如何建立成員資料報告

已更新 Feb 27, 2024
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本文介紹的功能開放特定類型的 Dropbox Business 和 Business Plus 帳戶管理員使用。

成員資料報告會顯示每位團隊成員有權存取的資料量,以及目前使用的儲存空間。報告中包含一份清單,分列顯示每位成員的資料。

誰可以建立成員資料報告?

下列管理員可以產生這類型的報告:

  • 工作團隊管理員
  • 使用者管理員
  • 報告管理員
  • 安全性管理員

成員資料報告中包含哪些資料?

成員資料報告中的各欄包含每位成員的以下資訊:

  • 名字
  • 姓氏
  • 電子郵件地址
  • 身分:若為管理員,此欄會顯示特定的管理員身分,例如「法規遵循管理員」。若不是管理員,則會顯示「成員」。
  • 狀態:有效、受邀、已刪除或停權狀態。
  • 使用量 (MB):每 8 小時更新一次,顯示成員目前使用的資料量,包含個人檔案、備份資料使用量和來自外部團隊的資料夾。
    • 請注意:將每位成員的使用量加總,不一定會等於總儲存空間。如果有多位成員將同樣的外部資料夾加入自己的個人資料夾,系統只會計算一次占用的空間,不過在這份報告中,會分別計入每位成員的資料使用量。
  • 儲存空間上限:團隊管理員授予成員的儲存空間上限。
  • 加入日期:成員加入團隊的日期。
  • 邀請日期:成員最初受邀的日期,只會在邀請尚待回覆時顯示。
  • 公司管理的群組:列出成員所屬由組織管理的群組。
  • 使用者管理的群組:列出成員所屬由成員管理的群組。
  • 兩步驟驗證:註明是否要求使用此機制。
  • 成員有權存取的資料量:顯示成員擁有存取權限的總資料量,不代表實際的資料使用量。
  • 成員有權存取的檔案總數:成員擁有存取權限的內部和外部檔案總數。
  • 成員的個人檔案數:成員個人資料夾中的檔案數。
  • 成員有權存取的根團隊資料夾數:成員擁有存取權限的根團隊資料夾數。
  • 成員有權存取的外部共享資料夾數:成員擁有存取權限且來自外部團隊/使用者的共享資料夾數。
  • 成員有權存取的內部共享資料夾數:成員擁有存取權限的內部共享資料數。
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請注意:根據團隊的實際設定,報告中可能會包含其他項目。

如何建立成員資料報告:

如要將成員資料匯出為 .csv 檔,請依照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 按一下 [成員]
  4. 按一下右側的 [匯出成員資料]
  5. 按一下 [開始匯出]

產生的報告會顯示在您 Dropbox 帳戶的「Dropbox Business 報告」資料夾中,檔名格式為「年-月-日/團隊名稱/成員資料」。只有您本人和分享對象可以存取這份報告。報告建立好後,我們也會寄信通知您。

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注意: 如為大型團隊,產生報告可能需要一點時間。如果您在一個小時後沒有收到報告,請嘗試重新產生報告。

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