Próxima actualización del sistema de archivos para las cuentas de equipo de Dropbox
En este artículo, se describe una actualización para equipos de los planes Dropbox Standard, Business, Advanced, Business Plus y Enterprise.
Descripción general
Dropbox está actualizando la estructura de las carpetas de equipos para que estén mejor organizadas y sean más fáciles de usar. En este artículo, se incluye una lista de verificación previa a la migración con instrucciones en la que se detallan potenciales inconvenientes que puedes tener al realizar la actualización. Ten en cuenta que la actualización cambiará las rutas de los archivos, de modo que pueden interrumpirse las integraciones de la API.
Qué hacer antes de que se actualice el sistema de archivos
Para minimizar los inconvenientes previos y posteriores a la migración, asegúrate de que el día anterior a la actualización todos sigan las instrucciones de la lista de verificación previa a la migración. Esto incluye a los administradores de los equipos, los miembros y los desarrolladores de aplicaciones. Es posible que el acceso sea limitado mientras se realiza la actualización.
Lista de verificación previa a la migración
☑Actualizar a la versión más reciente de Dropbox para escritorio y dispositivos móviles.
- Asegúrate de tener la versión 197 o una posterior de la aplicación de Dropbox para escritorio. Más información sobre cómo actualizar la aplicación a la versión más reciente
- Asegúrate de tener la versión 380 o una posterior de la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles. Más información sobre cómo actualizar aplicaciones en Android y iOS.
- Actualiza las aplicaciones de terceros o las integraciones de la API personalizadas a sus versiones más recientes para evitar que haya errores en las llamadas a la API.
- Para volver a usar los accesos directos, se deben quitar los vínculos anteriores y crear unos nuevos.
- Obtén información sobre cómo crear vínculos de acceso rápido de Windows y alias de Mac.
- Si usas la aplicación de Dropbox para Salesforce, asegúrate de que utilice la versión 1.700 o una posterior.
☑Administrar la configuración de los archivos y los permisos para trabajar con los cambios en las rutas de los archivos.
- Verifica los permisos para compartir carpetas de primer nivel en la opción Administrar el acceso.
- Si no quieres que los miembros del equipo administren el acceso a una carpeta del equipo, modifica la opción Administrar el acceso a Solo administradores.
- Asegúrate de que las carpetas de primer nivel tengan nombres apropiados.
- Los miembros del equipo con acceso a subcarpetas, podrán ver los nombres de las carpetas de primer nivel en la ruta de los archivos.
Nota: Las computadoras con Windows tienen un límite de 260 caracteres para las rutas de los archivos y exceder el límite impide que se abran. La actualización expone la ruta completa de la carpeta y, de este modo, incluye la carpeta de primer nivel, de manera que puede excederse el límite de caracteres. En estos casos, los usuarios deben solicitar al administrador del equipo un informe de las rutas de la carpeta para determinar su longitud y eventualmente hacer lo siguiente:
- Reducir el tamaño de los nombres de las carpetas.
- Mover las subcarpetas más cerca de la raíz para reducir la estructura de los archivos.
- Configurar la clave de registro de Windows para habilitar rutas de archivo largas a través de la directiva de grupo “Habilitar rutas de acceso Win32 largas”. Esta configuración no funciona con archivos de Microsoft 365.
- Cambia las rutas de los archivos de la integración de absolutas a relativas, si se puede.
- Las URL del explorador y los vínculos absolutos se rompen al modificar las rutas de los archivos. Al configurar las rutas como relativas, no es necesario volver a configurarlas después de la actualización, aunque siempre pueden configurarse manualmente.
- Si eres el desarrollador de aplicaciones de una cuenta de equipo, deberás enumerar el contenido del espacio del equipo al configurar la raíz por medio de “/archivos/lista_carpeta” con el encabezado “Ruta-Raíz-API-Dropbox” y, a continuación, configurar la ruta como comillas vacías (“”).
- Si una aplicación depende de rutas absolutas a carpetas del equipo en las carpetas de miembros y no se estableció la “Ruta-Raíz-API-Dropbox”, esas carpetas del equipo no se encontrarán a través de las rutas de los archivos una vez que se actualice el equipo.
- Usar el Id. de la carpeta para acceder al contenido de la carpeta del equipo no funcionará, ya que se requiere la raíz correspondiente. Más información sobre cómo actualizar tus integraciones a esta nueva versión de Dropbox
☑ Administrar la sincronización selectiva para las carpetas del equipo.
