Для администраторов: как управлять папками рабочих групп
Описываемая в этой статье функция доступна администраторам некоторых типов в рабочих группах Dropbox. Если вы являетесь участником рабочей группы и вам нужна информация об управлении папками рабочей группы, прочитайте вот эту статью.
Управление папками рабочих групп — это инструмент, помогающий выстроить структуру папок рабочих групп. Администраторы определенных типов также могут управлять списком участников в папках рабочей группы и входящих в такие папки общих подпапках.
Чтобы получить доступ к функции управления папками рабочих групп:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Содержимое (или «Контент»).
Как создать папку рабочей группы
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Содержимое.
- Нажмите справа Создать папку рабочей группы.
- Будет создана папка рабочей группы верхнего уровня. Также можно создать папку рабочей группы в другой папке рабочей группы, для этого выберите нужную папку, а затем нажмите Новая папка.
- В поле Название введите название новой папки рабочей группы.
- Выберите, кому нужно предоставить доступ к новой папке рабочей группы: Все в [название рабочей группы] или Определенные пользователи.
- Уберите галочку рядом с опцией Автоматически синхронизировать эту папку с компьютерами участников, чтобы ее синхронизация не осуществлялась автоматически.
- Нажмите Создать.
- Если вы решили предоставить доступ определенным пользователям, появится всплывающее окно. Введите названия подгрупп или имена отдельных пользователей, которым нужно предоставить доступ к этой папке рабочей группы, затем нажмите на раскрывающийся список и выберите, предоставить ли доступ с правом редактирования или только просмотра.
- Также можно пригласить в папку рабочей группы подгруппу, введя ее название. Подробнее о подгруппах…
- Нажмите Добавить.
- Обратите внимание: доступ к папке рабочей группы появится у пользователей только после того, как вы введете их имена или эл. адреса и нажмете Добавить. Если вы закроете этот экран, так никого и не добавив, папка рабочей группы не будет доступна никому и будет видна только администратору в консоли администрирования.
Обратите внимание:
- Администратор также может управлять доступом к папкам, когда приглашает в рабочую группу участников.
- Администраторы могут также удалять, архивировать, копировать и переименовывать папки рабочей группы.
- Участники рабочей группы, у которых есть доступ с правом редактирования к верхнему уровню общего пространства рабочей группы, могут конвертировать общие папки в своем личном пространстве в папки рабочей группы. Они также могут конвертировать папки рабочей группы в личные папки. Подробнее об управлении общим пространством рабочей группы…
Как переименовать папку рабочей группы
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Содержимое.
- Нажмите … (многоточие) около названия той папки рабочей группы, настройки которой нужно изменить.
- Нажмите Переименовать.
- Измените название папки рабочей группы в текстовом поле.
- Нажмите Переименовать.
Это название будет изменено для всех участников данной папки рабочей группы.
Как переименовать подпапку в папке рабочей группы
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Перейдите в подпапку, которую хотите переименовать.
- Выберите подпапку и нажмите Переименовать.
- Измените название подпапки на новое.
- Нажмите кнопку Enter.
Название изменится для всех участников родительской папки данной подпапки. У пользователей, не являющихся участниками родительской папки, будет отображаться старое название.
Перемещение подпапок из папки рабочей группы
У участников рабочей группы отобразится всплывающее окно с предупреждением о том, что пользователи потеряют доступ к перемещаемым из папки рабочей группы подпапкам.
Как удалить папку рабочей группы
Обратите внимание: в зависимости от настроек, контролирующих управление содержимым папок верхнего уровня в вашей рабочей группе, у участников может быть возможность удалять папки рабочей группы верхнего уровня. Администраторы могут изменить эти настройки с помощью консоли администрирования. Однако удаленные папки рабочей группы могут восстанавливать только администраторы.
Чтобы удалить папку рабочей группы:
- Войдите со своим логином и паролем на сайт dropbox.com.
- Перейдите к папке рабочей группы, которую вы хотите удалить.
- Нажмите на значок … (многоточия) рядом с названием нужной папки рабочей группы.
- Нажмите Удалить.
