Primeros pasos con el espacio del equipo

¿Qué es el espacio del equipo?

El espacio del equipo se comparte con todos los miembros de la cuenta de Dropbox de tu equipo. El espacio del equipo es igual y tiene la misma estructura para todos los miembros del equipo.

En el espacio de equipo hay dos tipos de carpetas:

• Carpetas del equipo: en una carpeta del equipo, cada archivo o carpeta se puede compartir con distintas personas. Puedes permitir a otras personas ver o editar los archivos de una carpeta del equipo o bloquear el acceso por completo.
• Carpetas de miembros del equipo: tu carpeta de miembro del equipo es tu espacio personal y no se comparte con el resto del equipo de forma predeterminada. Sin embargo, puedes optar por compartir archivos de tu carpeta de miembro del equipo con otros miembros de tu equipo si así lo deseas.

Ejemplo del espacio de equipo

Te llamas Julia Ruiz y trabajas en el departamento de diseño de una organización llamada Hanford Inc. Te acabas de unir a la cuenta de empresa de Dropbox de tu equipo.

En tu cuenta de Dropbox, hay un espacio de equipo llamado Hanford Inc. Al hacer clic en él, se muestran varias carpetas: 

• Julia Ruiz: esta es tu carpeta de miembro del equipo. 
• Diseño: esta carpeta contiene archivos y carpetas de proyectos de diseño. Puedes acceder a todos los archivos de esta carpeta y visualizarlos. Tienes acceso a esta carpeta del equipo.
• Marketing: la carpeta Marketing es una carpeta azul con una línea diagonal en un círculo. Si intentas abrir Marketing, aparecerá un mensaje de error: Sin acceso a la carpeta “Marketing”. No tienes acceso a esta carpeta del equipo.

Cómo compartir en el espacio del equipo

Todo el equipo puede acceder al espacio del equipo, pero eso no significa que todos los miembros del equipo tengan acceso a todo el contenido. Existen distintos permisos para las carpetas del espacio del equipo:

• Acceso de edición: puedes ver, editar y gestionar el acceso al contenido de esta carpeta.
• Acceso de lectura: puedes ver el contenido de esta carpeta.
• Sin acceso: no puedes ver el contenido de esta carpeta.

De forma predeterminada, cualquiera que tenga permisos de edición en una carpeta tendrá permisos de edición en todas las carpetas incluidas dentro de esa carpeta. Por ejemplo, si puedes editar “Diseño”, podrás editar cualquier carpeta que haya dentro de “Diseño” a menos que el acceso a una subcarpeta esté restringido.

También se puede compartir una carpeta seleccionando los permisos de edición o visualización, haciendo clic en Copiar enlace, y pegando el enlace y compartiéndolo donde se desee.

Los miembros de tu equipo que reciban un enlace de edición podrán añadir la carpeta a su cuenta de Dropbox y colaborar en el contenido. Si se envía un enlace de edición a alguien que no es miembro de tu equipo, tendrá que solicitar y obtener permiso antes de poder añadir la carpeta a su cuenta de Dropbox y colaborar en el contenido.

Nota: cuando realizas cambios en una carpeta compartida del espacio de equipo, estas modificaciones son visibles para todos los miembros del equipo.

Compartir en una carpeta del equipo

Si tienes acceso de edición en una carpeta del equipo, puedes añadir o eliminar personas en esa carpeta y sus subcarpetas. Para ello:

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Accede a la carpeta en la que quieras añadir o eliminar personas.
3. Sitúa el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono para compartir (rectángulo con una flecha hacia arriba).
   
   • Para añadir personas, introduce sus nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro de texto. Después de añadir miembros y elegir su nivel de acceso, haz clic en Compartir carpeta.
   • Para eliminar personas, haz clic en Quién puede acceder y, a continuación, haz clic en el menú desplegable junto a su nombre y selecciona Eliminar.

En la ventana para compartir puedes ver quién tiene acceso a la carpeta y qué permisos tiene. Junto a cada miembro del equipo o nombre de grupo, verás que aparece Propietario, Puede editar o Puede ver.

