Jak zarządzać zespołowym miejscem do przechowywania plików w Dropbox

Administratorzy zespołów mają dostęp do narzędzi, które pomagają monitorować, kontrolować i optymalizować wykorzystanie zespołowego miejsca do przechowywania plików w Dropbox.

Co wlicza się do wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania plików?

Wszystko, co znajduje się we współdzielonej przestrzeni zespołu, w tym foldery zespołu, foldery udostępnione, których zespół jest właścicielem, a także zawartość przechowywana w folderach członków zespołu, wlicza się do wykorzystania dostępnego zespołowego miejsca do przechowywania plików. Foldery zachowują się inaczej w zależności od ich właściciela i członków.

Przykład:

• Foldery zespołu wykorzystują zespołowe miejsce do przechowywania plików i nie wliczają się do limitu miejsca przydzielonego członkowi zespołu.
• Zewnętrzne foldery udostępnione wykorzystują miejsce do przechowywania plików Twojego zespołu, jeśli zostały dodane do przestrzeni Twojego zespołu w Dropbox.
• Foldery udostępnione należące do członków zespołu wykorzystują zespołowe miejsce do przechowywania plików i wliczają się do limitu miejsca przydzielonego danemu członkowi.
• Zawartość powiązana z usługami Replay i Backup, której właścicielem są członkowie zespołu, wykorzystuje zespołowe miejsce do przechowywania plików i wlicza się do limitu miejsca przydzielonego poszczególnym członkom.

Dowiedz się, jaki wpływ na wykorzystanie dostępnego miejsca mają foldery udostępnione.

Jak sprawdzić, ile miejsca do przechowywania plików wykorzystuje Twój zespół

Administratorzy mogą tworzyć, wyświetlać i pobierać raporty dotyczące wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania plików prezentujące wykorzystanie dostępnego miejsca przez zespół i poszczególnych jego członków.

Raport dotyczący wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania plików

Raport dotyczący wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania plików przedstawia, co wykorzystuje zespołowe miejsce do przechowywania plików, w tym:

• foldery zespołu i odpowiednie podfoldery zespołu;
• foldery prywatne członków (aktywnych, zawieszonych lub usuniętych);
• foldery zarchiwizowane i utworzone przez aplikację.
• ogólny przegląd folderów udostępnionych;
• wykorzystanie miejsca przez Dropbox Replay i Backup (o ile dotyczy).

Dowiedz się, jak utworzyć raport dotyczący wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania danych.
 

Raport dotyczący folderów zespołu

Raport dotyczący folderów zespołu przedstawia, co wykorzystuje zespołowe miejsce do przechowywania plików w folderach i podfolderach zespołu – zarówno aktywnych, jak i zarchiwizowanych. Zawiera również informacje o tym, którzy członkowie zespołu i użytkownicy zewnętrzni mają dostęp do folderów, oraz daty ostatniej modyfikacji.

Aby uzyskać dostęp do raportu dotyczącego folderów zespołu:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. W sekcji Produkty kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox.
4. Kliknij Zawartość.
5. Wybierz Eksportuj raport dotyczący folderów zespołu.
6. Poczekaj, aż zostanie wygenerowany plik CSV.
7. Otwórz raport z folderu Raporty Dropbox Business.
    

Raport dotyczący folderów udostępnionych

Ten raport koncentruje się na miejscu wykorzystywanym przez foldery udostępnione, które są wliczane do Twojego limitu, ale zawiera również więcej informacji dotyczących udostępniania i dostępu, w tym:

• Którzy członkowie zespołu mają zamontowane foldery udostępnione (z uwzględnieniem ścieżek montowania).
• Którzy członkowie zespołu i użytkownicy zewnętrzni mają dostęp do folderów.
• Daty ostatniej modyfikacji.
• Czy folder jest wewnętrzny, zewnętrzny czy osierocony.

Aby uzyskać dostęp do raportu dotyczącego folderów udostępnionych:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. W sekcji Produkty kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox.
4. Kliknij Zawartość.
   
5. Kliknij Eksportuj raport dotyczący folderów udostępnionych.
6. Wybierz Raport dotyczący folderów udostępnionych z dostępnych działań związanych z raportami.
7. Poczekaj, aż zostanie wygenerowany plik CSV.
8. Otwórz raport z folderu Raporty Dropbox Business.
    

Raporty dotyczące członków

Raporty dotyczące członków pokazują, do czego mają dostęp poszczególni członkowie zespołu i ile miejsca wykorzystują.

Dostępne są następujące raporty:

• Raport dotyczący danych członków zespołu: pokazuje wykorzystanie miejsca, limity i dostęp do plików w odniesieniu do poszczególnych członków.
• Raport dotyczący dostępu członków zespołu: pokazuje, do jakich folderów mają dostęp poszczególni członkowie.

Te raporty mogą pomóc wykryć przekroczenia limitów miejsca lub nietypowe wzorce dostępu.

Szczegóły dotyczące wykorzystania miejsca

Sekcja Szczegóły dotyczące wykorzystania miejsca na pulpicie konsoli administratora prezentuje przegląd w czasie rzeczywistym wykorzystania miejsca w folderach zespołu i przez członków zespołu.

