Basic 工作團隊:概覽
本文介紹的功能可供 Dropbox Basic 的部分使用者,以及從試用或付費工作方案降級下來的用戶使用。目前僅有紐西蘭、澳洲和加拿大的使用者可以建立或降級至 Basic 工作團隊。其他地區的用戶還是可以加入 Basic 工作團隊。
Dropbox Basic 工作團隊是免費的工作團隊方案,可讓您與他人協作專案、分享檔案與文件,可供十名成員加入,一起使用共同的協作空間。
功能
除了 Dropbox Basic 提供的功能之外,Basic 工作團隊還包含以下功能:
團隊儲存空間:每個 Basic 工作團隊可使用 2 GB 的儲存空間,由團隊成員一起共用。
共享團隊資料夾:透過團隊共享資料夾無縫協作,新增並編輯所有團隊成員需要用到的文件。
管理員主控台存取權限:所有團隊成員都可以查看管理員主控台,並從主控台中追蹤使用狀況,查看可以存取的功能。
團隊管理員可以使用主控台升級工作團隊、新增或移除成員、控制外部分享設定,以及刪除、移動、下載團隊資料夾中的內容。
備註:只有團隊管理員有權透過管理員主控台移除團隊成員或解散團隊。
功能比較
功能 | Basic 工作團隊 | Business 團隊 |
---|---|---|
成員數上限 | 10 | 500 |
儲存空間 | 2 GB | 9 TB 起 最多可達 1,000 TB |
傳輸檔案大小 | 100 MB | 100 GB |
檔案復原期間 | 30 天 | 180 天 |
電子簽章請求 | 每人每月 3 次 | 無限 |
PDF 編輯 | 基本編輯功能 | 進階 PDF 編輯功能 |
管理員主控台 | 存取功能受限 | 完整存取權限 |
如何建立 Basic 工作團隊
建立工作團隊的方法如下:
- 登入 Dropbox.com。
- 按一下右上角的 [建立團隊]。
- 輸入您想邀請的成員電子郵件地址。
- 如果您想要變更工作團隊名稱,只要按一下現有名稱旁的鉛筆圖示即可。
- 按一下 [傳送邀請]。
建立工作團隊之後,您現有的檔案就會加進您的個人資料夾,而團隊則會有一個大家都能存取的資料夾。成員也可以建立新資料夾。
如何邀請他人加入 Basic 工作團隊
邀請他人加入免費團隊的方法如下:
- 登入 Dropbox.com。
- 按一下右上角的 [邀請他人]。
- 輸入您想邀請加入團隊的成員電子郵件地址,如有需要也可以加上訊息。
對方接受邀請之後,就可以存取自己有使用權限的團隊資料夾。
管理可傳送邀請的對象
預設上,所有團隊成員都可以邀請新成員加入。管理員可以在管理員主控台變更這項設定。
如要關閉此功能,請依照以下步驟操作:
- 登入 Dropbox.com。
- 按一下 [管理員主控台]。
- 按一下 [設定]。
- 選擇 [成員資格]。
- 將「成員可以邀請他人加入團隊」切換成 [關閉]。
備註 :
- 免費工作團隊成員上限為十名。
- 只有 Dropbox Basic 使用者可以受邀加入 Basic 工作團隊。
如何加入 Basic 工作團隊
現有 Dropbox 使用者
如要加入您受邀的工作團隊,請按照以下方式操作:
- 打看收信匣中的邀請函。
- 按一下 [加入工作團隊]。
- 登入您的 Dropbox 帳戶。
- 當系統詢問您是否有檔案不應讓 Basic 工作團隊管理員存取時,請選擇「是」或「否」。
- 若選擇「是」,建議您在加入工作團隊前,先以另一個電子郵件地址建立一個新 Dropbox 帳戶,用來存放您現有的檔案。
- 若選擇「否」,您現有的檔案會放進工作團隊中的一個個人資料夾內。這些現有檔案將會占用工作團隊提供的 2 GB 儲存空間限額。
備註 :
- 您接收到邀請的信箱將會是用來綁定工作團隊的電子郵件地址。您無法使用新的帳戶來存取團隊資料夾。
