Crear un informe de datos de los miembros

Los informes de datos de los miembros muestran la cantidad de información a la que tiene acceso cada miembro del equipo, así como cuánto espacio de almacenamiento están utilizando. El informe incluye una lista con una sola fila para cada miembro del equipo. 

¿Quién puede crear un informe de datos de los miembros?

Los siguientes tipos de administradores pueden generar este tipo de informe: 

• Administradores de equipos 
• Administradores de gestión de usuarios
• Administradores de informes 
• Administradores de seguridad

¿Qué se incluye en un informe de datos de los miembros?

El informe de datos de los miembros incluye columnas para cada uno de estos datos:

• Nombre
• Apellido
• Dirección de correo electrónico
• Rol: Si la persona es un administrador, en la columna aparecerá el tipo de rol de administrador específico que desempeña, como “Administrador de cumplimiento normativo”. Si la persona no es un administrador, aquí dirá simplemente “Miembro”.
• Estado: Los distintos estados son activo, invitado, eliminado o suspendido.
• Uso (en MB): Esta información se actualiza cada 8 horas y muestra la cantidad de datos que está usando un miembro, lo que incluye archivos personales, uso de copias de seguridad y carpetas agregadas desde equipos externos.
  • Nota: Es posible que la suma de este número para cada miembro no equivalga a la capacidad total de almacenamiento. Esto se debe a que, si varios miembros agregan la misma carpeta externa a su carpeta personal, la carpeta externa se contabiliza solo una vez dentro del espacio de almacenamiento, pero aparece entre los datos usados de cada miembro en el informe.
• Límite de espacio: Límite de espacio otorgado al miembro por el administrador del equipo.
• Fecha de incorporación: Fecha en la que el miembro se unió al equipo.
• Fecha de invitación: Fecha en la que se invitó al miembro a unirse por primera vez. Esta fecha se muestra únicamente si la invitación continúa pendiente.
• Grupos administrados por la empresa: Aquí se muestran todos los grupos administrados por la empresa de los que forma parte el miembro.
• Grupos administrados por usuarios: Aquí se muestran los grupos a los que pertenece el miembro que son administrados por usuarios.
• Verificación de dos pasos: Si se requiere o no.
• Volumen de datos a los que tiene acceso el miembro: Cantidad total de datos a los que tiene acceso el miembro. Este parámetro no refleja su uso de los datos.
• Número total de archivos a los que tiene acceso el miembro: Cantidad total de archivos a los que tiene acceso el miembro tanto de fuentes internas como externas.
• Número de archivos personales que tiene el miembro: Cantidad de archivos que tiene el miembro en su carpeta personal.
• Número de carpetas de equipo de primer nivel a las que tiene acceso el miembro: Cantidad de carpetas de equipo de primer nivel a las que tiene acceso el miembro.
• Número de carpetas compartidas de personas externas a las que tiene acceso el miembro: Cantidad de carpetas compartidas de equipos o usuarios externos a las que el miembro tiene acceso.
• Número de carpetas compartidas de personas internas a las que tiene acceso el miembro: Cantidad de carpetas compartidas internamente a las que el miembro tiene acceso.

Crear un informe de datos de los miembros

Para exportar los datos de los miembros en un archivo .csv, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Miembros en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en “…” (puntos suspensivos) y luego en Más opciones. 
5. Haz clic en Exportar datos de miembros.
6. Haz clic en Iniciar exportación.

Una vez generado, el informe aparecerá en tu carpeta de Dropbox denominada “Informes de Dropbox Business” con el nombre “AAAA-MM-DD/Nombre del equipo/Datos de los miembros”. Tú tendrás el acceso exclusivo al informe, a menos que lo compartas. Cuando el informe esté listo, recibirás un correo electrónico.