Por ejemplo, el equipo de diseño puede tener una carpeta “Diseño” en el espacio del equipo a la que solo pueden acceder los miembros del grupo de diseño, y este podría añadir a más personas a las carpetas que hay dentro de la carpeta “Diseño”.

Nota: las carpetas azules con una línea diagonal en un círculo están restringidas y no podrás acceder a ellas. Si intentas abrir una de estas carpetas, aparecerá el error: Sin acceso a la carpeta “Nombre de la carpeta”.

Compartir en una carpeta de miembro del equipo

Puedes compartir archivos y carpetas de tu carpeta de miembro del equipo a través de carpetas compartidas y enlaces compartidos. Tú decides quién puede acceder a este contenido.

Si alguien te envía una invitación a una carpeta que no está en el espacio del equipo, puedes añadir esta carpeta a tu carpeta de miembro del equipo. Cuando recibes una invitación a una carpeta, la invitación muestra dónde puedes añadir la carpeta: en tu carpeta de miembro del equipo o en una carpeta del equipo. Si añades la carpeta, podrás acceder a su contenido en tu cuenta de Dropbox.

Nota: si compartes un archivo o una carpeta de tu carpeta de miembro del equipo, solo se comparte el archivo o la carpeta que selecciones. No se comparte ningún otro contenido de tu carpeta de miembro del equipo a menos que elijas compartirlo.

Si te unes a una cuenta de equipo de Dropbox con una cuenta individual de Dropbox existente, tu carpeta de miembro del equipo incluirá todos los archivos que ya tenías en la cuenta individual. Puedes mover el contenido que deba compartirse con tu equipo a las carpetas del equipo.

Cómo mover archivos y carpetas al espacio del equipo

Puedes mover una carpeta compartida al espacio del equipo siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

1) Tienes acceso de edición a la carpeta que quieres mover. Para comprobarlo, haz lo siguiente:

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Accede a la carpeta que quieres mover.
3. Sitúa el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono para compartir (rectángulo con una flecha hacia arriba).
   
4. Haz clic en Quién puede acceder.
5. Aparece Puede editar a la derecha de tu nombre o grupo.

2) El ajuste Administrar acceso se ha configurado con la opción Miembros de carpeta. Para comprobarlo, haz lo siguiente:

1. Inicia sesión en dropbox.com.
2. Accede a la carpeta que quieres mover.
3. Sitúa el cursor sobre el nombre de la carpeta y haz clic en el icono para compartir (rectángulo con una flecha hacia arriba).
   
4. Haz clic en el icono con forma de engranaje.
5. Miembros de carpeta aparecerá en el menú desplegable junto a Administrar acceso.

3) La carpeta es propiedad de otro miembro de tu equipo.

Nota: no puedes mover una carpeta si no tienes acceso de edición a la carpeta superior a la que quieres mover la carpeta.

Cómo mover archivos y carpetas fuera del espacio del equipo

Puedes mover una carpeta compartida fuera del espacio del equipo siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

• La carpeta no contiene carpetas compartidas anidadas.
• La carpeta y las carpetas que contenga no se han configurado con el permiso Solo por invitación.
• Tienes acceso de edición a la carpeta superior.
• Tienes acceso de edición a la carpeta.
• El ajuste Administrar acceso de la carpeta se ha configurado como Miembros del equipo que pueden editar.
• El ajuste para compartir de forma externa está configurado como Activado (todo el mundo).

Nota: no puedes mover una carpeta si no tienes acceso de edición a la carpeta superior a la que quieres mover la carpeta.

Cómo copiar carpetas en el espacio del equipo

Cuando se copia una carpeta en el espacio del equipo, se copia el contenido de la carpeta, pero no los permisos a la carpeta. Si pegas una carpeta en una parte del espacio del equipo que puedes editar, la carpeta tendrá los mismos permisos que su nueva ubicación.

Por ejemplo: un equipo de marca pequeño puede acceder a la carpeta "Nuevos diseños de logotipo". Copias la carpeta "Nuevos diseños de logotipo" y la pegas en la carpeta "Marketing" a la que puede acceder todo el equipo. Todos los integrantes del equipo ahora pueden acceder a la copia de "Nuevos diseños de logotipo" en la carpeta "Marketing".