Primeros pasos con el espacio del equipo
¿Qué es el espacio del equipo?
Todos los miembros de la cuenta de equipo de Dropbox tienen acceso al espacio del equipo. El espacio de equipo contiene carpetas personales y carpetas del equipo para miembros de cuentas de equipo. Tiene la misma estructura para todos los miembros del equipo.
¿Qué es el primer nivel?
El primer nivel es donde está el primer conjunto de carpetas que contienen todas las subcarpetas.Puedes ver las carpetas de primer nivel en la sección Todos los archivos de tu cuenta en dropbox.com.Para los miembros del equipo, esto incluye las carpetas del equipo de primer nivel y su carpeta personal.Los administradores controlan quién puede editar las carpetas del equipo en el primer nivel. Descubre cómo crear una carpeta del equipo en el primer nivel.
¿Qué diferencia hay entre las carpetas del equipo y las carpetas personales?
Existen dos tipos diferentes de carpetas.
Las carpetas de equipo
- Los administradores pueden crear carpetas del equipo y compartirlas con todo el equipo o bien con ciertos grupos o individuos.
- En una carpeta del equipo, cada archivo o subcarpeta puede compartirse con distintas personas.
- Los administradores pueden permitir a otras personas ver o editar los archivos de una carpeta del equipo o bloquear el acceso por completo.
- Los miembros del equipo pueden crear subcarpetas dentro de las carpetas del equipo si tienen permisos de edición.
Carpetas personales
- Tu carpeta personal es tu espacio privado. No obstante, puedes compartir archivos de tu carpeta personal con otros miembros de tu equipo si así lo deseas.
Nota: los administradores de las cuentas de equipo de Dropbox pueden ver los archivos de tu carpeta personal con la función iniciar sesión como miembro.
Ejemplo de carpetas personales y de equipo
Te llamas Julia Ruiz y trabajas en el departamento de diseño de una organización llamada Hanford Inc. Te acabas de unir a la cuenta de Dropbox de tu equipo.
En tu cuenta de Dropbox, ves varias carpetas:
- “Julia Ruiz”: esta es tu carpeta personal. Solo tú tienes acceso al contenido de tu carpeta personal a menos que decidas compartirlo.
- “Diseño”: esta carpeta contiene archivos y carpetas de proyectos de diseño. Puedes acceder a todos los archivos de esta carpeta y visualizarlos. Se trata de una carpeta del equipo a la que tienes acceso. Si no tuvieras acceso a esta carpeta del equipo, no la verías.
- “Marketing”: esta subcarpeta está ubicada dentro de la carpeta “Diseño” y su icono muestra una carpeta azul con una línea diagonal dentro de un círculo.Si intentas abrir “Marketing”, aparecerá un mensaje de error: Sin acceso a la carpeta “Marketing”. No tienes acceso a esta subcarpeta.
¿Quién puede acceder a las carpetas del equipo?
No todos los miembros del equipo tienen acceso a todo el contenido de forma predeterminada. Los administradores pueden conceder a los miembros del equipo diferentes permisos respecto a las carpetas del equipo:
- Acceso de edición: puedes ver, editar y gestionar el acceso al contenido de esta carpeta.
- Acceso de lectura: puedes ver el contenido de esta carpeta.
- Sin acceso: no puedes ver el contenido de esta carpeta.
De forma predeterminada, cualquiera que tenga permisos de edición en una carpeta tendrá permisos de edición en todas las subcarpetas incluidas dentro de esa carpeta. Por ejemplo, si puedes editar “Diseño”, podrás editar cualquier subcarpeta que haya dentro de “Diseño” a menos que el acceso a una subcarpeta esté restringido.
También se puede compartir una carpeta seleccionando los permisos de edición o visualización, haciendo clic en Copiar enlace y pegando el enlace y compartiéndolo donde se desee.
Los miembros de tu equipo que reciban un enlace de edición podrán añadir la carpeta a su cuenta de Dropbox y colaborar en el contenido. Si se envía un enlace de edición a alguien que no es miembro de tu equipo, tendrá que solicitar y obtener permiso antes de poder añadir la carpeta a su cuenta de Dropbox y colaborar en el contenido.
Notas:
- Si realizas cambios en una carpeta a la que otras personas tienen acceso, estos cambios también se reflejarán para dichas personas.
- Si concedes acceso a un socio externo a un archivo o a una carpeta que esté dentro de una carpeta del equipo o de una carpeta de un miembro del equipo, esa persona podrá crear su propio enlace para compartirlo con otros,así que solo debes compartir contenido con personas de confianza. Descubre cómo pueden gestionar los administradores las opciones para compartir de su equipo.
