Jak utworzyć raport miejsca zespołu

Raporty dotyczące wykorzystywanego miejsca dają zespołom wgląd w to, jakiego typu treści wykorzystują ich miejsce. Raport pokazuje, ile informacji jest przechowywanych w:

• Foldery zespołu
• Foldery współdzielone (wewnętrzne lub zewnętrzne)
• Foldery prywatne

Kto może utworzyć raport miejsca zespołu?

Takie raporty mogą tworzyć: 

• Administratorzy zespołu 
• Administratorzy zarządzający użytkownikami
• Administratorzy raportów 
• Administratorzy bezpieczeństwa

Co zawiera raport miejsca zespołu?

Raport dotyczący miejsca zespołu zawiera listę z wierszami dla poszczególnych folderów. Obejmuje następujące elementy: 

• Ścieżka: ścieżka folderu w każdym wierszu. Poziom szczegółowości zależy od typu folderu.
• Typ folderu: ta kolumna opisuje różne typy folderów:
  • Foldery zespołu: to foldery znajdujące się w obszarze zespołu. Widoczna będzie tylko ścieżka główna folderu zespołu.
  • Podfoldery zespołu: to podfoldery należące do określonego folderu zespołu, które są udostępnione innej grupie użytkowników.
  • Foldery z ograniczeniami: to foldery, do których dostęp został ograniczony do określonych osób.
  • Foldery udostępnione: mogą być własnością wewnętrzną lub zewnętrzną. Zewnętrzne foldery udostępnione są uwzględnione w tym raporcie tylko wtedy, gdy zostały dodane do konta Dropbox Twojego zespołu. Jeśli folder będący własnością zewnętrzną nie został dodany do konta Dropbox Twojego zespołu, nie jest on wliczany do miejsca i nie jest uwzględniany. Zobaczysz katalog główny najwyższego poziomu folderu, który został udostępniony. 
    • Uwaga: Każdy podfolder w folderze współdzielonym zespołu ma swój własny wiersz. Oznacza to, że w raporcie te foldery i ich zawartość nie znajdują się w wierszu głównego folderu zespołu. Całkowity rozmiar folderu zespołu obejmuje wszystko, co znajduje się w tym folderze i wszystkich jego udostępnionych podfolderach.
  • Zawartość prywatna:  to osobiste miejsce członków zespołu. Ścieżka będzie nazwą członka zespołu. Obejmie to wszystkie pliki dodane do ich osobistej przestrzeni i miejsce z kopii zapasowej Dropbox, jeśli włączono tę funkcję.
  • Zawieszona prywatna zawartość: ta prywatna przestrzeń należy do zawieszonych członków zespołu.
  • Foldery piaskownicy aplikacji: foldery utworzone przez integracje innych firm lub za pomocą interfejsu API Dropbox.
  • Zarchiwizowane foldery zespołu: foldery, które zostały zarchiwizowane, ale nadal są wliczane do limitu miejsca. 
  • Usunięta prywatna zawartość: foldery prywatne usuniętych członków, których miejsce nie zostało jeszcze przeniesione do innego członka zespołu. Zawartość ta nadal wlicza się do miejsca zespołu.
• Rozmiar (w MB): ilość danych w tej ścieżce. Po zsumowaniu każdego wiersza w tym folderze otrzymamy pełną ilość aktualnie używanego limitu miejsca.
• Właściciel folderu: kolumna opisuje, kto jest właścicielem folderu w tym wierszu. 
  • W przypadku folderów prywatnych wyświetlany będzie adres e-mail członka zespołu. Raport pokazuje tylko prywatny folder członka, dla którego uruchomiono raport. 
  • W przypadku folderów zespołu będzie wyświetlany komunikat „Należące do zespołu”.
  • W przypadku folderów udostępnionych, które znajdują się w folderach zespołu, będzie również wyświetlany komunikat „Należące do zespołu”. 
  • W przypadku folderów udostępnionych, które są zewnętrzne w stosunku do zespołu, będzie to adres e-mail osoby, która udostępniła folder zespołowi. 
• Liczba plików: kolumna określa liczbę plików znajdujących się w tej ścieżce. 

Jak utworzyć raport miejsca zespołu

Aby wyeksportować dane miejsca zespołu jako plik .csv bezpośrednio z konsoli administratora:

1. Zaloguj się w witrynie dropbox.com przy użyciu danych logowania administratora.
2. Kliknij Konsola administratora.
3. Kliknij menu rozwijane obok pozycji Dropbox w sekcji Produkty.
4. Kliknij Zawartość na lewym pasku bocznym.
5. Kliknij Eksportuj raport dotyczący miejsca po prawej stronie. 
6. Kliknij Rozpocznij eksport.

Wygenerowany raport pojawi się w folderze Dropbox o nazwie „Raporty Dropbox Business”. Będzie on nosił nazwę „RRRR-MM-DD/Nazwa zespołu/Raport dotyczący miejsca zespołu”. Nikt inny nie będzie miał dostępu do raportu, chyba go udostępnisz. Gdy raport będzie gotowy, otrzymasz również wiadomość e-mail.
 

Dlaczego ilości wykorzystywanego miejsca wyświetlane w konsoli administratora i w innych widokach różnią się od siebie? Czy dane przekazywane są z opóźnieniem?

Dane dotyczące wykorzystania miejsca wyświetlane w poszczególnych sekcjach konsoli administratora mogą się od siebie różnić. Może to być spowodowane różnymi czasami synchronizacji lub przetwarzania danych. Na przykład raporty generowane w konsoli administratora mogą nie odzwierciedlać danych w czasie rzeczywistym, co może prowadzić do tymczasowych rozbieżności.

Aby uzyskać najdokładniejsze i najbardziej aktualne dane dotyczące miejsca:

• Regularnie odświeżaj konsolę administratora przed wygenerowaniem raportów.
• Po zaistnieniu znaczących zmian (takich jak przesłanie lub usunięcie dużych plików) odczekaj pewien czas, aby system mógł zaktualizować wszystkie dane.