- Нажмите Удалить еще раз для подтверждения.
Когда папка рабочей группы удаляется, она удаляется из общего пространства рабочей группы. Но доступ к ней сохранится у всех, у кого он был раньше. Чтобы найти удаленную папку рабочей группы, перейдите на Домашнюю страницу на самой левой боковой панели и нажмите Показать удаленные на левой боковой панели.
Как архивировать папку рабочей группы
Обратите внимание:
- Если проделать эту операцию, из папки рабочей группы удалятся все участники, а сама она переместится на вкладку «архив».
- У администраторов останется доступ к отправленной в архив папке рабочей группы через функцию управления контентом, но отправленные в архив папки рабочей группы будут недоступны участникам.
- Архивировать папку рабочей группы может только администратор.
- Архивированные папки все равно учитываются при расчете места вашей рабочей группы.
Чтобы архивировать папку рабочей группы:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Содержимое.
- Нажмите … (многоточие) около названия той папки рабочей группы, настройки которой нужно изменить.
- Нажмите Архив.
На вкладке «архив» нажмите на значок шестеренки рядом с любой заархивированной папкой рабочей группы. Вы сможете:
- восстановить папку;
- окончательно удалить папку рабочей группы.
Как восстановить удаленную папку рабочей группы
Обратите внимание: восстанавливать или окончательно удалять уже удаленные папки рабочей группы может только администратор.
Чтобы восстановить удаленную папку рабочей группы:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Содержимое на панели слева.
- Нажмите Показать удаленные на панели справа.
- Выберите папку рабочей группы, которую вы хотите восстановить.
- Нажмите Восстановить.
Теперь восстановленная папка рабочей группы отобразится в общем пространстве рабочей группы у всех, у кого раньше был к ней доступ. Чтобы у пользователей не осталось доступа к этой папке рабочей группы, администратору нужно будет окончательно ее удалить.
Как окончательно удалить папку рабочей группы
Окончательно удалить папку рабочей группы верхнего уровня можно только в том случае, если она уже была архивирована. Окончательно удаленные файлы и папки нельзя восстановить.
Чтобы окончательно удалить папку рабочей группы:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Содержимое.
- Выберите Архив.
- Установите флажок рядом с архивированной папкой, которую нужно окончательно удалить.
- Нажмите Удалить окончательно справа.
- Снова нажмите кнопку Удалить окончательно для подтверждения.
Обратите внимание: если окончательно удалить папку рабочей группы, то ее уже нельзя будет восстановить даже с помощью службы поддержки Dropbox.
Как изменить свой аккаунт на бесплатный или менее дорогой
Отменив подписку на Dropbox для рабочих групп, вы потеряете доступ к функции управления папками рабочих групп, а значит, и доступ к отправленным в архив папкам рабочей группы. Если вы не хотите терять доступ к каким-либо папкам рабочей группы, мы рекомендуем поделиться всеми папками рабочей группы Со всеми в [НАЗВАНИЕ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ].
Чтобы отменить подписку на аккаунт Dropbox для рабочей группы или изменить тип аккаунта на более дешевый:
- Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
- Откройте Консоль администрирования.
- Нажмите Содержимое.
- Нажмите Архив и восстановите все папки рабочей группы, к которым вы хотите сохранить доступ.
- Сделав это, нажмите на значок шестеренки рядом с какой-либо восстановленной папкой рабочей группы.
- Нажмите Управление доступом.
- Выберите Со всеми в [НАЗВАНИЕ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ].
- Повторите это действие со всеми восстановленными из архива папками рабочей группы.
Если вы хотите, чтобы после отмены подписки у некоторых участников не осталось доступа к папке рабочей группы, тогда следует поделиться такой папкой не Со всеми в [НАЗВАНИЕ РАБОЧЕЙ ГРУППЫ], а с определенной подгруппой (например, такой подгруппой, в которой состоят только те участники, которым необходимо сохранить доступ к этой папке после отмены подписки). Это очень важный этап, потому что после отмены подписки приглашенные в папку рабочей группы подгруппы уже нельзя будет изменить.
