Cara membuat laporan penyimpanan tim

Laporan penyimpanan tim menunjukkan konten yang menggunakan kuota penyimpanan tim Anda. Ini mencakup penyimpanan yang digunakan oleh:

• Folder tim
• Folder bersama (internal atau eksternal)
• Folder Pribadi

Siapa yang dapat membuat laporan penyimpanan tim?

Admin berikut dapat membuat jenis laporan ini:

• Admin tim
• Admin manajemen pengguna
• Admin pelaporan
• Admin keamanan
• Admin dukungan
• Admin kepatuhan
   

Apa saja yang termasuk dalam laporan penyimpanan tim?

Laporan penyimpanan tim mencakup satu baris untuk setiap folder. Ini menunjukkan:

• Jalur: Lokasi folder. Jumlah detail yang ditampilkan bergantung pada jenis folder.
• Jenis folder: Menjelaskan berbagai jenis folder. Contohnya meliputi:
  • Folder tim: Folder root di ruang tim Anda.
  • Subfolder tim: Subfolder dalam folder tim, dibagikan dengan grup yang berbeda.
  • Folder terbatas: Folder yang terbatas untuk orang tertentu.
  • Folder bersama: Folder bersama internal atau eksternal.
    • Folder bersama milik eksternal hanya muncul jika ditambahkan ke akun Dropbox tim Anda. Jika folder milik eksternal tidak ditambahkan ke akun Dropbox tim Anda, folder tersebut tidak akan dihitung dalam penyimpanan Anda dan tidak disertakan. Anda akan melihat root tingkat atas folder yang dibagikan.
    • Folder dicantumkan sebagai baris dalam Laporan Penyimpanan jika memiliki izin berbagi unik. Jika daftar akses subfolder telah berubah dari folder induknya, subfolder tersebut akan muncul sebagai baris tersendiri dalam laporan, dan tidak akan termasuk dalam angka folder induk.
  • Konten pribadi: Ruang pribadi anggota tim, termasuk Dropbox Backup jika diaktifkan.
  • Konten pribadi yang ditangguhkan: Ruang pribadi milik anggota tim yang ditangguhkan.
  • Folder sandbox aplikasi: Dibuat oleh integrasi pihak ketiga atau API Dropbox.
  • Folder tim yang diarsipkan: Diarsipkan tetapi masih masuk dalam penyimpanan.
  • Konten pribadi yang dihapus: Dari anggota yang dihapus yang penyimpanannya belum ditransfer ke anggota tim lain. Konten ini masih diperhitungkan dalam penyimpanan tim Anda.
• Ukuran (dalam MB): Data yang disimpan dalam jalur ini.
  • Catatan: Jika daftar akses subfolder telah berubah dari folder induknya, subfolder tersebut akan muncul sebagai baris tersendiri dalam laporan, dan tidak akan termasuk dalam angka folder induk.
• Pemilik folder: Siapa yang memiliki folder: 
  • Folder pribadi menunjukkan alamat email anggota.
  • Folder tim ditampilkan sebagai Dimiliki oleh tim.
  • Folder bersama yang ada di dalam folder tim juga ditampilkan sebagai Dimiliki oleh tim.
  • Alamat email pemberi akses akan ditunjukkan pada folder bersama yang merupakan folder eksternal bagi tim.
• Jumlah file: Jumlah file yang disimpan di jalur ini.

Cara membuat laporan penyimpanan tim

Untuk mengekspor data penyimpanan tim sebagai file .csv dari konsol admin:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Di bawah Produk, klik menu tarik turun di sebelah kiri Dropbox.
4. Klik Konten
5. Klik Ekspor laporan penyimpanan.
6. Klik Mulai ekspor.

Laporan akan muncul di folder Dropbox Anda dengan judul laporan Dropbox Business. Ini akan diberi nama "TTTT-BB-HH/Nama Tim/Laporan Penyimpanan Tim". Tidak ada yang akan dapat mengaksesnya, kecuali Anda membagikannya dengan mereka. Anda akan menerima email setelah laporan siap.
 

Laporan penyimpanan tim vs. laporan folder tim

Laporan penyimpanan tim memberikan tampilan terperinci tingkat folder tentang penggunaan penyimpanan, termasuk jalur, jenis folder, pemilik, ukuran, dan jumlah file. 

Laporan folder tim menampilkan apa saja yang menggunakan penyimpanan tim dalam folder dan subfolder tim—baik yang aktif maupun yang diarsipkan. Laporan ini juga memberikan wawasan tentang anggota tim dan pengguna eksternal yang memiliki akses ke folder, dan kapan terakhir kali folder tersebut dimodifikasi.

Cara mengakses laporan folder tim

Untuk mengekspor laporan folder tim:

1. Masuk ke dropbox.com menggunakan kredensial admin Anda.
2. Klik Konsol Admin.
3. Di bawah Produk, klik menu tarik turun di sebelah kiri Dropbox.
4. Klik Konten
5. Klik Ekspor laporan folder tim.
6. Klik Mulai ekspor.

Laporan akan muncul di folder Dropbox Anda dengan judul laporan Dropbox Business. Ini akan diberi nama "TTTT-BB-HH/Nama Tim/Laporan Folder Tim". Tidak ada yang akan dapat mengaksesnya, kecuali Anda membagikannya dengan mereka. Anda akan menerima email setelah laporan siap.

Mengapa jumlah penyimpanan mungkin berbeda

Metrik penyimpanan dapat berbeda-beda di berbagai bagian konsol admin karena jeda sinkronisasi dan waktu pemrosesan data. Misalnya, laporan yang dibuat di konsol admin mungkin tidak mencerminkan data real-time, sehingga menyebabkan ketidaksesuaian sementara.