Folder tim dibagikan terlebih dahulu kepada grup Dropbox, yang berisi anggota yang melakukan fungsi serupa (misalnya grup keuangan). Kemudian, admin yang membuat folder tim menetapkan tingkat akses yang benar (lihat atau edit) untuk setiap grup.
Subfolder yang dibuat dalam folder tim juga dapat dibagikan dengan anggota tim individu dan orang di luar tim. Seperti grup, admin dapat mengatur tampilan atau mengedit izin masing-masing anggota dalam subfolder.
Ikuti langkah-langkah ini untuk memulai dengan grup:
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik Konsol admin.
- Klik menu tarik-turun di samping Dropbox, di bawah Produk.
- Klik Konten.
- Klik Buat folder tim.
- Beri nama folder tim Anda.
- Tambahkan sebuah (atau beberapa) grup yang membutuhkan akses ke folder tim, dan putuskan apakah grup tersebut akan memiliki akses melihat atau mengedit.
- Anda dapat membuka halaman grup untuk membuat grup.
- Ingat, folder tim harus dibagi dengan grup Dropbox, bukan individu.
Selanjutnya, kita akan membahas berbagi subfolder dari folder tim dengan individu yang berada di dalam atau di luar organisasi.
Untuk membuat subfolder (folder yang ada di dalam folder tim):
- Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
- Klik folder tim.
- Klik Folder baru.
- Beri nama subfolder.
- Klik Buat.
- Setelah subfolder dibuat, klik Bagikan dengan Dropbox.
- Anda dapat berbagi subfolder dengan individu atau grup lain, dan Anda dapat mengubah izinnya menjadi Bisa mengedit atau Bisa melihat.
- Verifikasi bahwa izin akses sudah benar.
Untuk memusatkan data organisasi Anda, dorong anggota tim untuk memindahkan folder bersama yang mereka miliki ke folder tim. Setiap pemilik folder bersama dapat memindahkan folder bersama yang mereka miliki ke folder tim. Dengan langkah ini, pemilik folder bersama mentransfer kepemilikan file dari diri mereka sendiri ke organisasi.
