So verwalten Sie den Dropbox-Speicherplatz Ihres Teams

Was zählt zum Speicherplatz Ihres Teams?

Alles im gemeinsam genutzten Bereich Ihres Teams, einschließlich Team-Ordner, freigegebene Ordner, die dem Team gehören, und Inhalte, die in den Ordnern Ihrer Teammitglieder gespeichert sind, zählt zum verfügbaren Speicherplatz Ihres Teams. Ordner verhalten sich je nach Eigentum und Mitgliedschaft unterschiedlich.

Zum Beispiel:

• Team-Ordner verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden nicht auf das Speicherplatzlimit der Teammitglieder angerechnet.
• Externe freigegebene Ordner verwenden den Speicherplatz Ihres Teams, wenn sie der Dropbox Ihres Teams hinzugefügt werden.
• Freigegebene Ordner, die Teammitgliedern gehören, verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden auf das Speicherplatzlimit des einzelnen Teammitglieds angerechnet.
• Replay- und Backup-Inhalte, die Teammitgliedern gehören, verwenden den Speicherplatz Ihres Teams und werden auf das Speicherplatzlimit des einzelnen Teammitglieds angerechnet.

Erfahren Sie, wie sich freigegebene Ordner auf Ihren Speicherplatz auswirken.

So sehen Sie, welchen Speicherplatz Ihr Team verwendet

Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Team-Admins Einblicke darin erhalten können, wie ihre Teams oder Teammitglieder ihren Speicherplatz nutzen:

• Der Speicherexplorer: Ein interaktiver Bereich der Verwaltungskonsole, der anzeigt, welchen Speicherplatz Ihr Team nutzt und wo sich die Inhalte befinden.
• Speicherberichte: Team-Speicherberichte zeigen, welcher Speicherplatz von Team-Ordnern, freigegebenen Ordnern (intern und extern) und privaten Ordnern belegt wird.

Speicherxplorer

Der Speicherxplorer im Dashboard Ihrer Verwaltungskonsole bietet eine Aufschlüsselung der Speicherbelegung Ihres Teams, einschließlich:

• Ordner von Teammitgliedern: Dateien, die Teammitgliedern gehören und in deren privatem Bereich gespeichert sind  
• Team-Ordner: Dateien, die in Team-Ordnern gespeichert sind
• Intern freigegebene Ordner: Ordner, die von Mitgliedern Ihres Teams freigegeben wurden
• Extern freigegebene Ordner: Ordner, die von Personen außerhalb Ihres Teams für Ihr Team freigegeben wurden 
• Verwaiste freigegebene Ordner: Freigegebene Ordner ohne zugewiesenen Eigentümer, die weiterhin den Speicherplatz Ihres Teams belegen (z. B. wenn der Eigentümer deaktiviert ist).
• Gelöschte Mitglieder: Inhalte, die gelöschten Teammitgliedern zugeordnet sind und weiterhin den Speicherplatz Ihres Teams belegen
• Replay: Speicherplatz, der von Dropbox Replay belegt wird (wird nur für Teams angezeigt, die Dropbox Replay verwenden)
• Sonstiges: Alle anderen Inhalte, die zur Speicherplatzbelegung Ihres Teams beitragen

Diese interaktive Übersicht zeigt, wie viel Speicherplatz jede Kategorie belegt, sowohl als absoluter Wert als auch als Prozentsatz des vom Team belegten Speicherplatzes. Sie können auf bestimmte Kategorien klicken, um zugehörige Inhalte anzuzeigen, zu sehen, wer der Eigentümer ist, und wie viel Speicherplatz jeder Inhalt belegt.

Sie können auf die Ordner der Teammitglieder und auf die Team-Ordner klicken, um Unterordner und Team-Inhalte zu durchsuchen und zu verwalten. In anderen Kategorien, wie z. B. intern freigegebenen Ordnern, können Sie nur die erste Gruppe von Ordnern sehen. 

Sie können auch direkt über den Speichexplorer einen Bericht für Team-Ordner und freigegebene Ordner erstellen.

Speicherberichte zu Mitgliedern und Ordnern

Admins können Berichte erstellen, anzeigen und herunterladen, um mehr darüber zu erfahren, wie ihr Team und einzelne Teammitglieder den Speicherplatz nutzen.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Berichten für Team-Ordner, freigegebene Ordner und Teammitglieder.

So verwalten Sie Speicherplatzlimits

Team-Admins können benutzerdefinierte Speicherplatzlimits für einzelne Teammitglieder festlegen. Diese Limits gelten nur für die eigenen Ordner eines Mitglieds und helfen, versehentliche Überschreitungen zu vermeiden, ohne die Zusammenarbeit einzuschränken.

