如何建立成員資料報告

已更新 Nov 03, 2023
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本文介紹的功能僅開放特定類型的 Dropbox 工作團隊帳戶管理員使用。

成員存取權限報告會顯示個別團隊成員可以存取的路徑,讓管理員瞭解成員對於儲存空間的使用模式。報告內容是針對單一成員。

誰可以建立成員存取權限報告?

特定類型的管理員可以直接從管理員主控台將成員存取權限報告匯出為 .csv 檔。下列管理員可以產生這類型的報告:

  • 工作團隊管理員
  • 使用者管理員
  • 報告管理員
  • 安全性管理員

成員存取權限報告中包含哪些資料?

成員存取權限報告包含以下幾個資料欄:

  • 路徑:每列資料夾的路徑。根據資料夾類型不同,您在路徑中看到的資料詳細程度也會不同。
  • 資料夾類型:此欄會顯示資料夾的類型。資料夾分為以下幾種類型:
    • 團隊資料夾:如果是團隊資料夾,您只會看到團隊資料夾的根路徑。
    • 共享資料夾:包含屬於內部成員和外部人員的共享資料夾。屬於外部人員的共享資料夾只有在已加入工作團隊 Dropbox 帳戶的情況下,才會列入報告中。您會看到共享資料夾的頂層根路徑。
    • 個人資料夾:團隊成員的個人空間,路徑為團隊成員的名稱。
  • 內部或外部:說明資料夾是屬於內部成員或外部人員所有。若資料夾屬於外部人員所有,表示擁有者並非您 Dropbox 工作團隊的成員。
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請注意:若將篩選條件設為 [否],系統會列出所有屬於外部人員的共享資料夾。

  • 資料夾擁有者: 此欄會顯示該列資料夾的擁有者。 
    • 如果是個人資料夾,會顯示擁有資料夾之團隊成員的電子郵件地址。在這份報告中,只有報告所分析的那位團隊成員擁有的個人資料夾,才會顯示在這裡。
    • 團隊資料夾和內部成員擁有的共享資料夾都會顯示為「由工作團隊擁有」。
    • 如果是外部人員擁有的共享資料夾,會顯示與工作團隊共享資料夾之使用者的電子郵件地址。
  • 大小 (單位為 MB):該路徑所包含的資料大小。
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請注意:這份報告是關於該成員可存取的資料,所以此欄的數字並不代表該名使用者占用的團隊儲存空間額度。

  • 檔案數量: 此欄會顯示路徑中包含的檔案數量。 

如何建立成員資料報告

如要將成員存取權限資料匯出為 .csv 檔,請依照以下步驟操作:

  1. 以管理員帳號密碼登入 dropbox.com。
  2. 按一下 [管理員主控台]。
  3. 點選左側邊欄中的「成員」。
  4. 按一下個別使用者旁邊的工具圖示。
  5. 按一下 [建立存取權限報告]。

產生的報告會顯示在您 Dropbox 帳戶的「Dropbox 企業報告」資料夾中,檔名格式為「年-月-日/成員名稱/存取權限詳細報告」。只有您本人和分享對象可以存取這份報告。報告建立好後,我們也會寄信通知您。

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注意: 如為大型團隊,產生報告可能需要一點時間。如果您在一個小時後沒有收到報告,請嘗試重新產生報告。

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