Administradores: cómo usar la herramienta de gestión de carpetas del equipo
En este artículo se describe una función disponible para algunos tipos de administradores de cuentas de equipo de Dropbox. Si eres miembro de un equipo y buscas información sobre cómo gestionar la carpeta del equipo, lee este artículo.
La herramienta de gestión de carpetas del equipo sirve para organizar la estructura de carpetas del equipo. Algunos tipos de administradores también pueden gestionar la pertenencia a las carpetas del equipo y las subcarpetas compartidas.
Para acceder a la herramienta de gestión de carpetas del equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador de equipo.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
Cómo crear una carpeta de equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en Crear carpeta del equipo a la derecha.
- Esto creará una carpeta de equipo de primer nivel. También puedes optar por crear una carpeta de equipo dentro de otra carpeta de equipo. Para ello, haz clic en una carpeta y, a continuación, en Carpeta nueva.
- En el cuadro debajo de Nombre, escribe un nombre para la nueva carpeta del equipo.
- Selecciona si quieres compartir la nueva carpeta del equipo con Todos los miembros de [Nombre del equipo] o solo con Personas específicas.
- Desmarca la casilla junto a la opción Sincronizar automáticamente esta carpeta con los ordenadores de los miembros para impedir la sincronización automática.
- Haz clic en Crear.
- Si optas por compartir la carpeta con personas específicas, aparecerá una ventana emergente. Introduce los nombres de los grupos o las personas con los que quieras compartir la carpeta del equipo y, después, haz clic en el menú desplegable para seleccionar si quieres dar acceso de solo lectura o de edición a esas personas.
- También puedes invitar a grupos a la carpeta del equipo introduciendo un nombre de grupo. Obtén más información sobre cómo configurar los grupos.
- Haz clic en Añadir.
- Nota: la carpeta del equipo solo se compartirá con otras personas después de que introduzcas sus nombres o direcciones de correo electrónico y hagas clic en Añadir. Si sales de esta pantalla sin añadir a nadie, la carpeta del equipo no se compartirá y solo será visible para los administradores desde la Consola de administración.
Notas:
- Los administradores también pueden gestionar el acceso a las carpetas al invitar a nuevos miembros a un equipo.
- Los administradores también pueden eliminar, archivar, copiar y cambiar el nombre de las carpetas del equipo.
- Los miembros del equipo que tengan acceso de edición en el primer nivel de un espacio del equipo pueden convertir las carpetas compartidas de su espacio personal en carpetas del equipo. También podrán convertir carpetas del equipo en carpetas personales. Consulta más información sobre la gestión de los espacios del equipo aquí.
Cómo cambiar el nombre de una carpeta del equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en el icono "…" (tres puntos) junto a la carpeta del equipo que deseas modificar.
- Haz clic en Cambiar nombre.
- Cambia el nombre de la carpeta del equipo en el cuadro de texto.
- Haz clic en Cambiar nombre.
Este nombre se modificará para todos los miembros de la carpeta del equipo.
Cómo cambiar el nombre de una subcarpeta incluida en una carpeta del equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Accede a la subcarpeta cuyo nombre quieres cambiar.
- Resalta la subcarpeta y elige Cambiar nombre.
- Cambia el nombre de la subcarpeta por el nuevo.
- Haz clic en Intro.
El nombre cambiará para todos los miembros que tengan acceso a la carpeta superior de esa subcarpeta. Los usuarios que no sean miembros de la carpeta superior seguirán viendo el nombre antiguo.
Mover subcarpetas fuera de la carpeta del equipo
Los miembros del equipo verán una ventana emergente que les advertirá de que los usuarios existentes perderán el acceso al sacar subcarpetas de la carpeta del equipo.
Cómo eliminar una carpeta del equipo
Nota: dependiendo de la configuración de gestión de contenido de primer nivel de tu equipo, es posible que los miembros del equipo puedan eliminar carpetas del equipo en el primer nivel. Los administradores pueden gestionar esta configuración desde la Consola de administración. Sin embargo, solo los administradores pueden restaurar las carpetas del equipo eliminadas.