Speicherplatzlimits pro Nutzer

• Gilt nur für Ordner, die diesem Teammitglied gehören.
• Beeinflussen keine Team-Ordner, freigegebenen Ordner oder Inhalte, die außerhalb des Teams gespeichert sind.
• Helfen Sie Admins, den Speicher zu verwalten, ohne sich lediglich auf einen einzigen gemeinsamen Team-Speicherpool zu verlassen.

Benutzerdefiniertes Speicherplatzlimit für alle Teammitglieder festlegen

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie unter Produkte auf das Drop-down-Menü neben Dropbox.
4. Klicken Sie auf Einstellungen.
5. Scrollen Sie unter Inhalt zu Speicherplatz.
6. Schalten Sie das Speicherplatzlimit für Mitglieder auf Ein (Synchronisierung fortsetzen) oder Ein (Synchronisierung stoppen).
7. Geben Sie über das Drop-down-Menü neben Speicherplatzlimit pro Mitglied einen benutzerdefinierten Grenzwert ein.
8. Klicken Sie auf Speichern.

Erfahren Sie, wie Sie Speicherplatzlimits für Team-Ordner festlegen.

Speicherplatzlimit für ein Teammitglied bearbeiten

Team-Admins können die Speicherplatzlimits einzelner Teammitglieder über den Tab Mitglieder aktualisieren. Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass das Speicherplatzlimit für Mitglieder in der Verwaltungskonsole auf Ein (Synchronisierung fortsetzen) oder Ein (Synchronisierung stoppen) eingestellt ist.

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Nutzer.
4. Wählen Sie das Teammitglied aus, das Sie aktualisieren möchten.
5. Klicken Sie in der Spalte Verwendeter Speicherplatz auf ☑ (Bearbeiten).
6. Geben Sie ein neues benutzerdefiniertes Limit ein.

Sie können auch das Speicherplatzlimit eines Mitglieds aktualisieren, indem Sie das Teammitglied direkt auf dem Tab Mitglieder auswählen und auf Speicherplatzlimit bearbeiten klicken.

So optimieren Sie den Speicherplatz für Ihr Team

Speicherplatzbereinigung

Wenn sich Ihr Team dem Speicherplatzlimit nähert, verwenden Sie das Reinigungstool zur Speicherplatzverwaltung, um die Speichernutzung zu überprüfen und Möglichkeiten zum Sparen von Speicherplatz zu ermitteln.

Mit dem Reinigungstool zur Speicherplatzverwaltung können Sie Dateien und Ordner anzeigen, sehen, wie viel Speicherplatz sie verwenden, und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen.

So verwalten Sie die Speicherplatzbereinigung:

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Tippen Sie neben dem Ordner, den Sie verwalten möchten, auf ☑ (weitere Optionen).
3. Klicken Sie auf Mehr.
4. Klicken Sie auf Speicherplatz verwalten.
5. Filtern Sie Inhalte nach Größte oder Letzte Aktivität.
6. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Inhalt, um Maßnahmen zu ergreifen:
   • Um den Inhalt zu löschen, klicken Sie auf Löschen.
   • Um den Inhalt in einem neuen Tab zu öffnen, klicken Sie auf ☑ (öffnen).

Erfahren Sie, wie Sie gelöschte Dateien und Ordner wiederherstellen.

Speicherplatz von entfernten Mitgliedern verwalten

Durch das Löschen von Teammitgliedern wird nicht sofort Speicherplatz freigegeben. Dateien und Backups bleiben erhalten, es sei denn, sie werden entfernt. Daher sollten Sie Folgendes tun:

• Übertragen Sie das Eigentumsrecht an Nutzerinhalten vor dem Löschen.
• Löschen Sie entfernte private Inhalte und Backups dauerhaft.

Erfahren Sie, wie Sie die Dateien gelöschter Teammitglieder verwalten.  

Führen Sie ein Upgrade durch oder fügen Sie mehr Speicherplatz hinzu

Wenn sich Ihr Team dem Speicherplatzlimit nähert, können Admins Folgendes tun:

• Aktualisieren Sie das Abo des Teams.
• Kaufen Sie zusätzlichen Speicherplatz.

Erfahren Sie, wie Sie mehr Speicherplatz erhalten.

So beheben Sie Probleme mit dem Speicherplatz

Um Probleme mit der Synchronisierung oder dem Festplattenspeicher zu beheben, können Sie Folgendes verwenden:

• Selektive Synchronisierung: Wählen Sie aus, welche Ordner lokal synchronisiert werden sollen.
• Nur-Online-Dateien: Speichern Sie Dateien nur in der Cloud.

Erfahren Sie, wie Sie Probleme mit dem Festplattenspeicher beheben.