Een rapport over de opslagruimte van het team maken

Met rapporten over teamopslag kunnen teams zien welk materiaal de opslagquota van hun team in beslag neemt. Het rapport laat zien hoeveel gegevens worden bewaard in:

• Teammappen
• Gedeelde mappen (intern of extern)
• Privémappen

Wie kan rapporten over de opslagruimte van het team maken?

De volgende beheerders kunnen dit type rapport genereren: 

• Teambeheerders 
• Beheerders van gebruikersbeheer
• Rapportagebeheerders 
• Beveiligingsbeheerders

Wat staat er in een rapport over de opslagruimte van een team?

Het rapport over de opslagruimte van een team bevat één rij voor elke map. Het biedt informatie over: 

• Pad: dit is het pad van de map in elke rij. Hoe gedetailleerd het pad is dat wordt weergegeven, verschilt per maptype.
• Maptype: in deze kolom worden de verschillende maptypen beschreven:
  • Teammappen: dit zijn mappen die zijn opgenomen in de teamruimte. Alleen het hoofdpad van een teammap wordt weergegeven.
  • Team-submappen: dit zijn de submappen die horen bij een specifieke teammap en die worden gedeeld met een andere groep mensen.
  • Beperkte mappen: dit zijn de mappen waarvan je de toegang hebt beperkt tot specifieke personen.
  • Gedeelde mappen: deze gedeelde mappen kunnen intern of extern eigendom zijn. Gedeelde mappen die extern eigendom zijn, worden alleen in dit rapport opgenomen als ze zijn toegevoegd aan het Dropbox-account van je team. Als er geen externe map is toegevoegd aan het Dropbox-account van je team, neemt het materiaal erin geen opslagruimte in beslag, en wordt het niet opgenomen in dit rapport. Je ziet de hoofdmap op het hoogste niveau van de map die is gedeeld. 
    • Opmerking: Elke submap binnen een gedeelde teammap heeft zijn eigen rij. Dit betekent dat die mappen en het materiaal erin niet in de rij met hoofdteammappen staan. De totale grootte van een teammap omvat alles in die map en alle gedeelde submappen ervan.
  • Privémateriaal: dit zijn de persoonlijke ruimtes van je teamleden. Het pad is de naam van het teamlid. Hier worden alle bestanden weergegeven die leden aan hun persoonlijke ruimte hebben toegevoegd, inclusief de opslagruimte die wordt ingenomen op Dropbox Backup, als ze die functie hebben ingeschakeld.
  • Geschorst privémateriaal: deze privéruimtes zijn eigendom van geschorste teamleden.
  • App-sandboxmappen: deze mappen zijn gemaakt door integraties van derden of met behulp van de Dropbox-API.
  • Gearchiveerde teammappen: deze mappen zijn gearchiveerd maar nemen nog steeds opslagruimte in beslag. 
  • Verwijderd privémateriaal: deze privémappen zijn eigendom van verwijderde leden van wie de opslagruimte nog niet is overgedragen aan een ander teamlid. Dit materiaal neemt nog steeds opslagruimte van het team in beslag.
• Grootte (in MB): de hoeveelheid gegevens op de locatie waar dit pad naar verwijst. De som van alle rijen in deze map is gelijk aan de totale hoeveelheid opslagruimte die momenteel wordt gebruikt.
• Mapeigenaar: in deze kolom wordt beschreven wie de eigenaar is van de map in deze rij. 
  • Voor privémappen wordt het e-mailadres van het betreffende teamlid weergegeven. Het rapport toont alleen de privémap van het lid waarvoor u het rapport hebt opgemaakt. 
  • Voor teammappen wordt hier 'Eigendom van het team' weergegeven.
  • Voor gedeelde mappen die zich in teammappen bevinden, wordt ook 'Eigendom van het team' weergegeven. 
  • Voor gedeelde mappen die extern zijn voor het team, wordt hier het e-mailadres weergegeven van de persoon die de map met je team heeft gedeeld. 
• Aantal bestanden: in deze kolom wordt het aantal bestanden weergegeven op de locatie waar dit pad naar verwijst. 

Een rapport over de opslagruimte van het team maken

Je exporteert als volgt gegevens over teamopslagruimte als .csv- bestand, rechtstreeks vanuit de beheerconsole:

1. Meld je aan op dropbox.com als beheerder.
2. Klik op Beheerconsole.
3. Klik op het vervolgkeuzemenu naast Dropbox, onder Producten.
4. Klik op Materiaal in de linkerzijbalk.
5. Klik rechts op Rapport over opslag exporteren. 
6. Klik op Exporteren starten.

Nadat het rapport is gegenereerd, wordt het weergegeven in je Dropbox-map met de titel ‘Dropbox Business-rapporten’. Het krijgt de naam “JJJJ-MM-DD/Teamnaam/Team Storage Report”. Niemand anders kan dit zien, tenzij je het met die persoon deelt. Je ontvangt een e-mail wanneer het rapport klaar is.
 

Waarom verschillen de getallen voor opslagruimte tussen de beheerconsole en andere weergaven? Komen de gegevens niet meteen door?

Opslagstatistieken kunnen variëren in verschillende secties van de beheerconsole vanwege synchronisatie-intervallen en gegevensverwerkingstijden. Rapporten die in de beheerconsole worden gegenereerd bevatten bijvoorbeeld mogelijk niet de gegevens van dat moment, wat leidt tot tijdelijke verschillen.

Ga als volgt te werk om de meest nauwkeurige en actuele opslaginformatie te krijgen:

• Vernieuw de beheerconsole regelmatig voordat je rapporten genereert.
• Na belangrijke gegevenswijzigingen (zoals het uploaden of verwijderen van grote bestanden) kan het enige tijd duren voordat het systeem alle statistieken consistent bijwerkt.