So verwalten Sie den Dropbox-Speicherplatz Ihres Teams

Team-Admins haben Zugriff auf Tools, mit denen Sie den Speicherplatz Ihres Dropbox-Teams überwachen, steuern und optimieren können.

Was zählt zum Speicherplatz Ihres Teams?

Alles im gemeinsam genutzten Bereich Ihres Teams, einschließlich Team-Ordner, freigegebene Ordner, die dem Team gehören, und Inhalte, die in den Ordnern Ihrer Teammitglieder gespeichert sind, zählt zum verfügbaren Speicherplatz Ihres Teams. Ordner verhalten sich je nach Eigentum und Mitgliedschaft unterschiedlich. 

Zum Beispiel:

• Team-Ordner verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden nicht auf das Speicherplatzlimit der Teammitglieder angerechnet.
• Externe freigegebene Ordner verwenden den Speicherplatz Ihres Teams, wenn sie der Dropbox Ihres Teams hinzugefügt werden.
• Freigegebene Ordner, die Teammitgliedern gehören, verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden auf das Speicherplatzlimit des einzelnen Teammitglieds angerechnet.
• Replay- und Backup-Inhalte, die Teammitgliedern gehören, verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden auf das Speicherplatzlimit des einzelnen Teammitglieds angerechnet.

Erfahren Sie, wie sich freigegebene Ordner auf Ihren Speicherplatz auswirken.

So sehen Sie, welchen Speicherplatz Ihr Team verwendet 

Admins können Berichte erstellen, anzeigen und herunterladen, die zeigen, wie ihr Team und einzelne Teammitglieder ihren Speicherplatz nutzen.

Berichte über den Teamspeicher

In diesem Bericht erfahren Sie, was den Speicherplatz des Teams belegt, einschließlich:

• Team-Ordner und Unterordner
• Freigegebene Ordner (intern und extern)
• Private Ordner von Teammitgliedern (aktiv, gesperrt oder entfernt)
• Archivierte und von Apps erstellte Ordner

Erfahren Sie, wie Sie einen Bericht über den Team-Speicher erstellen.

Berichte über Mitglieder

Berichte über Mitglieder zeigen an, auf was jedes einzelne Teammitglied zugreifen kann und wie viel Speicherplatz es nutzt: 

• Datenbericht über Mitglieder: Zeigt die Nutzung, Speicherplatzlimits und den Dateizugriff für jeden Nutzer an.
• Zugriffsbericht über Mitglieder: Zeigt an, auf welche Ordner jeder Nutzer zugreifen kann.

Diese Berichte können helfen, Überschreitungen oder ungewöhnliche Zugriffsmuster zu identifizieren

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Speicherdetails

Der Abschnitt Speicher details des Dashboards der Verwaltungskonsole gibt Ihnen einen klaren Überblick in Echtzeit darüber, wie der Speicher in Ihren Teamordnern und von Ihren Teammitgliedern verwendet wird.

Sie können Ihre Speicherplatznutzung nach Team-Ordner, Zeit und Mitgliedern anzeigen:

• Team-Ordner: Sie können den verwendeten Speicherplatz von jedem Ihrer Team-Ordner einsehen. Das interaktive Diagramm Team-Ordner zeigt die Ordner, die den meisten Speicherplatz verwenden, und gruppiert den Rest unter Sonstige. Sie können alle Ihre Team-Ordner neben dem Diagramm anzeigen. Um detailliertere Informationen über den von jedem Team-Ordner verwendeten Speicherplatz zu erhalten, klicken Sie auf den Namen des Ordners im Diagramm oder auf die Liste daneben.
• Nutzungsverlauf: Sie können den gesamten Speicherplatz Ihres Teams im Zeitverlauf einsehen. Um die exakt verwendeten TB, den Prozentsatz des verwendeten Speicherplatzes sowie das spezifische Datum und die Uhrzeit für diese Daten anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Zeitverlauf-Trend.
• Teammitglied: Sie können den verwendeten Speicherplatz von jedem Mitglied Ihres Teams einsehen. Der Abschnitt Teammitglied zeigt die 10 Teammitglieder mit der höchsten Speicherplatznutzung an. Um alle Ihre Teammitglieder sehen zu können, klicken Sie auf Alle Mitglieder anzeigen. Um die exakte Anzahl an verwendeten TB, das Speicherplatzlimit sowie das spezifische Datum und die Uhrzeit für diese Daten anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teammitglieds.

So verwalten Sie Speicherplatzlimits

Team-Admins können benutzerdefinierte Speicherplatzlimits für einzelne Teammitglieder festlegen. Diese Limits gelten nur für die eigenen Ordner eines Mitglieds und helfen, versehentliche Überschreitungen zu vermeiden, ohne die Zusammenarbeit einzuschränken.

