Een rapport met ledengegevens maken

Met behulp van ledentoegangsrapporten kunnen beheerders patronen identificeren in de manier waarop leden materiaal opslaan, door na te gaan tot welke paden individuele teamleden toegang hebben. Er wordt per lid een rapport gegenereerd.

Wie kan een ledentoegangsrapport genereren?

Bepaalde typen beheerders kunnen ledentoegangsrapporten exporteren als een .csv- bestand, direct vanuit de beheerconsole. De volgende beheerders kunnen dit type rapport genereren: 

• Teambeheerders 
• Beheerders van gebruikersbeheer
• Rapportagebeheerders 
• Beveiligingsbeheerders

Wat staat er in een ledentoegangsrapport?

Het ledentoegangsrapport bevat een kolom voor elk van de volgende zaken: 

• Pad: dit is het pad van de map in elke rij. Hoe gedetailleerd het pad is dat wordt weergegeven, verschilt per maptype.
• Maptype: in deze kolom wordt het type map beschreven. De verschillende maptypen zijn:
  • Teammappen: voor teammappen zie je alleen het hoofdpad van die teammap.
  • Gedeelde mappen: deze gedeelde mappen kunnen intern of extern eigendom zijn. Gedeelde mappen die extern eigendom zijn, worden alleen in dit rapport opgenomen als ze zijn toegevoegd aan het Dropbox-account van je team. Je ziet de hoofdmap op het hoogste niveau van de map die is gedeeld.
  • Privémappen: dit zijn de persoonlijke ruimtes van je teamleden. Het pad is de naam van het teamlid.
• Intern of extern: hier wordt weergegeven of de map intern of extern eigendom is. Externe mappen zijn eigendom van iemand buiten je Dropbox-team.

• Mapeigenaar: in deze kolom wordt beschreven wie de eigenaar is van de mappen in deze rij. 
  • Voor privémappen wordt het e-mailadres weergegeven van het teamlid dat eigenaar is van de map. Alleen de privémap van het teamlid voor wie je het rapport hebt gegenereerd, wordt in dit rapport weergegeven. 
  • Teammappen en gedeelde mappen die intern eigendom zijn, worden weergegeven als 'Eigendom van het team'. 
  • Voor gedeelde mappen die extern eigendom zijn, wordt het e-mailadres weergegeven van de persoon die de map met jouw team heeft gedeeld. 
• Grootte (in MB): de hoeveelheid gegevens op de locatie waar dit pad naar verwijst.

Waarom verschillen de getallen voor opslagruimte tussen de beheerconsole en andere weergaven? Komen de gegevens niet meteen door?

Opslagstatistieken kunnen variëren in verschillende secties van de beheerconsole vanwege synchronisatie-intervallen en gegevensverwerkingstijden. Rapporten die in de beheerconsole worden gegenereerd bevatten bijvoorbeeld mogelijk niet de gegevens van dat moment, wat leidt tot tijdelijke verschillen.

Ga als volgt te werk om de meest nauwkeurige en actuele opslaginformatie te krijgen:

• Vernieuw de beheerconsole regelmatig voordat je rapporten genereert.
• Na belangrijke gegevenswijzigingen (zoals het uploaden of verwijderen van grote bestanden) kan het enige tijd duren voordat het systeem alle statistieken consistent bijwerkt.

• Aantal bestanden: in deze kolom wordt het aantal bestanden weergegeven op de locatie waar dit pad naar verwijst. 

Een rapport met ledengegevens maken

Je exporteert als volgt ledengegevens als .csv- bestand:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op Leden in de linkerzijbalk. 
4. Klik op '…' (drie horizontale puntjes) naast een individuele gebruiker.
5. Klik op Toegangsrapport maken. 
6. Klik op Exporteren starten.

Nadat het rapport is gegenereerd, verschijnt het in je Dropbox-map met de naam 'Dropbox voor bedrijven-rapporten'. De naam van het rapport heeft de volgende vorm: 'DD-MM-JJJJ/Lidnaam/Toegangsgegevensrapport'. Niemand anders heeft er toegang toe, tenzij je het rapport deelt. Je krijgt ook een e-mail zodra het rapport klaar staat.