- 如果您選擇將現有 Dropbox 帳戶與工作團隊帳戶合併,您的團隊管理員將可以看到您個人資料夾內的檔案,並可以移除您的檔案存取權限。如果您想離開工作團隊,管理員便可以將您移除。
如果您沒有 Dropbox 帳戶
加入工作團隊的方式如下:
- 打看收信匣中的邀請函。
- 按一下 [加入工作團隊]。
- 輸入您的名稱、電子郵件地址與密碼。
- 請查看寄至您收件匣的驗證信。
驗證電子郵件地址之後,您就可以完整存取全新的工作團隊了。
如何上傳內容至工作團隊
上傳內容至團隊資料夾的方法如下:
- 登入 Dropbox.com。
- 按一下團隊資料夾。
- 按一下頂端搜尋列下方的 [上傳]。
- 按一下 [檔案] 或 [資料夾]:
- 如果您選擇的是 [檔案],請選取所有您要的檔案,然後按一下 [開啟]。
- 如果您選擇的是 [資料夾],請選擇一個資料夾並按一下 [上傳]。
現在所有擁有該資料夾存取權限的團隊成員,都可以存取這些檔案。
如何與工作團隊分享內容
如果檔案或資料夾位於個人資料夾中
檔案或資料夾的擁有者可以直接在自己的個人資料夾中操作,分享給團隊中的個人。分享個人資料夾中的檔案或資料夾時,系統只會分享您選定的檔案或資料夾。除非您選擇分享更多項目,否則個人資料夾的其他內容絕不會與別人共享。
您可以:
- 透過電子郵件分享檔案或資料夾。
請注意:您分享資料夾的對象會收到資料夾邀請,通知對方該資料夾會新增到對方的個人資料夾,還是指定的團隊資料夾。
如果檔案或資料夾位於團隊資料夾中
您可以:
如何為電腦及行動裝置下載 Dropbox
如何安裝 Dropbox 桌面應用程式
- 下載 Dropbox 桌面應用程式。
- 電腦上安裝了 Dropbox 之後,您會在工作列 (Windows) 或選單列 (Mac) 上看到 Dropbox 圖示,硬碟中也會出現一個 Dropbox 資料夾。
- 系統會提示您以 Dropbox 工作團隊的帳戶名稱和密碼登入。您應該使用與登入 dropbox.com 同一組電子郵件地址和密碼登入(所有裝置皆相同)。
Dropbox 桌面應用程式可在 Linux、Windows 和 macOS 作業系統上使用。進一步瞭解 Windows 10(S 模式)版和 Linux 版 Dropbox 的使用方式。
如何下載 Dropbox 行動應用程式
前往 dropbox.com/mobile 或是您偏好的應用程式商店下載。
如果您的手機或平板電腦上已經有 Dropbox 行動應用程式,只要使用電子郵件地址與密碼登入即可。您也可以使用 Google 或 Apple 帳戶透過 SSO 登入。
如何解散工作團隊
解散工作團隊的方法如下:
- 登入 Dropbox.com。
- 按一下左上角的團隊名稱。
- 從下拉式選單中選擇 [解散工作團隊]。
- 選擇離開的理由,然後按一下 [繼續]。
- 完成解散團隊之後,選擇團隊檔案的處理方式。
- 備註:為避免團隊成員持續存取團隊協作空間內的內容,最簡單的方法就是選擇 [儲存檔案並將其移動至個人帳戶]。這個選項會將團隊所有權移轉給管理員。接著您可以選擇在解散團隊前或解散後,取消共享特定檔案或資料夾。
- 按一下 [確認]。
解散工作團隊後會發生以下情形:
- 所有團隊成員都會取得 Dropbox Basic 帳戶,裡面包含了各自的個人資料夾。
- 團隊協作空間中的內容會放進共享資料夾,歸解散工作團隊的團隊管理員所有。所有過去可以存取此內容的使用者,包括管理員、團隊成員和外部協作者,將可以繼續擁有此共享資料夾的存取權限。
- 工作團隊解散之後,將無法存取 Replay 和 Capture 的內容。
另外,團隊解散後,還會發生以下情形:
