如何创建团队存储空间报告

已更新 Jan 10, 2024
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本文介绍的功能适用于特定类型的 Dropbox 团队帐户管理员。

团队存储空间报告可帮助团队了解哪些内容占用了团队的存储空间限额。该报告显示了在以下位置中保存的信息量:

  • 团队文件夹
  • 共享文件夹(内部或外部)
  • 私人文件夹
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注意:只有将外部拥有的内容添加到团队的 Dropbox 帐户后,才会占用团队的存储空间使用情况。

谁可以创建团队存储空间报告?

以下管理员可以生成此类报告:

  • 团队管理员
  • 用户管理员
  • 报告管理员
  • 安全管理员

团队存储空间报告中包含哪些内容?

团队存储空间报告包含每个文件夹的单行。显示如下:

  • 路径:这是每行中文件夹的路径。路径的详细程度因文件夹类型而异。
  • 文件夹类型:此列描述的是文件夹的类型:
    • 团队文件夹:您只能看到团队文件夹的根路径。
    • 共享文件夹:这些共享文件夹可以由内部拥有,也可以由外部拥有。只有将外部拥有的共享文件夹添加到您团队的 Dropbox 帐户后,这些文件夹才会包含在此报告中。如果未将外部拥有的文件夹添加到团队的 Dropbox 帐户,则该文件夹不会计入您的存储空间,也不会包含在此报告中。您将看到共享的文件夹的顶级根目录。
      • 注意:共享团队文件夹中的每个子文件夹都有自己的行。这意味着这些文件夹及其内容不在报表的根团队文件夹行中。团队文件夹的总大小包括该文件夹中包含的所有内容及其所有共享子文件夹。
    • 私人内容:这些是您的团队成员的个人空间。路径将是团队成员的名字。这包括他们添加到个人空间的所有文件,以及 Dropbox Backup 中的任何存储空间(如果他们启用了该功能)。
    • 已暂停的私人内容:这些私人空间属于已暂停的团队成员。
    • 应用沙盒文件夹:这些文件夹由第三方集成或使用 Dropbox API 创建。
    • 已存档的团队文件夹:这些文件夹已存档,但仍计入您的存储空间。
    • 已删除的私人内容:这些私人文件夹属于已删除的成员,其存储空间尚未转让给其他团队成员。这些内容仍会占用团队的存储空间。
  • 大小(以 MB 为单位):这是此路径中包含的数据量。将此文件夹中的每一行相加即可获得当前正在使用的全部存储空间限额。
  • 文件夹所有者:此列描述谁拥有此行中的文件夹。
    • 对于私人文件夹,它显示团队成员的电子邮件地址。该报表仅显示为其运行报表的成员的专用文件夹。
    • 对于团队文件夹,将显示“由团队拥有”。
    • 对于团队文件夹内的共享文件夹,也会显示“由团队拥有”。
    • 对于团队外部的共享文件夹,显示与您的团队共享该文件夹的人员的电子邮件地址。
  • 文件数:此列显示此路径中包含的文件数。

如何创建团队存储空间报告

要直接在管理员控制台中将团队存储数据导出为 .csv 文件,请执行以下操作:

  1. 使用管理员凭据登录 dropbox.com。
  2. 单击管理员控制台
  3. 单击内容
  4. 单击右侧的导出团队存储空间
  5. 单击开始导出

报告生成后将显示在名为“Dropbox 商务版报告”的 Dropbox 文件夹中。文件名为“YYYY-MM-DD/Team Name/Team Storage Report”。除非您与他人共享,否则只有您才能访问该报告。系统会在报告准备就绪时向您发送电子邮件通知。

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注意:对于大型团队,该报告可能需要一段时间才能生成完毕。如果一小时后仍未收到报告,请尝试再次生成报告。

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