如何管理工作團隊的 Dropbox 儲存空間

工作團隊儲存空間的計算方式為何？

團隊共享空間中的所有內容，包含團隊資料夾、工作團隊擁有的共享資料夾，以及儲存在團隊成員資料夾中的內容，都會計入工作團隊可用的儲存空間。資料夾會因擁有權和成員資格的不同，而有不同的儲存空間計算方式。

舉例來說：

• 團隊資料夾會使用工作團隊的儲存空間，且不會計入團隊成員的儲存空間限制。
• 如果將外部共享資料夾新增至工作團隊的 Dropbox，則會使用工作團隊的儲存空間。
• 團隊成員擁有的共享資料夾會使用工作團隊的儲存空間，並計入該成員個人的儲存空間限制。
• 成員擁有的 Replay 和備份內容會使用工作團隊的儲存空間，並計入個別成員的儲存空間限制。

瞭解共享資料夾如何影響儲存空間。

如何查看工作團隊使用的儲存空間

管理員可以建立、檢視和下載報告，瞭解工作團隊及個別成員如何使用儲存空間。

工作團隊儲存空間報告

此報告會告訴您哪些項目使用了工作團隊儲存空間，包括：

• 團隊資料夾和子資料夾
• 共享資料夾（內部和外部）
• 成員的私人資料夾（已啟用、已暫停或已移除）
• 已封存和應用程式建立的資料夾

瞭解如何建立工作團隊儲存空間報告。

成員報告

成員報告會顯示每位工作團隊成員可存取的內容，以及其儲存空間使用量。

可使用的報告包括：

• 成員資料報告：顯示每位成員的使用情況、儲存空間限制及檔案存取權限。
• 成員存取報告：顯示每位成員可存取的資料夾。

這些報告可協助識別儲存空間超額使用或異常存取模式。

儲存空間詳細資訊

管理員主控台資訊主頁中的「儲存空間詳細資訊」區段，會即時顯示團隊資料夾與團隊成員的儲存空間使用情況。

您可依下列項目查看儲存空間的使用情況：

• 團隊資料夾：查看每個團隊資料夾的儲存空間使用量。互動式圖表會顯示使用最多儲存空間的資料夾，其餘資料夾則歸類於「其他」。您也可以在圖表旁查看所有團隊資料夾的清單。若要查看各團隊資料夾的儲存空間詳細資訊，請按一下圖表中的資料夾名稱，或點選旁邊清單中的資料夾名稱。
• 使用紀錄：查看工作團隊隨時間累計的總儲存空間使用量。如要查看實際使用的 TB 數、儲存空間使用百分比，以及該資料對應的日期和時間，請將游標移至「過去一段時間以來」趨勢圖上。
• 團隊成員：查看工作團隊中每位成員的儲存空間使用量。「團隊成員」區段會顯示儲存空間使用量最高的前 10 位成員。按一下 [檢視所有成員]，即可查看工作團隊中的所有成員。若要查看某位成員實際使用的 TB 數量、其儲存空間上限，以及該資料對應的日期與時間，請將游標懸浮在該團隊成員的名稱上。

如何管理儲存空間限制

團隊管理員也可以為個別團隊成員設定自訂的儲存空間上限。這些上限僅適用於成員自己的資料夾，有助於避免不小心超出用量，同時不會限制協作。

個別使用者的儲存空間限制

• 僅適用於該團隊成員所擁有的資料夾。
• 不會影響團隊資料夾、共享資料夾或團隊外部所擁有的內容。
• 可協助管理員管理儲存空間，而不必只依賴單一的團隊共享儲存空間。

為所有團隊成員設定自訂儲存空間限制

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 在 [產品] 下方，按一下 [Dropbox] 旁的下拉式選單。
4. 按一下 [設定]。
5. 在 [內容] 下方，捲動至 [儲存空間]。
6. 將會員儲存空間限制切換為「開啟（持續同步）」或「開啟（停止同步）。
7. 使用 [每位成員的儲存空間限制] 旁的下拉式選單輸入自訂限制值。
8. 按一下 [儲存]。

瞭解如何為團隊資料夾設定儲存空間限制。

編輯團隊成員的儲存空間限制

團隊管理員可以從 [成員] 標籤更新個別團隊成員的儲存空間上限。在開始之前，請確保在管理員主控台中將 [成員儲存空間限制] 設定為 [開啟]（持續同步）或 [開啟]（停止同步）。

1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
2. 按一下左側邊欄中的 [管理員主控台]。
3. 按一下 [成員]。
4. 選取您要更新的團隊成員。
5. 在 [已使用的儲存空間] 欄中，按一下 ☑（編輯）。
6. 輸入新的自訂限制。

您也可以直接在「成員」索引標籤中選取團隊成員，然後按一下 [編輯空間限制]，即可更新成員的儲存空間限制。

如何為工作團隊最佳化儲存空間

儲存空間清理

如果團隊的儲存空間即將達到上限，請使用「管理儲存空間」清理工具查看儲存空間使用情況，並找出可節省儲存空間的機會。

透過 「管理儲存空間」清理工具，您可以查看檔案和資料夾、瞭解其使用的儲存空間大小，並在需要時採取相應措施。

若要管理儲存空間清理，請按照以下方式操作：

1. 按一下要管理的資料夾旁的 ☑（更多選項）。
2. 按一下 [更多]。
3. 按一下 [管理儲存空間]。
4. 依「最大」或「上次活動」篩選內容。
5. 將滑鼠懸浮在要處理的內容上，即可執行相關操作：
   • 若要刪除內容，請按一下 [刪除]。
   • 若要在新索引標籤中開啟內容，請按一下 ☑（開啟）。

瞭解如何復原已刪除的檔案和資料夾。

管理由已移除成員所佔用的儲存空間

刪除團隊成員後，不會立即釋出儲存空間。檔案和備份會持續保留，除非將其移除，因此建議您：

• 刪除之前，先移轉使用者內容的擁有權。
• 永久刪除已移除的私人內容和備份。

瞭解如何管理已刪除團隊成員的檔案。

升級方案或新增儲存空間

如果工作團隊即將達到儲存空間限制，管理員可以：

• 升級工作團隊的方案。
• 購買額外儲存空間。

瞭解如何取得更多儲存空間。

如何排解儲存空間問題

若要解決同步處理或硬碟儲存空間問題，您可以使用：

• 選擇性同步：選擇要在本機同步的資料夾。
• 僅供線上存取檔案：僅將檔案儲存在雲端。

瞭解如何解決硬碟儲存空間問題。