Centralisation des données de l'organisation dans les dossiers d'équipe

Vous n'utilisez pas encore Dropbox ? Découvrez comment Dropbox peut vous aider à gérer facilement les autorisations d'accès aux fichiers.

Les dossiers d'équipe permettent aux membres de votre équipe de rester organisés et d'être sur la même longueur d'onde. Ces dossiers sont créés par un administrateur ; ils appartiennent à l'organisation et permettent de partager des fichiers avec les membres de l'équipe ou des contributeurs externes travaillant sur les mêmes projets.

Dans cet article, vous apprendrez à :

• Créer des dossiers d'équipe
• Définir les autorisations d'accès d'utilisateurs donnés

Un dossier d'équipe est d'abord partagé avec des groupes Dropbox, qui incluent les membres de l'équipe dont les fonctions sont similaires (ex. un groupe Finances). L'administrateur qui a créé le dossier d'équipe définit ensuite le niveau d'accès adapté (lecture seule ou modification) à chaque groupe.

Le partage d'un sous-dossier créé dans un dossier d'équipe est également possible avec des membres spécifiques de l'équipe ou des personnes extérieures à celle-ci. L'administrateur peut accorder des droits de lecture seule ou de modification à des membres désignés dans les sous-dossiers, tout comme il le ferait pour les groupes.

Pour commencer à utiliser les groupes, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
2. Cliquez sur Interface d'administration.
3. Cliquez sur Contenu.
4. Cliquez sur Créer un dossier d'équipe.
5. Donnez un nom à votre dossier d'équipe.
6. Ajoutez un ou plusieurs groupes qui ont besoin d'accéder au dossier d'équipe, et accordez-leur des droits de lecture seule ou de modification.
   • Pour créer des groupes, accédez à la page Groupes.
   • N'oubliez pas que les dossiers d'équipe doivent être partagés avec des groupes Dropbox, et non avec des utilisateurs spécifiques.

Nous évoquerons ensuite le partage de sous-dossiers de dossiers d'équipe avec des personnes qui font ou non partie de l'organisation. Pour créer un sous-dossier (un dossier se trouvant dans le dossier d'équipe) :

1. Cliquez sur le dossier d'équipe.
2. Cliquez avec le bouton droit, puis sélectionnez Nouveau dossier.
3. Nommez le sous-dossier.
4. Une fois le sous-dossier créé, passez la souris dessus et cliquez sur Gérer l'accès.
   • Vous pouvez partager un sous-dossier avec des utilisateurs spécifiques ou d'autres groupes, puis modifier leurs droits d'accès (Modification autorisée ou Lecture seule).
5. Vérifiez que les autorisations d'accès sont correctes.

Pour centraliser les données de l'organisation, encouragez les membres de l'équipe à déplacer leurs dossiers partagés dans un dossier d'équipe. Les propriétaires de dossiers partagés peuvent déplacer ces dossiers dans un dossier d'équipe. Ce faisant, ils transfèrent la propriété des fichiers à l'organisation.