Cara membuat laporan Akses Anggota

Laporan Akses Anggota dapat membantu admin mengidentifikasi pola penyimpanan anggota dengan menampilkan jalur mana yang dapat diakses oleh setiap anggota tim. Laporan ini dapat berjalan dengan satu anggota.

Apa yang termasuk dalam Laporan Akses Anggota?

Laporan Akses Anggota mencakup kolom untuk masing-masing hal berikut:

• Jalur: Ini adalah jalur folder di setiap baris. Tingkat detail yang Anda akan lihat di jalur bervariasi menurut jenis folder.
• Jenis folder: Kolom ini menjelaskan jenis folder. Berbagai jenis folder:
  • Folder tim — Untuk folder tim, Anda hanya akan melihat jalur akar dari folder tim tersebut.
  • Folder bersama — Folder bersama ini dapat dimiliki secara internal atau eksternal. Folder bersama yang dimiliki secara eksternal hanya disertakan dalam laporan ini jika telah ditambahkan ke akun Dropbox tim Anda. Anda akan melihat akar tingkat atas dari folder yang telah dibagikan.
  • Folder pribadi — Ini adalah ruang pribadi anggota tim Anda. Jalur akan menjadi nama anggota tim.
• Internal atau eksternal: Hal ini menjelaskan apakah folder dimiliki secara internal atau eksternal. Folder yang dimiliki secara eksternal dimiliki oleh orang di luar tim Dropbox Anda.

• Pemilik folder: Kolom ini menjelaskan pemilik folder di baris ini. 
  • Folder pribadi akan menunjukkan alamat email anggota tim yang memiliki folder. Satu-satunya yang akan muncul dalam laporan ini adalah folder pribadi untuk anggota tim yang menjadi sasaran laporan yang Anda jalankan.
  • Folder tim dan folder bersama yang dimiliki secara internal ditampilkan sebagai "Dimiliki oleh tim".
  • Folder bersama milik eksternal akan menunjukkan alamat email orang yang membagikan folder kepada tim Anda.
• Ukuran (dalam MB): Ini adalah jumlah data yang terdapat di jalur ini.

Mengapa jumlah penggunaan penyimpanan berbeda antara konsol admin dan tampilan lainnya? Apakah ada keterlambatan pelaporan?

Metrik penyimpanan dapat berbeda-beda di berbagai bagian konsol admin karena jeda sinkronisasi dan waktu pemrosesan data. Misalnya, laporan yang dibuat di konsol admin mungkin tidak mencerminkan data real-time, sehingga menyebabkan ketidaksesuaian sementara.

Untuk mendapatkan informasi penyimpanan yang paling akurat dan terkini:

• Segarkan konsol admin secara teratur sebelum membuat laporan.
• Tunggu beberapa saat setelah melakukan perubahan data yang signifikan (seperti unggahan atau penghapusan file besar) agar sistem memperbarui semua metrik secara konsisten.

• Jumlah file: Kolom ini memberi Anda jumlah file yang terdapat di jalur ini.

Cara membuat laporan Akses Anggota

Untuk mengekspor data akses anggota sebagai file .csv:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol admin.
3. Klik Anggota di bilah sisi kiri.
4. Klik tombol “…” (elipsis) di sebelah masing-masing pengguna.
5. Klik Buat laporan akses.
6. Klik Mulai ekspor.

Setelah dibuat, laporan akan muncul di folder Dropbox Anda yang berjudul "Laporan Dropbox Business". Laporan akan diberi nama "YYYY-MM-DD/Nama Anggota/Laporan Detail Akses". Orang lain tidak akan dapat mengaksesnya, kecuali Anda membagikannya dengan mereka. Anda juga akan menerima email setelah laporan siap.