團隊資料夾會先與 Dropbox 群組共享,其中包括類似職務的成員(例如,財務群組)。接著,建立團隊資料夾的管理員會為每個群組設定正確的存取權限等級(檢視或編輯)。
在團隊資料夾中建立的子資料夾,也可以與個別團隊成員以及團隊外部人員共享。和群組一樣,管理員可以針對子資料夾中的個別團隊成員設定存取權限。
若要開始使用群組,請按照以下方式操作:
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 在 [產品] 下方,按一下 [Dropbox] 左側的下拉式選單。
- 按一下 [內容]。
- 按一下 [建立團隊資料夾]。
- 為您的團隊資料夾命名。
- 新增需要存取該團隊資料夾的群組,並決定要賦予這些群組瀏覽權限或編輯權限。
- 您可以前往「群組頁面」建立群組。
- 提醒您,團隊資料夾只能與 Dropbox 群組共享,不能和個別使用者共享。
您也可以與組織內外的個別成員共享團隊資料夾中的子資料夾。
若要建立子資料夾(團隊資料夾內的資料夾),請按照以下方式操作:
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下團隊資料夾。
- 按一下 [新資料夾]。
- 為子資料夾命名。
- 按一下 [建立]。
- 建立子資料夾之後,按一下 [透過 Dropbox 共享]。
- 您可以與個別使用者或其他群組分享子資料夾,也可以將對方的存取權限改為 [可以編輯] 或 [可以瀏覽]。
- 確認存取權限皆設定正確。
若要將組織檔案集中管理,建議您鼓勵團隊成員將各自擁有的共享資料夾移入團隊資料夾。所有擁有者皆可以將自己的共享資料夾移入團隊資料夾。透過此一步驟,共享資料夾的擁有者便可將檔案所有權移交給組織。