Administradores: Usar el gestor de carpetas del equipo
En el artículo, se describe una característica disponible para determinados tipos de administradores de cuentas de equipos de Dropbox. Si eres miembro de un equipo y estás buscando información sobre cómo administrar carpetas de equipos, lee este artículo.
El gestor de carpetas del equipo es una herramienta para organizar la estructura de las carpetas del equipo. Algunos tipos de administradores también pueden administrar la membresía de las carpetas del equipo y cualquier subcarpeta compartida.
Para acceder al gestor de carpetas del equipo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador de equipo.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
Cómo crear una carpeta del equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en Crear carpeta del equipo a la derecha.
- De este modo, se crea una carpeta del equipo en el primer nivel. También puedes elegir crear una carpeta del equipo dentro de otra carpeta de equipo; para ello, haz clic en una carpeta y, a continuación, selecciona Nueva carpeta.
- En el cuadro debajo de Nombre, ingresa un nombre para tu nueva carpeta del equipo.
- Selecciona si quieres compartir la nueva carpeta del equipo con Todos los miembros de [nombre del equipo] o solo con Personas específicas.
- Para desactivar la sincronización automática, desmarca la casilla ubicada junto a Sincronizar esta carpeta de forma automática con las computadoras de los miembros.
- Haz clic en Crear.
- Si decides compartir la carpeta con personas específicas, a continuación, aparece una ventana emergente. Ingresa los nombres de los grupos o personas con los que quieras compartir la carpeta del equipo y haz clic en el menú desplegable para seleccionar si deseas darles acceso de edición o solo lectura.
- También puedes invitar grupos a la carpeta del equipo al ingresar el nombre del grupo. Más información sobre cómo configurar grupos
- Haz clic en Agregar.
- Nota: La carpeta del equipo se comparte con otras personas solo una vez que se ingresan los nombres o correos electrónicos respectivos y se hace clic en Agregar. Si sales de esta pantalla sin agregar a nadie, la carpeta del equipo no se comparte con nadie más y solo los administradores pueden verla desde la consola de administración.
Notas:
- Los administradores también pueden gestionar el acceso a las carpetas al invitar a nuevos miembros al equipo.
- Además, los administradores pueden eliminar, archivar y copiar carpetas del equipo, así como cambiarles el nombre.
- Los miembros con acceso de edición al primer nivel de un espacio del equipo pueden convertir las carpetas compartidas de su espacio personal en carpetas del equipo. Además, pueden convertir las carpetas del equipo en carpetas personales. Consulta más información sobre la administración del espacio del equipo aquí.
Cambiar el nombre de una carpeta del equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en el icono “…” (puntos suspensivos) junto a la carpeta del equipo que quieras ajustar.
- Haz clic en Cambiar nombre.
- Cambia el nombre de la carpeta del equipo en el cuadro de texto.
- Haz clic en Cambiar nombre.
El nombre cambiará para todos los miembros de la carpeta del equipo.
Cambiar el nombre de una subcarpeta en una carpeta del equipo
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Accede a la subcarpeta cuyo nombre quieres cambiar.
- Selecciona la subcarpeta y elige la opción Cambiar nombre.
- Cambia el nombre de la subcarpeta por uno nuevo.
- Haz clic en Intro.
El nombre cambiará para todos los miembros de la carpeta principal que contiene esa subcarpeta. Quienes no sean miembros de la carpeta principal seguirán viendo el nombre anterior.
Mover subcarpetas fuera de la carpeta del equipo
Al intentar mover subcarpetas, se mostrará una ventana emergente a los miembros del equipo para advertirles que los usuarios actuales perderán el acceso al moverlas fuera de la carpeta del equipo.
Eliminar una carpeta del equipo
Nota: De acuerdo con la configuración de la administración del contenido de primer nivel de tu equipo, es posible que los miembros del equipo también puedan eliminar carpetas del equipo en el primer nivel. Los administradores pueden modificar esta configuración desde la consola de administración. Sin embargo, solo los administradores pueden restaurar carpetas del equipo eliminadas.
Para eliminar una carpeta del equipo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com.
- Busca la carpeta del equipo que quieres eliminar.
