Festplattenspeicher sparen mit Dropbox
Wenn Sie Admin eines Dropbox-Teamkontos sind und den Festplattenspeicher Ihres Teams optimal nutzen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie die Standardeinstellungen für reine Onlinedateien Ihres Teams verwalten.
Sie können Ihre Dateien mit Dropbox an drei verschiedenen Orten synchronisieren:
- Im Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer
- Über einen Browser auf dropbox.com
- In der mobilen Dropbox-App auf Ihrem Android-Gerät, iPhone oder Tablet
Sie können zwischen diesen Einstellungen für Ihre Dateien wählen:
- Nur online: Eine reine Onlinedatei wird in der Cloud gespeichert und belegt keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer oder Mobilgerät.
- Offline verfügbar: Wenn eine Datei offline verfügbar ist, können Sie sie über den Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer oder auf Ihrem mobilen Gerät öffnen, auch wenn Sie keinen Zugriff auf das Internet haben. Diese Dateien belegen Speicherplatz auf Ihrem Gerät.
Hinweise:
- Sie können ebenfalls Speicherplatz auf Ihrem Gerät sparen, indem Sie die selektive Synchronisierung verwenden.
- Die Systemanforderungen für die Nutzung der Option für reine Onlinedateien sind:
- Windows: 7 und höher.
- Mac: OS 10.12 und höher.
Dateien und Ordner als „nur online“ festlegen
In der Dropbox-Desktop-App gibt es zwei Möglichkeiten, Dateien nur online zu speichern.
- Sie können Dateien direkt in den Dropbox-Ordnern verwalten und sie einzeln als reine Onlinedateien markieren.
- Sie können das Tool Festplattenspeicher verwalten verwenden, mit dem Sie Dateien sortieren und als „nur online“ markieren können.
Sie können Dateien auch in der mobilen Dropbox-App so einstellen, dass sie nur online verfügbar sein sollen. Reine Onlinedateien belegen keinen Speicherplatz auf Ihrer lokalen Festplatte.
Hinweis: Sobald Sie eine reine Onlinedatei über den Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer öffnen, wird sie automatisch auf Ihren Computer heruntergeladen und ist damit dann offline verfügbar. Das bedeutet, dass Sie über ausreichend Festplattenspeicher verfügen müssen, damit die Datei heruntergeladen werden kann, bevor Sie sie öffnen können. Sie können sie jederzeit wieder auf „nur online“ zurücksetzen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen.
- Öffnen Sie den Datei-Explorer.
- Öffnen Sie den Dropbox-Ordner.
- Gehen Sie zu der Datei oder dem Ordner, die/den Sie auf „nur online“ setzen möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner.
- Klicken Sie auf Nur online speichern.
- Wenn Sie die Datei oder den Ordner stattdessen auf Ihrer Festplatte speichern möchten, klicken Sie auf Offline verfügbar machen.
- Öffnen Sie den Finder.
- Öffnen Sie den Dropbox-Ordner.
- Gehen Sie zu der Datei oder dem Ordner, die/den Sie auf „nur online“ setzen möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner.
- Klicken Sie auf Nur online speichern.
- Wenn Sie die Datei oder den Ordner stattdessen auf Ihrer Festplatte speichern möchten, klicken Sie auf Offline verfügbar machen.
- Wenn Sie die Datei oder den Ordner stattdessen auf Ihrer Festplatte speichern möchten, klicken Sie auf Offline verfügbar machen.
So setzen Sie Dateien mithilfe des Tools Festplattenspeicher verwalten auf „nur online“:
- Klicken Sie in der Taskleiste (Windows) bzw. Menüleiste (Mac) auf das Dropbox-Symbol.
- Klicken Sie auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Festplattenspeicher verwalten, um das Tool zu öffnen.
- Sie können Dateien nach Größe und Datum der letzten Änderung anzeigen und sortieren.
- Sie können Dateien nach Größe und Datum der letzten Änderung anzeigen und sortieren.
- Markieren Sie die Kästchen neben den Dateien, die Sie nur online verfügbar machen möchten.
- Klicken Sie auf Nur online speichern.
Es erscheint dann eine Bestätigungsmeldung und Sie sehen, wie viel Festplattenspeicher freigegeben wurde. Darüber hinaus werden die Dateien, die auf „nur online“ eingestellt sind, aus der Liste der vorgeschlagenen Dateien im Tool Festplattenspeicher verwalten entfernt.
- Öffnen Sie die mobile Dropbox-App.
- Gehen Sie zu der Datei oder dem Ordner, die/den Sie auf „nur online“ setzen möchten.
- Tippen Sie für weitere Optionen auf die vertikalen Punkte (⁝).
- Deaktivieren Sie Offline verfügbar machen.
Das Symbol zum Umschalten erscheint nun grau. Das bedeutet, dass die Datei oder der Ordner nur online verfügbar ist.
- Öffnen Sie die mobile Dropbox-App.
- Gehen Sie zu der Datei oder dem Ordner, die/den Sie auf „nur online“ setzen möchten.
- Tippen Sie für weitere Optionen auf die vertikalen Punkte (⁝).
- Deaktivieren Sie Offline verfügbar machen.
