Introducción al espacio del equipo

Con la actualización de Dropbox para equipos, tu equipo ahora comparte espacio. Todos los miembros del equipo pueden acceder a este espacio y comparten la misma estructura de carpetas. Si eres un administrador, puedes obtener más información sobre cómo administrar el espacio de tu equipo.

Secciones de este artículo:

¿Qué es el espacio del equipo?

El espacio del equipo se comparte con todos los miembros de tu cuenta de equipo de Dropbox, y tiene el mismo aspecto y la misma estructura para todos.

En el espacio del equipo, tienes dos tipos diferentes de carpetas:

  • Carpetas del equipo: En la carpeta del equipo, cada archivo o carpeta se puede compartir con distintos grupos de usuarios. Puedes optar por permitir que los otros usuarios vean o editen los archivos de la carpeta del equipo, o bien puedes bloquear el acceso para todos.
  • Carpetas de los miembros del equipo: Tu carpeta de miembro es tu propio espacio, y no se comparte con el resto de tu equipo de forma predeterminada. Sin embargo, puedes optar por compartir archivos en tu carpeta de miembro del equipo con otros miembros de tu equipo si lo deseas.

Ejemplo del espacio del equipo

Tu nombre es Daniela Martínez, formas parte del departamento de diseño de la empresa Hanford Inc., y acabas de unirte a la cuenta empresarial de Dropbox de tu equipo.

En tu cuenta de Dropbox, se muestra un espacio del equipo llamado Hanford Inc. Al hacer clic allí, se muestran varias carpetas: 

  • Juana Suárez: Esta es tu carpeta de miembro del equipo. 
  • Diseño: Esta carpeta contiene los archivos y las carpetas de los proyectos de diseño. Puedes ver todos los archivos de la carpeta y acceder a ellos. Esta es una carpeta del equipo a la que tienes acceso.
  • Marketing: La carpeta Marketing es una carpeta azul con una línea diagonal en un círculo. Si intentas abrir la carpeta Marketing, se muestra este mensaje de error: No tienes acceso a la carpeta “Marketing”. Esta es una carpeta del equipo a la que no tienes acceso.

Compartir elementos en el espacio del equipo

Todo el equipo puede acceder al espacio del equipo, pero eso no significa que todos los miembros del equipo tengan acceso a todo el contenido. Las carpetas del espacio del equipo pueden contar con distintos permisos de acceso:

  • Puede editar: Puedes ver el contenido de la carpeta, editarlo y administrar el acceso a él.
  • Puede ver: Puedes ver el contenido de la carpeta.
  • Sin acceso: No puedes ver el contenido de la carpeta.

De forma predeterminada, cualquier persona con permiso de edición en una carpeta tendrá permiso de edición en todas las carpetas incluidas en ella. Por ejemplo, si puedes editar la carpeta “Diseño”, podrás editar las carpetas incluidas en ella, a menos que esté restringido el acceso a una subcarpeta.

También puedes compartir una carpeta. Para ello, selecciona los permisos de edición o lectura, haz clic en Copiar vínculo, y luego pégalo y compártelo donde quieras.

Los miembros de tu equipo que reciban un vínculo de edición podrán agregar la carpeta a su cuenta de Dropbox y colaborar en el contenido. Si se envía un vínculo de edición a alguien que no sea un miembro de tu equipo, esta persona deberá solicitar permiso antes de poder agregar la carpeta a su cuenta de Dropbox y colaborar en el contenido.

Nota: Cuando haces cambios en una carpeta compartida del espacio del equipo, se modifica para todos los miembros.

Nota importante: Si le otorgas acceso a un socio externo a un archivo o a una carpeta dentro de la carpeta de equipo o de la carpeta de un miembro del equipo, esta persona podrá crear su propio vínculo para compartirlo con otros, así que asegúrate de compartir contenido solo con personas de confianza.

Uso compartido en las carpetas del equipo

Si tienes permiso de edición para una carpeta del equipo, puedes agregar o quitar personas de esa carpeta y de sus subcarpetas. Para ello, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Desplázate a la carpeta a la que quieres agregar o quitar personas.
  3. Desplaza el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono Compartir (un rectángulo con una flecha hacia arriba).
    • Para agregar personas, ingresa sus nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro de texto. Después de agregar a los miembros y seleccionar su nivel de acceso, haz clic en Compartir carpeta.
    • Para quitar personas, haz clic en Quiénes pueden acceder; luego haz clic en el menú desplegable junto al nombre de la persona y selecciona Quitar.

