
- Accédez au fichier ou au dossier que vous souhaitez définir comme étant en ligne.
- Appuyez sur “⋮” (trois points verticaux) pour afficher plus d’options.
- Désactivez l’option Rendre accessible hors ligne.
Le symbole permettant d’activer ou de désactiver l’option devient gris. Cela signifie que le fichier ou le dossier est stocké en ligne.
- Ouvrez l’application mobile Dropbox.
- Accédez au fichier ou au dossier que vous souhaitez définir comme étant en ligne.
- Appuyez sur “⋮” (trois points verticaux) pour afficher plus d’options.
- Désactivez l’option Rendre accessible hors ligne.
Le symbole permettant d’activer ou de désactiver l’option devient gris. Cela signifie que le fichier ou le dossier est stocké en ligne.
Procédure pour rendre les fichiers accessibles en ligne par défaut
Pour que tous les fichiers que vous ajoutez à votre dossier Dropbox sur votre ordinateur soient stockés en ligne par défaut :
- Cliquez sur l’icône Dropbox dans le centre de notification (Windows) ou dans la barre des menus (Mac).
- Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) dans l’angle supérieur droit.
- Cliquez sur Préférences.
- Cliquez sur l’onglet synchronisation.
- Cliquez sur le menu déroulant à côté de Paramètres par défaut des nouveaux fichiers.
- Sélectionnez En ligne.
Tous les prochains fichiers et dossiers ajoutés directement dans le répertoire racine de votre Dropbox seront en ligne. Les nouveaux fichiers ajoutés dans le répertoire racine n’occuperont pas d’espace de stockage sur votre ordinateur. Ces conditions ne s’appliquent pas aux fichiers ou dossiers déjà existants.
Remarque : si vous créez un document directement sur votre ordinateur et que vous le déplacez dans votre dossier Dropbox, il sera toujours disponible hors connexion, sauf si vous le configurez manuellement pour un stockage en ligne.
FAQ concernant le stockage en ligne
Que signifie “en ligne” ?
Lorsque vous définissez un fichier comme étant en ligne, il est stocké en ligne et n’occupe pas d’espace de stockage sur votre ordinateur ou votre appareil mobile. Les fichiers en ligne occupent de l’espace de stockage sur dropbox.com.
Que signifie “disponible hors ligne” ?
Si un fichier ou un dossier est disponible hors ligne, vous pouvez l’ouvrir à partir du dossier Dropbox sur votre ordinateur ou dans l’application mobile Dropbox, même sans connexion Internet. Par conséquent, il occupera de l’espace de stockage sur votre ordinateur ou votre appareil mobile et sur dropbox.com. Si vous ne voulez pas qu’un fichier ou un dossier occupe de l’espace de stockage sur votre appareil, vous devez le stocker en ligne.
Comment savoir si un fichier est en ligne ou disponible hors ligne ?
Sous Windows, cherchez le symbole de synchronisation décrit dans cet article.
Sur Mac, cherchez le symbole de synchronisation décrit dans cet article.
Remarque : si vous n’avez pas défini un fichier ou un dossier comme étant stocké en ligne, tous les fichiers et dossiers contenus dans le dossier Dropbox sur votre ordinateur sont disponibles hors ligne. Découvrez comment rendre vos fichiers et dossiers accessibles hors ligne.
Je ne parviens pas à ouvrir un fichier en ligne depuis le dossier Dropbox sur mon ordinateur. Pourquoi ?
Vous devez être connecté à Internet pour ouvrir des fichiers en ligne à partir du dossier Dropbox sur votre ordinateur.
Je continue à visualiser les fichiers en ligne dans le dossier Dropbox sur mon ordinateur. Pourquoi ?
Si les fichiers ou dossiers en ligne continuent d’apparaître dans le dossier Dropbox sur votre ordinateur, sachez qu’il s’agit uniquement d’un espace réservé.
Comment puis-je voir la quantité d’espace de stockage utilisée par chaque fichier ou dossier ?
Effectuez un clic droit sur le fichier ou le dossier, puis cliquez sur Lire les informations. Ces informations s’afficheront à côté de Taille.
Pourquoi les fichiers en ligne occupent-ils de l’espace de stockage sur mon disque dur ?
Les fichiers stockés en ligne occupent une petite quantité d’espace sur votre disque dur, car l’espace réservé doit stocker le nom du fichier et le raccourci vers dropbox.com. Cependant, cela représente une quantité de stockage minime par rapport au fichier lui-même.
Si vous stockez des fichiers en ligne avec les versions 10.13 à 12.2 de macOS, vous remarquerez peut-être que les fichiers en ligne semblent occuper de l’espace lorsque vous essayez de gérer l’espace de stockage dans les réglages de votre Mac.
Cela est dû au fait que le calcul de la taille du fichier s’effectue en fonction de sa taille logique et non de sa taille physique.
Pour voir quels fichiers occupent réellement de l’espace de stockage, ajustez vos paramètres Dropbox de manière à définir les tailles logiques et physiques des fichiers en ligne sur zéro. Pour cela :
- Connectez-vous au site dropbox.com.
- Cliquez sur votre avatar (votre photo de profil ou vos initiales) dans l’angle supérieur droit.
- Cliquez sur Paramètres.
- Activez l’option Fichiers en ligne sur Mac.
- Remarque : la mise à jour de ce paramètre peut prendre un certain temps. Si elle n’est toujours pas appliquée au bout de quelques minutes, fermez l’application de bureau Dropbox, puis rouvrez-la.
Que se passe-t-il si je supprime un fichier accessible en ligne ?
Si vous supprimez un fichier en ligne, il sera supprimé partout où vous utilisez Dropbox.