Dropbox introduce una nueva arquitectura actualizada de enlaces compartidos en la que los enlaces se basan en el contenido y no en los usuarios. Esto afectará a la forma en la que se crean y comparten los enlaces. Los nuevos enlaces se pueden identificar por la presencia de un parámetro “rlkey” en la URL. Para estos enlaces, el comportamiento anterior se realizará de una manera diferente:
- Si tienes acceso de edición a un archivo o carpeta, puedes eliminar los enlaces compartidos que se crearon para ese archivo o carpeta.
- Los usuarios con acceso de solo lectura únicamente pueden crear enlaces de solo lectura, pero los usuarios con acceso de edición pueden crear enlaces de edición o de solo lectura si los enlaces aún no se han creado.
- Los enlaces de solo lectura y de edición son diferentes. No puedes cambiar un enlace de solo lectura a un enlace de edición o viceversa.
- Si compartes un archivo o una carpeta con colaboradores externos mediante un enlace, estos pueden compartirlo con otras partes externas con el mismo enlace. No pueden crear su propio enlace compartido, ya que cada archivo o carpeta solo puede tener un enlace de edición y un enlace de lectura utilizados por todos los usuarios.
Compartir archivos y carpetas con tu equipo
Si el archivo o la carpeta se encuentran en una carpeta personal
Si eres propietario de un archivo o una carpeta, puedes compartirlos desde tu carpeta personal con grupos o miembros de tu equipo. Si compartes un archivo o una carpeta de tu carpeta personal, solo se compartirá el archivo o la carpeta que selecciones. No se compartirá ningún otro contenido de tu carpeta personal a menos que elijas compartirlo.
Puedes:
- Compartir el archivo o la carpeta por correo electrónico.
Nota: la persona con la que compartas la carpeta recibirá una invitación a la carpetaen la que se mostrará dónde se añadirá dicha carpeta: en su carpeta personal o en una carpeta del equipo.
- Enviar un enlace para ver o editar el archivo o la carpeta.
- Mover el archivo o la carpeta de tu carpeta personal a una carpeta del equipo. Esto significa que dicho elemento estará a disposición de todas las personas que puedan acceder a esa carpeta.
Notas:
- Debes ser el propietario del archivo o la carpeta que estás moviendo y tener acceso de edición a la carpeta de destino.
- Si quieres mover un archivo o una carpeta a una carpeta del equipo en el primer nivel, necesitas permiso para editar dicha carpeta. Si eres administrador, descubre cómo conceder permisos de edición a los miembros del equipo.
- Si te unes a una cuenta de equipo de Dropbox con una cuenta individual de Dropbox existente con la misma dirección de correo electrónico, tu carpeta personal incluirá todos los archivos que ya tenías en la cuenta individual. Puedes mover el contenido que deba compartirse con tu equipo a las carpetas del equipo siguiendo las instrucciones indicadas anteriormente.
Si el archivo o la carpeta están en una carpeta del equipo
Puedes:
- Compartir el archivo o la carpeta por correo electrónico.
- Enviar un enlace para ver o editar el archivo o la carpeta.
Nota: las carpetas del equipo no se pueden mover a carpetas personales.No obstante, puedes crear una copia de una carpeta del equipo y pegarla en tu carpeta personal.Como alternativa, los administradores pueden conceder o revocar el acceso a las carpetas del equipo.
Cómo copiar una carpeta del equipo
Para copiar un archivo o una carpeta que estén dentro de una carpeta del equipo y pegarlos en tu carpeta personal:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Accede a la ubicación del archivo o la carpeta que quieras copiar.
- Sitúa el cursor sobre la carpeta y haz clic en “…” (tres puntos).
- Haz clic en Copiar.
- Haz clic con el botón derecho del ratón donde quieras pegar la carpeta.
- Puede ser en tu carpeta personal o en otra carpeta del equipo.
- Haz clic en Pegar.
Notas:
- Al copiar una carpeta del equipo, se copia el contenido de la carpeta, pero no los permisos a esa carpeta.
- Si pegas una carpeta del equipo en otra carpeta del equipo que puedas editar, esta pasará a tener los permisos que se hayan establecido en su nueva ubicación.
- Por ejemplo: un equipo de marca pequeño puede acceder a la carpeta “Nuevos diseños de logotipo”. Copias la carpeta “Nuevos diseños de logotipo” y la pegas en la carpeta “Marketing”, a la que puede acceder todo el equipo. Ahora, todos los integrantes del equipo pueden acceder a la copia de “Nuevos diseños de logotipo” de la carpeta “Marketing”.
- Si pegas una carpeta del equipo en otra carpeta del equipo que puedas editar, esta pasará a tener los permisos que se hayan establecido en su nueva ubicación.
