Administrateurs : utilisation du gestionnaire de dossiers d’équipe
Cet article décrit une fonctionnalité proposée à certains types d’administrateurs de comptes d’équipe Dropbox. Si vous êtes membre d’une équipe et recherchez des informations sur la gestion des dossiers d’équipe, lisez plutôt cet article.
Le gestionnaire de dossiers d’équipe est un outil qui permet d’organiser l’arborescence des dossiers d’équipe. Il permet également à certains types d’administrateurs de gérer les membres des dossiers d’équipe et de tous les sous-dossiers partagés.
Pour y accéder, procédez comme suit :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur d’équipe.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Contenu.
Comment créer un dossier d’équipe
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Contenu.
- Cliquez sur Créer un dossier d’équipe à droite.
- Cela créera un dossier d’équipe de premier niveau. Vous pouvez également choisir de créer un dossier d’équipe dans un autre dossier d’équipe. Pour cela, cliquez sur un dossier, puis sur Nouveau dossier.
- Dans la zone sous Nom, saisissez un nom à donner à votre nouveau dossier d’équipe.
- Choisissez si vous souhaitez partager le nouveau dossier d’équipe avec tous les membres de [Nom de l’équipe], ou uniquement avec des personnes spécifiques.
- Décochez la case à côté de Synchroniser automatiquement ce dossier sur les ordinateurs des membres pour empêcher la synchronisation automatique.
- Cliquez sur Créer.
- Si vous choisissez de partager le dossier avec des personnes spécifiques, une fenêtre contextuelle apparaîtra. Saisissez les noms des groupes ou des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier d’équipe, puis cliquez sur le menu déroulant pour choisir si vous souhaitez accorder à ces personnes un accès en modification ou en lecture seule.
- Vous pouvez également inviter des groupes à rejoindre le dossier d’équipe en saisissant un nom de groupe. Découvrez comment configurer des groupes.
- Cliquez sur Ajouter.
- Remarque : vous devez saisir le nom ou l’adresse e‑mail des personnes avec qui vous partagez le dossier d’équipe et cliquer sur Ajouter pour que ce dossier soit véritablement partagé. Si vous annulez cette opération sans ajouter personne, le dossier d’équipe ne sera partagé avec personne d’autre, et il ne sera visible que par les administrateurs à partir de l’interface d’administration.
Remarques :
- Les administrateurs peuvent également gérer l’accès aux dossiers tout en invitant de nouveaux membres à rejoindre une équipe.
- Les administrateurs peuvent également supprimer, archiver, copier et renommer les dossiers d’équipe.
- Les membres de l’équipe disposant d’un accès en écriture au premier niveau d’un espace d’équipe peuvent convertir des dossiers partagés de leur espace personnel en dossiers d’équipe. Ils peuvent également convertir des dossiers d’équipe en dossiers personnels. Cliquez ici pour en savoir plus sur la gestion des espaces d’équipe.
Comment renommer un dossier d’équipe
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Contenu.
- Cliquez sur l’icône représentant trois points (...) à côté du dossier d’équipe concerné.
- Cliquez sur Renommer.
- Renommez le dossier d’équipe dans la zone de texte.
- Cliquez sur Renommer.
Ce nom changera pour tous les membres du dossier d’équipe.
Modification du nom d’un sous-dossier dans un dossier d’équipe
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Accédez au sous-dossier que vous souhaitez renommer.
- Sélectionnez-le et cliquez sur Renommer.
- Renommez le sous-dossier.
- Appuyez sur Entrée.
Le nom change pour tous les membres du dossier parent du sous-dossier. Il reste toutefois identique pour les personnes qui ne sont pas membres du dossier parent.
Déplacement de sous-dossiers en dehors du dossier d’équipe
Si un membre de l’équipe déplace un sous-dossier en dehors du dossier d’équipe, une fenêtre contextuelle s’affiche pour l’avertir que les utilisateurs existants en perdront l’accès.
Suppression d’un dossier d’équipe
Remarque : selon le paramètre de gestion des contenus de premier niveau configuré pour votre équipe, les membres de l’équipe peuvent également être en mesure de supprimer des dossiers d’équipe de premier niveau. Les administrateurs gèrent ce paramètre à partir de l’interface d’administration. Cependant, ils sont les seuls à pouvoir restaurer les dossiers d’équipe supprimés.
Pour supprimer un dossier d’équipe :
- Connectez-vous au site dropbox.com.
- Accédez au dossier d’équipe que vous souhaitez supprimer.
