如何管理工作團隊的 Dropbox 儲存空間

工作團隊儲存空間的計算方式為何？

團隊共享空間中的所有內容，包含團隊資料夾、工作團隊擁有的共享資料夾，以及儲存在團隊成員資料夾中的內容，都會計入工作團隊可用的儲存空間。資料夾會因擁有權和成員資格的不同，而有不同的儲存空間計算方式。

舉例來說：

• 團隊資料夾會使用工作團隊的儲存空間，且不會計入團隊成員的儲存空間限制。
• 如果將外部共享資料夾新增至工作團隊的 Dropbox，則會使用工作團隊的儲存空間。
• 團隊成員擁有的共享資料夾會使用工作團隊的儲存空間，並計入該成員個人的儲存空間限制。
• 成員擁有的 Replay 和備份內容會使用工作團隊的儲存空間，並計入個別成員的儲存空間限制。

瞭解共享資料夾如何影響儲存空間。

如何查看工作團隊使用的儲存空間

團隊管理員可以透過兩種方式瞭解工作團隊或團隊成員如何使用儲存空間：

• 儲存空間總管：管理員主控台的互動式區段，顯示工作團隊使用的儲存空間以及內容的位置。
• 儲存空間報告：工作團隊儲存空間報告會顯示工作團隊資料夾、共享資料夾（內部和外部）以及個人資料夾正在使用的儲存空間。

儲存空間總管

管理員主控台資訊主頁上的儲存空間總管會提供工作團隊儲存空間使用量的明細，包括：

• 團隊成員資料夾：團隊成員擁有並儲存在個人空間的檔案
• 團隊資料夾：儲存在團隊資料夾的檔案
• 內部共享資料夾：工作團隊成員共享的資料夾
• 外部共享資料夾：由工作團隊外部人員與貴工作團隊共享的資料夾
• 孤立的共享資料夾：沒有指定擁有者但仍使用工作團隊儲存空間的共享資料夾（例如，擁有者已停用）。
• 已刪除的成員：與已刪除的團隊成員相關聯的內容仍在使用工作團隊的儲存空間
• Replay：Dropbox Replay 所使用的儲存空間（僅適用於使用 Dropbox Replay 的團隊）
• 其他：任何其他會計入工作團隊儲存空間使用量的內容

此互動式概覽會顯示每個類別使用的儲存空間，以數量和佔工作團隊已使用儲存空間的百分比表示。您可以按一下特定類別，以檢視相關內容、擁有者以及每個項目使用的儲存空間。

您可以按一下進入團隊成員的資料夾和團隊資料夾，以瀏覽和管理子資料夾及工作團隊內容。其他類別，例如內部共享資料夾，只允許您查看第一組資料夾。

您也可以直接從儲存空間總管產生團隊資料夾和共享資料夾的報告。

關於成員和資料夾的儲存空間報告

管理員可以建立、檢視和下載報告，進一步瞭解工作團隊及個別成員如何使用儲存空間。

進一步瞭解如何為團隊資料夾、共享資料夾和團隊成員建立報告。

如何管理儲存空間限制

團隊管理員也可以為個別團隊成員設定自訂的儲存空間上限。這些上限僅適用於成員自己的資料夾，有助於避免不小心超出用量，同時不會限制協作。

個別使用者的儲存空間限制

• 僅適用於該團隊成員所擁有的資料夾。
• 不會影響團隊資料夾、共享資料夾或團隊外部所擁有的內容。
• 可協助管理員管理儲存空間，而不必只依賴單一的團隊共享儲存空間。

為所有團隊成員設定自訂儲存空間限制

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 在 [產品] 下方，按一下 [Dropbox] 旁的下拉式選單。
4. 按一下 [設定]。
5. 在 [內容] 下方，捲動至 [儲存空間]。
6. 將會員儲存空間限制切換為「開啟（持續同步）」或「開啟（停止同步）。
7. 使用 [每位成員的儲存空間限制] 旁的下拉式選單輸入自訂限制值。
8. 按一下 [儲存]。

瞭解如何為團隊資料夾設定儲存空間限制。

編輯團隊成員的儲存空間限制

團隊管理員可以從 [成員] 標籤更新個別團隊成員的儲存空間上限。在開始之前，請確保在管理員主控台中將 [成員儲存空間限制] 設定為 [開啟]（持續同步）或 [開啟]（停止同步）。

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下 [成員]。
4. 選取您要更新的團隊成員。
5. 在 [已使用的儲存空間] 欄中，按一下 ☑（編輯）。
6. 輸入新的自訂限制。

您也可以直接在「成員」索引標籤中選取團隊成員，然後按一下 [編輯空間限制]，即可更新成員的儲存空間限制。

如何為工作團隊最佳化儲存空間

儲存空間清理

如果團隊的儲存空間即將達到上限，請使用「管理儲存空間」清理工具查看儲存空間使用情況，並找出可節省儲存空間的機會。

透過 「管理儲存空間」清理工具，您可以查看檔案和資料夾、瞭解其使用的儲存空間大小，並在需要時採取相應措施。

若要管理儲存空間清理，請按照以下方式操作：

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下要管理的資料夾旁的 ☑（更多選項）。
3. 按一下 [更多]。
4. 按一下 [管理儲存空間]。
5. 依「最大」或「上次活動」篩選內容。
6. 將滑鼠懸浮在要處理的內容上，即可執行相關操作：
   • 若要刪除內容，請按一下 [刪除]。
   • 若要在新索引標籤中開啟內容，請按一下 ☑（開啟）。

瞭解如何復原已刪除的檔案和資料夾。

管理由已移除成員所佔用的儲存空間

刪除團隊成員後，不會立即釋出儲存空間。檔案和備份會持續保留，除非將其移除，因此建議您：

• 刪除之前，先移轉使用者內容的擁有權。
• 永久刪除已移除的私人內容和備份。

瞭解如何管理已刪除團隊成員的檔案。

升級方案或新增儲存空間

如果工作團隊即將達到儲存空間限制，管理員可以：

• 升級工作團隊的方案。
• 購買額外儲存空間。

瞭解如何取得更多儲存空間。

如何排解儲存空間問題

若要解決同步處理或硬碟儲存空間問題，您可以使用：

• 選擇性同步：選擇要在本機同步的資料夾。
• 僅供線上存取檔案：僅將檔案儲存在雲端。

瞭解如何解決硬碟儲存空間問題。