Les dossiers d’équipe sont d’abord partagés avec des groupes Dropbox, qui incluent des membres qui remplissent des fonctions similaires (par exemple, un groupe dédié à la finance). Ensuite, l’administrateur qui a créé le dossier d’équipe définit le niveau d’accès correct (en lecture ou en écriture) pour chaque groupe.
Le partage d’un sous-dossier créé dans un dossier d’équipe est également possible avec des membres spécifiques de l’équipe ou des personnes extérieures à celle-ci. L’administrateur peut accorder des droits de lecture seule ou de modification à des membres désignés dans les sous-dossiers, tout comme il le ferait pour les groupes.
Pour commencer avec les groupes :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur Interface d’administration dans la barre latérale située à gauche.
- Sous Produits, cliquez sur le menu déroulant à gauche de Dropbox.
- Cliquez sur Contenu.
- Cliquez sur Créer un dossier d’équipe.
- Donnez un nom à votre dossier d’équipe.
- Ajoutez un ou plusieurs groupes qui ont besoin d’accéder au dossier d’équipe, et accordez-leur des droits de lecture seule ou de modification.
- Pour créer des groupes, accédez à la page Groupes.
- N’oubliez pas que les dossiers d’équipe doivent être partagés avec des groupes Dropbox, et non avec des utilisateurs spécifiques.
Vous pouvez également partager des sous-dossiers au sein d’un dossier d’équipe avec des personnes, qu’elles fassent partie ou non de votre organisation.
Pour créer un sous-dossier (un dossier qui se trouve à l’intérieur du dossier d’équipe) :
- Connectez-vous à votre compte sur dropbox.com avec vos identifiants d’administrateur.
- Cliquez sur le dossier d’équipe.
- Cliquez sur Nouveau dossier.
- Nommez le sous-dossier.
- Cliquez sur Créer.
- Une fois le sous-dossier créé, cliquez sur Partager avec Dropbox.
- Vous pouvez partager un sous-dossier avec des utilisateurs spécifiques ou d'autres groupes, et modifier leurs droits d'accès (Modification autorisée) ou (Lecture seule).
- Vérifiez que les autorisations d’accès sont correctes.
Pour centraliser les données de l’organisation, encouragez les membres de l’équipe à déplacer leurs dossiers partagés dans un dossier d’équipe. Les propriétaires de dossiers partagés peuvent déplacer ces dossiers dans un dossier d’équipe. Ce faisant, ils transfèrent la propriété des fichiers à l’organisation.