En la ventana de uso compartido podrás consultar quiénes pueden acceder a la carpeta y qué tipo de permiso tienen. Junto al nombre del miembro del equipo o del grupo, encontrarás los tipos de acceso: Propietario, Puede editar o Puede ver.

Por ejemplo, el equipo de diseño puede tener una carpeta “Diseño” en el espacio del equipo a la cual solo el grupo de diseño puede acceder. Y el equipo de diseño puede también agregar a más personas a las carpetas que están dentro de su carpeta “Diseño”.

Nota: Las carpetas azules con una línea diagonal en un círculo son carpetas restringidas a las que no puedes acceder. Si intentas abrir una de estas carpetas, se mostrará este error: No tienes acceso a la carpeta “Nombre de la carpeta”.

Compartir tu carpeta de miembro del equipo

Puedes compartir archivos y carpetas de tu carpeta de miembro del equipo mediante carpetas compartidas y vínculos compartidos. Tú decides quiénes podrán acceder al contenido.

Si te invitan a una carpeta que no se encuentra en el espacio del equipo, puedes agregar la carpeta a tu carpeta de miembro del equipo. Cuando recibes una invitación a una carpeta, se muestra dónde puedes agregar la carpeta: en tu carpeta de miembro del equipo o en una carpeta del equipo. Al agregar la carpeta, podrás acceder a su contenido en tu cuenta de Dropbox.

Nota: Si compartes un archivo o una carpeta de tu carpeta de miembro del equipo, solo se compartirá el archivo o la carpeta que selecciones. No se comparte ningún otro elemento de tu carpeta de miembro del equipo, a menos que decidas hacerlo.

Si te unes a una cuenta de equipo de Dropbox con una cuenta personal de Dropbox existente, tu carpeta de miembro del equipo incluirá todos los archivos que ya tenías en tu cuenta personal. Puedes mover el contenido que quieras compartir con el equipo a las carpetas del equipo.

Mover archivos y carpetas al espacio del equipo

Puedes mover una carpeta compartida al espacio del equipo si se cumplen los siguientes requisitos:

1) Tienes acceso de edición a la carpeta que intentas mover. Para verificarlo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Desplázate a la carpeta que quieres mover.
  3. Desplaza el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono Compartir (un rectángulo con una flecha hacia arriba).
  4. Haz clic en Quiénes pueden acceder.
  5. Revisa si se muestra Puede editar a la derecha de tu nombre o grupo.

 

2) La opción Administrar el acceso está configurada en Miembros de la carpeta. Para verificarlo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en dropbox.com.
  2. Desplázate a la carpeta que quieres mover.
  3. Desplaza el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono Compartir (un rectángulo con una flecha hacia arriba).
  4. Haz clic en el icono de engranaje.
  5. Comprueba si se muestra la opción Miembros de la carpeta en el menú desplegable, junto a Administrar el acceso.

 

3) La carpeta es propiedad de una persona de tu mismo equipo.

Nota: No podrás mover una carpeta si no tienes permiso de edición para la carpeta principal a la que intentas mover tu carpeta.

Mover archivos y carpetas fuera del espacio del equipo

Puedes mover una carpeta compartida fuera del espacio del equipo siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

  • La carpeta no contiene carpetas compartidas anidadas.
  • La carpeta y las carpetas que contiene no están configuradas como Solo con invitación.
  • Tienes acceso para editar la carpeta principal.
  • Tienes acceso para editar la carpeta.
  • La configuración Administrar el acceso de la carpeta se estableció como Miembros del equipo que pueden editar.
  • La configuración de Uso compartido externo se estableció como Activado (cualquier persona).

Nota: No podrás mover una carpeta si no tienes permiso de edición para la carpeta principal a la que intentas mover tu carpeta.

Copiar carpetas en el espacio del equipo

Si copias una carpeta en el espacio del equipo, se copia el contenido de la carpeta, pero no se copian los permisos. Si pegas una carpeta en una ubicación del espacio del equipo que puedes editar, la carpeta tendrá los mismos permisos que la nueva ubicación.

Por ejemplo: un pequeño equipo de marca puede acceder a la carpeta "Nuevos diseños de logos". Copias la carpeta "Nuevos diseños de logos" y la pegas en la carpeta "Marketing", a la cual puede acceder todo el equipo. Ahora, todos los miembros del equipo pueden acceder a la copia de "Nuevos diseños de logos" en la carpeta "Marketing".

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