Cara membuat laporan Akses Anggota

Laporan Akses Anggota dapat membantu admin mengidentifikasi pola penyimpanan anggota dengan menampilkan jalur mana yang dapat diakses oleh setiap anggota tim. Laporan ini dapat berjalan dengan satu anggota.

Siapa yang dapat membuat Laporan Akses Anggota?

Jenis admin tertentu dapat mengekspor Laporan Akses Anggota dalam file .csv langsung dari konsol admin. Admin berikut dapat membuat jenis laporan ini: 

• Admin tim 
• Admin manajemen pengguna
• Admin pelaporan 
• Admin keamanan

Apa yang termasuk dalam Laporan Akses Anggota?

Laporan Akses Anggota mencakup kolom untuk hal-hal berikut: 

• Jalur: Ini adalah jalur folder di setiap baris. Tingkat detail yang Anda akan lihat di jalur bervariasi menurut jenis folder.
• Jenis folder: Kolom ini menjelaskan jenis folder. Berbagai jenis folder:
  • Folder tim — Untuk folder tim, Anda hanya akan melihat jalur akar dari folder tim tersebut.
  • Folder bersama — Folder bersama ini dapat dimiliki secara internal atau eksternal. Folder bersama yang dimiliki secara eksternal hanya disertakan dalam laporan ini jika telah ditambahkan ke akun Dropbox tim Anda. Anda akan melihat akar tingkat atas dari folder yang telah dibagikan.
  • Folder pribadi — Ini adalah ruang pribadi anggota tim Anda. Jalur akan menjadi nama anggota tim.
• Internal atau eksternal: Hal ini menjelaskan apakah folder dimiliki secara internal atau eksternal. Folder yang dimiliki secara eksternal dimiliki oleh orang di luar tim Dropbox Anda.
  • Catatan: Mengatur filter menjadi "Tidak" akan memberi Anda daftar semua folder bersama yang dimiliki secara eksternal.
• Pemilik folder: Kolom ini menjelaskan siapa pemilik folder di baris ini. 
  • Folder pribadi akan menampilkan alamat email anggota tim yang memiliki folder tersebut. Satu-satunya yang akan muncul dalam laporan ini adalah folder pribadi untuk anggota tim yang Anda buat laporannya. 
  • Folder tim dan folder bersama yang dimiliki secara internal ditampilkan sebagai “Dimiliki oleh tim”. 
  • Folder bersama yang dimiliki secara eksternal akan menampilkan alamat email orang yang membagikan folder tersebut dengan tim Anda. 
• Ukuran (dalam MB): Ini adalah jumlah data yang terdapat di jalur ini. 
  • Catatan: Karena laporan ini menyangkut tentang apa yang dapat diakses oleh anggota ini, jumlah ini tidak sesuai dengan kontribusi pengguna terhadap kuota penyimpanan tim.
• Jumlah file: Kolom ini memberi Anda jumlah file yang terdapat di jalur ini. 

Cara membuat laporan Akses Anggota

Untuk mengekspor data akses anggota sebagai file .csv:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Anggota di bilah sisi kiri. 
4. Klik ikon roda gigi di samping pengguna individu.
5. Klik Buat laporan akses. 

Setelah dibuat, laporan akan muncul di folder Dropbox Anda yang berjudul "Laporan Dropbox Business". Laporan akan diberi nama "YYYY-MM-DD/Nama Anggota/Laporan Detail Akses". Orang lain tidak akan dapat mengaksesnya, kecuali Anda membagikannya dengan mereka. Anda juga akan menerima email setelah laporan siap.

Catatan: Untuk tim besar, pembuatan laporan mungkin memerlukan beberapa saat. Jika Anda tidak menerima laporan setelah satu jam, coba buat kembali laporan tersebut.