So verwalten Sie den Dropbox-Speicherplatz Ihres Teams

Team-Admins haben Zugriff auf Tools, mit denen Sie den Speicherplatz Ihres Dropbox-Teams überwachen, steuern und optimieren können.

Was zählt zum Speicherplatz Ihres Teams?

Alles im gemeinsam genutzten Bereich Ihres Teams, einschließlich Team-Ordner, freigegebene Ordner, die dem Team gehören, und Inhalte, die in den Ordnern Ihrer Teammitglieder gespeichert sind, zählt zum verfügbaren Speicherplatz Ihres Teams. Ordner verhalten sich je nach Eigentum und Mitgliedschaft unterschiedlich.

Zum Beispiel:

• Team-Ordner verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden nicht auf das Speicherplatzlimit der Teammitglieder angerechnet.
• Externe freigegebene Ordner verwenden den Speicherplatz Ihres Teams, wenn sie der Dropbox Ihres Teams hinzugefügt werden.
• Freigegebene Ordner, die Teammitgliedern gehören, verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden auf das Speicherplatzlimit des einzelnen Teammitglieds angerechnet.
• Replay- und Backup-Inhalte, die Teammitgliedern gehören, verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden auf das Speicherplatzlimit des einzelnen Teammitglieds angerechnet.

Erfahren Sie, wie sich freigegebene Ordner auf Ihren Speicherplatz auswirken.

So sehen Sie, welchen Speicherplatz Ihr Team verwendet

Admins können Berichte über den Teamspeicher erstellen, anzeigen und herunterladen, die zeigen, wie ihr Team und einzelne Teammitglieder ihren Speicherplatz nutzen.

Bericht über den Teamspeicher

Im Bericht über den Teamspeicher erfahren Sie, was den Speicherplatz Ihres Teams belegt, einschließlich:

• Team-Ordner und berechtigte Team-Unterordner
• Private Ordner von Teammitgliedern (aktiv, gesperrt oder entfernt)
• Archivierte und von Apps erstellte Ordner
• Umfassende Ansicht der freigegebenen Ordner
• Nutzung von Dropbox Replay und Backup (falls zutreffend)

Erfahren Sie, wie Sie einen Bericht über den Teamspeicher erstellen.
 

Team-Ordner-Bericht

Der Team-Ordner-Bericht bietet einen Überblick darüber, was Team-Speicherplatz in den Team-Ordnern und Team-Unterordnern belegt – sowohl in aktiven als auch in archivierten Ordnern. Er bietet auch Einblicke, welche Teammitglieder und externen Nutzer Zugriff auf Ordner haben, sowie das Datum bzw. die Daten der letzten Änderung.

So greifen Sie auf den Team-Ordner-Bericht zu:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü neben Dropbox.
4. Klicken Sie auf Inhalte.
5. Wählen Sie Team-Ordner-Bericht exportieren aus.
6. Warten Sie, bis die CSV-Datei erstellt wurde.
7. Öffnen Sie den Bericht in Ihrem Ordner Berichte für Dropbox Business.
    

Bericht über freigegebene Ordner

Dieser Bericht konzentriert sich auf den von freigegebenen Ordnern belegten Speicherplatz, der auf Ihr Speicherkontingent angerechnet wird, enthält jedoch umfassendere Freigabe- und Zugriffsdetails, darunter:

• Welche Teammitglieder freigegebene Ordner eingebunden haben (einschließlich Einbindungspfade)
• Welche Teammitglieder und externen Nutzer Zugriff auf Ordner haben
• Datum bzw. Daten der letzten Änderung
• Ob ein Ordner intern, extern oder verwaist ist

So greifen Sie auf den Bericht über freigegebene Ordner zu:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü neben Dropbox.
4. Klicken Sie auf Inhalt.
   
5. Klicken Sie auf Bericht über freigegebene Ordner exportieren.
6. Wählen Sie Bericht über freigegebene Ordner aus den verfügbaren Berichtsaktionen aus.
7. Warten Sie, bis die CSV-Datei erstellt wurde.
8. Öffnen Sie den Bericht in Ihrem Ordner Berichte für Dropbox Business.
    

Berichte über Mitglieder

Berichte über Mitglieder zeigen an, auf was jedes einzelne Teammitglied zugreifen kann und wie viel Speicherplatz es nutzt.

Zu den verfügbaren Berichten gehören:

• Datenbericht über Mitglieder: Zeigt die Nutzung, Speicherplatzlimits und den Dateizugriff für jedes Mitglied an.
• Zugriffsbericht über Mitglieder: Zeigt an, auf welche Ordner jedes Mitglied zugreifen kann.

Diese Berichte können helfen, Überschreitungen des Speicherplatzlimits oder ungewöhnliche Zugriffsmuster zu identifizieren.

Speicherplatzdetails

Der Abschnitt Speicherplatz Details des Dashboards der Verwaltungskonsole zeigt einen Überblick in Echtzeit darüber, wie der Speicher in Ihren Teamordnern und von Ihren Teammitgliedern verwendet wird.

Sie können Ihre Speicherplatznutzung anzeigen nach:

• Team-Ordner: Sie können den verwendeten Speicherplatz von jedem Ihrer Team-Ordner einsehen. Das interaktive Diagramm zeigt die Ordner, die den meisten Speicherplatz verwenden, und gruppiert den Rest unter Sonstige. Sie können alle Ihre Team-Ordner neben dem Diagramm anzeigen. Um detailliertere Informationen über den von jedem Team-Ordner verwendeten Speicherplatz zu erhalten, klicken Sie auf den Namen des Ordners im Diagramm oder auf die Liste daneben.
• Nutzungsverlauf: Sie können den gesamten Speicherplatz Ihres Teams im Zeitverlauf einsehen. Um die exakt verwendeten TB, den Prozentsatz des verwendeten Speicherplatzes sowie das spezifische Datum und die Uhrzeit für diese Daten anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Zeitverlauf-Trend.
• Teammitglied: Sie können den verwendeten Speicherplatz von jedem Mitglied Ihres Teams einsehen. Der Abschnitt Teammitglied zeigt die 10 Teammitglieder mit der höchsten Speicherplatznutzung an. Klicken Sie auf Alle Mitglieder anzeigen, um alle Teammitglieder anzuzeigen. Um die exakte Anzahl an verwendeten TB, das Speicherplatzlimit sowie das spezifische Datum und die Uhrzeit für diese Daten anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Teammitglieds.

