Jak zarządzać zespołowym miejscem do przechowywania plików w Dropbox

Administratorzy zespołów mają dostęp do narzędzi, które pomagają monitorować, kontrolować i optymalizować wykorzystanie zespołowego miejsca do przechowywania plików w Dropbox.

Co wlicza się do wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania plików?

Wszystko, co znajduje się we współdzielonej przestrzeni zespołu, w tym foldery zespołu, foldery udostępnione, których zespół jest właścicielem, a także zawartość przechowywana w folderach członków zespołu, wlicza się do wykorzystania dostępnego zespołowego miejsca do przechowywania plików. Foldery zachowują się inaczej w zależności od ich właściciela i członków.

Przykład:

• Foldery zespołu wykorzystują zespołowe miejsce do przechowywania plików i nie wliczają się do limitu miejsca przydzielonego członkowi zespołu.
• Zewnętrzne foldery udostępnione wykorzystują miejsce do przechowywania plików Twojego zespołu, jeśli zostały dodane do przestrzeni Twojego zespołu w Dropbox.
• Foldery udostępnione należące do członków zespołu wykorzystują zespołowe miejsce do przechowywania plików i wliczają się do limitu miejsca przydzielonego danemu członkowi.
• Zawartość powiązana z usługami Replay i Backup, której właścicielem są członkowie zespołu, wykorzystuje zespołowe miejsce do przechowywania plików i wlicza się do limitu miejsca przydzielonego poszczególnym członkom.

Dowiedz się, jaki wpływ na wykorzystanie dostępnego miejsca mają foldery udostępnione.

Jak sprawdzić, ile miejsca do przechowywania plików wykorzystuje Twój zespół

Administratorzy zespołu mogą uzyskać dane analityczne na temat wykorzystania dostępnego miejsca przez ich zespoły lub członków zespołu na dwa sposoby:

• Eksplorator miejsca: interaktywna sekcja w konsoli administratora, która pokazuje, ile miejsca wykorzystuje Twój zespół i gdzie znajduje się zawartość.
• Raporty dotyczące miejsca: raporty dotyczące miejsca wykorzystywanego przez zespół zawierają informacje o tym, ile miejsca zajmują foldery zespołu, foldery udostępnione (wewnętrznie i z zewnątrz) oraz foldery osobiste.

Eksplorator miejsca

Eksplorator miejsca w panelu konsoli administratora prezentuje zestawienie wykorzystania zespołowego miejsca do przechowywania plików, w tym:

• Foldery członków zespołu: pliki należące do członków zespołu i przechowywane w ich osobistej przestrzeni Space  
• Foldery zespołu: pliki przechowywane w folderach zespołu
• Foldery udostępnione wewnętrznie: foldery udostępnione przez członków Twojego zespołu
• Foldery udostępnione z zewnątrz: foldery udostępnione Twojemu zespołowi przez osoby spoza zespołu 
• Oddzielone foldery udostępnione: foldery udostępnione bez przypisanego właściciela, które nadal wykorzystują zespołowe miejsce do przechowywania plików (na przykład gdy właściciel został zdezaktywowany).
• Usunięci członkowie: zawartość powiązana z usuniętymi członkami zespołu, która nadal wykorzystuje zespołowe miejsce do przechowywania plików
• Replay: miejsce zajmowane przez Dropbox Replay (wyświetlane tylko w przypadku zespołów, które korzystają z Dropbox Replay)
• Inne: wszelka inna zawartość wliczająca się do miejsca wykorzystywanego przez Twój zespół

To interaktywne zestawienie pokazuje, ile miejsca wykorzystywane jest przez poszczególne kategorie, zarówno liczbowo, jak i jako procent wykorzystanego miejsca dostępnego dla zespołu. Możesz kliknąć konkretne kategorie, aby wyświetlić powiązaną zawartość, sprawdzić, kto jest jej właścicielem i ile miejsca zajmują poszczególne pozycje.

Możesz również kliknąć foldery członków zespołu i foldery zespołu, aby przeglądać oraz zarządzać podfolderami i zawartością zespołu. W pozostałych kategoriach, np. w folderach udostępnionych wewnętrznie, możesz zobaczyć tylko pierwszy poziom folderów. 

Bezpośrednio z poziomu „Eksploratora miejsca” możesz także wygenerować raport dotyczący folderów zespołu i folderów udostępnionych.

Raporty dotyczące miejsca wykorzystywanego przez członków i foldery

Administratorzy mogą tworzyć, wyświetlać i pobierać raporty, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak ich zespół oraz poszczególni jego członkowie wykorzystują miejsce do przechowywania plików.

Więcej informacji na temat tworzenia raportów dotyczących folderów zespołu, folderów udostępnionych i członków zespołu.