- Cliquez sur l’icône représentant trois points (...) à côté du nom du dossier d’équipe.
- Cliquez sur Supprimer.
- Cliquez à nouveau sur Supprimer pour confirmer.
Lorsqu’un dossier d’équipe est supprimé, il est supprimé de l’espace d’équipe. Cependant, toute personne qui y avait accès au préalable en conserve l’accès. Pour accéder à un dossier d’équipe supprimé, ouvrez la page d’accueil dans la barre latérale gauche, puis cliquez sur Afficher les fichiers supprimés dans la barre latérale gauche.
Archivage d’un dossier d’équipe
Remarques :
- L’archivage supprime tous les membres du dossier d’équipe et place ce dernier dans l’onglet des archives.
- Un dossier d’équipe archivé reste accessible aux administrateurs via le gestionnaire de contenus d’équipe. En revanche, les membres de l’équipe ne peuvent pas y accéder.
- Seuls les administrateurs peuvent archiver un dossier d’équipe.
- Les dossiers archivés restent comptabilisés dans le quota de stockage de votre équipe.
Pour archiver un dossier d’équipe :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Contenu.
- Cliquez sur l’icône représentant trois points (...) à côté du dossier d’équipe concerné.
- Cliquez sur Archiver.
Dans l’onglet Archive, cliquez sur l’icône représentant une roue dentée à côté d’un dossier d’équipe archivé. Deux options s’offrent à vous :
- Restaurer le dossier
- Supprimer définitivement le dossier d’équipe
Restauration d’un dossier d’équipe supprimé
Remarque : seuls les administrateurs peuvent restaurer ou supprimer définitivement un dossier d’équipe après sa suppression.
Pour restaurer un dossier d’équipe qui a été supprimé :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Contenu dans la barre latérale de gauche.
- Cliquez sur Afficher les fichiers supprimés sur le côté droit.
- Sélectionnez le dossier d’équipe que vous souhaitez restaurer.
- Cliquez sur Restaurer.
Tous les utilisateurs qui y avaient accès au préalable verront désormais le dossier d’équipe restauré dans l’espace d’équipe. Pour empêcher les utilisateurs de continuer à accéder à ce dossier d’équipe, un administrateur devra le supprimer définitivement.
Suppression définitive d’un dossier d’équipe
Vous ne pouvez supprimer définitivement un dossier d’équipe de premier niveau que s’il a déjà été archivé. Les fichiers et dossiers supprimés définitivement ne peuvent pas être restaurés.
Pour supprimer définitivement un dossier d’équipe :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Contenu.
- Cliquez sur Archivés.
- Cliquez sur la case à cocher à côté du dossier archivé que vous souhaitez supprimer définitivement.
- Cliquez sur Supprimer définitivement sur la droite.
- Cliquez à nouveau sur Supprimer définitivement pour confirmer.
Remarque importante : si vous supprimez définitivement un dossier d’équipe, il ne pourra pas être récupéré, même par l’assistance Dropbox.
Passage à un abonnement inférieur
Lorsque vous résiliez votre compte d’équipe Dropbox, vous perdez l’accès au gestionnaire de dossiers d’équipe. Cela signifie que vous perdez l’accès aux dossiers d’équipe archivés. Si vous voulez conserver l’accès à certains dossiers d’équipe, nous vous recommandons de les partager avec le groupe Tous les membres de [NOM DE L’ÉQUIPE].
Pour résilier votre compte d’équipe Dropbox ou le passer à un forfait inférieur :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration.
- Cliquez sur Contenu.
- Cliquez sur Archiver et restaurez tous les dossiers d’équipe auxquels vous souhaitez conserver l’accès.
- Une fois les dossiers restaurés, cliquez sur l’icône représentant une roue dentée à côté de l’un d’eux.
- Cliquez sur Gérer l’accès.
- Ajoutez le groupe Tous les membres de [NOM DE L’ÉQUIPE].
- Répétez la procédure pour tous les dossiers d’équipe que vous avez restaurés.
Si vous souhaitez que certains membres de l’équipe perdent l’accès à des dossiers d’équipe après la résiliation de votre abonnement, partagez ces dossiers avec un groupe autre que Tous les membres de [NOM DE L’ÉQUIPE] (par exemple, un groupe contenant uniquement les membres de l’équipe qui doivent conserver l’accès après la résiliation). Cette étape est importante, car les groupes invités à rejoindre un dossier d’équipe ne pourront pas être modifiés après la résiliation.