- Los administradores de los equipos son quienes deben habilitar la sincronización selectiva para equipos y activar la sincronización de las carpetas del equipo. La sincronización selectiva de las subcarpetas coincide con la de la carpeta de primer nivel, aunque la sincronización selectiva de los equipos está desactivada de forma predeterminada para evitar sincronizar carpetas de usuarios que no se deberían sincronizar.
Al activar la sincronización selectiva, se asegura que las carpetas permanezcan sincronizadas con las computadoras de los miembros del equipo una vez finalizada la actualización y, de este modo, que puedan acceder a los archivos en sus computadoras. Los administradores de los equipos pueden consultar el informe de la ruta de los archivos de todas las carpetas del equipo que quieren modificar para sincronizarlas automáticamente con las computadoras de los miembros.
Nota: Los administradores de los equipos pueden comunicarse con el equipo de soporte Dropbox para generar los informes de las rutas de las carpetas.
☑Preparar el dispositivo para la actualización.
- Cierra las aplicaciones abiertas y reinicia tu dispositivo.
- Cierra todas las aplicaciones que se hayan abierto de forma automática al reiniciar tu dispositivo.
- Pausar todos los accesos directos y las integraciones de las aplicaciones de terceros.
- Dejar la aplicación de Dropbox para escritorio ejecutándose por la noche.
Para prevenir problemas inesperados, evita usar Dropbox y realizar cambios en archivos durante la actualización. Una vez que se termine la actualización, se te enviará una notificación para que puedas continuar usando Dropbox normalmente.
Importante: Es posible que la migración se bloquee si se detecta un archivo de Dropbox sincronizado que se esté usando en una aplicación abierta o, incluso, en el Explorador de archivos de Windows. Asegúrate de que la aplicación de Dropbox para escritorio esté actualizada a la versión 197 o una posterior y haz clic en Volver a intentar en la ventana de diálogo para completar la migración.
Qué hacer después de que se actualice el sistema de archivos
Una vez que se complete la actualización, los administradores y miembros de los equipos deben consultar la lista de verificación posterior a la migración para asegurarse de contar con la configuración adecuada.
Lista de verificación posterior a la migración
☑Actualizar las rutas de archivos de automatización de terceros con el nuevo nombre de carpeta de Dropbox.
Una vez terminada la actualización, el nombre de la carpeta de Dropbox cambiará de “Dropbox [nombre del equipo]“ a “Dropbox de [nombre del equipo]”.
☑Seleccionar las carpetas que deban configurarse para estar disponibles sin conexión.
Las carpetas existentes del equipo se configurarán de forma predeterminada con la disponibilidad de los archivos nuevos. Después de la migración, verifica que estén disponibles sin conexión todas las carpetas que deban estarlo.
Sugerencia: Para acelerar los tiempos de sincronización, recomendamos configurar los archivos como solo online.
☑Administrar la sincronización selectiva para las carpetas del equipo.
Es posible que los miembros del equipo necesiten habilitar la sincronización selectiva individualmente. Si te dieron acceso a una carpeta, pero no aparece en la aplicación de Dropbox para escritorio, activa la sincronización selectiva para esa carpeta. Si es necesario, solicita al administrador de tu equipo un informe de la ruta de las carpetas para identificar la carpeta de primer nivel de tus subcarpetas.
Nota: Los administradores de los equipos pueden comunicarse con el equipo de soporte Dropbox para generar un informe de la ruta de las carpetas.
☑ Determinar si los miembros del equipo pueden crear carpetas del equipo.
Más información acerca de las carpetas del equipo
☑Volver a verificar los permisos de uso compartido de las carpetas.
Para permitir que los miembros del equipo compartan subcarpetas, pero no la carpeta del equipo de primer nivel, el administrador del equipo debería configurar la opción Administrar el acceso como Solo administradores en el caso de las carpetas de primer nivel y como Miembros del equipo que pueden editar para las subcarpetas. Esta configuración desciende del árbol de carpetas del equipo a las subcarpetas y es independiente de la configuración de la administración del contenido de primer nivel. Más información sobre la configuración del acceso
La configuración predeterminada de la opción Administrar el acceso en las carpetas del equipo depende de dónde se creó la carpeta del equipo.
Por ejemplo, las carpetas nuevas creadas en:
- “/examinar” adoptan de forma predeterminada la configuración de Miembros del equipo que pueden editar.
- La administración del contenido se configura de forma predeterminada como Solo administradores.
Reprogramar la actualización del sistema de archivos del equipo
Los administradores de equipos pueden reprogramar la fecha de la actualización desde la consola de administración. Para ello, deben seguirse estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Configuración.
