Centralizar los datos de la organización con carpetas de equipo

¿Aún no utilizas Dropbox? Descubre cómo facilita Dropbox la gestión de los permisos de archivos.

Las carpetas de equipo ayudan a los miembros del equipo a mantenerse organizados y al tanto. Las carpetas de equipo las pueden crear los administradores, y son el lugar propiedad de la organización donde se comparten archivos con miembros del equipo y colaboradores externos que trabajan en los mismos proyectos.

En este artículo aprenderás a:

• Crear carpetas de equipo
• Establecer permisos de acceso para usuarios concretos

Las carpetas de equipo se comparten primero con grupos de Dropbox, que incluyen miembros que tienen funciones similares (p. ej., grupo de finanzas). Luego, el administrador que creó la carpeta de equipo establece el nivel de acceso adecuado (lectura o edición) para cada grupo.

Las subcarpetas creadas en una carpeta del equipo también se pueden compartir con miembros del equipo individuales y usuarios fuera del equipo. Como con los grupos, el administrador puede establecer permisos de lectura o edición de miembros individuales en las subcarpetas.

Sigue estos pasos para comenzar con los grupos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Contenido.
4. Haz clic en Crear carpeta de equipo.
5. Dale un nombre a tu carpeta de equipo.
6. Añade un grupo (o grupos) que necesiten acceso a la carpeta de equipo y configura acceso de lectura o de edición.
   • Ve a la página de grupos para crearlos.
   • Recuerda: las carpetas del equipo deben compartirse con grupos de Dropbox, no con usuarios individuales.

A continuación, vamos a hablar sobre cómo compartir subcarpetas de las carpetas del equipo con usuarios que se encuentren dentro o fuera de la organización. Sigue estos pasos para crear una subcarpeta (una carpeta incluida dentro de la carpeta del equipo):

1. Haz clic en la carpeta del equipo.
2. Haz clic con el botón derecho y selecciona Carpeta nueva.
3. Asigna un nombre a la subcarpeta.
4. Después de crear la subcarpeta, sitúa el cursor sobre ella y haz clic en Administrar acceso.
   • Puedes compartir subcarpetas con usuarios individuales o con otros grupos, y también puedes cambiar sus permisos a Acceso de edición o Acceso de lectura.
5. Verifica que los permisos de acceso sean correctos.

Para centralizar los datos de tu organización, recomienda a los miembros del equipo que muevan las carpetas compartidas de las que sean propietarios a una carpeta de equipo. Cualquier propietario de una carpeta compartida puede mover una carpeta compartida de su propiedad a la carpeta de equipo. Mediante este paso, los propietarios de carpetas compartidas transfieren la propiedad de sus archivos a la organización.