Speicherplatzlimits pro Nutzer

• Gilt nur für Ordner, die diesem Teammitglied gehören.
• Beeinflussen keine Team-Ordner, freigegebenen Ordner oder Inhalte, die außerhalb des Teams gespeichert sind.
• Helfen Sie Admins, den Speicher zu verwalten, ohne sich lediglich auf einen einzigen gemeinsamen Team-Speicherpool zu verlassen.

Benutzerdefiniertes Speicherplatzlimit für alle Teammitglieder festlegen

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü neben Dropbox.
4. Klicken Sie auf Einstellungen.
5. Scrollen Sie unter Inhalt zu Speicherplatz.
6. Schalten Sie das Speicherplatzlimit für Mitglieder auf Ein (Synchronisierung fortsetzen) oder Ein (Synchronisierung stoppen).
7. Geben Sie über das Drop-down-Menü neben Speicherplatzlimit pro Mitglied einen benutzerdefinierten Grenzwert ein.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Bearbeiten Sie das Speicherplatzlimit eines Teammitglieds über den Tab „Mitglieder“.

Team-Admins können die Speicherplatzlimits einzelner Teammitglieder über den Tab Mitglieder aktualisieren. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass das Speicherplatzlimit für Mitglieder in der Verwaltungskonsole auf Ein (Synchronisierung fortsetzen) oder Ein (Synchronisierung stoppen) eingestellt ist.

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Mitglieder
4. Wählen Sie das Teammitglied aus, das Sie aktualisieren möchten.
5. Klicken Sie in der Spalte Verwendeter Speicherplatz auf ☑ (Bearbeiten).
6. Geben Sie ein neues benutzerdefiniertes Limit ein.

Sie können die Speicherplatzlimits eines Mitglieds auch aktualisieren, indem Sie das Teammitglied direkt auf dem Tab Mitglieder auswählen und auf Speicherplatzlimit bearbeiten klicken.

Erfahren Sie, wie Sie die Speicherplatznutzung eines Dropbox-Teammitglieds begrenzen können.

So optimieren Sie den Speicherplatz für Ihr Team

Speicherplatzbereinigung

Wenn sich Ihr Team dem Speicherplatzlimit nähert, können Sie mit dem Tool zum Verwalten der Speicherplatzbereinigung einen Überblick über die Speicherplatznutzung und Empfehlungen zum Sparen von Speicherplatz erhalten.

Mit dem Tool zum Verwalten der Speicherplatzbereinigung können Sie Dateien und Ordner anzeigen, sehen, wie viel Speicherplatz sie verwenden, und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen:

1. Tippen Sie neben dem Ordner, den Sie verwalten möchten, auf ☑ (weitere Optionen).
2. Klicken Sie auf Mehr.
3. Klicken Sie auf Speicherplatz verwalten.
4. Filtern Sie Inhalte nach Größte oder Letzte Aktivität.
5. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Inhalt, für den Sie Maßnahmen ergreifen möchten:
   • Um den Inhalt zu löschen, klicken Sie auf Löschen.
   • Um den Inhalt in einem neuen Tab zu öffnen, klicken Sie auf ☑ (öffnen).

Erfahren Sie, wie Sie gelöschte Dateien und Ordner wiederherstellen.

Verwalten Sie den Speicherplatz von ausgeschiedenen Mitgliedern

Durch das Löschen von Nutzern wird nicht sofort Speicherplatz freigegeben. Dateien und Backups bleiben erhalten, es sei denn, sie werden entfernt. Daher sollten Sie Folgendes tun:

• Übertragen Sie das Eigentumsrecht an Nutzerinhalten vor dem Löschen.
• Löschen Sie entfernte private Inhalte und Backups dauerhaft.

Erfahren Sie, wie Sie die Dateien gelöschter Teammitglieder verwalten.

Führen Sie ein Upgrade durch oder fügen Sie mehr Speicherplatz hinzu

Wenn Sie sich dem Speicherplatzlimit für Ihr Team nähern, können Admins Folgendes tun:

• Aktualisieren Sie das Abo des Teams.
• Kaufen Sie zusätzlichen Speicherplatz.

Erfahren Sie, wie Sie mehr Speicherplatz erhalten.

So beheben Sie Probleme mit dem Speicherplatz 

Um Probleme mit der Synchronisierung oder dem Festplattenspeicher zu beheben, können Sie Folgendes verwenden:

• Selektive Synchronisierung: Wählen Sie aus, welche Ordner lokal synchronisiert werden sollen.
• Nur-Online-Dateien: Speichern Sie Dateien nur in der Cloud.

Erfahren Sie, wie Sie Probleme mit dem Festplattenspeicher beheben.