Jak zarządzać limitami wykorzystania miejsca

Administratorzy zespołu mogą ustawić niestandardowe limity wykorzystania miejsca dla poszczególnych członków zespołu. Limity te dotyczą tylko własnych folderów członka zespołu i pomagają zapobiegać przypadkowym przekroczeniom limitu bez konieczności ograniczania współpracy.

Limity miejsca dla poszczególnych użytkowników

• Mają zastosowanie wyłącznie do folderów należących do tego członka zespołu.
• Nie mają zastosowania do folderów zespołu, folderów udostępnionych ani zawartości, która należy do osób spoza zespołu.
• Dzięki nim administratorzy mogą zarządzać miejscem bez polegania tylko na jednej puli współdzielonego zespołowego miejsca do przechowywania plików.

Ustawianie niestandardowego limitu miejsca dla wszystkich członków zespołu

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. W sekcji Produkty kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox.
4. Kliknij Ustawienia.
5. W sekcji Zawartość przewiń do opcji Przechowywanie.
6. Przełącz Limit miejsca dla członków na Włączony (utrzymaj synchronizację) lub Włączony (zatrzymaj synchronizację).
7. Wprowadź niestandardową wartość limitu za pomocą menu rozwijanego obok opcji Limit miejsca dla każdego członka.
8. Kliknij Zapisz.

Dowiedz się, jak ustawić limity wykorzystania miejsca dla folderów zespołu.

Edytowanie limitu miejsca dla członka zespołu

Administratorzy zespołu mogą aktualizować limity miejsca dla poszczególnych członków zespołu na karcie Członkowie. Zanim zaczniesz, upewnij się, że w konsoli administratora dla opcji Limit miejsca dla członka zespołu wybrano ustawienie Włączony (utrzymaj synchronizację) lub Włączony (zatrzymaj synchronizację).

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij Członkowie.
4. Wybierz członka zespołu, którego ustawienia chcesz zmienić.
5. W kolumnie Wykorzystane miejsce kliknij ☑ (edytuj).
6. Wprowadź nową niestandardową wartość limitu.

Możesz również zmienić limit miejsca dla określonego członka zespołu, wybierając go bezpośrednio na karcie Członkowie i klikając Edytuj limit miejsca.

Dowiedz się, jak ograniczyć miejsce, z którego może korzystać członek zespołu w usłudze Dropbox.

Jak zoptymalizować miejsce do przechowywania plików dla Twojego zespołu

Porządkowanie miejsca

Jeśli Twój zespół zbliża się do limitu miejsca, możesz użyć narzędzia do porządkowania Zarządzaj miejscem, aby sprawdzić wykorzystanie miejsca i znaleźć sposoby, jak je zaoszczędzić.

W narzędziu do porządkowania Zarządzaj miejscem możesz wyświetlić pliki i foldery, zobaczyć, ile zajmują miejsca, a w razie potrzeby wykonać niezbędne czynności.

Aby uporządkować miejsce:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij ☑ (więcej opcji) obok folderu, którym chcesz zarządzać.
3. Kliknij Więcej.
4. Kliknij Zarządzaj miejscem.
5. Filtruj zawartość według Największego rozmiaru lub Ostatniej aktywności.
6. Umieść wskaźnik myszy na zawartości, na której chcesz wykonać działanie:
   • Aby usunąć zawartość, kliknij Usuń.
   • Aby otworzyć zawartość w nowej karcie, kliknij ☑ (otwórz).

Dowiedz się, jak odzyskać usunięte pliki i foldery.

Zarządzanie miejscem usuniętych członków

Usunięcie członków zespołu nie powoduje natychmiastowego zwolnienia miejsca. Pliki i kopie zapasowe pozostają, dopóki nie zostaną usunięte, dlatego zalecamy:

• Przenieść własność zawartości danego użytkownika przed jego usunięciem.
• Trwale skasować usuniętą zawartość prywatną i kopie zapasowe.

Dowiedz się, jak zarządzać plikami usuniętych członków zespołu.

Zmienić taryfę na wyższą lub dodać więcej miejsca

Jeśli zespół zbliża się do limitu miejsca, administratorzy mogą:

• Zmień taryfę zespołu na wyższą.
• Kup dodatkowe miejsce.

Dowiedz się, jak uzyskać więcej miejsca.

Jak rozwiązywać problemy z miejscem do przechowywania plików

Aby rozwiązać problemy z synchronizacją lub miejscem na dysku twardym, możesz skorzystać z następujących opcji:

• Synchronizacja wybiórcza: wybierz foldery do synchronizacji lokalnej.
• Pliki tylko online: przechowuj pliki tylko w chmurze.

Dowiedz się, jak rozwiązywać problemy z miejscem na dysku twardym.