Come creare un rapporto sullo spazio di archiviazione del team

I report sullo spazio di archiviazione aiutano i team a capire quali contenuti occupano lo spazio disponibile. Il rapporto mostra quante informazioni sono conservate in:

• Cartelle del team
• Cartelle condivise (interne o esterne)
• Cartelle private

Chi può creare un rapporto sullo spazio di archiviazione del team?

Questo tipo di rapporto può essere creato dai seguenti tipi di amministratori: 

• Amministratori del team 
• Amministratori della gestione utenti
• Amministratori dei rapporti 
• Gli amministratori della sicurezza

Che cosa è incluso in un rapporto sullo spazio di archiviazione del team?

Il rapporto sullo spazio di archiviazione del team include una riga per ogni cartella e include: 

• Percorso: il percorso della cartella in ogni riga. La quantità di dettagli visualizzati varia a seconda del tipo di cartella.
• Tipo di cartella: questa colonna descrive i diversi tipi di cartelle:
  • Cartelle del team: sono incluse nello spazio di lavoro del team; per questo tipo di cartella viene visualizzato solo il percorso principale.
  • Sottocartelle del team: sono le sottocartelle appartenenti a una specifica cartelle del team che vengono condivise con un diverso gruppo di persone.
  • Cartelle con restrizioni: sono le cartelle il cui accesso è stato limitato a persone specifiche.
  • Cartelle condivise: le cartelle condivise possono essere di proprietà interna o esterna. Quelle di proprietà esterna vengono incluse nel rapporto solo se sono state aggiunte all’account Dropbox del team. Se una cartella di proprietà esterna non è stata aggiunta all’account Dropbox del team, non viene conteggiata nello spazio di archiviazione e non viene inclusa. In tal caso vedrai la cartella principale di primo livello della cartella condivisa. 
    • Nota. Ogni sottocartella di una cartella del team condivisa dispone di una riga dedicata. Ciò significa che tali cartelle e i loro contenuti non sono presenti nella riga della cartella principale del team nel rapporto. La dimensione totale di una cartella del team include tutto ciò che è contenuto in quella cartella e in tutte le sue sottocartelle condivise.
  • Contenuti privati: si tratta degli spazi personali dei membri del team. Il percorso corrisponde al nome del membro del team. Questo include tutti i file aggiunti allo spazio di archiviazione personale e l’eventuale spazio di archiviazione di Dropbox Backup, se la funzionalità è attiva.
  • Contenuti privati sospesi: questi spazi privati appartengono a membri del team sospesi.
  • Cartelle sandbox delle app: si tratta di cartelle create da integrazioni di terze parti o utilizzando l’API di Dropbox.
  • Cartelle del team archiviate: si tratta di cartelle che sono state archiviate ma che continuano a essere conteggiate nello spazio di archiviazione. 
  • Contenuti privati rimossi: si tratta di cartelle private che appartengono a membri eliminati il cui spazio di archiviazione non è ancora stato trasferito a un altro membro del team. I contenuti continuano a essere conteggiati nello spazio di archiviazione del team.
• Dimensioni (in MB): la quantità di dati contenuti nel percorso. Sommando ogni riga della cartella, si ottiene l’intera quota di spazio di archiviazione attualmente in uso.
• Proprietario della cartella: questa colonna descrive il proprietario della cartella nella riga selezionata. 
  • Per le cartelle private, viene mostrato l’indirizzo email del membro del team. Il rapporto mostra solo la cartella privata del membro per il quale è stato creato. 
  • Le cartelle del team vengono indicate come di proprietà del team.
  • Anche le cartelle condivise che si trovano all’interno di cartelle del team vengono indicate come di proprietà del team. 
  • Per le cartelle condivise esterne al team, viene indicato l’indirizzo email della persona che ha condiviso la cartella con il team. 
• Numero di file: questa colonna mostra il numero di file contenuti nel percorso. 

Come creare un rapporto sullo spazio di archiviazione del team

Per esportare i dati dello spazio di archiviazione del team come file .csv dalla Console amministratore:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Fai clic sul menu a discesa accanto a Dropbox, nella sezione Prodotti.
4. Fai clic su Contenuti nella barra laterale sinistra.
5. Fai clic su Esporta rapporto sullo spazio di archiviazione sul lato destro. 
6. Fai clic su Avvia esportazione.

Una volta generato, il rapporto verrà visualizzato nella cartella Dropbox denominata "Rapporti di Dropbox Business". Il nome sarà "AAAA-MM-GG/Nome del team/Rapporto sullo spazio di archiviazione del team". Nessun altro potrà accedervi, a meno tu decida di condividerlo. Riceverai un’email quando il rapporto sarà pronto.
 

Perché i numeri di archiviazione differiscono tra la Console amministratore e altre visualizzazioni? C’è un ritardo nella segnalazione?

Le metriche di archiviazione possono variare tra le diverse sezioni della Console amministratore a causa degli intervalli di sincronizzazione e dei tempi di elaborazione dei dati. Ad esempio, i rapporti generati nella Console amministratore potrebbero non riflettere i dati in tempo reale, causando discrepanze temporanee.

Per ottenere informazioni di archiviazione più precise e aggiornate:

• Aggiorna regolarmente la Console amministratore prima di generare i rapporti.
• Attendi qualche tempo dopo aver apportato modifiche significative ai dati (come il caricamento o l’eliminazione di file di grandi dimensioni) affinché il sistema aggiorni tutte le metriche in modo coerente.