Een rapport over de opslagruimte van het team maken

Met rapporten over teamopslagruimte kun je zien wat voor materiaal het opslagquotum van je team in beslag neemt. Het omvat opslagruimte gebruikt door:

• Teammappen
• Gedeelde mappen (intern of extern)
• Privémappen

Wie kan rapporten over de opslagruimte van het team maken?

De volgende beheerders kunnen dit type rapport aanmaken:

• Teambeheerders
• Beheerders van gebruikersbeheer
• Rapportagebeheerders
• Beveiligingsbeheerders
• Supportbeheerders
• Nalevingsbeheerders
   

Wat staat er in een rapport over de opslagruimte van een team?

Het rapport over teamopslagruimte bevat één rij voor elke map. Het toont:

• Locatie: de locatie van de map. De hoeveelheid detail die wordt weergegeven is afhankelijk van het maptype.
• Maptype: beschrijft de verschillende soorten mappen. Voorbeelden zijn:
  • Teammappen: hoofdmappen in je teamruimte.
  • Teamsubmappen: submappen binnen een teammap, gedeeld met een andere groep.
  • Beperkte mappen: mappen die beperkt zijn tot specifieke personen.
  • Gedeelde mappen: interne of externe gedeelde mappen.
    • Gedeelde mappen met externe eigenaar worden alleen weergegeven als ze zijn toegevoegd aan het Dropbox-account van je team. Als een map met externe eigenaar niet is toegevoegd aan het Dropbox-account van je team, telt deze niet mee voor je opslagruimte en wordt deze niet opgenomen. Je ziet de hoofdmap van de map die is gedeeld.
    • Mappen worden als rijen weergegeven in het opslagrapport als ze unieke machtigingen voor delen hebben. Als de toegangslijst van een submap verschillend is ten opzichte van de bovenliggende map, wordt die submap als een eigen regel in het rapport weergegeven en wordt deze niet meegeteld in de tellingen van de bovenliggende map.
  • Privémateriaal: De persoonlijke ruimte van een teamlid, inclusief Dropbox Backup indien ingeschakeld.
  • Geschorst privémateriaal: privéruimtes van geschorste teamleden.
  • App-sandboxmappen: aangemaakt door integraties van derden of de Dropbox-API.
  • Gearchiveerde teammappen: Gearchiveerd, maar tellen nog steeds mee voor opslagruimte.
  • Verwijderd privémateriaal: Van verwijderde leden waarvan de opslagruimte nog niet is overgedragen aan een ander teamlid. Dit materiaal telt nog steeds mee voor de opslagruimte van je team.
• Grootte (in MB): De hoeveelheid gegevens die op deze locatie is opgeslagen.
  • Opmerking: Als de toegangslijst van een submap verschillend is ten opzichte van de bovenliggende map, wordt die submap als een eigen regel in het rapport weergegeven en wordt deze niet meegeteld in de tellingen van de bovenliggende map.
• Mapeigenaar: Wie de eigenaar is van de map: 
  • Privémappen tonen het e-mailadres van het lid.
  • Teammappen tonen als Eigendom van het team.
  • Gedeelde mappen die zich in teammappen bevinden, worden ook weergegeven als Eigendom van het team.
  • Gedeelde mappen die extern zijn aan het team tonen het e-mailadres van de persoon die de map deelt.
• Aantal bestanden: het aantal bestanden dat op dit adres is opgeslagen.

Een rapport over de opslagruimte van het team maken

Zo exporteer je teamopslaggegevens als een .csv-bestand via de beheerconsole:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik onder Producten op de vervolgkeuzelijst links van Dropbox.
4. Klik op Inhoud.
5. Klik op Opslagrapport exporteren.
6. Klik op Exporteren starten.

Het rapport verschijnt in je Dropbox-map met de titel Dropbox Business-rapporten. Het krijgt de naam ‘JJJJ-MM-DD/Teamnaam/Team Storage Report’. Niemand anders kan dit zien, tenzij je het met die persoon deelt. Je ontvangt ook een e-mail wanneer het rapport klaar is.
 

Rapport over teamopslagruimte versus rapport over teammappen

Het rapport over teamopslagruimte geeft een gedetailleerd overzicht op mappenniveau van het opslaggebruik, inclusief locatie, maptype, eigenaar, grootte en aantal bestanden. 

Het rapport over teammappen geeft een overzicht van wat er teamopslagruimte inneemt binnen de teammappen en submappen, zowel actief als gearchiveerd. Het geeft ook inzicht in welke teamleden en externe gebruikers toegang hebben tot mappen en wanneer deze voor het laatst zijn gewijzigd.

Zo open je het rapport over teammappen

Zo exporteer je het rapport over teammappen:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik onder Producten op de vervolgkeuzelijst links van Dropbox.
4. Klik op Inhoud.
5. Klik op Rapport over teammappen exporteren.
6. Klik op Exporteren starten.

Het rapport verschijnt in je Dropbox-map met de titel Dropbox Business-rapporten. Het krijgt de naam ‘JJJJ-MM-DD/Teamnaam/Team Folders Report’. Niemand anders kan dit zien, tenzij je het met die persoon deelt. Je ontvangt ook een e-mail wanneer het rapport klaar is.

Redenen voor verschillende getallen voor opslagruimte

Opslagstatistieken kunnen variëren in verschillende secties van de beheerconsole vanwege synchronisatie-intervallen en gegevensverwerkingstijden. Rapporten die in de beheerconsole worden gegenereerd bevatten bijvoorbeeld mogelijk niet de gegevens van dat moment, wat leidt tot tijdelijke verschillen.