Wykorzystanie dostępnego miejsca można wyświetlić wg następujących opcji:

• Foldery zespołu: wyświetla miejsce zajmowane przez poszczególne foldery zespołu. Interaktywny wykres pokazuje foldery, które zajmują najwięcej miejsca, a pozostałe grupuje w sekcji Inne. Możesz wyświetlić wszystkie foldery zespołu wymienione obok wykresu. Aby uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat miejsca zajmowanego przez poszczególne foldery zespołu, kliknij nazwę folderu na wykresie lub na liście obok.
• Historia wykorzystania: wyświetla całkowite miejsce wykorzystywane przez Twój zespół w czasie. Aby zobaczyć dokładną liczbę wykorzystanych TB oraz procent wykorzystanego miejsca wraz z datą i godziną odpowiadającą tym danym, umieść wskaźnik myszy na trendzie W czasie.
• Członek zespołu: wyświetla miejsce wykorzystywane przez poszczególnych członków zespołu. W sekcji Członek zespołu wyświetlanych jest 10 członków zespołu, którzy wykorzystują najwięcej miejsca. Kliknij Wyświetl wszystkich członków, aby wyświetlić wszystkich członków Twojego zespołu. Aby zobaczyć dokładną liczbę TB wykorzystywanych przez członka zespołu oraz jego limit dostępnego miejsca wraz z datą i godziną odpowiadającą tym danym, umieść wskaźnik myszy na imieniu i nazwisku członka zespołu.

Jak zarządzać limitami wykorzystania miejsca

Administratorzy zespołu mogą ustawić niestandardowe limity wykorzystania miejsca dla poszczególnych członków zespołu. Limity te dotyczą tylko własnych folderów członka zespołu i pomagają zapobiegać przypadkowym przekroczeniom limitu bez konieczności ograniczania współpracy.

Limity miejsca dla poszczególnych użytkowników

• Mają zastosowanie wyłącznie do folderów należących do tego członka zespołu.
• Nie mają zastosowania do folderów zespołu, folderów udostępnionych ani zawartości, która należy do osób spoza zespołu.
• Dzięki nim administratorzy mogą zarządzać miejscem bez polegania tylko na jednej puli współdzielonego zespołowego miejsca do przechowywania plików.

Ustawianie niestandardowego limitu miejsca dla wszystkich członków zespołu

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. W sekcji Produkty kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox.
4. Kliknij Ustawienia.
5. W sekcji Zawartość przewiń do opcji Przechowywanie.
6. Przełącz Limit miejsca dla członków na Włączony (utrzymaj synchronizację) lub Włączony (zatrzymaj synchronizację).
7. Wprowadź niestandardową wartość limitu za pomocą menu rozwijanego obok opcji Limit miejsca dla każdego członka.
8. Kliknij Zapisz.

Dowiedz się, jak ustawić limity wykorzystania miejsca dla folderów zespołu.

Edytowanie limitu miejsca dla członka zespołu

Administratorzy zespołu mogą aktualizować limity miejsca dla poszczególnych członków zespołu na karcie Członkowie. Zanim zaczniesz, upewnij się, że w konsoli administratora dla opcji Limit miejsca dla członka zespołu wybrano ustawienie Włączony (utrzymaj synchronizację) lub Włączony (zatrzymaj synchronizację).

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Członkowie.
4. Wybierz członka zespołu, którego ustawienia chcesz zmienić.
5. W kolumnie Wykorzystane miejsce kliknij ☑ (edytuj).
6. Wprowadź nową niestandardową wartość limitu.

Możesz również zmienić limit miejsca dla określonego członka zespołu, wybierając go bezpośrednio na karcie Członkowie i klikając Edytuj limit miejsca.

Dowiedz się, jak ograniczyć miejsce, z którego może korzystać członek zespołu w usłudze Dropbox.

Jak zoptymalizować miejsce do przechowywania plików dla Twojego zespołu

Porządkowanie miejsca

Jeśli Twój zespół zbliża się do limitu miejsca, możesz użyć narzędzia do porządkowania Zarządzaj miejscem, aby sprawdzić wykorzystanie miejsca i znaleźć sposoby, jak je zaoszczędzić.

W narzędziu do porządkowania Zarządzaj miejscem możesz wyświetlić pliki i foldery, zobaczyć, ile zajmują miejsca, a w razie potrzeby wykonać niezbędne czynności.

Aby uporządkować miejsce:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij ☑ (więcej opcji) obok folderu, którym chcesz zarządzać.
3. Kliknij Więcej.
4. Kliknij Zarządzaj miejscem.
5. Filtruj zawartość według Największego rozmiaru lub Ostatniej aktywności.
6. Umieść wskaźnik myszy na zawartości, na której chcesz wykonać działanie:
   • Aby usunąć zawartość, kliknij Usuń.
   • Aby otworzyć zawartość w nowej karcie, kliknij ☑ (otwórz).

Dowiedz się, jak odzyskać usunięte pliki i foldery.

Zarządzanie miejscem usuniętych członków

Usunięcie członków zespołu nie powoduje natychmiastowego zwolnienia miejsca. Pliki i kopie zapasowe pozostają, dopóki nie zostaną usunięte, dlatego zalecamy:

• Przenieść własność zawartości danego użytkownika przed jego usunięciem.
• Trwale skasować usuniętą zawartość prywatną i kopie zapasowe.

Dowiedz się, jak zarządzać plikami usuniętych członków zespołu.

Zmienić taryfę na wyższą lub dodać więcej miejsca

Jeśli zespół zbliża się do limitu miejsca, administratorzy mogą:

• Zmień taryfę zespołu na wyższą.
• Kup dodatkowe miejsce.

Dowiedz się, jak uzyskać więcej miejsca.

Jak rozwiązywać problemy z miejscem do przechowywania plików

Aby rozwiązać problemy z synchronizacją lub miejscem na dysku twardym, możesz skorzystać z następujących opcji:

• Synchronizacja wybiórcza: wybierz foldery do synchronizacji lokalnej.
• Pliki tylko online: przechowuj pliki tylko w chmurze.

Dowiedz się, jak rozwiązywać problemy z miejscem na dysku twardym.