Crear un informe de almacenamiento del equipo

Los informes de almacenamiento del equipo ayudan a los equipos a comprender qué contenido ocupa el espacio disponible del equipo. En estos informes se muestra cuánta información se almacena en estos tipos de carpetas:

• Carpetas del equipo
• Carpetas compartidas (internas o externas)
• Carpetas privadas

¿Quién puede crear un informe de almacenamiento del equipo?

Los siguientes tipos de administradores pueden generar este tipo de informe: 

• Administradores de equipos 
• Administradores de gestión de usuarios
• Administradores de informes 
• Administradores de seguridad

¿Qué incluye un informe de almacenamiento del equipo?

El informe de almacenamiento del equipo incluye una sola fila para cada carpeta. En este informe se muestra lo siguiente: 

• Ruta: Esta es la ruta de acceso de la carpeta en cada fila. El nivel de detalle que verás en la ruta variará según el tipo de carpeta.
• Tipo de carpeta: Esta columna describe el tipo de carpeta. Los diferentes tipos de carpetas son los siguientes:
  • Carpetas del equipo: Para este tipo de carpetas, solo verás la ruta raíz.
  • Carpetas compartidas: Estas carpetas compartidas pueden ser de propiedad interna o externa. Las carpetas compartidas de propiedad externa solo se incluyen en este informe si se agregaron a la cuenta de Dropbox de tu equipo. Si no se han agregado a la cuenta de Dropbox de tu equipo, no afectan el espacio de almacenamiento y no se incluyen en este informe. En este caso, verás la raíz de primer nivel de la carpeta que se compartió. 
    • Nota: Cada subcarpeta dentro de una carpeta de equipo que se compartió tiene su propia fila. Esto significa que esas carpetas y su contenido no están en la fila de la carpeta raíz del equipo en el informe. Si sumas el tamaño de la carpeta del equipo y el tamaño de todas sus subcarpetas compartidas, el resultado equivale a la cantidad total de datos dentro de esa carpeta del equipo.
  • Carpetas privadas: Son los espacios personales de los miembros de tu equipo. La ruta será el nombre del miembro del equipo. Esto incluirá todos los archivos que hayan agregado a su espacio personal, incluido cualquier almacenamiento de Dropbox Backup si habilitaron esa característica.
  • Carpetas de espacio aislado de aplicaciones: Estas son carpetas creadas por integraciones de terceros o mediante la API de Dropbox.
  • Carpetas de equipo archivadas: son carpetas que se archivaron, pero que aún se toman en cuentan en tu almacenamiento. 
  • Carpetas privadas eliminadas: Son carpetas privadas de miembros eliminados cuyo almacenamiento todavía no se transfiere a otro miembro del equipo. Este contenido también se tiene en cuenta en el almacenamiento de tu equipo.
• Tamaño (en MB): Es la cantidad de datos contenidos en esta ruta. Si sumas cada fila de esta carpeta, obtendrás la cantidad total de almacenamiento que se está utilizando actualmente.
• Propietario de la carpeta: Esta columna describe quién es el propietario de la carpeta en esta fila. 
  • En cuanto a las carpetas privadas, se mostrará la dirección de correo electrónico del miembro del equipo. La única carpeta que aparecerá en este informe es la carpeta privada del miembro del equipo sobre el cual hayas generado el informe. 
  • En el caso de las carpetas del equipo, se mostrará la leyenda "Propiedad del equipo".
  • En el caso de las carpetas compartidas que están dentro de las carpetas del equipo, también se mostrará la leyenda “propiedad del equipo”. 
  • En cuanto a las carpetas compartidas que sean externas al equipo, se mostrará la dirección de correo electrónico de la persona que compartió la carpeta con tu equipo. 
• Número de archivos: Esta columna incluye el número de archivos contenidos en esta ruta. 

Crear un informe de almacenamiento del equipo

Para exportar los datos de almacenamiento del equipo como archivo .csv directamente desde la consola de administración, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en la Consola de administración.
3. Haz clic en Contenido. 
4. Haz clic en Exportar almacenamiento del equipo a la derecha. 
5. Haz clic en Iniciar exportación.

Una vez generado, el informe aparecerá en tu carpeta de Dropbox denominada “Informes de Dropbox Business”. Se llamará "DD‑MM‑AAAA/nombre del equipo/informe de almacenamiento del equipo". Tendrás el acceso exclusivo al informe, a menos que lo compartas. Cuando el informe esté listo, recibirás un correo electrónico.