- Haz clic en “…” (puntos suspensivos) junto al nombre de la carpeta del equipo.
- Haz clic en Quitar.
- Haz clic en Eliminar de nuevo para confirmar.
Al eliminar una carpeta del equipo, se quita del espacio del equipo. Sin embargo, las personas que tenían acceso a ella podrán seguir ingresando. Para acceder a una carpeta eliminada del equipo, ingresa a la página principal en la barra lateral del extremo izquierdo y haz clic en Mostrar archivos eliminados en la barra lateral izquierda.
Archivar una carpeta del equipo
Notas:
- Al archivar la carpeta del equipo, se quitan todos los miembros y se la ubica en la pestaña de archivo.
- Los administradores pueden acceder a las carpetas del equipo archivadas mediante el gestor de contenido del equipo, pero los miembros del equipo no pueden hacerlo.
- Únicamente los administradores pueden archivar las carpetas del equipo.
- Las carpetas archivadas continúan ocupando espacio en el almacenamiento de tu equipo.
Para archivar una carpeta del equipo, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en el icono “…” (puntos suspensivos) junto a la carpeta del equipo que quieras ajustar.
- Haz clic en Archivar.
En la pestaña de archivo, haz clic en el icono de engranaje junto a una carpeta del equipo archivada para llevar a cabo una de las siguientes acciones:
- Restaurar la carpeta
- Eliminar la carpeta de forma permanente
Restaurar una carpeta eliminada del equipo
Nota: Únicamente los administradores pueden restaurar o eliminar carpetas del equipo de manera definitiva una vez que se eliminaron.
Para restaurar una carpeta del equipo que se eliminó, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Contenido en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Mostrar archivos eliminados a la derecha.
- Selecciona la carpeta del equipo que quieras restaurar.
- Haz clic en Restaurar.
Todas las personas que tenían acceso antes, ahora verán la carpeta del equipo restaurada en el espacio del equipo. Para evitar que las personas continúen accediendo a la carpeta del equipo, un administrador debe eliminarla de forma definitiva.
Eliminar una carpeta del equipo de manera definitiva
Las carpetas del primer nivel del equipo solo pueden eliminarse de forma definitiva si se archivaron previamente. Los archivos y las carpetas eliminados de forma definitiva no se pueden restaurar.
Para eliminar una carpeta del equipo de forma definitiva, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en la Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en Archivados.
- Haz clic en la casilla de verificación junto a la carpeta archivada que quieras eliminar de forma definitiva.
- Haz clic en Eliminar permanentemente a la derecha.
- Haz clic otra vez en Eliminar de forma definitiva para confirmar.
Nota: Si se elimina una carpeta del equipo de forma definitiva, no podrá recuperarse, ni siquiera a través del soporte de Dropbox.
Bajar de categoría una cuenta
Al cancelar tu cuenta de equipo de Dropbox, pierdes acceso al gestor de la carpeta del equipo. De este modo, ya no puedes acceder a las carpetas del equipo archivadas. Si hay carpetas del equipo a las que quieras seguir accediendo, te recomendamos que compartas todas las carpetas del equipo de tu cuenta con el grupo Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO].
Para cancelar o bajar de categoría tu cuenta de equipo de Dropbox, sigue estos pasos:
- Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
- Haz clic en Consola de administración.
- Haz clic en Contenido.
- Haz clic en Archivar y restaura las carpetas del equipo a las que quieras seguir accediendo.
- Después de restaurarlas, haz clic en el icono de engranaje junto a la carpeta del equipo.
- Haz clic en Administrar el acceso.
- Agrega al grupo Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO].
- Repite estos pasos para todas las carpetas del equipo que restauraste.
Si quieres que determinados miembros del equipo ya no puedan acceder a las carpetas del equipo al cancelar, comparte la carpeta del equipo con un grupo distinto a Todos los miembros de [NOMBRE DEL EQUIPO] (por ejemplo, un grupo que incluya solo a los miembros del equipo que quieras que accedan a la carpeta del equipo después de cancelar). Este paso es importante porque los grupos invitados a una carpeta del equipo no pueden modificarse después de cancelar.
