Come creare un rapporto sullo spazio di archiviazione del team

I report sullo spazio di archiviazione aiutano i team a capire quali contenuti occupano la quota disponibile. Includono lo spazio di archiviazione utilizzato da:

• Cartelle del team
• Cartelle condivise (interne o esterne)
• Cartelle private

Chi può creare un rapporto sullo spazio di archiviazione del team?

Questa tipologia di report può essere creata dai seguenti tipi di amministratori:

• Amministratori del team
• Amministratori della gestione utenti
• Gli amministratori dei rapporti
• Gli amministratori della sicurezza
• Amministratori del supporto
• Amministratori della conformità
   

Che cosa è incluso in un rapporto sullo spazio di archiviazione del team?

Il rapporto sullo spazio di archiviazione del team include una riga per ogni cartella e mostra:

• Percorso: la posizione della cartella. La quantità di dettagli mostrati dipende dal tipo di cartella.
• Tipo di cartella: descrive i diversi tipi di cartelle. Ecco alcuni esempi:
  • Cartelle del team: cartelle principali nello spazio del team.
  • Sottocartelle del team: sottocartelle appartenenti a una cartella del team che vengono condivise con un gruppo diverso.
  • Cartelle con restrizioni: cartelle limitate a persone specifiche.
  • Cartelle condivise: possono essere di proprietà interna o esterna.
    • Quelle di proprietà esterna vengono incluse nel rapporto solo se sono state aggiunte all’account Dropbox del team. Se una cartella di proprietà esterna non è stata aggiunta all’account Dropbox del team, non viene conteggiata nello spazio di archiviazione e non viene inclusa. In tal caso vedrai la cartella principale di primo livello della cartella condivisa.
    • Le cartelle sono elencate come righe nel rapporto sullo spazio di archiviazione se dispongono di autorizzazioni di condivisione univoche. Se l’elenco di accesso di una sottocartella è stato modificato rispetto a quello della cartella principale, tale sottocartella verrà visualizzata come riga separata nel report e non sarà inclusa nei numeri della cartella principale.
  • Contenuti privati: lo spazio personale di un membro del team, incluso Dropbox Backup, se la funzionalità è attiva.
  • Contenuti privati sospesi: questi spazi privati appartengono a membri del team sospesi.
  • Cartelle sandbox delle app: cartelle create da integrazioni di terze parti o utilizzando l’API di Dropbox.
  • Cartelle del team archiviate: cartelle che sono state archiviate, ma che vengono ancora conteggiate nello spazio di archiviazione.
  • Contenuti privati rimossi: appartengono a membri eliminati il cui spazio di archiviazione non è ancora stato trasferito a un altro membro del team. Questi contenuti vengono comunque conteggiati ai fini dello spazio di archiviazione del team.
• Dimensioni (in MB): la quantità di dati contenuti nel percorso.
  • Nota: se l'elenco di accesso di una sottocartella è stato modificato rispetto a quello della cartella principale, tale sottocartella verrà visualizzata come riga separata nel report e non sarà inclusa nei numeri della cartella principale.
• Proprietario della cartella: chi possiede la cartella. 
  • Per le cartelle private, viene mostrato l’indirizzo email del membro del team.
  • Le cartelle del team vengono indicate come di proprietà del team.
  • Anche le cartelle condivise che si trovano all'interno di cartelle del team vengono indicate come di proprietà del team.
  • Per le cartelle condivise esterne al team, viene indicato l’indirizzo email della persona che ha condiviso la cartella con il team.
• Numero di file: il numero di file archiviati nel percorso.

Come creare un rapporto sullo spazio di archiviazione del team

Per esportare i dati relativi allo spazio di archiviazione del team in un file .csv dalla Console amministratore:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali di amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Nella sezione Prodotti, fai clic sul menu a discesa a sinistra di Dropbox.
4. Fai clic su Contenuti.
5. Fai clic su Esporta rapporto sullo spazio di archiviazione.
6. Fai clic su Avvia esportazione.

Il report verrà visualizzato nella cartella Dropbox denominata Rapporti di Dropbox Business. Il nome sarà “AAAA-MM-GG/Nome del team/Rapporto sullo spazio di archiviazione del team”. Nessun altro potrà accedervi, a meno che tu non decida di condividerlo. Quando il report sarà pronto, riceverai un'email.
 

Report sullo spazio di archiviazione del team e report sulle cartelle del team

Il report sullo spazio di archiviazione del team offre una visualizzazione dettagliata dell'utilizzo dello spazio di archiviazione a livello di cartella e indica percorso, tipo di cartella, proprietario, dimensione e numero di file. 

Il report sulle cartelle del team offre una panoramica degli elementi che consumano lo spazio di archiviazione del team all'interno delle cartelle e delle sottocartelle, sia attive che archiviate. Inoltre, fornisce approfondimenti su quali membri del team e utenti esterni hanno accesso alle cartelle e su quando è avvenuta l'ultima modifica.

Come accedere al report sulle cartelle del team

Per esportare il report sulle cartelle del team:

1. Accedi a dropbox.com con le credenziali da amministratore.
2. Fai clic su Console amministratore.
3. Nella sezione Prodotti, fai clic sul menu a discesa a sinistra di Dropbox.
4. Fai clic su Contenuti.
5. Fai clic su Esporta report sulle cartelle del team.
6. Fai clic su Avvia esportazione.

Il report verrà visualizzato nella cartella Dropbox denominata Rapporti di Dropbox Business. Il nome sarà “AAAA-MM-GG/Nome del team/Rapporto sulle cartelle del team”. Nessun altro potrà accedervi, a meno che tu non decida di condividerlo. Quando il report sarà pronto, riceverai anche un'email.

Perché i numeri di archiviazione differiscono

Le metriche di archiviazione possono variare tra le diverse sezioni della Console amministratore a causa degli intervalli di sincronizzazione e dei tempi di elaborazione dei dati. Ad esempio, i rapporti generati nella Console amministratore potrebbero non riflettere i dati in tempo reale, causando discrepanze temporanee.