Para eliminar una carpeta del equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Navega hasta la carpeta del equipo que quieras eliminar.
- Haz clic en "…" (tres puntos) junto al nombre de la carpeta del equipo.
- Haz clic en Eliminar.
- Vuelve a hacer clic en Eliminar para confirmar.
Cuando se elimina una carpeta del equipo, se elimina del espacio del equipo. No obstante, las personas que tuvieran acceso a ella anteriormente lo conservarán. Para acceder a una carpeta del equipo eliminada, navega hasta Inicio en la barra lateral de la izquierda y haz clic en Mostrar archivos eliminados en la barra lateral de la izquierda.
Cómo archivar una carpeta del equipo
Notas:
- Cuando se archiva una carpeta del equipo, todos los miembros dejan de tener acceso a ella y se traslada a la pestaña de elementos archivados.
- Los administradores pueden seguir accediendo a las carpetas del equipo archivadas a través de la herramienta de gestión de contenido del equipo; sin embargo, los miembros del equipo no tienen acceso a estas.
- Solo los administradores pueden archivar carpetas del equipo.
- Las carpetas archivadas siguen contando a efectos de espacio de almacenamiento del equipo.
Para archivar una carpeta del equipo:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en el icono "…" (tres puntos) junto a la carpeta del equipo que deseas modificar.
- Haz clic en Archivar.
En la pestaña Archivar, haz clic en el icono con forma de engranaje situado junto a cualquier carpeta de equipo archivada para:
- Restaurar la carpeta.
- Eliminar de forma permanente la carpeta del equipo.
Cómo restaurar una carpeta del equipo eliminada
Nota: solo los administradores pueden restaurar o eliminar permanentemente una carpeta del equipo una vez eliminada.
Para restaurar una carpeta del equipo que se ha eliminado:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Mostrar archivos eliminados en el lado derecho.
- Selecciona la carpeta del equipo que quieras restaurar.
- Haz clic en Restaurar.
Todas las personas que tuvieran acceso a ella anteriormente verán ahora la carpeta del equipo restaurada en el espacio del equipo. Para que nadie pueda seguir accediendo a esta carpeta del equipo, un administrador deberá eliminarla permanentemente.
Cómo eliminar permanentemente una carpeta del equipo
Solo puedes eliminar permanentemente una carpeta del equipo de primer nivel si ya se ha archivado. Los archivos y las carpetas eliminados de forma permanente no se pueden recuperar.
Para eliminar una carpeta del equipo de forma permanente:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en Archivados.
- Haz clic en la casilla de verificación junto a la carpeta archivada que quieras eliminar permanentemente.
- Haz clic en Eliminar permanentemente a la derecha.
- Haz clic de nuevo en Eliminar permanentemente para confirmar.
Nota: si se elimina una carpeta del equipo de forma permanente, no se podrá recuperar, ni siquiera solicitando ayuda al servicio de asistencia de Dropbox.
Reducir la capacidad de tu cuenta
Si se cancela una cuenta de equipo de Dropbox, se pierde el acceso a la herramienta de gestión de carpetas del equipo. Esto significa que perderás el acceso a las carpetas del equipo archivadas. Si hay carpetas del equipo a las que deseas seguir accediendo, te recomendamos compartir todas las carpetas del equipo de tu cuenta con el grupo Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO].
Para cancelar tu cuenta de equipo de Dropbox o reducir su capacidad:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en Archivar y restaura las carpetas de equipo a las que desees seguir accediendo.
- Una vez restauradas, haz clic en el icono con forma de engranaje junto a la carpeta de equipo.
- Haz clic en Administrar acceso.
- Añade el grupo Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO].
- Repite esto con todas las carpetas de equipo restauradas.
Si deseas que algún miembro del equipo deje de poder acceder a las carpetas de equipo cuando se cancele una cuenta, comparte la carpeta de equipo con un grupo distinto de Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO] (p. ej., un grupo que solo contenga miembros de equipo que quieras que puedan acceder a la carpeta de equipo después de cancelar la cuenta). Este paso es importante, porque no se puede modificar los grupos invitados a una carpeta de equipo después de cancelar una cuenta.