- 系統會刪除工作團隊架構。
- 使用者只要有權存取團隊資料夾中的共享資料夾,仍會保有使用權限,可以繼續檢視其中的內容並進行互動。
- 系統會刪除待回覆的邀請。
- 已刪除團隊成員擁有的內容將會永遠遺失。
- 已刪除的檔案和資料夾無法還原。
- 待處理的簽署要求會遭到取消。
- 已簽署的文件將無法編輯,不過之前可以存取團隊資料夾的所有使用者,還是可以查看或下載這些文件。
如何離開工作團隊
若團隊成員想要離開工作團隊,必須向管理員提出申請,要求將自己從工作團隊中移除。管理員可以從管理員主控台進行移除。
管理員移除工作團隊成員的方法如下:
- 登入 Dropbox.com。
- 將滑鼠移至左上角的團隊名稱上方。
- 從下拉式選單中選擇 [管理員主控台]。
- 按一下最左側邊欄中的 [成員]。
- 在您想移除的成員名稱旁,按一下 […](刪節號)。
- 選取 [刪除]。
- 選擇何時要移轉成員的檔案內容給另一名團隊成員,以及是否要在這名成員下次連線時刪除其裝置上的內容。
- 在 [要將這名成員的資料移轉給另一名團隊成員嗎?] 底下,選取 [立即移轉] 或 [稍後再移轉]。如果您選擇 [立即移轉],請輸入接收者的名字或電子郵件地址。
- 在 [您想在成員下次連線時,刪除其裝置中的內容嗎?] 底下,選取 [是] 或 [否]。
- 點選 [繼續]。
- 查看 [永久刪除帳戶] 畫面,確認選取的項目。
- 按一下 [刪除帳戶]。
離開工作團隊之後,您可以繼續存取自己的個人資料夾,不過無法再存取共享團隊資料夾。
升級工作團隊
升級工作團隊可讓您存取更多頂級功能,如額外儲存空間、進階管理員功能、強化版客戶支援服務等。
升級工作團隊的方法如下:
- 登入 Dropbox.com。
- 按一下右上角的 [升級]。
- 選擇您需要的授權人數數量,還有您想要的計費週期。
- 請注意:您新增的授權人數數量不可以比免費工作團隊中的成員數少。
- 輸入付款詳情。
- 勾選方塊,同意 Dropbox Business 協議和條款。
- 按一下 [訂購]。
備註:免費工作團隊只能透過直接購買升級,並無法試用其他工作團隊。
降級工作團隊
使用付費工作團隊或免費試用付費工作團隊的管理員,可以將團隊降級至 Basic 工作團隊。
如果符合下列資格,即可降級工作團隊:
- 團隊成員不超過十名。
- 團隊使用的儲存空間不超過 2 GB。
從付費工作團隊降級即代表:
- 工作團隊將共用 2 GB 的儲存空間。
- 工作團隊的人數上限為十人。
- SSO、兩步驟驗證、裝置核可等頂級安全性功能將會移除。
- 無限次簽署要求將會移除。
- 為期 180 天的刪除檔案還原期將會減少為 30 天。
- 追蹤檔案互動情況的功能將會移除。
- 連結應用程式的 API 存取權將會撤銷。
進一步瞭解 Dropbox Essentials、Business、Business Plus 和 Enterprise 方案提供的功能。
如何降級工作團隊
降級工作團隊的方式如下:
- 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
- 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
- 按一下左側邊欄中的 [帳單]。
- 向下滾動,點選 [取消方案]。
- 選擇取消方案的原因。
- 按一下 [繼續取消作業]。
- 勾選「請瞭解並承認以下內容」底下的所有方塊。
- 按一下 [完成取消]。
- 前往 dropbox.com 首頁,按一下螢幕頂端紅色橫幅中的 [檢視選項]。
- 選擇 [將工作團隊轉成免費 Dropbox 方案]。
- 按一下 [確認變更]。