Das Symbol zum Umschalten erscheint nun grau. Das bedeutet, dass die Datei oder der Ordner nur online verfügbar ist.
Dateien standardmäßig auf „nur online“ setzen
So setzen Sie alle Dateien, die Sie dem Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer hinzufügen, standardmäßig auf „nur online“:
- Klicken Sie im Infobereich (Windows) bzw. in der Menüleiste (Mac) auf das Dropbox-Symbol.
- Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Klicken Sie auf den Tab Synchronisierung.
- Klicken Sie auf das Drop-down-Menü neben Standardeinstellung für neue Dateien.
- Wählen Sie Nur online aus.
Alle Dateien und Ordner, die künftig direkt zum Stammverzeichnis Ihrer Dropbox hinzugefügt werden, sind nur online. Neue Dateien, die zum Stammverzeichnis hinzugefügt werden, belegen nach dem Hinzufügen keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer. Diese Bedingungen gelten nicht für bereits vorhandene Dateien oder Ordner.
Hinweis: Wenn Sie ein Dokument direkt auf Ihrem Computer erstellen und in Ihrem Dropbox-Ordner verschieben, ist es weiterhin offline verfügbar, es sei denn, Sie setzen es manuell auf „Nur online“.
Häufig gestellte Fragen zu reinen Onlinedateien
Was bedeutet „nur online“?
Wenn Sie eine Datei auf „Nur online“ setzen, wird sie online gespeichert und belegt keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer oder Mobilgerät. Reine Onlinedateien belegen Speicherplatz auf dropbox.com.
Was bedeutet „offline verfügbar“?
Wenn Dateien oder Ordner offline verfügbar sind, können Sie sie über den Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer oder über die mobile Dropbox-App öffnen, auch wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind. Das bedeutet aber, dass sie Speicherplatz auf Ihrem Computer oder Mobilgerät und auf dropbox.com beanspruchen. Wenn Sie nicht möchten, dass eine Datei oder ein Ordner Speicherplatz auf Ihrem Gerät belegt, wählen Sie die Einstellung „nur online“.
Woher weiß ich, ob eine Datei „nur online“ oder „offline verfügbar“ ist?
Wenn Sie Windows verwenden, suchen Sie nach dem in diesem Artikel beschriebenen Synchronisierungssymbol.
Wenn Sie einen Mac verwenden, suchen Sie nach dem in diesem Artikel beschriebenen Synchronisierungssymbol.
Hinweis: Wenn Sie die Option „nur online“ für keine Ihrer Dateien oder Ordner ausgewählt haben, sind alle Dateien und Ordner im Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer offline verfügbar. Erfahren Sie, wie Sie Dateien und Ordner offline verfügbar machen.
Warum kann ich eine reine Onlinedatei aus dem Dropbox-Ordner nicht auf meinem Computer öffnen?
Sie müssen mit dem Internet verbunden sein, um reine Onlinedateien aus dem Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer zu öffnen.
Warum kann ich im Dropbox-Ordner auf meinem Computer reine Onlinedateien noch immer sehen?
In Ihrem Dropbox-Ordner auf Ihrem Computer werden auf „nur online“ gesetzte Dateien oder Ordner weiterhin angezeigt, aber es handelt sich nur um einen Platzhalter.
Wie stelle ich fest, wie viel Speicherplatz eine einzelne Datei oder ein einzelner Ordner belegt?
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und dann auf Info. Die Informationen werden neben Größe angezeigt.
Warum belegen reine Onlinedateien Speicherplatz auf meiner Festplatte?
Reine Onlinedateien belegen eine geringe Menge Speicherplatz auf Ihrer Festplatte, da der Platzhalter etwas Raum für den Dateinamen und die Verknüpfung mit dropbox.com beansprucht. Dieser Platz ist jedoch wesentlich geringer als die der eigentlichen Datei.
Wenn Sie reine Onlinedateien mit macOS 10.13 bis 12.2 verwenden und den Speicherplatz in Ihren Mac-Einstellungen verwalten, stellen Sie möglicherweise fest, dass reine Onlinedateien scheinbar Speicherplatz beanspruchen.
Das liegt daran, dass die Größe einer Datei auf Grundlage ihrer logischen und nicht ihrer physikalischen Größe berechnet wird.
Um zu sehen, welche Dateien wirklich Festplattenspeicherplatz belegen, sollten Sie Ihre Dropbox-Einstellungen so anpassen, dass für reine Onlinedateien sowohl die logische als auch die physikalische Größe auf null gesetzt wird. Das geht so:
- Melden Sie sich bei dropbox.com an.
- Klicken Sie rechts oben auf Ihr Profilbild bzw. Ihre Initialen.
- Klicken Sie auf Einstellungen.
- Aktivieren Sie die Option Update für reine Onlinedateien auf dem Mac.
- Hinweis: Es kann eine Weile dauern, bis die Änderung dieser Einstellung wirksam wird. Wenn Sie nach einigen Minuten noch keine Änderung sehen, schließen Sie die Dropbox-Desktop-App und öffnen Sie sie dann erneut.
Was passiert, wenn ich Inhalte lösche, die nur online verfügbar sind?
Wenn Sie eine reine Onlinedatei löschen, wird sie überall dort gelöscht, wo Sie Dropbox verwenden.