So verwalten Sie Speicherplatzlimits

Team-Admins können benutzerdefinierte Speicherplatzlimits für einzelne Teammitglieder festlegen. Diese Limits gelten nur für die eigenen Ordner eines Mitglieds und helfen, versehentliche Überschreitungen zu vermeiden, ohne die Zusammenarbeit einzuschränken.

Speicherplatzlimits pro Nutzer

• Gilt nur für Ordner, die diesem Teammitglied gehören.
• Beeinflussen keine Team-Ordner, freigegebenen Ordner oder Inhalte, die außerhalb des Teams gespeichert sind.
• Helfen Sie Admins, den Speicher zu verwalten, ohne sich lediglich auf einen einzigen gemeinsamen Team-Speicherpool zu verlassen.

Benutzerdefiniertes Speicherplatzlimit für alle Teammitglieder festlegen

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü neben Dropbox.
4. Klicken Sie auf Einstellungen.
5. Scrollen Sie unter Inhalt zu Speicherplatz.
6. Schalten Sie das Speicherplatzlimit für Mitglieder auf Ein (Synchronisierung fortsetzen) oder Ein (Synchronisierung stoppen).
7. Geben Sie über das Drop-down-Menü neben Speicherplatzlimit pro Mitglied einen benutzerdefinierten Grenzwert ein.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Erfahren Sie, wie Sie Speicherplatzlimits für Team-Ordner festlegen.

Speicherplatzlimit für ein Teammitglied bearbeiten

Team-Admins können die Speicherplatzlimits einzelner Teammitglieder über den Tab Mitglieder aktualisieren. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass das Speicherplatzlimit für Mitglieder in der Verwaltungskonsole auf Ein (Synchronisierung fortsetzen) oder Ein (Synchronisierung stoppen) eingestellt ist.

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Nutzer.
4. Wählen Sie das Teammitglied aus, das Sie aktualisieren möchten.
5. Klicken Sie in der Spalte Verwendeter Speicherplatz auf ☑ (Bearbeiten).
6. Geben Sie ein neues benutzerdefiniertes Limit ein.

Sie können auch das Speicherplatzlimit eines Mitglieds aktualisieren, indem Sie das Teammitglied direkt auf dem Tab Mitglieder auswählen und auf Speicherplatzlimit bearbeiten klicken.

Erfahren Sie, wie Sie die Speicherplatznutzung eines Dropbox-Teammitglieds begrenzen können.

So optimieren Sie den Speicherplatz für Ihr Team

Speicherplatzbereinigung

Wenn sich Ihr Team dem Speicherplatzlimit nähert, verwenden Sie das Reinigungstool zur Speicherplatzverwaltung, um die Speichernutzung zu überprüfen und Möglichkeiten zum Sparen von Speicherplatz zu ermitteln.

Mit dem Reinigungstool zur Speicherplatzverwaltung können Sie Dateien und Ordner anzeigen, sehen, wie viel Speicherplatz sie verwenden, und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen.

So verwalten Sie die Speicherplatzbereinigung:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Tippen Sie neben dem Ordner, den Sie verwalten möchten, auf ☑ (weitere Optionen).
3. Klicken Sie auf Mehr.
4. Klicken Sie auf Speicherplatz verwalten.
5. Filtern Sie Inhalte nach Größte oder Letzte Aktivität.
6. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Inhalt, um Maßnahmen zu ergreifen:
   • Um den Inhalt zu löschen, klicken Sie auf Löschen.
   • Um den Inhalt in einem neuen Tab zu öffnen, klicken Sie auf ☑ (öffnen).

Erfahren Sie, wie Sie gelöschte Dateien und Ordner wiederherstellen.

Speicherplatz von entfernten Mitgliedern verwalten

Durch das Löschen von Teammitgliedern wird nicht sofort Speicherplatz freigegeben. Dateien und Backups bleiben erhalten, es sei denn, sie werden entfernt. Daher sollten Sie Folgendes tun:

• Übertragen Sie das Eigentumsrecht an Nutzerinhalten vor dem Löschen.
• Löschen Sie entfernte private Inhalte und Backups dauerhaft.

Erfahren Sie, wie Sie die Dateien gelöschter Teammitglieder verwalten.  

Führen Sie ein Upgrade durch oder fügen Sie mehr Speicherplatz hinzu

Wenn sich Ihr Team dem Speicherplatzlimit nähert, können Admins Folgendes tun:

• Aktualisieren Sie das Abo des Teams.
• Kaufen Sie zusätzlichen Speicherplatz.

Erfahren Sie, wie Sie mehr Speicherplatz erhalten.

So beheben Sie Probleme mit dem Speicherplatz

Um Probleme mit der Synchronisierung oder dem Festplattenspeicher zu beheben, können Sie Folgendes verwenden:

• Selektive Synchronisierung: Wählen Sie aus, welche Ordner lokal synchronisiert werden sollen.
• Nur-Online-Dateien: Speichern Sie Dateien nur in der Cloud.

Erfahren Sie, wie Sie Probleme mit dem Festplattenspeicher beheben.