Så skapar du en medlemsåtkomstrapport

Medlemsåtkomstrapporter kan hjälpa administratörer att identifiera mönster med medlemmars lagringsutrymme genom att visa vilka sökvägar enskilda teammedlemmar har åtkomst till. Den här rapporten körs på en enda medlem.

Vem kan skapa en medlemsåtkomstrapport?

Vissa typer av administratörer kan exportera medlemsåtkomstrapporter som en .csv-fil direkt från adminkonsolen. Följande administratörer kan generera denna typ av rapport: 

• Teamadministratörer 
• Administratör för användarhantering
• Rapporterande administratörer 
• Säkerhetsadministratörer

Vad ingår i en medlemsåtkomstrapport?

Medlemsåtkomstrapporten innehåller en kolumn för vart och ett av följande: 

• Sökväg: Det här är sökvägen till mappen i varje rad. Detaljnivån du ser i sökvägen varierar beroende på mapptyp.
• Mapptyp: Den här kolumnen beskriver typ av mapp. De olika mapptyperna är:
  • Teammappar – För teammappar ser du bara rotsökvägen för den teammappen.
  • Delade mappar – Dessa delade mappar kan ägas internt eller externt. Externt ägda delade mappar ingår endast i den här rapporten om de har lagts till i teamets Dropbox-konto. Du ser roten på den högsta nivån i mappen som delades.
  • Privata mappar – Det här är dina teammedlemmars personliga lagringsutrymmen. Sökvägen är teammedlemmens namn.
• Intern eller extern: Här beskrivs om mappen ägs internt eller externt. Externt ägda mappar ägs av någon utanför Dropbox-teamet.

• Mappägare: Den här kolumnen beskriver vem som äger mappen i den här raden. 
  • Privata mappar visar mejladressen till teammedlemmen som äger mappen. Den enda av dessa som visas i den här rapporten är den privata mappen för teammedlemmen du har kört rapporten för. 
  • Teammappar och internt ägda delade mappar visas som ”Ägs av teamet”. 
  • Externt ägda delade mappar visar mejladressen till personen som delade mappen med teamet. 
• Storlek (i MB): Det här är mängden data som finns i den här sökvägen.

Varför skiljer sig lagringsnumren mellan adminkonsolen och andra vyer? Finns det fördröjningar i rapporteringen?

Lagringsvärden kan variera mellan olika delar av adminkonsolen på grund av synkroniseringsintervall och databehandlingstider. Till exempel kanske rapporter som genereras i adminkonsolen inte återspeglar realtidsdata, vilket leder till tillfälliga avvikelser.

För att få den mest exakta och uppdaterade lagringsinformationen:

• Uppdatera adminkonsolen regelbundet innan du genererar rapporter.
• Tillåt en viss tid efter betydande dataändringar (som stora filuppladdningar eller raderingar) för systemet att uppdatera alla mätvärden konsekvent.

• Antal filer: Den här kolumnen visar antalet filer som finns i den här sökvägen. 

Så skapar du en medlemsåtkomstrapport

Exportera medlemsåtkomstdata som en .csv-fil:

1. Logga in på dropbox.com med autentiseringsuppgifterna som administratör.
2. Klicka på Adminkonsolen.
3. Klicka på Medlemmar i sidomenyn till vänster. 
4. Klicka på ”…” (ellips) bredvid en enskild användare.
5. Klicka på Skapa åtkomstrapport. 
6. Klicka på Starta export.

När den har skapats visas rapporten i Dropbox-mappen som heter ”Dropbox Business-rapporter”. Det kommer att heta ”DD-MM-ÅÅÅÅ/Medlemsnamn/Åtkomstinformationsrapport”. Ingen annan har åtkomst till den om du inte delar den. Du får även ett mejl när rapporten är klar.