Для администраторов: как управлять папками рабочих групп

Управление папкой рабочей группы — это инструмент для организации структуры папок рабочей группы. Администраторы некоторых типов могут также управлять членством в папках группы и любых общих подпапках.

Чтобы получить доступ к функции управления папками рабочих групп:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Нажмите Содержимое (или «Контент»).
    

Как создать папку рабочей группы

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Нажмите Содержимое.
5. Нажмите справа Создать папку рабочей группы.
   • Будет создана папка рабочей группы верхнего уровня. Также можно создать папку рабочей группы в другой папке рабочей группы, для этого выберите нужную папку, а затем нажмите Новая папка.
6. В поле Название введите название новой папки рабочей группы.
7. Выберите, кому нужно предоставить доступ к новой папке рабочей группы: Все в [название рабочей группы] или Определенные пользователи. 
   • Уберите галочку рядом с опцией Автоматически синхронизировать эту папку с компьютерами участников, чтобы ее синхронизация не осуществлялась автоматически.
8. Нажмите Создать.
9. Если вы решили предоставить доступ определенным пользователям, появится всплывающее окно. Введите названия подгрупп или имена отдельных пользователей, которым нужно предоставить доступ к этой папке рабочей группы, затем нажмите на раскрывающийся список и выберите, предоставить ли доступ с правом редактирования или только просмотра. 
   • Также можно пригласить в папку рабочей группы подгруппу, введя ее название. Подробнее о подгруппах…
10. Нажмите Добавить.
    • Обратите внимание: доступ к папке рабочей группы появится у пользователей только после того, как вы введете их имена или эл. адреса и нажмете Добавить. Если вы закроете этот экран, так никого и не добавив, папка рабочей группы не будет доступна никому и будет видна только администратору в консоли администрирования.

Как отозвать доступ к папке рабочей группы у отдельных участников

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Откройте раздел Участники.
4. Нажмите Управление доступом рядом с именем пользователя.
5. Отметьте нужные папки рабочей группы, чтобы изменить доступ для отдельных участников.
6. Для выбранных папок выберите в раскрывающемся списке Может редактировать или Может просматривать. 
7. Нажмите Применить.

Подробнее о том, как управлять общим пространством рабочей группы.

Как переименовать папку рабочей группы

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Нажмите Содержимое.
5. Нажмите значок ☑ (дополнительные параметры) рядом с папкой рабочей группы, которую хотите настроить.
6. Нажмите Переименовать.
7. Измените название папки рабочей группы в текстовом поле.
8. Нажмите Переименовать.

Это название будет изменено для всех участников данной папки рабочей группы.

Как переименовать подпапку в папке рабочей группы

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Перейдите в подпапку, которую хотите переименовать.
3. Выберите подпапку и нажмите Переименовать.
4. Измените название подпапки на новое.
5. Нажмите кнопку Enter.

Название изменится для всех участников родительской папки данной подпапки. У пользователей, не являющихся участниками родительской папки, будет отображаться старое название.

Перемещение подпапок из папки рабочей группы

У участников рабочей группы отобразится всплывающее окно с предупреждением о том, что пользователи потеряют доступ к перемещаемым из папки рабочей группы подпапкам.

Как удалить папку рабочей группы

Чтобы удалить папку рабочей группы: 

1. Войдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
2. Перейдите к папке рабочей группы, которую вы хотите удалить. 
3. Нажмите ☑ (дополнительные параметры) рядом с названием папки рабочей группы.
4. Нажмите Удалить.
5. Нажмите Удалить еще раз для подтверждения.

Когда папка рабочей группы удаляется, она удаляется из общего пространства рабочей группы. Но доступ к ней сохранится у всех, у кого он был раньше. Чтобы найти удаленную папку рабочей группы, перейдите на Домашнюю страницу на самой левой боковой панели и нажмите Показать удаленные на левой боковой панели.

Как архивировать папку рабочей группы

Чтобы архивировать папку рабочей группы:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Нажмите Содержимое.
5. Нажмите значок ☑ (дополнительные параметры) рядом с папкой рабочей группы, которую хотите настроить.
6. Нажмите Архив.

На вкладке «архив» нажмите на значок шестеренки рядом с любой заархивированной папкой рабочей группы. Вы сможете:

• восстановить папку;
• окончательно удалить папку рабочей группы.

Как восстановить удаленную папку рабочей группы

Чтобы восстановить удаленную папку рабочей группы:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Нажмите Содержимое на панели слева.
5. Нажмите Показать удаленные на панели справа. 
6. Выберите папку рабочей группы, которую вы хотите восстановить. 
7. Нажмите Восстановить. 

Теперь восстановленная папка рабочей группы отобразится в общем пространстве рабочей группы у всех, у кого раньше был к ней доступ. Чтобы у пользователей не осталось доступа к этой папке рабочей группы, администратору нужно будет окончательно ее удалить.

Как окончательно удалить папку рабочей группы

Окончательно удалить папку рабочей группы верхнего уровня можно только в том случае, если она уже была архивирована. Окончательно удаленные файлы и папки нельзя восстановить. 

Чтобы окончательно удалить папку рабочей группы:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Нажмите Содержимое.
5. Выберите Архив.
6. Установите флажок рядом с архивированной папкой, которую нужно окончательно удалить.
7. Нажмите Удалить окончательно справа.
8. Снова нажмите кнопку Удалить окончательно для подтверждения.
   

Как изменить свой аккаунт на бесплатный или менее дорогой

Отменив подписку на Dropbox для рабочих групп, вы потеряете доступ к функции управления папками рабочих групп, а значит, и доступ к отправленным в архив папкам рабочей группы. Если вы не хотите терять доступ к каким-либо папкам рабочей группы, мы рекомендуем поделиться всеми папками рабочей группы Со всеми в [НАЗВАНИЕ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ].

Чтобы отменить подписку на аккаунт Dropbox для рабочей группы или изменить тип аккаунта на более дешевый:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Откройте Консоль администрирования.
3. Нажмите раскрывающийся список рядом с пунктом Dropbox в разделе Продукты.
4. Нажмите Содержимое.
5. Нажмите Архивированные и восстановите папки рабочей группы, доступ к которым вы хотите сохранить.
6. Сделав это, нажмите на значок шестеренки рядом с какой-либо восстановленной папкой рабочей группы.
7. Нажмите Управление доступом.
8. Выберите Со всеми в [НАЗВАНИЕ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ].
9. Повторите это действие со всеми восстановленными из архива папками рабочей группы.

Если вы хотите, чтобы после отмены подписки у некоторых участников не осталось доступа к папке рабочей группы, тогда следует поделиться такой папкой не Со всеми в [НАЗВАНИЕ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ], а с определенной подгруппой (например, такой подгруппой, в которой состоят только те участники, которым необходимо сохранить доступ к этой папке после отмены подписки). Это очень важный этап, потому что после отмены подписки приглашенные в папку рабочей группы подгруппы уже нельзя будет изменить.