- Haz clic en Perfil del equipo.
- La fecha programada para la actualización se muestra en Actualización del sistema de archivos.
- Haz clic en el primer menú desplegable para seleccionar una fecha disponible en el calendario.
- Haz clic en el segundo menú desplegable para elegir la hora.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tarda la migración?
En general, la duración de la migración aumenta de forma lineal con el número total de miembros únicos del equipo en el árbol más grande de carpetas del equipo. Es posible que se necesiten varios días para finalizar la migración de algunos equipos, aunque esto solo se aplica a equipos con árboles de carpetas del equipo excepcionalmente grandes.
¿Cómo puede solucionarse el error “No es posible sincronizar la cuenta de Dropbox”?
Si usas Windows, es posible que, después de la migración, haya un problema por el que se interrumpa el proceso de sincronización. Si ocurre este error, el estado de tu sincronización será Actualizando cuenta de Dropbox o Actualizando base de datos. Esto sucede si tienes aplicaciones abiertas durante la actualización que intentan usar Dropbox.
Hay varias maneras de resolver este problema. Asegúrate de esperar algunos minutos después de intentar cada opción para permitir que Dropbox inicie la sincronización. Si Dropbox no inicia la sincronización luego de unos minutos, continúa con la siguiente opción:
- Reinicia tu dispositivo. Una vez que se haya reiniciado tu dispositivo, cierra todas las aplicaciones antes de abrir Dropbox.
- Cierra la sesión de Dropbox y vuelve a iniciarla.
- Cierra la sesión de Dropbox y cambia el nombre o elimina la carpeta de Dropbox. A continuación, vuelve a iniciar sesión.
Una vez que se resuelva el problema, el estado de la sincronización se actualizará para indicar que la sincronización está en marcha. Si hay muchos archivos para sincronizar, puedes reducir el tiempo de sincronización al cerrar la sesión en tu cuenta de Dropbox. Al volver a iniciar sesión, configura tu sincronización selectiva para que se sincronicen únicamente las carpetas que necesitas.
¿Qué es una carpeta personal?
Luego de la actualización del sistema de archivos, cada miembro del equipo tendrá una carpeta personal. En esta carpeta, se almacenan los archivos del miembro del equipo y aquellos que se compartan con él. La carpeta puede encontrarse en “/Dropbox [nombre del equipo]/[nombre del miembro del equipo]”. Más información sobre cómo compartir contenido con tu equipo después de la actualización del sistema de archivos
¿Qué otros cambios habrá en las carpetas del equipo?
- Las carpetas del equipo se moverán de las carpetas de los miembros al espacio del equipo de Dropbox.
- Al cambiar el nombre de una carpeta del equipo, se actualiza también para el resto de los usuarios.
- Cuando creas una carpeta del equipo, puedes elegir con quién compartirla y cuándo.
- Los miembros del equipo pueden agregar contenido a las carpetas del equipo al hacer clic en Crear o Cargar archivos y carpetas desde la página Todos los archivos.
- Todos los archivos del equipo de Dropbox se organizan en tu carpeta de miembro o en carpetas del equipo. Los usuarios del equipo no pueden agregar archivos a la raíz del equipo de Dropbox, sino que deben hacerlo en una carpeta.
- Los administradores de equipos pueden compartir carpetas del equipo de forma externa con otras personas y grupos.
- Para compartir carpetas del equipo con personas ajenas a tu equipo, la opción Uso compartido externo debe estar activada. Para cambiar esta configuración, visita la consola de administración.
- Al compartir una carpeta con una persona de tu equipo, se muestra el nombre de la ruta hacia la carpeta que compartiste.
- Por ejemplo, si decides compartir una subcarpeta llamada “Campaña de verano 2024” con un miembro del equipo, el miembro podrá ver la ruta hacia la carpeta principal (por ejemplo, “Diseño/Marketing/Campaña de verano 2024”), incluso si no tiene acceso a esa carpeta. La carpeta “Campaña de verano 2024” le aparecerá como una carpeta de derechos transversales. Los permisos de archivos y carpetas permanecerán sin modificaciones.
¿Qué pueden hacer los usuarios de la aplicación para dispositivos móviles una vez actualizado el sistema de archivos?
Los usuarios de la aplicación para dispositivos móviles pueden crear y compartir carpetas del equipo, pero deben usar el explorador web de escritorio para mover, eliminar y duplicar las carpetas, así como para cambiarles el nombre.
