Cara membuat laporan penyimpanan tim

Laporan penyimpanan tim membantu tim memahami konten apa yang menggunakan kuota penyimpanan tim mereka. Laporan menunjukkan berapa banyak informasi yang disimpan di:

• Folder tim
• Folder bersama (internal atau eksternal)
• Folder Pribadi

Siapa yang dapat membuat laporan penyimpanan tim?

Admin berikut dapat membuat jenis laporan ini: 

• Admin tim 
• Admin manajemen pengguna
• Admin pelaporan 
• Admin keamanan

Apa saja yang termasuk dalam laporan penyimpanan tim?

Laporan penyimpanan tim berisi satu baris untuk setiap folder. Baris ini menunjukkan: 

• Jalur: Ini adalah jalur folder di setiap baris. Tingkat detail yang Anda akan lihat di jalur bervariasi menurut jenis folder.
• Jenis folder: Kolom ini menjelaskan jenis folder. Berbagai jenis folder:
  • Folder tim: Untuk folder tim, Anda hanya akan melihat jalur root dari folder tim tersebut.
  • Folder bersama: Folder bersama ini dapat dimiliki secara internal atau eksternal. Folder bersama yang dimiliki secara eksternal hanya disertakan dalam laporan ini jika telah ditambahkan ke akun Dropbox tim Anda. Jika folder yang dimiliki secara eksternal tidak ditambahkan ke akun Dropbox tim Anda, folder tersebut tidak mengurangi penyimpanan Anda dan tidak akan disertakan dalam laporan ini. Anda akan melihat root tingkat atas dari folder yang telah dibagikan. 
    • Catatan: Setiap subfolder di dalam folder tim yang telah dibagikan memiliki baris tersendiri. Ini berarti folder tersebut dan konten yang ada di dalamnya tidak berada di baris folder tim root dalam laporan. Jika Anda menjumlahkan folder tim dan semua subfolder bersama yang dimilikinya, jumlah total akan sama dengan total data yang terdapat di dalam folder tim tersebut.
  • Folder pribadi: Ini adalah ruang pribadi anggota tim Anda. Jalur akan menjadi nama anggota tim. Folder pribadi berisi semua file yang telah ditambahkan ke ruang pribadi anggota tim serta mencakup semua penyimpanan dari Dropbox Backup jika fitur tersebut diaktifkan.
  • Folder sandbox aplikasi: Ini adalah folder yang telah dibuat oleh integrasi pihak ketiga atau dengan menggunakan Dropbox API.
  • Folder tim yang diarsipkan: Ini adalah folder yang telah diarsipkan tetapi masih mengurangi penyimpanan Anda. 
  • Folder pribadi yang dihapus: Ini adalah folder pribadi dari anggota yang dihapus dan penyimpanannya belum ditransfer ke anggota tim lain. Konten ini tetap mengurangi penyimpanan tim Anda.
• Ukuran (dalam MB): Ini adalah jumlah data yang terdapat di jalur ini. Hasil penjumlahan dari setiap baris dalam folder ini akan sama dengan jumlah seluruh kuota penyimpanan yang sedang digunakan.
• Pemilik folder: Kolom ini menjelaskan pemilik folder di baris ini. 
  • Untuk folder pribadi, alamat email anggota tim akan ditampilkan. Satu-satunya yang akan muncul dalam laporan ini adalah folder pribadi untuk anggota yang Anda buat laporannya. 
  • Untuk folder tim, akan ditampilkan tulisan “Dimiliki oleh tim”.
  • Folder bersama yang ada di dalam folder tim ditampilkan sebagai "Dimiliki oleh tim". 
  • Folder bersama yang berada di luar tim akan menggunakan alamat email orang yang berbagi folder dengan tim Anda. 
• Jumlah file: Kolom ini menampilkan jumlah file yang terdapat di jalur ini. 

Cara membuat laporan penyimpanan tim

Untuk mengekspor data penyimpanan tim sebagai file .csv langsung dari konsol admin:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Klik Konten. 
4. Klik Ekspor penyimpanan tim di sisi kanan. 
5. Klik Mulai ekspor.

Setelah dibuat, laporan akan muncul di folder Dropbox Anda bernama "laporan Dropbox Business". Laporan akan bernama "YYYY-MM-DD/Nama Tim/Laporan Penyimpanan Tim". Orang lain tidak akan dapat mengaksesnya, kecuali Anda membagikannya dengan mereka. Anda juga akan menerima email setelah laporan siap.